„Früher war alles besser. Da war die Welt noch nicht so schnelllebig!“ Denken Sie Derartiges auch manchmal? Das liegt zum Teil daran, dass Sie in einer Zeit groß geworden sind, in der es mehr asynchrone als synchrone Kommunikation gab. Wir erklären Ihnen, was es damit auf sich hat.
![→ Effiziente Nutzung von Google Workspace & Google-Apps [Kostenloser Download]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/53/8426a5e5-a6a8-4c96-8e24-d1be7390e131.png){kind=small}
Was ist asynchrone Kommunikation?
Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass das Senden und Empfangen von Informationen, zum Beispiel als Text, nicht in Echtzeit erfolgt. Das heißt, es gibt eine deutliche Verzögerung zwischen dem Versenden der Information durch den Sender bzw. die Senderin, sowie dem Aufnehmen und Reagieren des Empfängers bzw. der Empfängerin.
Asynchrone Kommunikation: Beispiele
Bekannte Beispiele für asynchrone Kommunikation sind Briefe, E-Mails, Memos, Videoaufzeichnungen, Web-Foren und Intranet-Mitteilungen. Diese Kanäle und Medien fallen unter die Kategorie der asynchronen Kommunikation, da mit ihnen kein Austausch in Echtzeit möglich ist.
Welche Bedeutung hat die asynchrone Kommunikation?
Die asynchrone Kommunikation hat sich im Geschäftsleben über Jahrhunderte etabliert. Denn im alten Rom oder im Mittelalter gab es keine Möglichkeit, „live“ über weite Distanzen hinweg zu korrespondieren. Je größer die Entfernungen, desto langsamer wurde die asynchrone Kommunikation.
Auch heute gibt es noch sehr viel asynchrone Kommunikation, zum Beispiel beim Versenden von Briefpost oder beim Austausch per E-Mail. Die zunehmende Digitalisierung, unter anderem angetrieben durch die Corona-Pandemie, beschleunigt zwar das Wachstum der synchronen Kommunikation, doch die asynchrone Kommunikation wird deshalb nicht aussterben.
Asynchrone und synchrone Kommunikation: So unterscheiden sie sich
Synchrone Kommunikation heißt, das Aussenden von Informationen findet ohne Verzögerung − also in Echtzeit − statt. Dementsprechend kann die empfangende Person sofort darauf antworten, wenn sie das möchte oder kann.
Bei der asynchronen Kommunikation ist das nicht möglich, da aufgrund der Medien, Kanäle und Transportwege ein deutlicher Zeitunterschied entsteht. Dank des Internets und anderen technischen Lösungen wächst das Angebot an Möglichkeiten, um synchron zu kommunizieren.
Synchrone Kommunikation: Beispiele
Jede Art der Kommunikation, die direkt und ohne Unterbrechung stattfindet, ist synchron. Dazu gehören Face-to-Face-Gespräche, Präsenz-Meetings und Videokonferenzen über Tools wie Microsoft Teams oder Zoom, Telefonate und Instant Messenger (WhatsApp, Slack und dergleichen).
Vorteile und Nachteile der asynchronen Kommunikation
Die asynchrone Kommunikation mag auf den ersten Blick veraltet wirken, doch sie hat weiterhin ihre Stärken.
Vorteile der asynchronen Kommunikation
Die asynchrone Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit von Teams, die räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind. Wenn Ihnen eine Kollegin oder ein Kollege aus Australien mittags eine E-Mail schickt (aus ihrer bzw. seiner Sicht), müssen Sie − aufgrund der Zeitverschiebung − nicht Ihren Schlaf unterbrechen, um zu antworten.
Das können Sie auch ein paar Stunden später in Ruhe erledigen. Zudem haben Sie den Vorteil, Ihre Formulierungen genau zu überlegen. So können Sie Missverständnisse und Schreibfehler reduzieren.
Die asynchrone Kommunikation nimmt Druck aus dem Arbeitsalltag. Sie können Ihre Korrespondenz theoretisch dann erledigen, wenn es in Ihren Tagesablauf passt. Das verringert Ablenkung und Stress. Zudem lässt sich die Effizienz erhöhen, wenn Sie mehrere Mails oder Geschäftsbriefe an einem Stück verfassen.
