WhatsApp zählt zu den beliebtesten Mobile-Apps in Deutschland. Nicht nur private Nutzer, sondern auch Firmen verwenden den Messenger-Dienst, um ihre Kommunikation abzuwickeln. Das hat Mutterkonzern Facebook erkannt und 2018 WhatsApp Business vorgestellt – eine perfekt auf kleine Unternehmen zugeschnittene Variante der beliebten App.

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Welche Funktionen WhatsApp Business bietet und für welche Firmen es sich lohnt, erfahren Sie im Folgenden.

Die Business-App ist speziell auf die Bedürfnisse von kleineren Unternehmen zugeschnitten und bietet eine Reihe von Zusatzfunktionen für die Kundenkommunikation und Social-Media-Marketing, etwa Chat-Statistiken und automatisierte Nachrichten.

Die Funktionen von WhatsApp Business

2018 führte Facebook WhatsApp Business in Deutschland ein. Anfangs nur für Android verfügbar, gibt es die App mittlerweile auch für das Betriebssystem iOS.

Als komplett eigenständige Version bietet der Messenger für Unternehmen neben den Standardfunktionen von WhatsApp (Textnachrichten, Bilder, Videos und Sprachnachrichten versenden) auch eine Reihe nützlicher Features, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen möchten.

Ein Profil für WhatsApp Business einrichten

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In der Business-Version können Sie ein eigenes Profil für Ihr Unternehmen erstellen. Ihre Kunden erhalten so wichtige Basis-Informationen auf einen Blick: Standort, Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Website, aber auch ein Logo oder Foto können hier platziert werden. 

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Prinzipiell besteht die Möglichkeit, das Business-Konto von WhatsApp verifizieren zu lassen. Diese Option ist laut WhatsApp derzeit aber auf einige wenige Unternehmen beschränkt, die an einem Pilotprojekt teilnehmen.

Automatisierte Nachrichten versenden

WhatsApp Business erlaubt es, automatisierte Nachrichten an Kunden zu senden, die Sie beispielsweise außerhalb Ihrer Geschäftszeiten oder während eines Meetings kontaktieren. Dabei gibt es zwei Varianten: Begrüßungsnachrichten und Abwesenheitsnachrichten.

Begrüßungsnachrichten werden ausgelöst, wenn ein Kunde ein Unternehmen zuerst anschreibt oder nachdem er mindestens zwei Wochen inaktiv war und sich dann erneut zu Wort meldet. 

Abwesenheitsnachrichten hingegen lassen sich individuell einstellen, indem Sie im Business-Messenger Ihre Abwesenheitszeiten mithilfe eines Plans genau definieren. Falls Kunden in diesem Zeitraum versuchen, Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, erhalten sie eine automatisch ausgelöste Abwesenheitsnotiz. Diese automatisierten Nachrichten werden entsprechend deaktiviert, sobald Sie erneut verfügbar sind.

Ein Beispiel: 

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ein Mitarbeiter des Kundenservice wird Sie gerne morgen während unserer Öffnungszeiten von 9 bis 16 Uhr zurückrufen. Viele Grüße von Ihrem Team XY.“

Mit Schnellantworten Zeit sparen

Tauchen bei vielen Ihrer Kunden dieselben Fragen auf, bietet WhatsApp Business eine nützliche Funktion: Schnellantworten. Innerhalb der App lassen sich vorgefertigte Antworten für häufig gestellte Fragen erstellen, wobei für jede ein bestimmter Suchbegriff definiert wird.

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Stellt ein Kunde dann eine dieser „Frequently Asked Questions“ (FAQs), geben Sie einfach den Schlüsselbegriff in Verbindung mit einem Schrägstrich („/“) ein. Dann erscheint automatisch die vorgefertigte Antwort und Sie sparen sich das mühsame Tippen. Denken Sie unbedingt daran, sich zunächst zu bedanken, wenn Kunden sich mit Fragen an Sie wenden. Dafür könnten Sie etwa das Kürzel „/Danke“ einrichten.

Überblick durch Nachrichtenstatistiken

Damit Sie bei Ihren Nachrichten den Überblick behalten, gibt es bei WhatsApp Business die Möglichkeit, einfache Statistiken einzusehen.

So können Sie auf einen Blick eingehende, ausgehende, gesendete, zugestellte und gelesene Nachrichten erkennen und ordnen. Dieses Feature kann Ihnen auch nachträglich helfen, wenn Sie Ihren Kunden individuelle Services und Beratungen berechnen wollen.

Chat-Labels

Um für mehr Ordnung in Ihren Chats zu sorgen, bietet Ihnen WhatsApp Business farbige Labels für verschiedene Stadien des Kundenkontakts beziehungsweise der Kundenkommunikation an, mit denen Sie Ihre Chats unterschiedlich kennzeichnen können.

WhatsApp schlägt Ihnen dabei automatisch fünf Label-Varianten vor, wobei die Farbe Blau etwa dem Status „Neuer Kunde“ zugeordnet ist. Sie können jedoch auch weitere benutzerdefinierte Labels erstellen und sich beim farblichen Kennzeichnen der Chats kreativ austoben.

Was kostet WhatsApp Business?

Die WhatsApp Business App ist komplett kostenlos verfügbar. Sie können die App im App Store für iOS oder im Google Play Store für Android ganz unkompliziert herunterladen.

Wenn Sie beide WhatsApp-Messenger parallel auf einem Gerät nutzen möchten, sollten Sie aber über ein Dual-Sim-Smartphone verfügen, da pro Account eine eigene Nummer benötigt wird.

Für große Unternehmen: Die WhatsApp Business API

Während sich die WhatsApp Business App an Eigentümer und kleine Unternehmen richtet, ist die Business API eine Kommunikationslösung von WhatsApp für größere Unternehmen. Dieses Angebot enthält mehr wichtige Features, wie etwa einen erweiterten Kundenservice und eine Schnittstelle für CRM-Systeme

Bislang kann die WhatsApp Business API allerdings nur über WhatsApp Business Solution Provider (Anbieter von Geschäftslösungen) genutzt werden, die von interessierten Unternehmen über ein Formular kontaktiert werden können.

Für wen lohnt sich WhatsApp Business?

Von WhatsApp Business profitieren in erster Linie kleinere Unternehmen mit einem überschaubaren Kundenservice. Die Erweiterung bietet eine praktische und sinnvolle Ergänzung zum klassischen Kundenservice, da Unternehmen damit auf einem Kanal vertreten sind, den die meisten ihrer Kunden ohnehin verwenden.

Die diversen Zusatzfunktionen in WhatsApp Business erlauben es, schnell und unkompliziert auf Anfragen zu antworten. Doch auch größere Unternehmen können sich mittels WhatsApp Business API einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bei der Kundenkommunikation sichern.

Social Media Trends 2020

Ursprünglich veröffentlicht am 6. Januar 2020, aktualisiert am Januar 06 2020

Themen:

Social-Media-Marketing