Zahlungserinnerung schreiben: Fristen, Inhalt und Vorlage

Werden Sie auch nervös, wenn ein Kunde oder eine Kundin nicht bezahlt? Liegt Ihre Nervosität darin begründet, dass Sie sich davor scheuen, eine Zahlungserinnerung zu schreiben? Verständlich, denn Sie sollten bei Ihrer Zahlungserinnerung freundlich, aber bestimmt und zugleich auch noch rechtlich korrekt formulieren. Hier erklären wir Ihnen, wie das geht.

Ist eine Zahlungserinnerung eine Mahnung?

Ja. Der Begriff „Zahlungserinnerung“ ist ein freundlich klingendes Synonym für Mahnung. Meist nennen Unternehmen ihre ersten beiden Mahnungen Zahlungserinnerung, erst danach wird konkret von Mahnung gesprochen. Wenn Sie möchten, können Sie auch gleich eine streng formulierte Mahnung ohne Zahlungserinnerung aussenden.

Zahlungsfristen: Wann sind Rechnungen zu begleichen?

Die Kundschaft sollte eine Rechnung im besten Fall sofort bei Erhalt der Produkte oder bei Abschluss einer Dienstleistung bezahlen. Das geschieht zum Beispiel im Supermarkt oder in einer Bäckerei.

Kann eine Privatperson (B2C) eine Rechnung später begleichen, beispielsweise bei einer Onlinebestellung, müssen Sie ihr eine konkrete Zahlungsfrist nennen.

Bei Geschäftskunden und -kundinnen (B2B) gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen – sofern Sie nichts anderes vereinbart haben. Das bedeutet, Sie können auf Ihrer Rechnung das Zahlungsziel verkürzen oder verlängern. Letzteres ist ein probates Mittel, um Kundschaft zu werben und ein gutes Image aufzubauen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Zahlungserinnerung?

Zahlt ein Schuldner oder eine Schuldnerin die Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Frist, können Sie direkt nach Ablauf eine Zahlungserinnerung beziehungsweise Mahnung schicken. Dies ist aber nicht empfehlenswert.

Zum Beispiel könnte die Person die Rechnung vergessen haben, krank gewesen sein oder es gab Probleme beim Zahlungseingang. Wollen Sie in solch einer Situation direkt drohen und für schlechte Stimmung sorgen? Geben Sie Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin lieber eine kurze „Karenzzeit“.

Rufen Sie die in Schuld stehende Person nach Ablauf der Frist an oder schicken Sie eine E-Mail. Fragen Sie nach, ob es Probleme gibt, und weisen Sie freundlich auf den Verzug der Rechnungszahlung hin.

Ist das Zahlungsziel deutlich überschritten, sollten Sie jedoch eine erste Mahnung aussenden. Hier hat es sich eingebürgert, diese noch als Zahlungserinnerung zu bezeichnen. Setzen Sie hier eine deutliche „Zahlungserinnerungs-Frist“, die als letzte Chance zum Begleichen der offenen Rechnung dient.

Zahlungserinnerung: Per Mail, Brief oder Telefon?

Es gibt kein konkretes Zahlungserinnerungs-Muster, das die gesetzgebende Instanz vorschreibt. Ihre erste Mahnung können Sie mündlich aussprechen (beispielsweise in einem Telefongespräch oder im direkten Kontakt). Sie können jedoch auch eine Zahlungserinnerung schreiben und dann per Briefpost oder E-Mail versenden.

Zahlungserinnerung: Pflichtangaben, die Sie nicht vergessen dürfen

Wichtig ist, dass Sie auf die Form Ihrer Zahlungserinnerung achten. Geben Sie bei der Schriftform folgende Dinge an:

• Ihre vollständige Adresse und die der säumigen Kundschaft
• Beschreibung der zu zahlenden Ware oder Dienstleistung
• Die Rechnungsnummer und/oder das Rechnungsdatum als Referenz
• Den offenen Rechnungsbetrag
• Eine neue Frist für die Begleichung

Und bei jeder Zahlungserinnerung ist die Formulierung wichtig. Oft wird das erste Schreiben bzw. die mündliche Aufforderung an die säumigen Kunden und Kundinnen freundlich geschrieben bzw. ausgesprochen. Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, wie Sie eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben oder kommunizieren können, sollten Sie sich ein, zwei kostenlose Vorlagen bzw. Muster anschauen und davon lernen.

