Bitte um Rückmeldung: Tipps für wirksame Formulierungen

In der Geschäftskorrespondenz kommt es immer wieder vor, dass Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerinnen nicht zugegen sind oder wichtige Antworten ausstehen. Als Office Professional müssen Sie in diesem Fall wissen, wie Sie eine adäquate Bitte um Rückmeldung formulieren. Wir klären hier, worauf es dabei ankommt und welche Formulierungen besonders wirksam sind.

Bitte um Rückmeldung: Formulierung für Brief und E-Mail

Im geschäftlichen Schriftverkehr gelten allerlei Regeln und Empfehlungen, um Respekt und Höflichkeit zu wahren. Bei einer Bitte um Rückmeldung sollten Sie daher auf bestimmte Punkte achten, um Ihr Anliegen der Situation entsprechend korrekt zu formulieren. Ein typischer Aufbau dieses Schreibens sieht folgendermaßen aus:

Einstiegsbegrüßung

Jedes seriöse Schreiben, sei es per E-Mail oder Geschäftsbrief, sollte mit einer passenden Grußformel und Anrede beginnen. Grußlose Schreiben zeigen nicht nur mangelnden Respekt, sondern sind für die Kontaktperson auch schwerer einzuordnen. Mit Grußformeln am Anfang und Ende wird sofort ersichtlich, wer der Adressat und wer die Absenderin des Schreibens ist.

Die Art der Begrüßung hängt von mehreren Faktoren ab und kann entweder persönlich, mit Erwähnung eines konkreten Namens, oder unpersönlich gestaltet werden.

Vorstellung und Anliegen

Bei Erstkontakten sollten Sie sich zunächst kurz vorstellen und danach direkt zu Ihrem Anliegen kommen. Erwähnen Sie dabei möglichst neutral, dass Sie bereits eine Kontaktaufnahme versucht haben. Das kann dem Adressaten bzw. der Adressatin helfen, die Kontaktversuche – etwa mehrere Telefonanrufe – zuzuordnen.

Bei der Formulierung Ihres Anliegens kommt es stark darauf an, wie dringend die Rückmeldung erfolgen soll. Handelt es sich eher um ein „Es wäre schön, wenn“, genügt eine einfache Bitte, sich bei Ihnen zu melden. Ist die Antwort allerdings wichtig, etwa weil Fristen im Raum stehen, Ihre E-Mail eine Zahlungserinnerung ist oder weil es sonst zu internen Verzögerungen kommt, sollten Sie dies auf jeden Fall anmerken und um eine zeitnahe, ggf. auch befristete Rückmeldung bitten. Den Grund für die Dringlichkeit müssen Sie aber nicht darlegen.

Kontaktmöglichkeiten

Geben Sie zum Ende noch an, wie und wann Sie zu erreichen sind, mit Tages- und Uhrzeiten, selbst wenn Sie eine Signatur mit Kontaktmöglichkeiten verwenden. Auf diese Weise schaffen Sie zusätzliche Klarheit und erleichtern der Adressatin bzw. dem Adressaten die weitere Kommunikation.

Schlussformel

Beenden Sie Ihr Schreiben mit einer passenden Schlussformel und Ihrem vollständigen Namen bevor Ihrer Unternehmensposition und Signatur. Zu den Klassikern unter den Schlussformeln zählen „Mit freundlichen Grüßen“ (traditionell), „Freundliche Grüße“ (modern) oder „Viele Grüße“ (gängig).

Um Rückmeldung bitten per E-Mail: Tipps und Fehler

E-Mails sind ein ideales Medium, wenn Sie schnell und persönlich um Rückmeldung bitten müssen. Allerdings können hierbei eine Menge Fehler unterlaufen – nicht nur beim Format, sondern auch inhaltlich. Mit diesen fünf Tipps gehen wir auf die wichtigsten Punkte ein, die gute von schlechten Formulierungen unterscheiden.

