Wenn ein Kunde oder eine Kundin ein Produkt kauft, ist die Arbeit des Marketings und Vertriebs noch nicht erledigt. Denn neben dem erfolgreichen Verkaufen gehört auch die Nachbetreuung der Kundschaft zum Aufgabengebiet der beiden Abteilungen, um für Zufriedenheit und eine andauernde Geschäftsbeziehung zu sorgen. Dazu zählt unter anderem die richtige Formulierung der Zahlungserinnerung. Denn sie ist ein weiterer After-Sales-Touchpoint, der die Kommunikation und damit die Zufriedenheit ankurbelt.

Was bedeutet Zahlungserinnerung?

Der Begriff „Zahlungserinnerung“ ist ein freundlich klingendes Synonym für Mahnung. Zahlt ein Kunde oder eine Kundin eine Rechnung nicht, sollten Sie die Person darauf hinweisen.

Um niemandem sofort auf die Füße zu treten, hat es sich eingebürgert, die ersten Mahnungen als Zahlungserinnerung zu bezeichnen, obwohl es sich rein rechtlich um die gleichen Dinge handelt: eine Entgeltforderung, die Sie an den Schuldner oder die Schuldnerin stellen.

Zahlungsfristen: Wann sind Rechnungen zu begleichen?

Die Kundschaft sollte eine Rechnung im besten Fall sofort bei Erhalt der Produkte oder bei Abschluss einer Dienstleistung bezahlen. Das geschieht zum Beispiel im Supermarkt oder bei einem Bäcker.

Kann eine Privatperson (B2C) eine Rechnung später begleichen, beispielsweise bei einer Onlinebestellung, müssen Sie ihr eine konkrete Zahlungsfrist nennen.

Bei Geschäftskunden und -kundinnen (B2B) gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen – sofern Sie nichts anderes vereinbart haben. Das bedeutet, Sie können auf Ihrer Rechnung das Zahlungsziel verkürzen oder verlängern. Letzteres ist ein probates Mittel, um Kundschaft zu werben und ein gutes Image aufzubauen.

Zahlungserinnerung: Ab wann kann man sie stellen?

Zahlt ein Schuldner oder eine Schuldnerin die Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist, können Sie direkt nach Ablauf eine Zahlungserinnerung beziehungsweise Mahnung schicken. Dies ist aber nicht empfehlenswert.

Zum Beispiel könnte die Person die Rechnung vergessen haben, krank gewesen sein oder es gab Probleme beim Zahlungseingang. Wollen Sie in solch einer Situation gleich drohen und für schlechte Stimmung sorgen? Geben Sie Ihrem Kunden oder ihrer Kundin lieber eine kleine Schonfrist.

Rufen Sie die in Schuld stehende Person nach Ablauf der Frist an, oder schicken Sie eine E-Mail. Fragen Sie nach, ob es Probleme gibt, und weisen Sie freundlich auf den Verzug der Rechnungszahlung hin.

Ist das Zahlungsziel deutlich überschritten, sollten Sie jedoch eine erste Mahnung aussenden. Hier hat es sich eingebürgert, diese noch als Zahlungserinnerung zu bezeichnen.

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Zahlungserinnerung

Kostenlose und frei anpassbare Word-Vorlage für eine Zahlungserinnerung.

Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung?

Es gibt kein konkretes Zahlungserinnerungs-Muster, das die gesetzgebende Instanz vorschreibt. Ihre erste Mahnung können Sie mündlich aussprechen (beispielsweise per Telefon oder im direkten Kontakt). Sie können sie ebenso per Briefpost versenden oder eine E-Mail schreiben.