Trotz aller Freundlichkeit muss Ihnen klar sein: Eine offene Rechnung ist keine Bagatelle! Jede ausstehende Zahlung beeinflusst Ihren Cashflow, was bei vielen säumigen Kunden und Kundinnen zu einem finanziellen Problem werden kann.

Denken Sie deshalb bei einer Zahlungserinnerung per Mail, Brief oder Telefon stets an die Tonalität, um die Wichtigkeit der Sache zu unterstreichen. Und vergessen Sie bei Ihrer Zahlungserinnerung nicht die nötigen Pflichtangaben, ansonsten könnte Ihre Mahnung als ungültig gelten.

Zahlungserinnerung: Vorlage und Beispiel

Ihre erste Mahnung könnte kurz und knapp wie in dieser Zahlungsangaben-Vorlage aussehen:

Je nachdem, in welchem Verhältnis Sie zu Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin stehen, können Sie das Muster der Zahlungserinnerung umformulieren und ausschmücken. Vergessen Sie aber hierbei nicht die Nennung der Fakten (Rechnungsdatum, Betrag, Frist etc.).

Tipp: Vorlagen für eine Zahlungserinnerung können Sie sich in diesem Artikel kostenlos herunterladen. Im Internet finden Sie weitere zahlreiche, kostenlose Vorlagen, die Sie als Muster für Ihre Zahlungserinnerung nutzen können.

Lassen Sie sich von den Mustern für Ihr Schreiben inspirieren und passen Sie die Zahlungserinnerungs-Vorlage an Ihren Stil an. Mit der Zeit werden Sie sicherlich eine eigene, persönliche Art der Zahlungserinnerungs-Formulierung finden.

Gibt es Software für Zahlungserinnerungen?

Ja, selbstverständlich. So bieten die meisten Buchhaltungsprogramme gute Vorlagen für Zahlungserinnerungen und „echte“ Mahnungen. Das Mahnwesen können Sie mit den Programmen zum Teil oder komplett automatisieren. Diese Automatisierung per Zahlungserinnerungs-Software hat den Vorteil, dass offene Rechnungen nicht mehr untergehen und die Zahlungsaufforderungen an die Schuldner automatisch vorbereitet oder gar eigenständig verschickt werden. Das erhöht die Effizienz Ihrer Buchhaltungsprozesse und professionalisiert Ihr Mahnwesen.

Allerdings kann es durchaus vorkommen, dass die Software für Zahlungserinnerungen instabil läuft, ausfällt oder schwerwiegende Fehler produziert. Und es geht mit der Automatisierung der Zahlungserinnerungen und Mahnungen der persönliche Touch verloren. Doch der direkte Draht zur Kundschaft ist bei Marketing- und Vertriebsaktivitäten sehr wichtig.

Wann versendet man eine Mahnung nach erfolgter Zahlungserinnerung?

Sind Ihre säumigen Kunden und Kundinnen trotz der ersten Zahlungserinnerung im Verzug, gilt es, am Ball zu bleiben. Es ist üblich, mehrere, aufeinander aufbauende Schritte zu gehen. Diese bestehen aus ein oder mehreren freundlich formulierten Zahlungserinnerungen, anschließend folgen weniger freundlich geschriebene Mahnungen.

Sie können zum Beispiel diese Schritte gehen:

• 1. Zahlungserinnerung
• 2. Zahlungserinnerung
• 1. Mahnung
• 2. Mahnung
• 3. Mahnung
• Rechtliche Schritte

Diesem Prozess können Sie folgen, müssen es aber nicht. Es steht Ihnen frei, bereits nach Ablauf der ersten Zahlungsfrist „härtere Bandagen” anzuziehen. Sie haben also nicht – wie es oft vermutet wird – zuerst drei Mahnungen zu schreiben.

