So erstellen Sie einen Redaktionsplan mit Trello

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Der Redaktionsplan bildet das Herzstück einer jeden Content-Marketing-Strategie. Hier wird festgelegt, wer wann welchen Beitrag erstellt und veröffentlicht. Grundsätzlich lassen sich diese Arbeitsabläufe durchaus über Excel-Tabellen organisieren, allerdings gestaltet sich diese Variante recht unflexibel, wenig agil und naja… recht langweilig. Mit Trello zeigen wir Ihnen eine kostenlose Alternative, mit der Sie schnell und flexibel einen Redaktionsplan für Ihr Team aufsetzen und pflegen können.

Warum Trello?

Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, mit dem sich Aufgaben aller Art organisieren lassen – von der nächsten Geburtstagsparty bis hin zur Planung redaktioneller Arbeiten. Trello beruht dabei auf dem Freemium-Prinzip, d. h. dass die Nutzung der Grundfunktionen kostenlos ist, sich für eine entsprechende Gebühr aber Extras freischalten lassen. Die Anwendung ist auf allen Plattformen verfügbar – ob Android, iOS, Desktop, Smartphone-App oder Browser-Version.

Bevor Sie sich verzweifelt Themen aus den Fingern saugen, empfiehlt es sich,  eine effektive Strategie zu entwickeln, die genau auf Ihre Zielgruppe  zugeschnitten ist. Laden Sie sich jetzt die praktische Anleitung zur  Entwicklung einer effektiven Content-Strategie herunter.

Allen voran ist es diese kostenlose und plattformübergreifende Verfügbarkeit, die Trello zu einem äußerst beliebten Programm macht. Mittlerweile zählt das Tool, das seit 2011 existiert und 2017 vom Softwareunternehmen Atlassian übernommen wurde, über 25 Millionen registrierte Nutzer. Darunter befinden sich nicht nur private Nutzer, sondern insbesondere auch Projektmanager und Marketer. 

Denn seine umfassende Funktionalität macht Trello zu einem universalen Werkzeug für den privaten und beruflichen Einsatz. Zum einen besticht das Tool durch seine intuitive Bedienbarkeit: Ideen, Aufgaben oder Themen lassen sich über Kanban-Boards, Listen und „Karteikarten“ flexibel organisieren, inklusive Kalenderfunktion und Checklisten, um keinen Arbeitsschritt zu vergessen.

Zum anderen gestaltet sich Trello als effektive Kollaborationslösung, denn mehrere Nutzer können gleichzeitig an Projekten arbeiten. So bleibt jedes Mitglied auf dem aktuellen Stand und kann zu jeder Zeit und von jedem Ort aus an der Planung mitwirken. Seit 2015 ist das Tool außerdem in deutscher Sprache verfügbar.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Trello nutzen können, um einen Redaktionsplan aufzusetzen und die Effizienz bei der Planung Ihrer Inhalte zu maximieren.

Boards, Listen, Karten – Die Organisationsebenen von Trello auf einen Blick

Die Oberfläche von Trello lässt sich ganz allgemein in drei Ebenen unterteilen, die wir hier kurz vorstellen wollen.

Boards

Die oberste Organisationsebene bilden die Boards – (zunächst) leere Tafeln, die später mit Listen und Karten gefüllt werden können. In einem Board lassen sich etwa einzelne Projekte managen. Sollen Redaktionspläne für verschiedene Kanäle erstellt werden, kann beispielsweise pro Kanal (Blog, Facebook, Twitter etc.) ein Board verwendet werden, zum Beispiel das Board „Blogposts“. Denkbar ist außerdem ein separates Ideenboard. 

Ein leeres Trello-Board
Screenshot – Ein leeres Trello-Board

Listen

In einem Board können Nutzer verschiedene Listen anlegen, die als Spalten auf dem Board angezeigt werden. Für unser Beispiel-Board „Blogposts“ lassen sich über Listen etwa die Arbeitsschritte anlegen, um den gesamten Produktionsprozess abzubilden – von der Ideenfindung, über die Planung und Korrekturschleife bis zur Veröffentlichung. Sie können die Listen einfach benennen und per Drag-and-Drop nebeneinander anordnen. Unser Beispiel-Board „Blogposts“ bildet von links nach rechts den Produktionsverlauf ab und ist unterteilt in die folgenden Listen:

  • Themen-Ideen: In dieser Liste können Themen-Ideen, Grafiken und andere Dokumente gesammelt werden, die für die Erstellung neuer Blog-Artikel relevant sein könnten.
  • Planung: In der Planungs-Liste befinden sich Ideen, die zu konkreten Blogartikel-Themen weiterentwickelt werden.
  • Erstellung: In dieser Liste befinden sich die Artikel, die langsam Gestalt annehmen. Dabei werden detaillierte Informationen zu geplanten Blogartikeln gesammelt, von inhaltlichen Aspekten über die Deadline bis hin zu To-Do-Listen.
  • Korrektur: Hier landen fertige Blogartikel, die noch korrigiert werden müssen.
  • Veröffentlicht: Ist ein Blogartikel fertig und veröffentlicht, landet er schließlich in der letzten Liste „Veröffentlicht“.

