Die 10 besten Apps zur Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Arbeitsalltags. Sie hilft dabei, die Produktivität zu steigern, Projekte effizient zu managen und genaue Abrechnungen zu gewährleisten. Mittlerweile gibt es zahlreiche Apps zur Zeiterfassung auf dem Markt. Hier den Überblick zu behalten, fällt schwer. Deswegen stellen wir in diesem Artikel die zehn besten Apps zur Zeiterfassung vor.

Digitale Zeiterfassung per App statt Excel

Während der Zeitaufwand in der Vergangenheit häufig noch händisch dokumentiert werden musste, sind die Zeiten der Zettelwirtschaft dank Internet, PC und Smartphone inzwischen passé.

Statt die Arbeits- und Pausenzeiten sowie Abwesenheiten von Mitarbeitenden manuell mit Excel zu erfassen, können entsprechende Apps genutzt werden. Diese erleichtern die Erfassung erheblich und sind keine Zeitfresser.

Dabei stehen den Nutzerinnen und Nutzern viele Funktionen zur Verfügung: Von der mobilen Arbeitszeiterfassung über die detaillierte Auswertung des Zeitaufwandes bis hin zu umfangreichen Funktionen zur Projektzeiterfassung samt integriertem Rechnungssystem ist alles möglich.

Der Nutzen für Unternehmen liegt auf der Hand: Ein geringerer Aufwand für die Zeitaufzeichnung, die automatische Kontrolle der Arbeitszeit und übersichtlichere Informationen zu Projektzeiten mit mehreren Beteiligten sind nur einige der Vorteile, die sich hier bieten.

Auch Kundinnen und Kunden profitieren davon: Eine lückenlose Dokumentation der Projektzeit schafft Transparenz bei der Kalkulation und Abrechnung.

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Welches ist die beste Zeiterfassungs-App?

Die beste Zeiterfassungs-App ist abhängig von den gewünschten Funktionen. Bei dem vielfältigen Angebot an Zeiterfassung-Apps fällt es schwer herauszufinden, welche für die eigenen Anforderungen am besten geeignet ist.

Die technischen Voraussetzungen sind dabei fast zweitrangig, denn es gibt sowohl Desktop-Anwendungen für Windows und Mac als auch webbasierte Cloud-Lösungen und Apps für Android sowie iOS.

Funktionalität, einfache Bedienung, spezielle Features und Schnittstellen zu anderen Anwendungen – das sind die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungs-App. Darin unterscheiden sich die Anbieter auch im Wesentlichen. Manche fallen ganz simpel aus, andere bieten unzählige Möglichkeiten.

Um eine passende App für die Zeiterfassung zu finden, die zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen passt, stellen wir Ihnen im Folgenden zehn Tools vor.

Die 10 besten kostenlosen und kostenpflichtigen Zeiterfassungs-Apps im Check

1. Toggl
2. Fiverr Workspace
3. clocko:do
4. Hubstaff
5. Stechuhr X
6. Clientary
7. clockin
8. Timeular
9. Stempeluhr 2.1
10. ZMI

1. Toggl

Quelle: Screenshot Toggl

Toggl macht eine einfache und flexible Arbeitszeitaufzeichnung auf mehreren Geräten möglich. Die Zeiterfassungs-App ist sowohl als Web- als auch Desktop-Version für Windows und Mac sowie als App für iOS und Android verfügbar.

Funktionen und Vorteile von Toggl

Es ist möglich, die erfasste Zeit in verschiedene Programme zu exportieren. Zum Beispiel werden Berichte, Diagramme und Protokolle in Asana, Trello und Google Docs als Excel-Dateien gespeichert, per E-Mail verschickt oder via Link geteilt.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von Toggl im Überblick:

• One-Click-Timer für einfaches Tracking der Zeit
• Detaillierte Berichte und Analyse-Dashboards für Einblicke in Projektfortschritte und die Produktivität
• Über 100 Integrationen mit verschiedenen Tools wie Asana, Trello, Jira, Google Docs
• Verbindung mit Kalendern und Kalender-Apps zur einfachen Zeiterfassung von Terminen
• Pomodoro-Timer für fokussiertes Arbeiten (bei der Pomodoro-Technik wird die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte mit Pausen unterteilt)
• GDPR-konform und unterstützt Single Sign-On (SSO)
• Synchronisierung aller Daten in Echtzeit über alle Geräte hinweg
• Visualisierung der erfassten Zeiten und Daten in verschiedenen Diagrammformen

Toggl: Preis

Sie können die kostenlose Version mit bis zu fünf Userinnen und Usern nutzen. Die bezahlten Pakete beginnen bei 9 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung im Starter-Paket pro Nutzenden. Das Premium-Paket kostet 18 Euro. Zudem gibt es eine Enterprise-Version auf Anfrage. Alle Pläne konnten wir 30 Tage lang kostenlos testen.

