WhatsApp-Chatbot erstellen: Anbieter und Anleitung

Messenger-Marketing über WhatsApp ist längst kein Trend mehr – er ist ein fester Bestandteil moderner Kund:innenkommunikation. Besonders in Kombination mit Chatbots eröffnet sich Unternehmen hier ein großes Potenzial: schnelle Antworten, personalisierte Erlebnisse und mitunter hohe Reichweiten.

Hinzu kommt eine große Bereitschaft, wie eine Umfrage des Software-Unternehmens Sinch in Zusammenarbeit mit der Marktforschungsplattform Appinio gezeigt hat: 78 Prozent der Befragten in Deutschland geben an, offen für zum Beispiel Messenger-Newsletter zu sein.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen WhatsApp-Chatbot für Ihr Unternehmen aufsetzen. Ob Leadgenerierung, Kund:innenservice oder Conversion-Steigerung: Wir zeigen Ihnen, wie Sie WhatsApp effektiv in Ihre Kommunikationsstrategie integrieren und damit einen Mehrwert für Ihre Zielgruppe schaffen.

Anwendungsfälle: Wofür werden Chatbots genutzt?

Nicht nur WhatsApp erweist sich als praktisches Tool. Mit Sicherheit kennen Sie inzwischen auch andere Systeme: von Gemini über Claude bis hin zu Perplexity. Auch HubSpot bietet eine kostenlose Chatbot-Software an, mit der Sie Leads generieren oder Ihren Kundensupport verbessern.

Für die folgenden Anwendungsgebiete kommen Chatbots außerdem infrage:

• Kundensupport (vor allem KI-gestützte Modelle lernen hier aus den Antworten Ihrer Kundschaft)
• Vertrieb und Marketing (etwa Versand personalisierter Angebote)
• Terminplanung und Buchungen (einfache Methode, um mit einem WhatsApp-KI-Chatbot viel Zeit zu sparen)
• Feedback-Management (beispielsweise Zufriedenheitsabfrage unter Kundinnen und Kunden nach einem Kauf)
• Interne Zwecke (etwa Urlaubsanträge oder als Wissensquelle)
  
  

Quelle: HubSpot

Wie funktionieren WhatsApp-Chatbots?

Seit 2018 können Sie als Unternehmerin oder Marketingverantwortlicher über die WhatsApp Business-App mit Ihrer Kundschaft chatten. Das leistungsstarke Tool hilft Ihnen dabei, die Markenwahrnehmung zu verbessern, die Kundenbindung zu stärken und die Kommunikation effizienter zu gestalten. Damit das funktioniert, basieren WhatsApp-Chatbots auf einer Kombination aus automatisierten Regeln und KI. Sie nutzen die WhatsApp-Business-API von Meta, um mit Nutzerinnen und Nutzern in Echtzeit zu kommunizieren.

Einfache Bots reagieren dabei auf festgelegte Schlüsselwörter, KI-gestützte Modelle hingegen sind smarter und analysieren die natürlichen Eingaben der Nutzer:innen, um Antworten zu liefern. Auch sprachgesteuerteChatbots kommen zum Einsatz – sie nutzen Natural Language Processing (NLP).

WhatsApp-Bots im Speziellen greifen aufvorprogrammierte Dialoge, Machine Learning und Trainingsdaten zurück, um die bestmöglichen Antworten auf User-Fragen zu liefern.

Machen Sie sich diese Systematik zunutze, erreichen Sie mitunter eine hohe Zahl an Menschen. Schließlich nutzen 85 Prozent der Deutschen WhatsApp. In Kombination mit der zunehmenden Verbreitung von Chatbots ist der WhatsApp-Business-Chatbot aus unserer Sicht so für jedes Unternehmen spannend, das viel Kundenkontakt zu bewältigen hat. Eine Umfrage zeigt zudem: 70 Prozent der befragten jungen Erwachsenen (18 bis 24 Jahre) nutzen mindestens einmal wöchentlich KI-Chatbots. Bei der etwas älteren Zielgruppe (45- bis 54-Jährige) verwenden gerade einmal 47 Prozent einen Chatbot.

Zu guter Letzt sollten Sie nicht nur wissen, wie Sie Chatbots im Allgemeinen für sich nutzen, sondern auf welche Art und Weise Ihnen WhatsApp als Tool weiterhelfen kann. Der Fakt, dass WhatsApp nicht nur ein Messengerdienst für die Kommunikation mit Freund:innen und Familie ist, sondern sich auch dazu eignet, mit der Kundschaft in Kontakt zu treten, ist ein wichtiger Aspekt.

