„Alles in Maßen“ ist ein Motto, das sich perfekt auf Marketing Automation beziehen lässt. Marketing Automation ist eine großartige Möglichkeit Ihr Lead Management und Nurturing zu optimieren, auch wenn Sie aufpassen müssen nicht zu über-automatisieren. Wussten Sie, dass Sie sogar Verwaltungsaufgaben damit bewältigen können?

Mit Lead-Nurturing sprechen Sie Ihre Leads zum richtigen Zeitpunkt mit  passgenauen Inhalten an. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir diesen  kostenlosen Guide erstellt. Jetzt herunterladen!

Mit Workflows – also einer Reihe von automatisierten Abläufen, die Sie so ausrichten können, dass sie sich anhand der Verhaltens oder der Kontaktdaten einer Person ereignen – ist all dies möglich. Workflows holen das Beste aus Email Marketing heraus und heben Marketing Automation auf das nächste Level, dadurch dass sie Emails senden, Kontaktinformationen aktualisieren, Kontakte hinzufügen oder entfernen und Email Benachrichtigungen triggern können.

Aber wie genau richtet man einen automatisierten Workflow ein? Wie funktionieren Workflows überhaupt? In diesem Blogpost zeigen wir Ihnen die typischen Setup Schritte von Workflows, mit denen Sie dann Ihre eigenen zahlreichen Lead Nurturing Workflows aufsetzen können!

Bedenken Sie jedoch, dass der spezifische Ablauf eines Setups mit dem jeweiligen Tool, das Sie benutzen, variieren kann. Damit wir Sie nicht komplett verwirren, fokussieren wir uns in diesem Blogpost nur auf unser HubSpot Workflow Tool.

Schritt 1: Wählen Sie eine Start Bedingung

Als allererstes benötigen Sie eine Start Bedingung oder ein Kriterium, anhand dessen der Workflow ausgelöst wird, wenn der jeweilige Lead es erfüllt. Das Workflow Tool von HubSpot zum Beispiel lässt Sie zwischen drei Optionen wählen:

  • Ein Formular wird ausgefüllt
  • Eine „Smart List“ wird ausgelöst
  • Es gibt keine Anfangsbedingung

1. Workflow Beispiel: Ein Formular wird ausgefüllt

Die erste Möglichkeit besteht darin, dass der Workflow ausgelöst wird, wenn ein bestimmtes Formular ausgefüllt wird. Das ist besonders nützlich, wenn Sie eine Follow-Up Email senden möchten, nachdem eine Person ein spezifisches Dokument von Ihrer Seite heruntergeladen hat. Sagen wir mal Sie haben eine Landing Page mit einem Formular, das zum Download eines Ebooks führt. Vielleicht möchten Sie die Personen, die dieses Ebook heruntergeladen haben in einer Nurturing Kampagne mit mehr Content zu dem besprochenen Thema versorgen. Sie könnten einen Workflow aufsetzen, der maßgeschneiderte Emails zum jeweiligen Thema versendet und automatischen jeden Lead aufnimmt, der das Ebook heruntergeladen hat. So könnte das Setup beispielsweise aussehen: 

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2. Workflow Beispiel: Eine „Smart List“ wird ausgelöst

Ein Workflow kann auch dadurch ausgelöst werden, dass ein Lead zu einer bestimmten Liste hinzugefügt wird. Diese Listen können Sie so gestalten, dass sie nur Leads beinhalten, die bestimmte Kriterien erfüllen bezüglich Kontakteigenschaften oder Verhaltensmustern. Bei HubSpot können Sie „Smart Lists“ erstellen, die sich anhand spezifischer Kriterien dynamisch aktualisieren und alle Leads aufnehmen, die das jeweilige Kriterium erfüllen:

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Zum Beispiel können Sie eine Smart List aufsetzen mit Leads, die Ihrer Webseite eine bestimme Anzahl von Besuchen abgestattet haben, oder eine mit Leads, die eine kostenlose Testversion angefordert haben, oder eine mit Leads, die in Texas wohnen und weniger als 50 Mitarbeiter haben, usw...  Sie können die Listen anhand jeder beliebigen Information in Ihrem Datenbestand aufsetzen und die Workflows durch diese auslösen lassen. So haben Sie eine große Auswahl an Möglichkeiten die Regeln Ihrer Workflows anzufertigen.