Verfügbar für: iPhone | Android | Desktop

2. Fiverr Workspace

Quelle: Screenshot Fiverr

Fiverr ist vor allem als Vermittlungsplattform für Aufträge zwischen Unternehmen und Freelancerinnen und Freelancern bekannt. Der Funktionsumfang der dazugehörigen App Fiverr Workspace geht weit über die reine Zeiterfassung hinaus.

Funktionen und Vorteile von Fiverr Workspace

Neben einer detaillierten Stundenaufzeichnung gibt es zahlreiche Optionen zum Aufgaben- und Projektmanagement, zur Kontakt- sowie zur Kostenverwaltung und Rechnungserstellung. Die Nutzenden haben zudem die Möglichkeit, detaillierte Berichte sowie Angebote und Verträge anzufertigen.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von Fiverr Workspace im Überblick:

• Zeiterfassungs-App für Desktop und Web inklusive Multi-Geräte-Tracking
• Zeiterfassung mit automatischer Erstellung von Rechnungen basierend auf der erfassten Zeit
• Anpassbare Zeiterfassung, spezifische Zeitrahmen oder Aktivitäten lassen sich direkt bearbeiten
• Automatisierte Stundenzettel, die Aktivitäten und Stunden direkt ersichtlich machen
• Echtzeit-Tracking der Arbeitszeit
• Integration der Zeiterfassung mit bzw. in andere Prozesse wie Aufgaben- und Vertragsmanagement
• Echtzeit-Budgetverfolgung zur Kontrolle des Projektfortschritts im Vergleich zu den geschätzten Zeiten

Fiverr Workspace: Preis

Das Pricing bei Fiverr Workspace ist simpel. Entweder entscheiden Sie sich für die kostenlose Version oder das Unlimited-Paket, das bei 18 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung liegt.

Verfügbar für: iPhone | Android | Desktop

3. clocko:do

Quelle: Screenshot clocko:do

Viele cloudbasierte Anwendungen haben einen großen Nachteil: Sie speichern Ihre Daten auf Servern im Ausland, was aus unserer und der Sicht des Datenschutzes bedenklich sein kann. Dieses Problem gibt es bei clocko:do nicht. Das Tool wurde in Deutschland entwickelt, wo sich auch die Server befinden.

Funktionen und Vorteile von clocko:do

clocko:do liefert Ihnen eine „digitale Stempeluhr“ mit individuellen Berichten, Projektzeiterfassung, Stundenzetteln und einer nachträglichen Zeitverwaltung.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von clocko:do im Überblick:

• Einfache und schnelle Zeiterfassung, die sowohl online als auch offline funktioniert
• Umfassende Berichte, die nach Projekt, Kunde, Mitarbeiterin oder Zeitraum sortiert werden können
• Mitarbeiterberichte, die Überstunden, Urlaubstage & Co. auf einen Blick zeigen und Excel-Daten für die Lohnbuchhaltung generieren
• Detaillierte Projektberichte und Stundenzettel zur Überwachung des Projektfortschritts
• Nachträgliche Zeiterfassung
• Integration mit bestehenden Abrechnungstools über Plugins, APIs und CSV-Exporte

clocko:do: Preis

Die deutsche Zeiterfassungs-App bietet eine kostenlose Einstiegsversion für Freelancerinnen und Freelancer. Weitere Pakete gibt es für 5 Euro (Basic), 9 Euro (Pro) und 12 Euro (Enterprise) pro Nutzenden und Monat. Ein 14-tägiger Testzeitraum ist immer inkludiert.

