7 Tipps, mit denen Sie den Umsatz Ihrer Agentur drastisch steigern können

Wer hat es noch nicht gehört: Die Gewinnspanne von Projekten nimmt immer weiter ab. Gleichzeitig nimmt der Umfang an professionellen Dienstleistungen zu, der von Agenturen erwartet wird. Unternehmen erledigen immer mehr Projekte intern – was für Agenturen weniger langfristige Kundenbeziehungen bedeutet. Ganz zu schweigen davon, dass es vielen Agenturen heutzutage schwerfällt, talentierte Mitarbeiter zu rekrutieren und auf Dauer zu binden.

In einer Zeit, in der Agenturen unter starkem Konkurrenzdruck stehen, will Zeit und Geld wohlüberlegt investiert sein.

Gerade deshalb sollte eine Ihrer Top-Prioritäten darin bestehen, den Ertragswert Ihres Unternehmens zu erhöhen. Mit diesem Ziel vor Augen wird es Ihnen nicht nur gelingen, auf Dauer für Stabilität innerhalb des Unternehmens zu sorgen, sondern auch, Kundenbeziehungen sowie die eigene Markenpräsenz zu stärken.

So steigern Sie den Ertragswert Ihrer Agentur

1) Verbessern Sie Ihren Auslastungsgrad

Ihre wichtigste finanzielle Investition sind Ihre Mitarbeiter. Sie sind das Rückgrat einer jeden Agentur. Indem Sie den Auslastungsgrad – darunter versteht man den prozentualen Zeitaufwand, den Sie Kunden in Rechnung stellen können – Ihrer Mitarbeiter optimieren, steigern Sie die Produktivität und Effizienz Ihrer Agentur auf ganzer Linie. Dies wirkt sich wiederum maßgeblich auf Ihren Umsatz aus – insbesondere, wenn Projektarbeit Ihr Schwerpunkt ist.

Falls Sie nicht wissen, wie Ihr aktueller Auslastungsgrad aussieht, empfehlen wir Ihnen, sich mithilfe eines Zeiterfassungstools einen Überblick darüber zu verschaffen, wie effizient Ihr Team arbeitet und wie rentabel Ihre Projekte sind.

2) Vermeiden Sie Overservicing

Manch einer mag es vielleicht voreilig als „Geschäftskosten“ abtun, Tatsache ist jedoch: Overservicing hat erhebliche Folgen. Jedes Projekt, das den ursprünglich geplanten Rahmen sprengt, nagt auch an Ihrem Budget und wirkt sich negativ auf die oftmals ohnehin schon geringe Gewinnspanne aus. Ganz davon abgesehen, dass Sie einiges an Produktivität und Effizienz einbüßen, wenn Ihre Mitarbeiter überarbeitet und gestresst sind.

Eines der Hauptprobleme in diesem Zusammenhang liegt darin, dass Agenturen meistens gar nicht bemerken, wenn ein Projekt über das festgelegte Budget hinauswächst. Falls Sie in der Vergangenheit bereits solche bösen Überraschungen erlebt haben, empfehlen wir Ihnen, in Zukunft ein Projektmanagement-Tool zu verwenden.

Sobald Sie bemerken, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft, können Sie mit dem Kunden Rücksprache halten. Wenn zur Umsetzung des Projekts Arbeit nötig ist, die den ursprünglich definierten Rahmen sprengt, ist das entweder eine Gelegenheit für Up-Selling oder erfordert einen Änderungsauftrag. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Overservicing-Probleme nach Projektart aufzuschlüsseln. So können Sie ermitteln, ob Sie Ihre aktuelle Herangehensweise bei der Projektsondierung oder bei der Abwicklung von Projekten überdenken müssen.

3) Implementieren Sie eine langfristige Kapazitätsplanung

Der potenzielle Umsatz eines Projekts löst sich schnell in Luft auf, wenn Sie den Großteil der Arbeit outsourcen müssen, weil es Ihnen an internen Mitarbeitern fehlt. Beim Erstellen Ihrer vierteljährlichen Umsatzprognose sollten Sie deshalb ebenfalls den zur Erfüllung notwendigen (geschätzten) Zeitaufwand berechnen und bei Bedarf darüber nachdenken, weitere Mitarbeiter einzustellen. Mithilfe eines Kapazitätsplans können Sie ermitteln, ob und wie viele neue Mitarbeiter Sie benötigen, und diese rechtzeitig ausbilden, bevor der Arbeitsaufwand zu groß wird.

4) Erstellen Sie eine kalkulierbare Lead-Pipeline

Das Verfassen von Angeboten, Pitches sowie das Anwerben neuer Kunden (quasi die gesamte Kundenakquise) kosten Agenturen heutzutage eine Menge Zeit und Mühe, für die sie nicht vergütet werden. Klar, auf Dauer ist das notwendig und kann sich mit etwas Glück zehnfach bezahlt machen. In manchen Fällen verschwenden Sie jedoch bloß Ihre Zeit und lassen sich wertvollen Umsatz durch die Lappen gehen. Das ist besonders dann ein Problem, wenn Sie kein System zum Qualifizieren von Kunden haben oder die Anforderungen und Wünsche des Kunden vor dem Erstellen eines Angebots nicht ausreichend analysieren. Allzu oft schweben Agenturen im Glauben, kurz davor zu stehen, einen Kunden vom Abschluss zu überzeugen, nur um zu hören, dass dieser sich eigentlich „nur umschauen“ wollte.

Um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel Zeit darin investieren, unentschlossenen Kunden hinterherzuhinken oder Angebotsanfragen von Unternehmen zu beantworten, mit denen Sie ohnehin keinerlei Beziehung haben, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Agentur auf effektive Art und Weise zu vermarkten und Leads zu gewinnen bzw. zu pflegen. Und wie tut man das am besten? Richtig: indem man Inhalte erstellt.

