Arbeitszeiterfassung in Excel: Anleitung & Vorlage

Flexible Arbeitszeiten liegen im Trend – ganz besonders in unsicheren Zeiten. Das stellt viele Arbeitgeber vor eine Herausforderung, denn das deutsche Arbeitszeitgesetz regelt genau, wie lange Mitarbeiter maximal tätig sein dürfen. Wie aber nachweisen, dass die Grenzen eingehalten werden, wenn jeder Beschäftigte zu anderen Zeiten arbeitet? Die Lösung ist eine einfache Tabelle zur Arbeitszeiterfassung in Excel. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese selbst anlegen und die Auswertung automatisieren können.

Wollen Sie es sich ganz einfach machen, können Sie hier eine fertige Vorlage herunterladen. 

Bild: Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung: Mit einer Excel-Vorlage ganz einfach

Die Vor- und Nachteile flexibler Arbeitsmodelle werden seit Jahren öffentlich diskutiert und in immer mehr Unternehmen auch in der Praxis getestet. Die einen arbeiten in Gleitzeit, die anderen in Schichten oder nach Vertrauensarbeitszeit. Was für die Arbeitnehmer mehr Flexibilität bedeutet, ist für die Arbeitgeber ein Mehraufwand: Sie müssen die tatsächliche Arbeitszeit erfassen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachweisen, die Qualität der Arbeit kontrollieren und die Gehälter korrekt abrechnen zu können.

Eine gängige Methode ist die Erfassung der gearbeiteten Stunden in einem Lohnzettel. Um die Nutzung sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter zu erleichtern, bietet sich eine einheitliche Excel-Vorlage an, in der die Beschäftigten selbstständig ihre Arbeitszeiten eintragen können.

Für die Mitarbeiter bedeutet dieses Verfahren einen Mehraufwand. Es ist eine zusätzliche Aufgabe, an die sie zunächst einmal denken und die sie dann in ihren normalen Arbeitsablauf einbinden müssen.

Bei der Erstellung der Vorlage ist es deshalb wichtig, einen zentralen Punkt zu beachten: Der Stundenzettel sollte so einfach wie möglich gehalten sein. Mitarbeiter sollen sich zurechtfinden, ohne darüber nachdenken zu müssen. Wählen Sie eine klare, unmissverständliche Struktur, beschränken Sie sich auf das Wesentliche und heben Sie die wichtigsten Elemente durch Farben oder Fettmarkierungen hervor.

Das gehört in die Excel-Vorlage für den Stundenzettel

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Vorlage zur Arbeitszeiterfassung starten können, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie die Angaben genau erfassen wollen. Pflicht sind natürlich der Name des Mitarbeiters und seine genaue Arbeitszeit an den einzelnen Tagen. Innerhalb dieses Rahmens gibt es aber verschiedene Optionen.

In manchen Unternehmen tragen Mitarbeiter die Uhrzeiten von Arbeitsbeginn und -ende zum Beispiel manuell in Zahlen ein. In anderen markieren sie einen Bereich von Uhrzeit A bis Uhrzeit B und in wieder anderen kreuzen sie die Stunden an, in denen sie anwesend waren. Zudem ist es möglich, Urlaubs- und Krankheitstage sowie Pausen zu erfassen.

Haben Sie sich für ein Vorgehen entschieden, können Sie Ihre Excel-Tabelle einrichten. In die Kopfzeile tragen Sie alle gewünschten Angaben ein, eine je Spalte. Die einzelnen Zeilen können Sie mit den Namen der Mitarbeiter beschriften.

Achten Sie auf eine übersichtliche Formatierung. Möglich ist zum Beispiel, für jeden Monat oder jede Woche ein separates Tabellenblatt anzulegen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeiter leichter den Überblick.

Sollten in Ihrem Unternehmen so viele Mitarbeiter tätig sein, dass es nötig wird, in der Tabelle zu scrollen, können Sie die Kopfzeile fixieren. Sie bleibt dann immer oben stehen und erleichtert Ihren Beschäftigten das Ausfüllen der Tabelle.

Zum Fixieren öffnen Sie einfach den Reiter „Ansicht“. Anschließend klicken Sie auf den Punkt „Fenster einfrieren“ und dann auf „Oberste Zeile einfrieren“.

Mit automatischer Berechnung die Auswertung erleichtern

Excel nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab, indem es aus den einzelnen Arbeitsstunden automatisch eine Gesamtzeit errechnet. Diese Berechnung müssen Sie allerdings einmalig einstellen.

1. Legen Sie zunächst eine Spalte für die Gesamtarbeitszeit an.

2. Klicken Sie in das Feld, in dem das Ergebnis angezeigt werden soll.

3. Geben Sie eine Formel nach dem Muster =C2+D2 ein. Geben Sie dabei die Felder an, die zusammengerechnet werden sollen.

4. Drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer Tastatur.

Möchten Sie mehr als zwei Zellen zusammenrechnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis auftauchen soll.

2. Tippen Sie die Formel =SUMME(Anfangszelle:Endzelle) ein. Die Anfangszelle ist dabei die erste, die in die Berechnung einbezogen werden soll, die Endzelle die letzte. Die fertige Formel könnte also zum Beispiel so aussehen: =SUMME(C2:H2).

Fazit: Mit einer Vorlage zur Zeiterfassung schnell ans Ziel

Ein Stundenzettel ist eine ausgesprochen unkomplizierte Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen – oder erfassen zu lassen. Im besten Fall ist das Dokument so simpel und übersichtlich gehalten, dass jeder Beschäftigte es selbst ausfüllen kann.

Ein weiterer großer Vorteil der Arbeitszeiterfassung mit Excel ist, dass Sie Ihnen Arbeit spart. Das Programm kann die Gesamtarbeitszeit automatisch erfassen, sodass Sie keine Mühe mit der Auswertung haben. Zudem können Sie den Stundenzettel beliebig häufig verwenden und für neue Wochen, Monate und Jahre einfach duplizieren, sobald Sie einmal eine gute Vorlage erstellt haben.

Achten Sie bei der Vorbereitung Ihres Stundenzettels darauf, dass alle wichtigen Angaben enthalten sind, aber lassen Sie unbedingt alle überflüssigen Elemente weg. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Beschäftigten das Dokument korrekt verwenden können. Zudem sollten Sie vor der ersten Nutzung sicherstellen, dass die automatischen Berechnungen richtig funktionieren.

Am sichersten, einfachsten und schnellsten sind diese Aufgaben für Sie erledigt, wenn Sie unsere kostenlose Vorlage zur Arbeitszeiterfassung nutzen.

Titelbild:  Djim Loic / Unsplash