Verfügbar für: iPhone | Android | Desktop

4. Hubstaff

Quelle: Screenshot Hubstaff

Die Zeiterfassung erfolgt bei Hubstaff mittels Stechuhr-System. Vor allem die Vorlagen für Stundenzettel, die Echtzeitüberwachung durch Screenshots oder GPS-Ortung sowie die detaillierte Berichterstattung und einfache Bedienung zeichnen diese App aus.

Funktionen und Vorteile von Hubstaff

Das Tool eignet sich besonders dann, wenn Vorgesetzte oder Auftraggeber eine umfassende, transparente Dokumentation der Arbeitszeit wünschen.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von Hubstaff im Überblick:

• Zeiterfassung mit Desktop-, Web- und mobilen Apps für Windows, Mac, Linux, iOS und Android
• Detaillierte Berichte mit verschiedenen Kriterien basierend auf automatisierten Stundenzetteln
• GPS-Tracking und Geofencing für automatische Zeiterfassung beim Betreten oder Verlassen von Arbeitsstandorten
• Verfolgung von Projektkosten und -budgets basierend auf Stunden, Stunden- oder Zahlungssätzen
• Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen
• 17 verschiedene Zeitberichte zur Analyse der Arbeitszeit und -effizienz

Hubstaff: Preis

Sie können Hubstaff in vielen verschiedenen Konfigurationen nutzen. Die Standardpakete reichen von 4,99 US-Dollar bis 25 US-Dollar monatlich pro Nutzerin und Nutzer bei jährlicher Zahlung. Darüber hinaus gibt es verschiedene Add-ons wie Insights, Locations und Tasks, die ebenfalls monatlich gezahlt werden.

Verfügbar für: iPhone | Android | Desktop

5. Stechuhr X (für iOS)

Quelle: Screenshot App Store

Die Stechuhr X ist eine kostenlose Zeiterfassungs-App, die exklusiv für das iPhone entwickelt wurde. Wie der Name schon verrät, funktioniert sie nach dem Stechuhr-Prinzip.

Funktionen und Vorteile von Stechuhr x

Die App fokussiert sich ausschließlich auf die Zeiterfassung und ist dank des übersichtlichen Funktionsumfangs einfach zu bedienen. Nutzende können die Parameter für Pausen, Urlaub, Arbeitszeit und Wochenstunden personalisieren.

Nach Wunsch können die Daten per E-Mail exportiert werden.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von Stechuhr X im Überblick:

• Sehr einfache Zeiterfassung durch Ein- und Ausstempeln sowie Pausen
• Export der erfassten Arbeitszeiten als CSV-Datei per E-Mail
• Unterstützt Englisch und Deutsch
• Benutzerfreundliche Oberfläche ohne unnötige Funktionen, ideal für einfache Anforderungen

Stechuhr X: Preis

Die App ist für iOS kostenlos.

Verfügbar für: iOS

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6. Clientary

Quelle: Screenshot Clientary

Clientary ist keine reine Zeiterfassungs-App, sondern bietet neben der Zeiterfassung auch eine integrierte Buchhaltungsfunktion und weitere Features vor allem für Selbstständige.

Funktionen und Vorteile von Clientary

Die Nutzenden verwalten mit dem Programm unter anderem ihre Angebote und Ausgaben. Die Integration mit Stripe macht die Überweisungen für Kunden und Kundinnen besonders einfach. Auch wiederkehrende Rechnungen und unterschiedliche Währungen sind für die App kein Problem.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von Clientary im Überblick:

• Live-Zeiterfassung und geplante Stunden wöchentlich oder monatlich erfassen
• Stunden direkt in abrechenbare Posten und Rechnungen konvertierbar
• Automatische Rechnungserstellung aus den erhobenen Daten
• Integrierte Projektverwaltung mit Budgetüberwachung, Fristen und variablen Stundensätzen
• Unterstützung mehrerer Zeiterfassungsmodi (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Integration mit Tools wie QuickBooks, Stripe, Google und Zapier
• Einfache Bedienung, geeignet für Teams aller Größen

Clientary: Preis

Clientary erhalten Sie für 19 US-Dollar (Basic), 39 US-Dollar (Team) oder 59 US-Dollar (Agency) pro Monat. In der Basis-Version sind maximal 30 Nutzende möglich, in den anderen beiden gibt es keine Begrenzung. Alle drei Pakete können Sie 14 Tage lang kostenlos testen.