1. Verwenden Sie die richtige Begrüßung

Dass Grußformeln zum guten Ton gehören, haben wir bereits etabliert. Mit der richtigen Begrüßung und Verabschiedung setzen Sie einen professionellen Rahmen und fördern eine klare Kommunikation. Benutzen Sie nach Möglichkeit immer persönliche Begrüßungen, doch beachten Sie dabei den Grad der Distanziertheit. Ein paar Beispiele zur Inspiration:

Lockere Begrüßungen:

• Lieber Thomas, liebe Susanne X: für Kollegen bzw. Kolleginnen oder sehr gute Bekannte
• Hallo Herr/Frau X: Empfänger bzw. Empfängerin bekannt und bereits ein längerer Kontakt

Höfliche Begrüßungen:

• Sehr geehrte/r Herr/Frau X: Empfänger bzw. Empfängerin bekannt, aber noch kein längerer Kontakt
• Guten Tag Herr/Frau X: Empfänger bzw. Empfängerin bekannt und bereits ein längerer Kontakt
• Sehr geehrte Damen und Herren: unpersönlich, Empfänger bzw. Empfängerin unbekannt

Hinweis: Informelle und umgangssprachliche Formulierungen wie „Hi“ oder „Hey“ sind bei jüngeren Unternehmen und Start-ups weit verbreitet, sollten in externen Geschäftsmails aber dennoch vermieden werden.

2. Wählen Sie einen freundlichen, aber bestimmten Ton

Egal, wie dringend Sie auf eine Rückmeldung warten – bleiben Sie ruhig und freundlich. Vorwürfe oder Befehle wirken unprofessionell und werfen kein gutes Licht auf Sie und Ihr Unternehmen. Statt eines „Ich hatte Sie schon drei Mal versucht anzurufen“ sollten Sie deshalb auf eine neutrale Floskel wie „Leider konnte ich Sie bisher nicht erreichen“ zurückgreifen.

Ihr Anliegen und Ihre Bitte um Rückmeldung können Sie zum Beispiel so formulieren:

• Ich melde mich bei Ihnen, weil …

• Ich melde mich bezüglich …

• Ich bitte um Rückmeldung bezüglich …

• Um den Auftrag rechtzeitig abschließen zu können, bitte ich um Ihre Rückmeldung bis zum …

• Bitte rufen Sie mich zeitnah zurück, um …

3. Vermeiden Sie Konjunktive und Modalwörter

Die Schwierigkeit bei der Formulierung einer Bitte ist, sie weder als Forderung noch Frage darstellen zu lassen. Konjunktive und Modalwörter wie „eventuell“ und „vielleicht“ sollten Sie deshalb unbedingt meiden. Sätze wie „Ich wäre Ihnen außerordentlich dankbar, wenn Sie sich zurückmelden würden“ oder „Könnten Sie mich vielleicht bis Freitag zurückrufen?“ zeugen von Unsicherheit und wirken alles andere als dringlich.

4. Fassen Sie sich kurz

Im Idealfall umfasst eine Bitte um Rückmeldung nur wenige Sätze. Erklären Sie Ihr Anliegen direkt nach der Begrüßung und fügen Sie Ihre Bitte unmittelbar hinzu. Wenn eine hohe Dringlichkeit besteht, ist es sinnvoll, die Rückmeldung zu befristen. Gründe für Fristen oder Ähnliches sind für diesen Fall nicht relevant und sollten daher auch nicht erwähnt werden.

5. Nutzen Sie die Kraft der Dankbarkeit

Ein kurzes Danke am Ende Ihres Schreibens ist nicht nur höflich, sondern auch äußerst wirksam und animierend. Ein Dankesgruß kann entweder allein oder in Kombination mit der Schlussformel stehen:

• Vorab vielen Dank.
• Im Vorhinein herzlichen Dank für Ihre Zeit.
• Vielen Dank im Voraus, dass Sie sich die Zeit nehmen.
• Vorab meinen besten Dank.
• Vielen Dank und freundliche Grüße …
• Ich danke Ihnen und verbleibe mit freundlichen Grüßen …

Beispiel für eine Bitte um Rückmeldung

Nutzen Sie gerne das folgende Beispiel zur Orientierung und passen Sie die entsprechenden Stellen mit Ihren Daten und Inhalten an:

Fazit: Formulieren Sie Ihre Bitte stets höflich und zielführend

Eine Bitte um Rückmeldung kann in zahlreichen Situationen nötig werden, verfolgt aber immer ein simples Ziel: Sie möchten eine schnelle Antwort. Halten Sie sich daher möglichst kurz und verwickeln Sie sich nicht in Erklärungen oder Details. Eine freundliche, aber bestimmte Wortwahl sorgt für die nötige Höflichkeit und animiert zu einer raschen Kontaktaufnahme.

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