Inbound-Marketing ermöglicht Ihnen, eine kalkulierbare Pipeline potenzieller Kunden auf die Beine zu stellen. Inwiefern diese potenziellen Kunden tatsächlich an Ihrem Unternehmen interessiert sind, können Sie ermitteln, indem Sie auf ihre „digitale Körpersprache“ achten: dazu gehören die Inhalte, die sie lesen, ihr Verhalten auf Ihrer Website und die Angaben, die sie in Formularen machen. So sorgen Sie dafür, dass Sie keine Zeit damit verschwenden, potenzielle Kunden zu kontaktieren, die nicht zu Ihrem Unternehmen passen, und können sich stattdessen auf hochwertige, vielversprechende Leads konzentrieren.

5) Erschließen Sie sich regelmäßige Umsatzquellen

In vielen Agenturen herrscht ein regelrechtes Auf und Ab, das auf Dauer ziemlich nervenaufreibend sein kann. Vielleicht kennen Sie das: Sie haben das letzte Quartal mit einer derart guten Bilanz abgeschlossen, dass Sie all Ihren Mitarbeitern satte Boni zahlen konnten, und dennoch verläuft das aktuelle Quartal gerade so schlecht, dass Sie schon über mögliche Entlassungen nachdenken müssen.

Darüber hinaus gestaltet sich auch die Skalierung für Agenturen problematisch: Mehr Aufträge erfordern mehr Mitarbeiter, größere Büroräume und zusätzliche Ressourcen.

Aus diesem Grund beginnen viele Agenturen, nach anderweitigen Einnahmequellen Ausschau zu halten, die es ermöglichen, mithilfe bereits vorhandener interner Ressourcen einen stabileren Cashflow zu etablieren. Ein möglicher Ansatz in diesem Zusammenhang ist die Einführung neuer Produkte oder die Monetarisierung von Services, z. B. indem man nützliche Vorlagen oder SaaS-Produkte anbietet.

Überlegen Sie, ob sich Ihre Fähigkeiten auch auf ein anderes Geschäftsmodell anwenden lassen, entwickeln Sie ein vermarktbares Produkt oder machen Sie Ihre Services und Ihr Fachwissen zu einem Tool oder Produkt, das auch potenzielle Kunden außerhalb Ihrer üblichen Zielgruppe anspricht.

6) Bauen Sie bestehende Kundenbeziehungen aus

Die meisten Unternehmen konzentrieren sich in erster Linie darauf, neue Kunden an Land zu ziehen, um auf diese Art ihren Umsatz zu steigern. Tatsache ist jedoch, dass kleine Siege auf Dauer noch weitaus größere Auswirkungen auf Ihren Gewinn haben – das Geheimnis in diesem Zusammenhang lautet: Up-Selling. Account-Manager sollten vor allem das organische Wachstum ihres Unternehmens verfolgen. Hierzu müssen sie entsprechend ausgebildet werden und realistische, aber dennoch ambitionierte Ziele für ihre Accounts setzen.

Es ist zum Beispiel eine gute Idee, ein oder zweimal pro Jahr Rücksprache mit Kunden zu halten, um zu überprüfen, ob diese zufrieden mit der Arbeit Ihres Unternehmens sind, und gleichzeitig Ausschau nach ungenutzten Marketing-Gelegenheiten zu halten. Darüber hinaus sollten Account-Manager dafür sorgen, dass Kunden stets über neue Trends, Strategien und Plattformen auf dem Laufenden sind, die ihnen beim Umsetzen ihrer Ziele behilflich sein könnten.

Dabei reicht es nicht, Kunden hin und wieder auf ein paar interessante Artikel aufmerksam zu machen. Account-Manager müssen ihren Kunden erklären können, welche Rolle etwaige Trends für deren jeweilige Branche spielen. Wenn Ihr Unternehmen in der Vergangenheit bereits Erfolg mit einer gewissen Strategie hatte, ist es außerdem von Vorteil, diese näher zu erläutern.

7) Überdenken Sie Ihre Preisgestaltung

Wenn Sie die Preise für Ihre Services festlegen, gilt es, mehr zu beachten als nur Inputs und Outputs. Welchen Mehrwert bieten Sie Ihren Kunden? Zugegeben, es ist gar nicht so leicht, eine Mehrwert-orientierte Preisgestaltung zu implementieren – ganz davon abgesehen, dass diese Methode auch durchaus kritisch gesehen wird.

Eine Preisgestaltung, sich ausschließlich an den Kosten orientiert, die Ihre Agentur für ein Produkt oder einen Service tragen muss, und mit einem prozentualen Aufschlag kann auf der anderen Seite ein Grund für Kunden sein, sich gegen Ihre Agentur zu entscheiden und fördert in keinem Fall eine längerfristige Bindung.

Überlegen Sie deshalb, bei welchen Services eine kostenorientierte Preisgestaltung angebracht ist und bei welchen es sinnvoller ist, sich am Mehrwert zu orientieren. Haben das Marken-Image und die Erfolgsquote Ihrer Agentur einen positiven Einfluss darauf, wie Kunden den Mehrwert Ihrer Dienstleistungen wahrnehmen? Schaden Sie eventuell Ihrer eigenen Glaubwürdigkeit, indem Sie viel zu früh Rabatte anbieten? Was können Sie realistisch gesehen für Ihre Services berechnen und wie können Sie diese Preise so darstellen, dass Sie den Wert Ihrer Agentur vermitteln? Nutzen Sie Analytics, um Kunden zu verdeutlichen, welchen konkreten Mehrwert Ihr Unternehmen ihnen bietet?