Verfügbar für: Desktop

7. clockin

Quelle: Screenshot clockin

Mit clockin können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden mobil, stationär und im Home-Office per App erfassen. Die Zeiterfassungs-App setzt dabei auf eine besonders einfache und übersichtliche Oberfläche, damit auch nicht-technikaffine Menschen damit arbeiten können.

Funktionen und Vorteile von clockin

Die Arbeitszeiten können bei clockin tätigkeitsbasiert erfasst werden. Alle Ergebnisse werden zudem in der Software in Echtzeit zusammengeführt, sodass die Stundenlisten automatisch erstellt und direkt an Lohnbuchhaltungsysteme übergeben werden können. Auch eine Abwesenheitsverwaltung mit Kalender und Funktionen zur Auftragsdokumentation (Fotoskizzen, Notizen, digitale Formulare, etc.) finden sich in der App.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von clockin im Überblick:

• Echtzeit-Tracking dank einfachem Ein- und Ausstempeln sowie Pausenerfassung
• Online-Zeiterfassungssystem, das Informationen sicher speichert und jederzeit zugänglich macht
• Anpassbare Online-Zeiterfassungsblätter, die zum Beispiel auch gefahrene Kilometer umfassen
• Lohnabrechnungsberichte mit verschiedenen Methoden zur Überstundenberechnung
• Integration mit Google Apps for Work und Outlook
• Kontrollpunkte zur Verwaltung von Ein- und Ausstempel-Standorten
• Mobile Unterstützung für Android und iOS, um die Zeiterfassung von jedem Gerät aus zu ermöglichen
• Berichterstattung und Analyse von erfassten Zeiten, Aktivitäten und Projektfortschritten

clockin: Preis

Möchten Sie clockin außerhalb der 14-tägigen Testphase nutzen, beginnen die Preise bei 3,59 Euro pro Monat und Nutzerin und Nutzer bei 24-monatiger Laufzeit für das kleinste Paket. Weitere Pakete beginnen bei 6,29 Euro und 8,99 Euro.

Verfügbar für: iPhone | Android | Desktop

8. Timeular

Quelle: Screenshot Timeular

Timeular ist ein aufgeräumtes, cloudbasiertes Zeiterfassungssystem. Mit diesem können die Mitarbeitenden leicht die Arbeitszeiten für verschiedene Projekte erfassen und auswerten.

Funktionen und Vorteile von Timeular

Neben den typischen Funktionen, die wir auch bei anderen Zeiterfassungs-Apps gesehen haben, gibt es bei Timeular etwas Besonderes – das mitgelieferte Oktaeder. Mit dem Gerät lässt sich die Arbeitszeit ganz spielerisch erfassen.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von Timeular im Überblick:

• Automatische Zeiterfassung basierend auf App-Nutzung, besuchten Websites und Kalenderereignissen
• Physischer Tracker in Form eines 8-seitigen Würfels (Oktaeder), der durch einfaches Umdrehen die Zeit für verschiedene Aufgaben erfasst
• Mobile, Desktop- und Web-Apps
• Team-Zeiterfassung mit Rollenverwaltung und Projektordnern
• Umfassende Berichte und Analysen zur Produktivität und Projektauswertung
• Integration mit über 3.000 Apps, einschließlich Google Calendar und Projektmanagement-Tools
• GDPR-konform
• Offline-Zeiterfassung mit automatischer Synchronisation bei erneuter Internetverbindung

Timeular: Preis

Bei jährlicher Zahlung kostet das günstigste Timeular-Paket (Personal) 6,30 Euro. Weitere Pakete gibt es für 9,60 Euro (Personal Pro) und 14,60 Euro (Team). Auch eine Enterprise-Version ist auf Anfrage erhältlich. Alle Pakete haben bis zu 20 Plätze und eine 30-tägige, kostenlose Testphase.

Das Oktaeder kostet einmalig 57,50 Euro.

Verfügbar für: iPhone | Android | Desktop

9. Stempeluhr 2.1 (für Android)

Quelle: Screenshot Googel Play Store

Wer es schlicht mag und Android nutzt, kann Stempeluhr 2.1 verwenden. Diese Zeiterfassungs-App für Android ist gratis.