3. Workflow Beispiel: Es gibt keine Anfangsbedingung

Zuletzt können Sie auch einen Workflow aufsetzen, der keine bestimmte Start Bedingung enthält. Das bedeutet einfach nur, dass Sie die Kontakte manuell in den Workflow hinzufügen möchten. Wenn Sie zum Beispiel eine Konferenz oder irgendein anderes Marketing Event leiten und Sie einen Workflow einrichten wollen für die Leads, die Sie vom Event gewonnen haben, dann ist es vielleicht einfacher die Liste der Leads per Hand zum Workflow hinzuzufügen. Oder auch bei einer Co-Marketing Initiative könnten Sie eine Liste mit Opt-Ins importieren und diese mit einem bestimmten Satz an Emails versorgen. 

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Schritt 2: Triggern Sie die gewünschten Handlungen

Jetzt geht es ans Eingemachte – die Abfolge der Handlungen, die der Workflow auslöst. 

Ähnlich wie bei den Start Bedingungen gibt es verschiedene Arten von Handlungen, die Sie in Ihrem Workflow auslösen können:

  • Den Wert eines Kontaktes bestimmen
  • Eine automatische Email senden
  • Einen Kontakt zu einer Liste hinzufügen oder entfernen
  • Eine Email Benachrichtigung versenden

1. Den Wert eines Kontaktes bestimmen

Wie wir oben schon erwähnt haben, können Workflows dazu genutzt werden, die Kontaktdaten Ihres Leads zu ändern oder zu aktualisieren. Dadurch wird es Ihnen extrem erleichtert Massenupdates in Ihrer Datenbank zu verwalten, statt manuell einen Lead nach dem anderen bearbeiten zu müssen. Sagen wir einfach Sie haben eine Hand voll neuer Kontakte, die Sie in Ihrer Datenbank als Abonnenten vermerken möchten. Dazu können Sie einfach eine Liste mit diesen Kontakten erstellen und sie zu einem Workflow hinzufügen, der dem Kunden-Lebenszyklus (Customer Lifecycle Value =CLV) den Wert „Abonnent“ zuordnet.

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Zum Beispiel haben Sie vielleicht ein Kontaktfeld, das anzeigt ob ein Lead eine Demoversion eines Ihrer Produkte angefragt hat. Sie können diese Kontakte direkt absetzen, damit Sie sie als hochqualifizierte Leads erkennen.

Der Workflow könnte im Endeffekt sagen „Wenn das „Demoversion angefragt“ Feld eines Leads den Wert ‚wahr’ hat, dann wird der CLV geändert zu „Qualifizierter Marketing Lead“. In diesem Fall wäre Ihre Start Bedingung eine Smart List (die der Leute, die eine Demoversion angefragt haben) und eine Handlung (verändere den CLV zu „Qualifizierter Marketing Lead“).

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Vielleicht wollen Sie auch einen Workflow, der bestimmte Teile der Kontaktinformationen ändert. Wie etwa eine Liste erstellen mit Leads, bei denen das Feld mit dem Unternehmensnamen unausgefüllt ist, und diesen allen den Wert „unbekannt“ zuordnen. 

