So erstellen Sie einen perfekten Redaktionsplan mit Trello

Der Redaktionsplan bildet das Herzstück einer jeden Content-Marketing-Strategie. Hier wird festgelegt, wer wann welchen Beitrag erstellt und veröffentlicht. Grundsätzlich lassen sich diese Arbeitsabläufe über Excel-Tabellen organisieren, allerdings gestaltet sich diese Variante recht unflexibel, wenig agil und trist.

Mit Trello zeigen wir Ihnen eine kostenlose Alternative, mit der Sie schnell und flexibel einen ansprechenden Redaktionsplan für Ihr Team aufsetzen und pflegen können.

Was ist Trello?

Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, mit dem sich Aufgaben aller Art organisieren lassen – von der nächsten Geburtstagsparty bis hin zur Planung redaktioneller Arbeiten.

Trello beruht dabei auf dem Freemium-Prinzip, was bedeutet, dass die Nutzung der Grundfunktionen kostenlos ist, sich für eine entsprechende Gebühr aber Extras freischalten lassen. Die Anwendung ist auf allen Plattformen verfügbar – ob Android, iOS, Desktop, Smartphone-App oder Browser-Version.

Allen voran ist es diese kostenlose und plattformübergreifende Verfügbarkeit, die Trello zu einem äußerst beliebten Programm macht. Mittlerweile nutzen weltweit zwei Millionen Teams das Tool, das seit 2011 existiert und 2017 vom Softwareunternehmen Atlassian übernommen wurde. Darunter befinden sich nicht nur private Nutzer und Nutzerinnen, sondern insbesondere auch Projektmanager und Marketerinnen.

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Boards, Listen, Karten: Die Organisationsebenen von Trello auf einen Blick

Die Oberfläche von Trello lässt sich ganz allgemein in drei Ebenen unterteilen, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen wollen.

Boards

Die oberste Organisationsebene bilden die Boards, also leere Tafeln, die später mit Listen und Karten gefüllt werden können. In einem Board lassen sich etwa einzelne Projekte managen. Sollen Redaktionspläne für verschiedene Kanäle erstellt werden, kann pro Kanal (Blog, Facebook, Twitter etc.) ein Board erstellt und verwendet werden, zum Beispiel das Board „Blogposts“. Denkbar ist außerdem ein separates Ideenboard, in dem Sie Blogthemen brainstormen können.

Quelle: Screenshot Trello-Board

Listen

In einem Board können Nutzerinnen und Nutzer verschiedene Listen anlegen, die als Spalten auf dem Board angezeigt werden. Für unser Beispiel-Board „Blogposts“ für einen Business-Blog lassen sich über Listen etwa die Arbeitsschritte anlegen, um den gesamten Produktionsprozess abzubilden – von der Ideenfindung, über die Planung und Korrekturschleife bis zur Veröffentlichung. Sie können die Listen einfach benennen und per Drag-and-Drop nebeneinander anordnen.

Das hier verwendete Beispiel-Board „Blogposts“ bildet von links nach rechts den Produktionsverlauf ab und ist unterteilt in die folgenden Listen:

• Themen-Ideen: In dieser Liste können Blog-Ideen, Grafiken und andere Dokumente gesammelt werden, die für die Erstellung neuer Blogartikel relevant sein könnten.
• Planung: In der Planungs-Liste befinden sich Ideen, die zu konkreten Blogartikel-Themen weiterentwickelt werden.
• Erstellung: In dieser Liste befinden sich die Artikel, die langsam Gestalt annehmen. Dabei werden detaillierte Informationen zu geplanten Blogartikeln gesammelt, von inhaltlichen Aspekten über die Deadline bis hin zu To-Do-Listen.
• Korrektur: Hier landen fertige Blogartikel, die noch korrigiert werden müssen.
• Veröffentlicht: Ist ein Blogartikel fertig und veröffentlicht, landet er schließlich in der letzten Liste „Veröffentlicht“.

Quelle: Screenshot Trello

Über eine solche Struktur lassen sich sämtliche Schritte des Prozesses in Trello visualisieren. Alternativ zu dieser Organisationsweise könnten Sie auch für jedes Format eine Liste erstellen, das heißt eine Liste für Blogposts, eine Liste für Webinare, eine Liste für Tweets usw. oder die Ordnungsstruktur beliebig erweitern.

Karten

Zu den unterschiedlichen Listen lassen sich als nächstes einzelne Karten hinzufügen. In unserem Beispiel-Board „Blogposts“ stellen sie dementsprechend einzelne Blogartikel dar. Jeder Karte wird dabei ein Titel zugewiesen, der in der Board-Ansicht erscheint.

