So erstellen Sie einen professionellen Projektbericht

Mit einem Projektbericht dokumentieren Verantwortliche in der Projektleitung den aktuellen Status eines Projekts. Die genauen Anforderungen an einen solchen Bericht hängen zwar vom Projekt selbst und dem jeweiligen Unternehmen ab, doch es gibt trotz alledem einige generelle Formalien, die Sie beim Erstellen jedes Projektberichts beachten müssen.

Alles Wissenswerte über dessen Zweck, Aufbau und Inhalte erfahren Sie im Folgenden.

Wozu dient ein Projektbericht im Projektmanagement?

Ein Projektbericht ist eine schriftliche Zusammenfassung über den aktuellen Stand eines Projekts und wird daher nach dem Projektplan erstellt. Er informiert über den Projektfortschritt, bisherige Projektergebnisse, mögliche Änderungen oder Probleme und insbesondere den Stand der Zielerreichung.

Aus diesem Grund spricht man häufig auch von einem Statusbericht oder Statusreport, da er den Gesamtzustand eines Projekts beschreibt und keine einzelnen Aufgaben oder Teilbereiche.

Je nach Dauer, Umfang und Komplexität eines Projekts kann ein solcher Bericht in kürzeren oder längeren Abständen, etwa wöchentlich oder monatlich, erstellt werden, jedoch immer projektbegleitend und in einem regelmäßigen Turnus.

Er dient dabei folgenden Zwecken:

• Schnelle, übersichtliche Erfassung aller wichtigen Projektaspekte
• Grundlage für weitere Entscheidungen oder Plankorrekturen
• Erleichterte Kommunikation sowohl unter den Beteiligten als auch mit Auftraggebenden bzw. Stakeholdern

Für die Geschäftsführung ist ein Projektbericht essenziell, um die Wirtschaftlichkeit des Projekts im Auge zu behalten, während die Projektleitung vor allem daran interessiert ist, ob und wann die einzelnen Projektziele realisiert werden. Das Team erhält zudem wichtige Informationen über etwaige Probleme, Änderungen oder Lösungsansätze für alle weiteren Arbeitsschritte.

Stakeholder können anhand des Statusberichts nachvollziehen, wie sich das Projekt über den Zeitverlauf entwickelt und welche Ziele bereits umgesetzt wurden oder noch offen sind. Die Bereitstellung dieser Informationen sorgt daher auf allen Ebenen für mehr Transparenz, Mehrwert und Vertrauen.

Projektbericht schreiben: Gliederung und Aufbau

Wenn Sie einen beliebigen Projektbericht als Beispiel betrachten, fällt Ihnen sicher die klassische Gliederung in drei Teile auf:

1. Einleitung: Vorstellung der wichtigsten Projektparameter, der Ausgangsbedingungen und der Zielsetzung
2. Hauptteil: Beschreibung des Projektfortschritts und Präsentation der Ergebnisse
3. Schlussteil: Zusammenfassung und Evaluation des gegenwärtigen Projektstatus mit Ausblick auf den weiteren Verlauf

Bitte beachten Sie dabei: Bevor Sie sich an die Erstellung eines Projektberichts machen, sollten Sie sich zunächst erkundigen, ob Ihr Unternehmen definierte Vorlagen nutzt oder nicht. Je nach Branche, Projekt und Zielgruppe kann der Aufbau des Projektberichts von der klassischen Struktur abweichen. Im Folgenden gehen wir genauer auf die einzelnen Teile eines Projektberichts ein.

Das steht in der Einleitung

Hier beschreiben Sie den Kontext und die Rahmenbedingungen des Projekts. Halten Sie sich möglichst kurz und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen:

• Projektname: Konkreter Name und/oder Nummer des jeweiligen Projekts zu Identifikationszwecken, besonders bei mehreren parallel laufenden Projekten
• Beteiligte und Sponsoren: Auflistung aller mitwirkenden Personen
• Zeitdauer: Start- und Enddatum des Projekts, bisherige Dauer der Arbeit
• Status: Angabe des aktuellen Projektstatus (zum Beispiel „in Arbeit“, „abgeschlossen“)
• Datum des Berichts

