Deep Work: So arbeiten Sie hoch konzentriert

Sie sind den ganzen Tag im Büro, gefühlt haben Sie keine Minute frei, weil es ständig etwas zu tun gibt. Trotzdem haben Sie am Ende des Tages wichtige Aufgaben nicht erledigt. Wie lässt sich so etwas vermeiden? Unter anderem mit Deep Work.

Was ist Deep Work?

Unter Deep Work, zu Deutsch: Tiefe Arbeit, versteht man eine Arbeitsweise, bei der Sie gewisse Tätigkeiten mit voller Konzentration und ohne Ablenkung erledigen. Bekannt wurde diese Methode durch Calvin „Cal“ Charles Newport, der den Begriff unter anderem mit seinem Buch „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“ prägte.

Wie funktioniert Deep Work nach Cal Newport?

Für Wissensarbeiter bzw. Wissensarbeiterinnen und auch die meisten anderen Menschen ist das Gehirn das wichtigste Werkzeug, um die geforderte Arbeit zu erledigen. Trotzdem wird das Potenzial oft nicht richtig genutzt.

Ablenkung und unstrukturiertes Vorgehen führen dazu, dass komplizierte Herausforderungen wie das Erstellen eines Konzeptes oder einer Präsentation nur mittelmäßig oder gar nicht erledigt werden.

Das erkannte Cal Newport und erfand die Deep-Work-Philopsophie, die auf folgenden Prinzipien beruht:

• Bewusste Wahl der Arbeitstiefe
• Strukturierung der Arbeitszeit
• Eliminierung von Ablenkung
• Konzentration und Fokus

Das bedeutet: Um Aufgaben wirklich konzentriert abarbeiten zu können, müssen Sie sich zuerst dafür entscheiden, in eine Deep-Work-Phase einzutreten. Schenken Sie diesem Vorhaben die volle Aufmerksamkeit, indem Sie sich Freiraum schaffen – örtlich und besonders zeitlich. Sorgen Sie dafür, dass Sie keine Ablenkung haben und Sie sich wirklich mehrere Stunden fokussiert mit Ihren Tätigkeiten und den damit verbundenen Zielen beschäftigen.

Gelingt es Ihnen, Deep Work richtig anzuwenden, werden Sie am Ende Ihres Arbeitstages mehr Ergebnisse produzieren. Sind Sie dagegen erfolglos, haben Sie sich wahrscheinlich zu sehr dem sogenannten Shallow Work hingegeben.

Deep Work vs. Shallow Work: Was sind die Unterschiede?

Als Shallow Work bezeichnet man Tätigkeiten, die sinnbildlich „seicht“ oder „flach“ (englisch: shallow) sind. Damit sind Aufgaben gemeint, die wenig Aufmerksamkeit und auch keine besonderen Fähigkeiten erfordern. Und Sie können Shallow Work meist auch recht gut nebenbei erledigen. Dazu gehören zum Beispiel das Sortieren von Akten, das Ausdrucken von Dokumenten oder das Abrufen von E-Mails.

Deep Work ist somit genau das Gegenteil zu Shallow Work. Denn beim Deep Work geht es darum, sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren und das im Idealfall für mehrere Stunden am Stück. Diese Tätigkeit ist derart fordernd, dass Sie nichts anderes nebenher erledigen können – oder besser gesagt: sollten.

Lassen Sie sich ablenken und arbeiten Sie unkonzentriert, können Sie keine „tiefe Arbeit“ erledigen. Dementsprechend müssen Sie künstlich dafür sorgen, dass Sie den Deep-Work-Zustand erreichen.

Wie Sie die Deep-Work-Methode Schritt für Schritt anwenden

Möchten auch Sie die Deep-Work-Methodik anwenden, sollten Sie dabei folgende Schritte durchlaufen:

Freiraum schaffen

Wissen Sie, dass wichtige Aufgaben anstehen, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern? Dann bereiten Sie sich vor, in mehrere Phasen von Deep Work einzutauchen. Eine sehr gute Möglichkeit ist es, sich einen Tag lang auszuklinken. Gehen Sie in ein Hotel oder schließen Sie sich in einem ruhigen Meeting-Raum ein.

Ablenkung eliminieren

Sagen Sie alle Termine ab und gehen Sie auch nicht zwischendurch „mal kurz“ in eine Besprechung oder in eine Videokonferenz. Und sorgen Sie dafür, dass Sie auch sonst keine Ablenkung haben. Stellen Sie beispielsweise Ihr Smartphone ab und schließen Sie alle Kommunikationsanwendungen (Mail-Client, Chat-Programme, soziale Netzwerke) auf Ihrem Computer.

Deep Work planen

Gehen Sie dann in die Planung: Was möchten Sie in Ihren Deep-Work-Phasen erledigen? Setzen Sie sich realistische Ziele, die weder zu einfach, noch zu schwer sind. Haben Sie mehrere Aufgaben auf dem Tisch, so sollten Sie diese priorisieren. Dabei hilft Ihnen eine Methode wie die Eisenhower-Matrix.

Konzentriert arbeiten

Nun geht es an die Umsetzung: Versuchen Sie, mehrere Stunden am Stück in Ihre Arbeit einzutauchen. Das dürfte Ihnen anfangs, wenn Sie die Fähigkeit der vollen Konzentration noch nicht besitzen, wahrscheinlich schwerfallen. Deshalb ist es in Ordnung, wenn Sie mit kurzen Deep-Work-Phasen beginnen und diese sukzessive ausbauen.

An Pausen denken

Was auch wichtig ist: Kein Gehirn kann fünf oder zehn Stunden am Stück auf Hochleistung arbeiten, selbst nicht bei erfahrenen Wissensarbeitenden. Planen Sie deshalb regelmäßige Pausen ein. Wenn Sie möchten, können Sie dabei nach der bekannten Pomodoro-Technik vorgehen, bei der sich Denk- und Ruhephasen nach einem Plan abwechseln.

Konzentrationsübungen

Tendieren Sie dazu, sich abzulenken, müssen Sie diesem Drang entgegenwirken. Wenden Sie Konzentrationsübungen und andere Techniken (zum Beispiel Yoga und Meditation) an, um Ihre Konzentration aufrechtzuerhalten.

Haben Sie eine Phase mit Deep Work hinter sich gebracht, sollten Sie alle Schritte reflektieren. Was lief bei Ihnen gut, was nicht? Konnten Sie Ihre Aufgaben und Ihre Ziele erfüllen? Arbeiten Sie daran, sukzessive besser zu werden.

Deep-Work-Methode: Die Vor- und Nachteile

Das sind die jeweils drei größten Vor- und Nachteile:

Fazit: Machen Sie Deep Work zu Ihrem Ding!

Zugegeben: Deep Work in den Arbeitsalltag zu integrieren, ist schwer. Wahrscheinlich haben Sie täglich viele Dinge um die Ohren und können sich nicht einfach ohne Ablenkung und voller Konzentration einer Sache widmen. Trotzdem lohnt es sich, sich mit der Methode auseinanderzusetzen und sie häufiger anzuwenden.

Versuchen Sie, Shallow Work zu reduzieren und dafür häufiger einen Deep-Work-Zustand in Ihre Arbeitstage zu integrieren. Wahrscheinlich erreichen Sie damit mehr sinnhaften und zielführenden Output als vorher.

Titelbild: Hinterhaus Productions / iStock / Getty Images Plus