In der Geschäftskorrespondenz kommt es immer wieder vor, dass Ansprechpartner bzw. Ansprechpartnerinnen nicht zugegen sind oder wichtige Antworten ausstehen. Als Office Professional müssen Sie in diesem Fall wissen, wie Sie eine adäquate Bitte um Rückmeldung formulieren. Wir klären hier, worauf es dabei ankommt und welche Formulierungen besonders wirksam sind. Für ein noch professionelleres Auftreten empfiehlt sich die Verwendung einer E-Mail-Signatur mit Generator, die automatisch Kontaktdaten integriert.

Bitte um Rückmeldung: Formulierung für Brief und E-Mail

Im geschäftlichen Schriftverkehr gelten allerlei Regeln und Empfehlungen, um Respekt und Höflichkeit zu wahren. Bei einer Bitte um Rückmeldung sollten Sie daher auf bestimmte Punkte achten, um Ihr Anliegen der Situation entsprechend korrekt zu formulieren. Ein typischer Aufbau dieses Schreibens sieht folgendermaßen aus:

Einstiegsbegrüßung

Jedes seriöse Schreiben, sei es per E-Mail oder Geschäftsbrief, sollte mit einer passenden Grußformel und Anrede beginnen. Grußlose Schreiben zeigen nicht nur mangelnden Respekt, sondern sind für die Kontaktperson auch schwerer einzuordnen. Mit Grußformeln am Anfang und Ende wird sofort ersichtlich, wer der Adressat und wer die Absenderin des Schreibens ist.

Die Art der Begrüßung hängt von mehreren Faktoren ab und kann entweder persönlich, mit Erwähnung eines konkreten Namens, oder unpersönlich gestaltet werden.

Vorstellung und Anliegen

Bei Erstkontakten sollten Sie sich zunächst kurz vorstellen und danach direkt zu Ihrem Anliegen kommen. Erwähnen Sie dabei möglichst neutral, dass Sie bereits eine Kontaktaufnahme versucht haben. Das kann dem Adressaten bzw. der Adressatin helfen, die Kontaktversuche – etwa mehrere Telefonanrufe – zuzuordnen.

Bei der Formulierung Ihres Anliegens kommt es stark darauf an, wie dringend die Rückmeldung erfolgen soll. Handelt es sich eher um ein „Es wäre schön, wenn“, genügt eine einfache Bitte, sich bei Ihnen zu melden. Ist die Antwort allerdings wichtig, etwa weil Fristen im Raum stehen, Ihre E-Mail eine Zahlungserinnerung ist oder weil es sonst zu internen Verzögerungen kommt, sollten Sie dies auf jeden Fall anmerken und um eine zeitnahe, ggf. auch befristete Rückmeldung bitten. Praktische Tools wie HubSpot E-Mail-Marketing erleichtern zudem die Nachverfolgung von Rückmeldungen.

Kontaktmöglichkeiten

Geben Sie zum Ende noch an, wie und wann Sie zu erreichen sind, mit Tages- und Uhrzeiten, selbst wenn Sie eine Signatur mit Kontaktmöglichkeiten verwenden. Auf diese Weise schaffen Sie zusätzliche Klarheit und erleichtern der Adressatin bzw. dem Adressaten die weitere Kommunikation.

Schlussformel

Beenden Sie Ihr Schreiben mit einer passenden Schlussformel und Ihrem vollständigen Namen vor Ihrer Unternehmensposition und E-Mail-Signatur. Zu den Klassikern unter den Schlussformeln zählen „Mit freundlichen Grüßen“ (traditionell), „Freundliche Grüße“ (modern) oder „Viele Grüße“ (gängig).

Fazit: Formulieren Sie Ihre Bitte stets höflich und zielführend

Eine Bitte um Rückmeldung kann in zahlreichen Situationen nötig werden, verfolgt aber immer ein simples Ziel: Sie möchten eine schnelle Antwort. Halten Sie sich daher möglichst kurz und verwickeln Sie sich nicht in Erklärungen oder Details. Eine freundliche, aber bestimmte Wortwahl sorgt für die nötige Höflichkeit und animiert zu einer raschen Kontaktaufnahme. Falls Sie regelmäßig Follow-ups schreiben, können Sie mit E-Mail-Tools von HubSpot Nachrichten automatisieren und deren Zustellung zuverlässig tracken.

Titelbild: Oscar Wong / iStock / Getty Images Plus