Mit einem Klick auf die Karte öffnet sich dann die Detailansicht. Hier findet die eigentliche Organisationsarbeit in Trello statt, schließlich bieten Karten als unterste Planungsebene zugleich die meisten Optionen. Dies sind einige der wichtigsten Features der Karten:

• Beschreibung: Neben dem Titel kann jeder Karte eine individuelle Beschreibung hinzugefügt werden.
• Anhänge: Außerdem können Sie jeder Karte Anhänge bzw. Dateien anfügen, beispielsweise weiterführende Informationen und Notizen für den Autor oder Grafiken und Bilder, die im späteren Blogartikel veröffentlicht werden sollen.
• Checkliste: In einer Checkliste lassen sich die einzelnen Arbeitsschritte dokumentieren, die dann nach Erledigung abgehakt werden können. Dabei wird der Fortschritt über eine Prozentanzeige dargestellt.
• Frist: Um Deadlines festzulegen, können Sie in einer Karte eine entsprechende Frist auswählen. Für unseren Beispiel-Post ist eine Deadline am 30. Juni 2022 um 16.00 Uhr festgelegt.
• Labels: Nutzende können Karten farblich markierte Labels zuweisen, etwa um den Status einer Karte anzuzeigen. In unserem Beispiel geben die Labels „Freigabe erteilt“ und „In Bearbeitung“ an, dass das Thema freigegeben wurde und aktuell am Artikel gearbeitet wird. Labels können allerdings auch dazu benutzt werden, um Themenschwerpunkte oder Zuständigkeiten zu organisieren. Sie funktionieren übergreifend auf allen Boards und lassen sich auch über die Suchfunktion finden.
• Mitglieder und Kommentare: Für jede Karte können beliebig viele Mitglieder hinzugefügt werden, die an der jeweiligen Aufgabe arbeiten. Karten können dank der Kommentarfunktion auch als Diskussionsplattform dienen, in der sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa über den Fortschritt eines Artikels austauschen können und die inhaltliche Ausrichtung abstimmen.
• Titelbild: Legen Sie für die einzelnen Karten ein individuelles Titelbild fest. Sie können aus vorgegebenen Farben auswählen oder aber direkt eine Grafik hochladen, die Sie als Titelbild für Ihren Blogpost verwenden möchten.
• Beobachten: Über die Beobachten-Funktion können sich Board-Mitglieder über Änderungen an Karten auf dem Laufenden halten. Sie erhalten dann Benachrichtigungen, sobald die Karte bearbeitet wurde.
• Power-Ups: Über die Schaltfläche Power-Ups fügen Sie Ihrer Trello-Karte zusätzliche Funktionen und Module hinzu. Nutzen Sie beispielsweise Time-Tracking-Bots, Wunschlisten oder Countdown-Module.
• Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben fallen auch in Trello an. Mit der Option „Schaltfläche hinzufügen“ können Sie jedoch Routineaufgaben wie „Label hinzufügen“ oder „Entfernen“ mit nur einem Klick ausführen.

Quelle: Screenshot Trello

Labels, Fristen, Arbeitsfortschritte und die Kürzel der verantwortlichen Mitarbeitenden werden auch in der Board-Ansicht dargestellt, sodass sich der aktuelle Status eines jeden Artikels auf einen Blick nachvollziehen lässt.

Quelle: Screenshot Trello

Karten lassen sich nach der Erstellung per Drag-and-Drop einfach innerhalb einer Liste oder von einer Liste in eine andere verschieben: Ein fertiger Blogartikel kann so zum Beispiel von der Liste „Erstellung“ in die Liste „Korrektur“ wandern – oder Sie nutzen statt Drag-and-Drop ganz einfach die Automatisierungsfunktion.

Kalender, Zeitleiste, Tabelle, Dashboard und Map

Abseits der drei Organisationsebenen bietet Trello noch weitere Funktionen, mit denen Sie Ihren Redaktionsplan als Kalender, Zeitleiste, Tabelle, Dashboard oder Karte darstellen können.

Sobald Karten mit einem Datum versehen wurden, erscheinen sie in der Monats- und Wochenübersicht. Auf diese Weise haben alle Teammitglieder einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben. Der Trello-Kalender lässt sich außerdem mit Ihrem persönlichen Kalender synchronisieren. Verfügbar sind die Funktionen mittlerweile jedoch nur bei der kostenpflichtigen Version.

Schritt für Schritt einen Redaktionsplan in Trello aufsetzen

Mit der modularen Ordnungsstruktur über drei Ebenen lässt Trello Ihnen viel Platz für individuelle Anpassungen, um Ihre Arbeitsabläufe abzubilden. Sie können dabei selbst bestimmen, wie Ihr Redaktionsplan im Detail aussehen soll, für welche Kanäle er konzipiert wird, welche Labels Sie benutzen usw. Unabhängig davon, wie Sie Ihren Redaktionsplan letztlich gestalten wollen, können Ihnen folgende fünf Schritte als Orientierungshilfe dienen.