Aufbau des Hauptteils

Im Mittelteil beschreiben Sie die Projektentwicklung und vergleichen den Istzustand mit den Sollwerten des Projektplans. Wichtige Aspekte, auf die Sie eingehen sollten, sind:

• Aufgaben: Was wurde bisher gemacht? Woran wird aktuell gearbeitet? Gibt es Änderungen des ursprünglichen Plans?
• Zielanalyse: Welche Ziele konnten bisher erreicht werden und welche sind noch offen? Gibt es Ziele, die nicht mehr realisiert werden können?
• Ergebnisse: Welche Ergebnisse wurden fertiggestellt? Wie sieht der Fortschritt des Projekts aus? Ist das Projekt im Verzug?
• Ressourcen: Welche tatsächlichen Ressourcen wurden im Vergleich zum Plan verbraucht? Liegen die Kosten gegenwärtig unter oder über dem geplanten Budget?
• Risiken: Wurden Probleme oder zu hohe Risiken festgestellt? Wurden diese bereits gelöst – wenn ja, wie? – oder muss ein Lösungskonzept erstellt werden?

Nennen Sie, wenn möglich, konkrete Zahlen und vermeiden Sie Floskeln und Ausschweifungen. Ein professioneller Projektbericht sollte kurz, klar strukturiert und auf das Wesentliche beschränkt sein. Er ersetzt weder Kostenanalysen noch Qualitätskontrollen, sondern zeigt lediglich einen Gesamtzustand auf, auf dessen Basis weiter entschieden werden kann.

Unser Tipp: Nutzen Sie farbliche Markierungen für Ihren Bericht, um den Stand des Projekts noch schneller und klarer zu vermitteln. Ein beliebtes Instrument dafür ist die sogenannte Projektampel. Diese markiert gut laufende Punkte mit Grün, abweichende Punkte mit Gelb und kritische Punkte mit Rot.

Schlussteil braucht klares Fazit

Der Schluss sollte relativ kurz ausfallen und den Lesenden ein Resümee über die dargestellten Fortschritte liefern. Für den Fall, dass sich unerwartete Probleme oder Änderungen ergaben, sollten diese noch einmal gesondert erwähnt werden, sofern sie die weiteren Projektschritte beeinflussen.

Hinweise zur Sprache und Zeitform in einem Projektbericht

Ein Projektbericht wird entweder im Präsens oder Präteritum formuliert, wobei Letzteres üblich ist. In Bezug auf die Sprache gelten zudem folgende Regeln:

• Verwenden Sie klare, griffige Formulierungen ohne Füllwörter.
• Schreiben Sie aktiv statt passiv („Wir entschieden“ statt „Es wurde entschieden“).
• Beachten Sie bei der Verwendung bestimmter Begriffe, für welche Zielgruppe Sie den Projektbericht schreiben.
• Meiden Sie lange, verschachtelte Sätze sowie Nominalstile, also unnötige Substantivierungen.
• Ein wichtiger Tipp: Fragen Sie nach älteren Projektberichten in Ihrem Unternehmen, an denen Sie sich orientieren können.

Sie müssen nicht mit jedem Report das Rad neu erfinden. Es reicht meist, wenn Sie sich einen Projektbericht als Beispiel nehmen und an ihn die weiteren Berichte anlehnen. Nur bei besonderen Projekten, die etwa eine außergewöhnliche Struktur oder ganz spezifische Bedingungen haben, sollten Sie den Report individuell anpassen.

Fazit: Ein Projektbericht beschreibt immer den Status quo eines Projekts

Der Stand eines Projekts ist für ein erfolgreiches Projektmanagement absolut maßgebend. Er wird in Form eines Projektberichts dokumentiert, welcher alle Mitwirkenden kurz und präzise über die Projektentwicklung informiert. Dies vereinfacht nicht nur die generelle Kommunikation, sondern unterstützt die Projektleitung oder Geschäftsführung auch bei zukünftigen Entscheidungen im Rahmen des Projektplans.

Häufig nutzen Unternehmen eigene Vorlagen zum Erstellen eines Reports – fragen Sie deshalb ruhig nach Beispielen für den Projektbericht, um Zeit zu sparen.

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