2. Automatische Emails senden

Die zweite Art der Handlungen, die ein Workflow auslösen kann, ist eine automatische Email zu schicken. Das ist wahrscheinlich der unmittelbarste Use-Case für Workflows, da Sie Ihre Leads mit einer maßgeschneiderten Abfolge von Emails versorgen können. Mit HubSpot können Sie zum Beispiel Emails verwenden, die Sie schon erstellt haben, und diese speziell für Marketing Automation aufsparen, sodass Sie die Emails dann in einen Workflow einbinden können. Dadurch können Sie all Ihre Emails schon im Voraus aufsetzen und sie mit Workflows nach einem bestimmten Zeitplan und in einer bestimmten Reihenfolge absenden.

Die Workflows können aus so vielen Schritten bestehen, wie Sie wollen – eine Nurturing Kampagne kann aus zwei Follow Up Emails bestehen oder aus sechs Follow Up Emails, oder.... Die Kampagne kann sich über fünf Tage erstrecken, oder zwei Wochen, oder drei Monate. Wie auch immer Sie Ihre Workflows aufsetzen, sie erleichtern Ihren Lead Nurturing Prozess enorm durch die Automatisierung.

3. Einen Kontakt zu einer Liste hinzufügen oder entfernen

Als dritte Möglichkeit können Sie einen Workflow darauf ausrichten, dass er einen Kontakt zu einer Liste hinzufügt - oder ihn davon entfernt. Auf diese Art können Sie die Handhabung Ihrer Lead-Listen deutlich vereinfachen, da Sie den sonst manuellen Prozess automatisieren.

Wenn Sie beispielsweise ein Webinar leiten und eine Landing Page erstellt haben, auf der Besucher sich mittels eines Formulars anmelden können, könnte ein Workflow alle Leads, die das Formular ausfüllen, zu einer Liste mit Webinar Anmeldungen hinzufügen. Auch hier haben Sie eine Anfangsbedingung (das Formular ausfüllen) und eine Handlung (zu einer Webinar Anmeldungen Liste hinzufügen). Könnte nicht einfacher sein, oder?

Workflow Tipps

4. Email Benachrichtigungen versenden

Die letzte Art von auszuführenden Handlungen ist das Versenden einer Email Benachrichtigung. Hier können Sie eine Benachrichtigung an eine bestimmte Adresse schicken in dem selben Moment, in dem etwas Wichtiges bei einem Ihrer Kontakte passiert ist. Die möglichen Szenarien sind vielzählig!

Zum Beispiel eine Email, die einen Mitarbeiter im Vertrieb anzeigt, dass ein Lead ein wichtiges Formular ausgefüllt hat, zum Beispiel für eine Preisübersicht. Sie können den Vertriebler auch darüber in Kenntnis setzen, dass ein Lead zu einem qualifizierten Lead aufgestiegen ist, eine gewisse Lead Score Schwelle überschritten hat oder sich irgendein anderer Wert in seiner Datenakte geändert hat.

Sie können sogar eine Benachrichtigung für Ihren Social Media Manager aufsetzen, die abgeschickt wird, wenn ein Lead in das System kommt, der ein „Social Media Influencer“ ist, je nachdem wie viel Follower er auf Twitter hat. Workflows vereinfachen es Ihnen erheblich wichtige Veränderungen im Blick zu behalten, damit Sie wissen welche Leads bereit sind von Ihnen kontaktiert zu werden, sodass Sie zeitgleich handeln können.

Workflow Tipps

Das Tolle an Workflows ist, dass Sie viele unterschiedliche Handlungen in einen Workflow integrieren können, in welcher Reihenfolge auch immer. Sie können einen Workflow erstellen, dessen Start Bedingung „Füllt ein Formular aus“ ist, wodurch die erste Handlung getriggert wird: „Hinzufügen zu der Liste Webinar Anmeldungen“, die zweite dann: „Aktualisierung des CLV zu ‚Lead’“ und die dritte Handlung: „Ein Test-Angebot an die Email Adresse des Teilnehmers schicken“ ist. Dann haben Sie sichergestellt, dass jedes Mal, wenn ein Lead dieses Formular ausfüllt, die drei Handlungen ausgeführt werden, ohne dass Sie etwas davon selbst erledigen müssen. 