Schritt 1: Team erstellen

Bevor Sie Ihren Redaktionsplan aufsetzen, erstellen Sie zunächst ein Team und laden alle Mitarbeitenden ein, die am Redaktionsplan beteiligt sein sollen.

Schritt 2: Board erstellen

Als Nächstes legen Sie fest, wie Sie Ihre redaktionelle Arbeit grundsätzlich organisieren wollen. Gilt es, Beiträge für mehrere Kanäle zu verwalten, empfiehlt es sich, für Ihr Team zu jedem Kanal ein eigenes Board zu erstellen.

Schritt 3 : Listen erstellen

Sobald Sie ein Board erstellt haben, bilden Sie mithilfe von Listen den jeweiligen Arbeitsprozess in Ihrer Redaktion ab. In unserem Beispiel-Board „Blogposts“ haben wir fünf Listen angelegt, Sie können Ihr Board natürlich je nach Bedarf auch detaillierter oder gröber segmentieren oder etwa ein separates Ideen-Board für die Themenrecherche aufsetzen.

Schritt 4: Regeln für die Zusammenarbeit festlegen

Board und Listen geben die grundlegende Struktur Ihres Redaktionsplans vor, Karten bilden dagegen die kleinste, dynamischste Ordnungseinheit. Hierüber lassen sich kollaborativ Themen entwickeln und Arbeitsfortschritte dokumentieren. Für eine reibungslose Organisation eines Redaktionsplans sollten deshalb vorab Regeln für die Teamarbeit definiert werden.

Damit beispielsweise Diskussionen innerhalb einer Karte übersichtlich bleiben, sprechen Sie mit der Funktion „@name“ gezielt einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an. Für einen effektiven Informationsfluss sollten Mitarbeitende schließlich nur die Karten beobachten, die auch in ihre Zuständigkeit fallen.

Sofern Sie mit Labels arbeiten, definieren Sie diese vorab und klären alle Mitglieder über deren Bedeutung auf, um Missverständnissen vorzubeugen. Power-Ups und Automatisierungen fallen idealerweise in den Aufgabenbereich der Admins.

Schritt 5: Anbindung zu weiteren Apps prüfen

Trello bietet vielfältige Integrationsmöglichkeiten mit anderen Apps. Über die Power-Ups haben Sie Anbindungsoptionen zu Web-Diensten wie Google Drive, Slack oder Evernote.

Verbinden Sie Trello etwa mit Ihrem Google-Drive-Konto, um Dateien von dort direkt in den Redaktionsplan einzupflegen. Über eine Integration mit Slack sendet Trello Status-Updates an verschiedene Chat-Kanäle. Die Kopplung mit Evernote ermöglicht es, Karten-Notizen über den Webservice abzurufen oder in Evernote Notizen für Trello-Karten zu verfassen.

Je nach Bedarf bieten sich Ihnen also vielfältige Möglichkeiten, um verschiedene Apps in die Planung bei Trello einzubinden und Ihren Prozess dadurch noch effizienter zu gestalten. Prüfen Sie daher, welche Integrationen sich für Ihre Redaktion anbieten.

Vorteile von Trello

Seine umfassende Funktionalität macht Trello zu einem universalen Werkzeug sowie für den privaten als auch den beruflichen Einsatz.

Zum einen besticht das Tool durch seine intuitive Bedienbarkeit: Ideen, Aufgaben oder Themen lassen sich über Kanban-Boards, Listen und „Karteikarten“ flexibel organisieren, inklusive Kalenderfunktion und Checklisten, um keinen Arbeitsschritt zu vergessen.

Zum anderen gestaltet sich Trello als effektive Kollaborationslösung, denn mehrere Nutzerinnen und Nutzer können gleichzeitig an einem Projekt arbeiten. So bleibt jedes Mitglied auf dem aktuellen Stand und kann zu jeder Zeit und von jedem Ort aus an der Planung mitwirken. Seit 2015 ist das Tool außerdem in deutscher Sprache verfügbar.

Fazit: Trello bietet alles, was das Herz von Marketingfachleuten begehrt

Eine übersichtliche Bedienoberfläche, einfache Organisationseinheiten und intuitive Funktionen – Trello erweist sich als leicht zu bedienendes Tool, um schnell und sauber Redaktionspläne aufzusetzen.

Autorinnen, Grafiker und Lektoren können zu jeder Zeit und von jedem Ort an den Boards mitarbeiten, Karten erstellen, Notizen anfügen und Kommentare hinterlassen. Für eine reibungslose Organisation müssen Sie allerdings vorab Regeln festlegen, die für alle Mitglieder gelten, danach steht der effektiven Redaktionsplanung über Trello nichts mehr im Weg.

Titelbild: Royalty Free / iStock / Getty Images Plus