Funktionen und Vorteile von Stempeluhr 2.1

Unter Einstellungen lassen sich Arbeitsstunden, Urlaubstage und Pausen definieren, sodass die App die Arbeitszeit automatisch ausrechnen kann. Sie können zudem zwischen dem Haupt- und Nebenjob wechseln und bei Bedarf Notizen hinzufügen.

Anschließend können Sie Ihre Wochen- und Monatsberichte als Excel-Tabellen exportieren oder an die gewünschte E-Mail verschicken.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von Stempeluhr 2.1 im Überblick:

• Einfache Erfassung der Arbeitszeiten durch Start-, Pause- und Entstempelung
• Integrierte Pausenerfassung
• Möglichkeit zur NFC-Übertragung für schnelles Ein- und Ausstempeln
• Erstellung von monatlichen und wöchentlichen Reportings (Export als PDF oder Excel)
• Verwaltung und Nachverfolgung von Überstunden sowie regulären Arbeitszeiten
• Unterstützung von Android-Versionen ab 5.1

Stempeluhr 2.1: Preis

Stempeluhr 2.1 ist kostenlos nutzbar.

Verfügbar für: Android

10. ZMI

Quelle: Screenshot ZMI

Mit ZMI lassen sich Arbeitszeiten digital erfassen und auswerten. Die Buchung kann über stationäre oder mobile Terminals, Webportal oder per App erfolgen. Darüber hinaus können auch HR-Prozesse wie Urlaubs- und Gleitzeitanträge abgebildet werden.

Funktionen und Vorteile von ZMI

Erfasste Zeiten werden automatisch bewertet und können direkt in die Lohnabrechnung (etwa zu DATEV) übergeben werden. Zusätzlich kann das Tool um Personaleinsatzplanung, Projektzeiterfassung und Zutrittskontrolle ergänzt werden.

Die wichtigsten Funktionen und Benefits von ZMI im Überblick:

• Echtzeit-Zeiterfassung über den Browser und eine mobile App
• Einfache Verwaltung von Arbeitszeiten und Projekten durch flexible Anpassung an unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Tarifvereinbarungen
• Cloud-basierte Lösung für ortsunabhängige Nutzung
• Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheitstage
• Integration mit bestehenden Systemen für Auftrags- und Projektzeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle und Fahrzeugdatenerfassung
• Tiefgehende Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten
• Datenexport zu Systemen wie Lexware

ZMI: Preis

ZMI macht zu den Preisen für die App keine Angaben.

Verfügbar für: iPhone | Android | Desktop

Wann ist die Zeiterfassung Pflicht?

Mit der richtigen App auf dem Smartphone, iPad, Laptop oder PC ist die Zeiterfassung ein Kinderspiel. Doch wann ist das überhaupt Pflicht? Während es für Ihr Selbstmanagement natürlich keine Regelungen gibt, sieht das im Arbeitskontext anders aus. Hier gibt es klare Gesetze und Vereinbarungen:

• Arbeitsschutzgesetz: Gemäß § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) müssen Arbeitszeiten der Mitarbeitenden dokumentiert werden – die Zeiterfassung ist also Pflicht, vor allem bei Überstunden.
• Mindestlohngesetz: Nach § 17 MiLoG sind Unternehmen verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Minijobbern und -jobberinnen zu dokumentieren. Das gilt auch für Beschäftigte in bestimmten Branchen, etwa dem Bau-, Gast- und Reinigungsgewerbe.
• Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen: In einigen Branchen und Unternehmen können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen die Pflicht zur Zeiterfassung festlegen.

Fazit: Einfache und kostenlose Zeiterfassungs-Apps bringen deutlichen Mehrwert

Apps zur Zeiterfassung sparen Ressourcen und können Ihr Selbstmanagement verbessern. Dazu bieten sie durch ihre vielfältigen Zusatzfunktionen auch einen Mehrwert für Projektmanagement und Buchhaltung.

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie sich zuerst überlegen, welche Funktionen unbedingt benötigt werden – und welche eher optional sind. Es ist zum Beispiel nicht sehr sinnvoll, eine große Timetracking-Anwendung mit Angebots- und Rechnungserstellung anzuschaffen, wenn bereits Tools für diese Aufgaben vorhanden sind.

Titelbild: HubSpot