Wichtig ist, dass Sie auf die Form Ihrer Zahlungserinnerung achten. Geben Sie bei der Schriftform folgende Dinge an:

  • Ihre vollständige Adresse und die der säumigen Kundschaft
  • Beschreibung der zu zahlenden Ware oder Dienstleistung
  • Die Rechnungsnummer und/oder das Rechnungsdatum als Referenz
  • Den offenen Rechnungsbetrag
  • Eine neue Frist für die Begleichung

Zahlungserinnerung: Vorlage und Beispiel

Ihre erste Mahnung könnte kurz und knapp wie in dieser Vorlage aussehen:

Zahlungserinnerung  Rechnung Nr. ABC-0815 vom 11.04.2021  Sehr geehrte Frau Maier,   wir möchten Sie hiermit daran erinnern, die Rechnung ABC-0815 vom 11.04.2021 über die Lieferung von 30 Säcken Mehl zu begleichen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag in Höhe von 230,50 Euro bis zum 23.06.2021 auf unser Konto.   Mit freundlichen Grüßen,   Bernd SchmittJe nachdem, in welchem Verhältnis Sie zu Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin stehen, können Sie das Muster der Zahlungserinnerung umformulieren und ausschmücken. Vergessen Sie aber hierbei nicht die Nennung der Fakten (Rechnungsdatum, Betrag, Frist etc.).

Tipp: Im Internet finden Sie zahlreiche, kostenlose Muster die Sie als Vorlage für Ihre Zahlungserinnerung nutzen können. Schauen Sie sich ein paar an, und lassen Sie sich von den Mustern für Ihr Schreiben inspirieren. Passen Sie Ihre Formulierungen an die Kommunikationsweise in Ihrem Unternehmen an.

Ausbleibende Zahlung: Folgt ein Mahnverfahren?

Ist Ihr Kunde oder Ihre Kundin trotz der Zahlungserinnerung im Verzug, gilt es, am Ball zu bleiben. Es ist üblich, folgende Schritte zu gehen:

  • 1. Zahlungserinnerung
  • 2. Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung
  • 3. Mahnung
  • Rechtliche Schritte

Diese Schritte können Sie so gehen, müssen es aber nicht. Es steht Ihnen frei, bereits nach Ablauf der ersten Zahlungsfrist „härtere Bandagen” anzuziehen. Sie müssen nicht – wie es oft vermutet wird – zuerst drei Mahnungen schreiben.

Bedenken Sie jedoch: leiten Sie zu schnell, harte Konsequenzen ein, schädigt das unter Umständen dem Ruf Ihres Unternehmens, was die Beziehung zur Kundschaft negativ beeinflusst.

Was tun, wenn die in Schuld stehende Person nicht zahlt?

Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten. Zum einen können Sie mit jeder Zahlungserinnerung einen Verzugszins verlangen und diesen auf die Rechnung draufschlagen. Bei der Berechnung des Verzugszinses müssen Sie allerdings rechtliche Vorgaben beachten und sollte sich diesbezüglich vorab informieren.

Kann oder will die Person nicht bezahlen, können Sie dem Schuldner oder der Schuldnerin die Rechnung auch erlassen. Oder Sie vereinbaren eine Ratenzahlung, bei der unter Umständen nicht der volle Betrag beglichen werden muss. Bei der Ausgestaltung sind Sie frei, halten Sie aber alles schriftlich fest.

Bestehen Sie auf die Bezahlung, lässt sich der Betrag durch ein Inkassounternehmen oder durch ein gerichtliches Mahnverfahren eintreiben. Ein Weg, der unangenehm für Ihren Kunden oder Ihre Kundin ist. Und einer, bei dem eventuell hohen Kosten für Ihr Unternehmen anfallen.

Kein Zahlungseingang? Bleiben Sie ruhig!

Wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, ist das ärgerlich. Doch ergreifen Sie nicht gleich harte Maßnahmen! Immerhin gilt die Weisheit „Der Kunde ist König – und Königin” auch nach dem Kauf.

Erarbeiten Sie eine Strategie, wie Sie als Gläubiger oder Gläubigerin mit Kundschaft umgehen, die in Zahlungsverzug gerät. Und verfassen Sie beispielsweise sympathische und freundliche Erinnerungen an die Zahlung. Sie werden sehen, es lohnt sich.

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Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 25. August 2021, aktualisiert am August 25 2021

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