Schritt 3: Wartezeit festlegen

Workflows sollten Ihnen ermöglichen den Zeitpunkt der geplanten Handlungen genau festzulegen. Für jeden einzelnen Schritt im Workflow können Sie so etwas sagen wie „Ich möchte, dass der Lead diese Email nach zwei Tagen erhält, wenn er dieses Formular ausgefüllt hat und dann die nächste Email nochmal fünf Tage danach bekommt.“ Wollen Sie, dass Kontaktdaten sofort aktualisiert oder Leads direkt zu einer Liste hinzugefügt werden, wenn diese in den Workflow eintreten, dann setzen Sie die Wartezeit einfach auf Null. Sie können den Ablauf der einzelnen Handlungsschritte auf eine beliebig lange Zeit ausdehnen und zugleich das Timing bis auf die Tage, Stunden oder sogar Minuten hin genauestens planen.

Wartedauern sind für jeden Lead individuell angepasst. Wenn Max Mustermann am Montag in Ihren Workflow eintritt, dann bekommt er die Folgemail zwei Tage später, nämlich am Mittwoch. Aber Erika Mustermann ist er am Dienstag in den Workflow gekommen, doch auch sie erhält die Email zwei Tage später und zwar am Donnerstag.

Wenn Sie alles manuell machen müssten, würden Sie wahrscheinlich nicht Max eine Email am Mittwoch und Erika dann die gleiche erst am Donnerstag schicken, oder? Viel zu aufwendig. Sie würden wahrscheinlich einfach an einem er Tage die Folgemail an die gesamte Lead Liste schicken und Abstriche bei der Effektivität machen, da Sie das Timing Ihres Marketings nicht auf die Bedürfnisse Ihrer Leads anpassen würden.

Workflow Tipps

Dank Workflows können Sie alles so planen, dass es zum richtigen Zeitpunkt automatisch versendet wird und Sie sich nicht mehr um Wartezeiten von Einzelpersonen kümmern müssen. Das Wichtigste daran: Sie terminieren Ihr Marketing danach was das Beste für Ihre Leads und nicht danach was das Einfachste für Ihren vollen Terminkalender ist.

Schritt 4: Personalisieren Sie Ihre Einstellungen

Der letzte wichtige Aspekt eines Workflows sind seine Einstellungen. Es gibt zahlreiche Einstellungen, mit denen Sie den Ablauf Ihrer Workflows verfeinern können, wodurch Sie sie effektiver machen. Im HubSpot Workflow Tool können Sie zum Beispiel auswählen, dass die Workflows nur unter der Woche ablaufen. Wenn Sie Ihren Leads am Wochenende keine Emails schicken wollen, können Sie mit dieser Einstellung die Wartezeiten wenn nötig außer Kraft setzen. Anders gesagt: alle Schritte, die so geplant sind, dass sie an einem Samstag oder Sonntag fällig wären, werden einfach auf Montag verschoben.

Ihnen sollte es zudem möglich sein in Ihren Einstellungen eine bestimme Zeitspanne festzulegen, in denen einzelne Schritte abgehandelt werden. In HubSpot können Sie auch bestimmte Wartezeiten überspringen. Sagen wir, dass Sie durch Recherche festgestellt haben, dass Ihr Email Marketing die höchsten Clickthrough Raten morgens erreicht.

Mit dieser Erkenntnis im Hinterkopf können Sie Ihre Workflows so einstellen, dass sie Emails nur zwischen 7 und 12 Uhr morgens versenden. Wenn die eingeplante Wartezeit eigentlich die Folgemail am Nachmittag verschicken würde, schiebt der Workflow diese auf den nächsten Morgen.

Lead-Nurturing effektiv nutzen

Ursprünglich veröffentlicht am 23. Januar 2018, aktualisiert am Januar 23 2018

Themen:

Marketing-Automatisierung