Listen auf einem Trello-BoardScreenshot – Die Listen auf unserem Trello-Board bilden die einzelnen Arbeitsschritte bei der Erstellung von Blogartikeln ab

Über eine solche Struktur lassen sich sämtliche Schritte des Prozesses in Trello abbilden. Alternativ zu dieser Organisationsweise könnten Sie auch für jedes Format eine Liste erstellen, d. h. eine Liste für Blogposts, eine Liste für Webinare, eine Liste für Tweets usw. oder die Ordnungsstruktur beliebig erweitern.

Karten

Zu den unterschiedlichen Listen lassen sich als nächstes einzelne Karten hinzufügen. In unserem Beispiel-Board „Blogposts“ stellen sie dementsprechend einzelne Blogartikel dar. Karten wird dabei ein Titel zugewiesen, der in der Board-Ansicht erscheint.

Mit einem Klick auf die Karte öffnet sich dann die Detailansicht. Hier findet die eigentliche Organisationsarbeit in Trello statt, schließlich bieten Karten als unterste Planungsebene zugleich die meisten Optionen. Dies sind einige der wichtigsten Features der Karten:

  • Beschreibung: Neben dem Titel kann jeder Karte eine individuelle Beschreibung hinzugefügt werden.
  • Anhänge: Außerdem können Sie jeder Karte Anhänge anfügen, beispielsweise weiterführende Informationen und Notizen für den Autor oder Grafiken und Bilder, die im späteren Blogartikel veröffentlicht werden sollen.
  • To-Do-Liste: In einer To-Do-Liste lassen sich die einzelnen Arbeitsschritte dokumentieren, die dann nach Erledigung abgehakt werden können. Dabei wird der Fortschritt über eine Prozentanzeige dargestellt.
  • Frist: Um Deadlines festzulegen, können Sie in einer Karte eine entsprechende Frist auswählen. Für unseren Beispiel-Post ist eine Deadline am 29. Januar 2018 um 12.00 Uhr festgelegt.
  • Labels: Nutzer können Karten farblich markierte Labels zuweisen, etwa um den Status einer Karte anzuzeigen. In unserem Beispiel geben die Labels „Freigabe erteilt“ und „In Bearbeitung“ an, dass das Thema freigegeben wurde und aktuell am Artikel gearbeitet wird. Labels können allerdings auch dazu benutzt werden, um Themenschwerpunkte oder Zuständigkeiten zu organisieren. Sie funktionieren Board-übergreifend und lassen sich auch über die Suchfunktion finden.
  • Kommentar: Für jede Karte können beliebig viele Mitglieder hinzugefügt werden, die an der jeweiligen Aufgabe (in unserem Beispiel ein Blogpost) arbeiten. Karten können dank der Kommentarfunktion auch als Diskussionsplattform dienen, in der sich Mitarbeiter etwa über den Fortschritt eines Artikels austauschen können und die inhaltliche Ausrichtung abstimmen.
  • Abo: Über die Abo-Funktion können sich Board-Mitglieder über Änderungen an Karten auf dem Laufenden halten. Abonnenten erhalten dann Benachrichtigungen, sobald die Karte bearbeitet wurde. 

Detailansicht einer Trello-KarteScreenshot – Detailansicht einer Trello-Karte

Labels, Fristen, Arbeitsfortschritte und die Kürzel der verantwortlichen Mitarbeiter werden auch in der Board-Ansicht dargestellt, sodass sich der aktuelle Status eines jeden Artikels auf einen Blick nachvollziehen lässt. 

Ansicht einer Karte auf einem Trello-BoardScreenshot – Ansicht einer Karte auf einem Trello-Board

Karten lassen sich nach der Erstellung per Drag-and-Drop einfach innerhalb einer Liste und von einer Liste in eine andere verschieben: Ein fertiger Blogartikel kann so z. B. von der Liste „Erstellung“ in die Liste „Korrektur“ wandern usw.

Kalenderfunktion

Abseits der drei Organisationsebenen bietet Trello außerdem eine Kalenderfunktion. Sobald Karten mit einem Datum versehen wurden, erscheinen sie in der Monats- und Wochenübersicht. Auf diese Weise haben alle Team-Mitglieder einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben. Der Trello-Kalender lässt sich außerdem mit Ihrem persönlichen Kalender synchronisieren.

Schritt für Schritt einen Redaktionsplan in Trello aufsetzen

Mit der modularen Ordnungsstruktur über drei Ebenen lässt Trello Ihnen viel Platz für individuelle Anpassungen, um Ihre Arbeitsabläufe abzubilden. Sie können dabei selbst bestimmen, wie Ihr Redaktionsplan im Detail aussehen soll, für welche Kanäle er konzipiert wird, welche Labels Sie benutzen usw. Unabhängig davon, wie Sie Ihren Redaktionsplan letztlich gestalten wollen, können Ihnen folgende fünf Schritte als Orientierungshilfe dienen.

Schritt 1 – Team erstellen

Bevor Sie Ihren Redaktionsplan aufsetzen, sollten Sie zunächst ein Team erstellen und alle Kollegen und Mitarbeiter einladen, die am Redaktionsplan mitarbeiten sollen.

Schritt 2 – Board erstellen

Als Nächstes sollten Sie festlegen, wie Sie Ihre redaktionelle Arbeit grundsätzlich organisieren wollen. Gilt es, Beiträge für mehrere Kanäle zu verwalten, empfiehlt es sich, für Ihr Team zu jedem Kanal ein eigenes Board zu erstellen.

Schritt 3 – Listen erstellen

Sobald Sie ein Board erstellt haben, können Sie dann mithilfe von Listen den jeweiligen Arbeitsprozess in Ihrer Redaktion abbilden. In unserem Beispiel-Board „Blogposts“ haben wir fünf Listen angelegt, Sie können Ihr Board natürlich je nach Bedarf auch detaillierter oder gröber segmentieren oder etwa ein separates Ideen-Board für die Themen-Recherche aufsetzen.

Schritt 4 – Regeln für die Zusammenarbeit festlegen

Board und Listen geben die grundlegende Struktur Ihres Redaktionsplans vor, Karten bilden dagegen die kleinste, dynamische Ordnungseinheit. Hierüber lassen sich kollaborativ Themen entwickeln und Arbeitsfortschritte dokumentieren. Für eine reibungslose Organisation eines Redaktionsplans sollten deshalb vorab Regeln für die Teamarbeit definiert werden.

Damit beispielsweise Diskussionen innerhalb einer Karte übersichtlich bleiben, können mit der Funktion „@name“ gezielt einzelne Mitarbeiter angesprochen werden. Für einen effektiven Informationsfluss sollten Mitarbeiter schließlich nur die Karten abonnieren, die auch in ihre Zuständigkeit fallen. Sofern Sie mit Labels arbeiten, sollten Sie diese vorab definieren und alle Mitglieder über deren Bedeutung aufklären, um Missverständnissen vorzubeugen.

Schritt 5 – Anbindung zu weiteren Apps prüfen

Trello bietet vielfältige Integrationsmöglichkeiten mit anderen Apps. Über die sogenannten „Power-Ups“ haben Sie Anbindungsoptionen zu Web-Diensten wie Google Drive, Slack, Evernote u. v. m. Sie können Trello etwa mit Ihrem Google-Drive-Konto verbinden, um Dateien von dort direkt in den Redaktionsplan einpflegen zu können. Über eine Integration mit Slack kann Trello dagegen Status-Updates an verschiedene Chat-Kanäle versenden. Die Kopplung mit Evernote ermöglicht es, Karten-Notizen über den Webservice abzurufen oder in Evernote Notizen für Trello-Karten zu verfassen.

Je nach Bedarf bieten sich Ihnen also vielfältige Möglichkeiten, um verschiedene Apps in die Planung bei Trello einzubinden und Ihren Prozess dadurch noch effizienter zu gestalten. Prüfen Sie daher, welche Integrationen sich für Ihre Redaktion anbieten. Für einen unbeschränkten Zugang zu den „Power-Ups“ benötigen Sie allerdings die kostenpflichtige Vollversion von Trello.

Fazit – Trello bietet alles, was das Marketer-Herz begehrt

Eine übersichtliche Bedienoberfläche, einfache Organisationseinheiten und intuitive Funktionen – Trello erweist sich als leicht zu bedienendes Tool, um schnell und sauber Redaktionspläne aufzusetzen. Dabei legt das Tool großen Wert auf die Zusammenarbeit. Autoren, Grafiker und Lektoren können zu jeder Zeit und von jedem Ort an den Boards mitarbeiten, Karten erstellen, Notizen anfügen und Kommentare hinterlassen, ohne dass der Gesamtüberblick verloren geht.

Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt: Boards und Listen können je nach Bedarf gestaltet werden, auch Labels und Checklisten sind komplett anpassbar. Mit den „Power-Ups“ bietet Trello außerdem viele Anbindungsmöglichkeiten, um das Projektmanagement über verschiedene Plattformen hinweg möglichst agil zu gestalten.

Für eine reibungslose Organisation müssen Sie allerdings vorab Regeln festlegen, die für alle Mitglieder gelten. Wo kommt welches Label zum Einsatz, wann wandert eine Karte in eine neue Liste, welche Funktion erfüllt welches Board? Wenn alle Mitarbeiter die individuellen Organisationsrichtlinien verstehen und befolgen, steht der effektiven Redaktionsplanung über Trello allerdings nichts mehr im Weg!

Effektive Content-Strategien entwickeln

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