Indem Ihr Kundenserviceteam genau weiß, wie es mit der Zielgruppe interagieren muss, kommen Sie mit Ihrem Unternehmen näher an jene Menschen heran, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nutzen möchten – hilfreiche Inhalte für ein besseres Verständnis liefert zum Beispiel der HubSpot-Leitfaden „WhatsApp für Unternehmen“.

WhatsApp-Chatbot erstellen: So geht’s in 7 Schritten

Sie möchten selbst aktiv werden und steigende Supportanfragen zielgerichteter beantworten?

Wir zeigen Ihnen in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie über die WhatsApp-Chatbot-API Ihren eigenen Assistenten erstellen.

Wir zeigen Ihnen in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie über die WhatsApp-Chatbot-API Ihren eigenen Assistenten erstellen.

Schritt 1: Was soll der Chatbot können?

Die Zielsetzung zu definieren ist besonders wichtig, um zu entscheiden, welches Tool Sie nutzen möchten und welche Punkte es bei der Einrichtung des Chatbots zu beachten gilt.

Egal, ob Sie den Kund:innenservice darüber abwickeln, Reminder oder Angebote verschicken oder Ihre Kundschaft beim Kauf begleiten möchten: Der große Vorteil eines WhatsApp-Chatbots liegt in der enormen Senkung des Zeitaufwands.

In Kombination mit einer KI ist es für Kundenserviceteams leichter denn je, das Volumen eingehender Anfragen zu kompensieren und zum Beispiel personalisierte Antworten zu formulieren, die sich aus den Informationen Ihrer vorhandenen Artikel, URLs, Blogs oder Wissensdatenbanken zusammensetzen. Auf diese Art und Weise funktioniert zum Beispiel auch HubSpots KI-Agent für den Kundenservice.

Quelle: HubSpot Spotlight

Schritt 2: Business-Profil anlegen

Für einen professionellen Auftritt brauchen Sie zunächst ein Business-Profil auf WhatsApp. Dazu laden Sie sich ganz einfach die WhatsApp-Business-App herunter. Legen Sie bei der Registrierung Ihren Unternehmensnamen sowie eine Kategorie fest. Haben Sie alle Kontaktdaten eingetragen, müssen Sie noch die Verifizierung Ihres Kontos beantragen, damit Ihr WhatsApp-Profil bestätigt wird.

In der Business-App haben Sie in den Einstellungen den zusätzlichen Reiter „Unternehmenstool“. Bereits hier können Sie vorgefertigte Nachrichten festlegen:

• eine Abwesenheitsnotiz
• eine Begrüßungsnachricht
• Schnellantworten

Auch wenn diese Optionen noch keinen richtigen KI-Chatbot ausmachen, können Sie auch die App-eigenen Tools für die Kommunikation via Messenger nutzen. Gerade für kleine Unternehmen ist das aus unserer Sicht eine effiziente Lösung.

Lieber ein Video zur Einrichtung schauen? Wir erklären die Vorgehensweise in einem kurzen Video:

Schritt 3: Zugang für die WhatsApp-Business-API beantragen

Um einen WhatsApp-Chatbot und den Messenger professionell zu verwenden, brauchen Sie die WhatsApp-Business API. Sie können den Zugang dazu direkt über WhatsApp beantragen oder aber über einen externen Anbieter. Haben Sie die API beantragt, können Sie Ihr Business-Profil mit einer Telefonnummer verknüpfen und mit dem Messaging starten.

Schritt 4: WhatsApp-Chatbot-Builder zur Programmierung nutzen

Den AI-Chatbot richten Sie am besten mithilfe eines externen Anbieters ein. Gewährt WhatsApp Ihnen den Zugriff auf die vollständige API, können Sie auch einen eigenen Chatbot programmieren.

Mithilfe von Softwarelösungen lassen sich die Sprachassistenten jedoch ganz schnell umsetzen – und zwar ganz ohne Programmierkenntnisse. Folgende Tools eignen sich besonders gut, um den WhatsApp-Chatbot einfach und schnell einzurichten:

Superchat

Superchat bietet die Erstellung eines WhatsApp-Bots mit einem Baukastensystem an, wofür Sie keine IT-Kenntnisse benötigen. Dieser Ansatz (No-Code oder Low-Code) gilt für fast alle modernen Tools, die wir bisher gesehen haben – jede und jeder kann also heute ohne viel Aufwand einen eigenen WhatsApp-Chatbot programmieren.

Für Superchat – auch eine Integration von ChatGPT in Ihren WhatsApp-Chatbot ist möglich – bezahlen Sie mindestens 89 Euro monatlich, die KI-Integration gibt’s ab 149 Euro pro Monat.

Manychat

Dieses Tool eignet sich vor allem für Marketing-Automatisierung sowie den Kund:innenservice. Das System ermöglicht es, ganze Broadcast-Listen bei WhatsApp mit neuen Nachrichten zu versorgen oder geschaltete Werbe-Anzeigen direkt mit WhatsApp zu verbinden, sodass Sie direkt in Leads umgewandelt werden können.

Nutzen Sie Manychat gratis für bis zu 1.000 Kontakte. Die Pro-Version mit allen Zugängen kostet Sie 15 Dollar im Monat, alles darüber hinaus wird als „Custom“-Lösung angeboten.

infobip

Die Plattform infobip bietet ebenfalls die Erstellung eines WhatsApp-Chatbots für ein verbessertes Kundenerlebnis an. Die Abrechnung erfolgt hier über verschiedene Arten von Konversationen, die über die Messaging-App stattfinden – Preise gibt es auf Anfrage.

Schritt 5: Stichwörter und Nutzerfragen definieren

Im nächsten Schritt können Sie festlegen, wann, wie und worauf der Chatbot reagieren soll. Je nachdem, für welches Tool Sie sich entschieden haben, bieten sich Ihnen dafür im Backend für Ihren WhatsApp-Chatbot verschiedene Möglichkeiten.

Zunächst sollten Sie eine Willkommensnachricht erstellen, in der sich der Bot vorstellt und mit einer Einstiegsfrage beginnt (etwa „Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?").

Die Anfragen werden dann in sogenannte „Intents“ kategorisiert: Darüber können Sie Stichwörter und die jeweiligen Kommandos definieren, die darauf folgen sollen. Hier legen Sie also fest, welche Fragen der Chatbot beantworten kann und welche nicht.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Emojis in den Texten zu verwenden. Dies lockert den Gesprächsfluss auf und sorgt dafür, dass der Chatbot nahbarer wirkt und nicht unangenehm als Maschine auffällt. Es lassen sich auch Medien wie Bilder oder Videos und ebenso Links versenden. Auf diese Weise können Sie eine Person beispielsweise während des Kaufs eng begleiten (Guided Buying) und ihm am Ende der Beratung den Link zum perfekten Produkt senden.

Weiß der Chatbot nicht weiter, sollten Sie Kund:innen immer die Möglichkeit geben, mit Mitarbeiter:innenzu kommunizieren. Der sogenannte hybride Bot, der im Zweifelsfall an Servicemitarbeiter:innen weiterleitet, kann immer eingesetzt werden, sobald eine Frage nicht mehr durch das System beantwortet werden kann. Eine weitere Möglichkeit ist es, den Bot Standardfragen klären zu lassen, um dann an einen Menschenabzugeben.

Schritt 6: Chatbot aktiv einsetzen

Nun müssen Sie den Chatbot nur noch mit WhatsApp verknüpfen, um ihn für Ihre Kundschaft nutzbar zu machen . Einige Plattformen ermöglichen es auch, den Chatbot in Ihre Website oder andere Kanäle einzubinden und ihn so bekannter zu machen.

Unternehmen kreieren für ihre Chatbots teilweise eigene Identitäten (eine sogenannte Botsanality), um so mehr Aufmerksamkeit zu erlangen und den Service in den sozialen Medien oder auf der eigenen Webseite zu verbreiten. Ein gutes Beispiel für einen WhatsApp-Chatbot ist der Chatbot Freddy von HelloFresh, der seine Gesprächspartner:innen gern mit der Frage „Was kochen wir heute?“ begrüßt.

Schritt 7: Testen Sie Ihren Chatbot

Im letzten Schritt sollten Sie Ihren Chatbot auf Herz und Nieren testen, bevor Sie ihn großflächig in E-Commerce & Co. einsetzen sowie auf Social Media bewerben.

Dazu können Sie entweder die WhatsApp-App oder auch die Web-Anwendung nutzen. Dabei gilt es, immer aus Kundensicht zu denken und dem Bot typische Fragen zu stellen, die der Kunde haben könnte. Durch regelmäßiges Testen können Sie auf diese Weise Schwachstellen aufdecken und Ihren Chatbot stets optimieren.

Wie kann man ChatGPT in WhatsApp nutzen?

Die Integration von ChatGPT in WhatsApp erfordert die Nutzung externer Tools oder APIs, da WhatsApp selbst keine native Unterstützung für ChatGPT bietet. Hier sind die Schritte, wie Sie ChatGPT in WhatsApp einbinden können:

1. WhatsApp-Business-API nutzen
   Beantragen Sie den Zugang zur WhatsApp-Business-API. Da die API nicht jedem Unternehmen direkt zur Verfügung steht, empfiehlt sich der Zugang über Drittanbieter, die die API bereitstellen und eine unkomplizierte Nutzung ermöglichen.
2. Externe Chatbot-Plattformen verwenden Um ChatGPT ohne Programmierkenntnisse in WhatsApp zu integrieren, können Sie Plattformen verwenden. Diese bieten fertige Chatbot-Builder an, mit denen sich ChatGPT nahtlos einbinden lässt.
3. Eigene Programmierung mit der OpenAI-API Für technisch versierte Nutzer gibt es die Möglichkeit, die OpenAI-API direkt mit der WhatsApp-Business-API zu verbinden. Diese Option erfordert jedoch Programmierkenntnisse und den Aufbau eines eigenen Servers zur Kommunikation zwischen den APIs.
4. Testen und Verfeinern Nachdem Sie ChatGPT integriert haben, sollten Sie den Chatbot gründlich testen. Achten Sie darauf, dass er typische Kundenanfragen zuverlässig beantwortet und setzen Sie auf hybride Modelle, bei denen komplexere Anliegen an Ihr Serviceteam weitergeleitet werden beziehungsweise Mitarbeiter:innen direkt eingreifen können.

Viele dieser Anforderungen gehören zu allgemeinen Regulierungen, die Meta vorgibt. So müssen Kund:innen der Unterhaltung mit einem Unternehmen aktiv zustimmen (Opt-In-Verfahren) – einfach so anschreiben ist demnach nicht erlaubt.

Außerdem können Chatbots nur innerhalb eines Zeitfensters von 24 Stunden antworten und müssen – wie in Punkt 4 bereits angedeutet – über eine Weiterleitung zu einem Menschen verfügen. Denken Sie also daran, Ihre Kommunikation entsprechend der DSGVO-Anforderungen einzurichten. Das geht beispielsweise durch Hosting in der EU.Was macht einen guten WhatsApp-Chatbot aus?

Wir haben schon einige verschiedene WhatsApp-Chatbots genutzt und daher zusammengefasst, was aus unserer Sicht einen guten Bot ausmacht.

Der letzte Punkt ist nicht verpflichtend, aber ein nettes „Nice-to-have“ im WhatsApp-Marketing – alle anderen Voraussetzungen sollten aber gegeben sein, damit Ihr Chatbot Ihre Kundinnen und Kunden auch wirklich weiterhilft.

Fazit: Integration eines WhatsApp-Chatbots entlastet Ihren Support

Messenger-Marketing in Verbindung mit Chatbots findet gerade im Customer Support vieler Unternehmen immer mehr Anklang. Viele Unternehmen nutzen die Technologie, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig den Service stärker auf die Bedürfnisse der Kundschaft auszurichten.

Dabei zeigt eine aktuelle Umfrage von Capgemini, dass noch viel ungenutztes Potenzial besteht: Nur 38 Prozent der Verbraucher:innen sind mit dem erhaltenen Support zufrieden. Dazu müsste es nicht kommen, wie es weiter heißt: „Fast 90 Prozent der Unternehmen können durch den Einsatz von Gen AI mehr Kundenprobleme bei der ersten Anlaufstelle lösen oder die Befragten gehen davon aus, dass dies bald gelingt.“

Die Vorteile beschränken sich dabei nicht nur auf die externe Kommunikation: Auch intern machen sich die positiven Effekte bemerkbar. So berichten 93 Prozent der befragten Unternehmen von schnelleren Reaktionszeiten und 84 Prozent von einer gesteigerten Produktivität der Mitarbeiter:innen.

Wie Ihre nächsten Schritte nun aussehen könnten:

1. Analysieren Sie die Kund:innenpräferenzen: Ermitteln Sie, ob Ihre Zielgruppe die Kommunikation über WhatsApp bevorzugt. Eine Umfrage ergab, dass WhatsApp der beliebteste digitale Kundendienstkanal ist.
2. Setzen Sie hybride Lösungen ein: Kombinieren Sie automatisierte Chatbot-Antworten mit der Möglichkeit, bei komplexen Anliegen nahtlos zu menschlichen Mitarbeiter:innen zu wechseln.
3. Gewähren Sie Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Kommunikation über WhatsApp den Datenschutzbestimmungen entspricht und die Daten Ihrer Kund:innen sicher verarbeitet werden.