Ein weiterer Vorteil: Asynchrone Kommunikation lässt sich sehr gut archivieren und nachverfolgen.
Nachteile der asynchronen Kommunikation
Zu den Nachteilen zählt unter anderem, dass sich viele Dinge leichter in gesprochenen Worten als in niedergeschriebenen Nachrichten vermitteln lassen. Eine asynchrone Kommunikation beansprucht somit mehr Zeit.
Sind Sie es nicht gewohnt, sauber zu formulieren, schleichen sich schnell unsaubere oder unklare Formulierungen in E-Mails, Briefe oder Memos ein. Das Klären von Missverständnissen frisst zusätzlich Zeit.
Asynchrone Kommunikation eignet sich daher nicht für Aufgaben oder Informationen, die schnell vermittelt werden müssen. Zumal E-Mails, Briefe und andere asynchrone Medien gerne mal übersehen oder ganz vergessen werden.
Vorteile und Nachteile der synchronen Kommunikation
Auch die synchrone Kommunikation umfasst sowohl positive als auch negative Aspekte:
Vorteile der synchronen Kommunikation
Die größte Stärke der synchronen Kommunikation ist die Schnelligkeit. Sie können zum Beispiel unverzüglich mit anderen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen wichtige Informationen austauschen − ideal für brenzlige Situationen. Kommen Fragen oder Missverständnisse auf, können Sie diese sofort klären.
Sitzen Sie in einem Meeting zusammen oder tauschen Sie sich per Videokonferenz aus, sehen Sie zudem Ihr Gegenüber. Das schafft einen persönlichen Kontakt und stärkt die Bindung. In Teams und bei Geschäftspartnerschaften ist das essenziell.
Nachteile der synchronen Kommunikation
Ein spontaner Anruf oder eine Nachricht im Chatsystem lenkt Sie unter Umständen von der Arbeit ab. Derartige Unterbrechungen schaden dem Fokus und der Effizienz.
Da synchrone Kommunikation von der Schnelligkeit lebt, werden Formulierungen häufig nachlässig übermittelt (Messenger-Nachrichten voller Schreibfehler kennen vermutlich alle) und relevante Informationen vergessen (es ist keine Zeit fürs Sammeln aller Unterlagen).
Und: Wenn jemand mit Ihnen synchron kommuniziert, steht dahinter meist die Erwartung, dass Sie sofort reagieren sollten. Das baut einen unglaublichen Druck auf.
Tipps, wann und wo Sie asynchrone Kommunikation nutzen
Machen Sie in Ihrem Team oder gar im gesamten Unternehmen klar, welche Vorteile und Nachteile die asynchrone und synchrone Kommunikation haben. Legen Sie fest, wann welche Möglichkeiten sinnvoller sind.
So können Sie sich beispielsweise dafür einsetzen, dass nach 18 Uhr keine Telefonate mehr geführt werden. Zugleich können Sie vorschlagen, Angebote lediglich per E-Mail anzunehmen. Und ermuntern Sie die Teammitglieder zum Telefonhörer zu greifen, wenn eine Aufgabe unklar ist, anstatt eine lange Mail mit Nachfragen zu verfassen.
Wichtig: Sachverhalte, die sauber dokumentiert werden müssen, sollten alle asynchron erledigen. Denn Mails, Memos und Geschäftsbriefe lassen sich einfach archivieren und gegebenenfalls durchsuchen.
Asynchrone Kommunikation ist kein Anachronismus!
Ja, früher war die Welt noch nicht so hektisch wie heute, das stimmt. Doch trotz moderner Möglichkeiten wie Slack, MS Teams, Zoom, Facebook Messenger und Co. heißt das nicht, dass Sie stets nur synchron kommunizieren müssen. Die asynchrone Kommunikation hat aufgrund ihrer Vorteile immer noch ihre Daseinsberechtigung − und das ist auch gut so.
Titelbild: andresr / iStock / Getty Images Plus