Bedenken Sie jedoch: Leiten Sie zu schnell harte Konsequenzen ein, schädigt das unter Umständen den Ruf Ihres Unternehmens, was die Beziehung zur Kundschaft negativ beeinflusst.

Was tun, wenn die in Schuld stehende Person nicht zahlt?

Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten. Zum einen können Sie mit jeder Zahlungserinnerung einen Verzugszins verlangen und diesen auf die Rechnung draufschlagen. Bei der Berechnung des Verzugszinses müssen Sie allerdings rechtliche Vorgaben beachten und sollten sich diesbezüglich vorab informieren.

Kann oder will die Person nicht bezahlen, können Sie dem Schuldner oder der Schuldnerin die Rechnung auch erlassen. Oder Sie vereinbaren eine Ratenzahlung, bei der unter Umständen nicht der volle Betrag beglichen werden muss. Bei der Ausgestaltung sind Sie frei, halten Sie aber alles schriftlich fest.

Bestehen Sie auf die Bezahlung, lässt sich der Betrag durch ein Inkassounternehmen oder durch ein gerichtliches Mahnverfahren eintreiben. Ein Weg, der unangenehm für Ihren Kunden oder Ihre Kundin ist. Und einer, bei dem eventuell hohe Kosten für Ihr Unternehmen anfallen.

Tipp: Ist es leider absehbar, dass eine Kundin oder eine Kunde nicht bezahlt, sollten Sie Ihre Mahnschreiben per Einschreiben verschicken. So erhalten Sie einen Nachweis, dass Ihre Zahlungsaufforderung erfolgreich bei der Empfängerin oder dem Empfänger ankam.

So vermeiden Sie unbezahlte Rechnungen

Sie möchten ungern Ihre Zeit damit verbringen, ein Mahnwesen aufzubauen, indem Sie Mahnschreiben entwerfen, Mahngebühren berechnen und ständig ausstehenden Zahlungen nachrennen müssen? Mit diesen Tipps können Sie präventiv handeln:

• Kommt Ihnen ein Interessent oder Interessentin suspekt vor? Haben Sie viel Schlechtes über einen Geschäftskontakt gehört? Dann kann es ratsam sein, auch mal „Nein“ zu einem Geschäft zu sagen. Denn ein Deal, der nur Ärger und am Ende vielleicht gar kein Geld bringt, ist ein schlechter Deal.
• Bieten Sie Anreize, damit Ihre Kundschaft gerne schnell bezahlt. Probate Mittel sind Rabatte und Skonto.
• Achten Sie auf eine klare, verständliche Formulierung Ihrer Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Und setzen Sie immer faire und gut machbare Zahlungsziele.
• Ihre Rechnungen wie auch Zahlungsaufforderungen sollten immer rechtlich einwandfrei sein. Wenn Sie sich an die Pflichtangaben halten, sind Ihre Dokumente und Absprachen bindend.
• Bleiben Sie in ständigem Kontakt mit Ihren Kunden. Wenn Sie ein gutes Verhältnis aufbauen, müssen Sie weniger mahnen.

Kein Zahlungseingang? Bleiben Sie ruhig!

Wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, ist das ärgerlich. Doch ergreifen Sie nicht gleich harte Maßnahmen. Immerhin gilt die Weisheit „Der Kunde ist König – und Königin” auch nach dem Kauf.

Erarbeiten Sie eine Strategie, wie Sie als Gläubiger oder Gläubigerin mit Kundschaft umgehen, die in Zahlungsverzug gerät. Und bauen Sie, wenn Sie häufiger offene Rechnung auf dem Tisch liegen haben, ein professionelles Forderungsmanagement auf. Das besteht unter anderem aus guten Mustern für Zahlungserinnerungen und Vorlagen für Mahnungen. Und Sie sollten zudem geübt darin sein, mit Inkasso und Co. weitere Schritte zu gehen, um an Ihr Geld zu kommen. Sie werden sehen, es lohnt sich.

Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus