Verbringen Sie zu viel Zeit damit, zu überlegen, welche Aufgaben Sie als erstes angehen sollten? Dann könnte Ihnen das Eisenhower-Prinzip helfen. Mit dieser Methode können Sie Ihre Zeit effektiver einteilen, Aufgaben abgeben bzw. delegieren und mehr Platz in Ihrem Terminkalender schaffen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was es mit dem Eisenhower-Prinzip auf sich hat und warum es so erfolgreich ist.
Was ist das „Eisenhower-Prinzip“?
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagementmethode, die der Priorisierung von Tätigkeiten dient. Dabei werden Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in einer Matrix angeordnet. Die Matrix wird wiederum in vier Quadranten unterteilt, nach denen dann die Priorisierung vorgenommen wird.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Eine ganze Reihe von Managementkonzepten, etwa zur Definition von Strategien und Taktiken, wurden ursprünglich in einem militärischen Kontext entwickelt. Das gilt auch für das Eisenhower-Prinzip, das auf den amerikanischen General und späteren Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückzuführen ist.
Eisenhower nutzte eine vereinfachte Matrix, um seine Prioritäten zu strukturieren und zu visualisieren. Dabei entspricht die X-Achse der Dringlichkeit einer Aufgabe, während die Y-Achse deren Wichtigkeit widerspiegelt. Auf diese Weise entstehen vier unterschiedliche Quadranten, in die Aufgaben eingeordnet und anhand derer sie priorisiert werden können.
Die vier Quadranten und ihre Bedeutungen
Die Einordnung von Aufgaben in die entsprechenden Quadranten der Eisenhower-Matrix ist ausschlagend für die weitere Bearbeitung. Je nach Quadrant ist eine unterschiedliche Herangehensweise erforderlich:
Aufgaben aus dem A-Quadrant
A-Aufgaben sind nicht nur diejenigen mit der höchsten Dringlichkeit, sondern auch die Tätigkeiten, die Ihnen oder Ihrem Unternehmen am wichtigsten erscheinen.
Es empfiehlt sich, diese Aufgaben zuerst zu erledigen und schnell zu reagieren, wenn eine neue Aufgabe dieser Art anfällt. Der A-Quadrant wird vor allem von Zwischenfällen, Kundenanliegen, plötzlichen Krisensitzungen oder E-Mails eingenommen, die eine sofortige Antwort verlangen.
Aufgaben aus dem B-Quadrant
Aufgaben, die in den B-Quadranten fallen, sind nicht dringend, aber dennoch wichtig. Genau deshalb sollten Sie diese Aufgaben nicht zwangsläufig als den A-Aufgaben nachgestellt sehen – Sie können ihnen aber ein größeres Zeitfenster zur Bearbeitung einräumen.
A-Aufgaben verlangen sofortige Aufmerksamkeit, sind jedoch auch schnell erledigt. B-Aufgaben hingegen sind in den meisten Fällen Projekte, die Ihre Arbeitszeit über einen gewissen Zeitraum in Anspruch nehmen werden.
Aufgaben aus dem C-Quadrant
C-Aufgaben sind nicht wichtig, dafür aber dringend. Bei solchen Aufgaben handelt es sich zumeist um Erledigungen, die nicht unmittelbar in Ihr Tätigkeitsfeld fallen.
Möchte ein Geschäftspartner Sie beispielsweise zum Mittagessen in einem sehr beliebten Restaurant treffen, sollten Sie dringend einen Tisch reservieren. In den meisten Fällen werden Sie sich mit diesem Anliegen jedoch an Ihr Office-Management wenden, anstatt die Buchung eigenständig zu übernehmen. C-Aufgaben können durchaus delegiert werden, denn so schaffen Sie sich mehr Raum für die Quadranten A und B.
Aufgaben aus dem D-Quadrant
Haben Sie Aufgaben in den Quadranten D eingeordnet? Dann ab in den Papierkorb damit. Diese Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Warum also wertvolle Zeit mit ihnen verschwenden? Wenn Ihnen der Papierkorb zu drastisch erscheint, können Sie auch ein Archiv für diese Tätigkeiten anlegen. Gegebenenfalls kommen Sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurück.
Priorisierung leicht gemacht
Die Schwierigkeit beim Setzen von Prioritäten besteht darin, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Die Eisenhower-Matrix vereinfacht dieses Prinzip auf effektive Art und Weise.
Sie zeigt auch, dass Dringlichkeit ein wichtiges Entscheidungskriterium ist, jedoch nicht unbedingt darüber entscheidet, ob eine Aufgabe auch tatsächlich auf dem eigenen Schreibtisch landet.
Nicht jeder Angestellte kann mit der Methode gleichermaßen umgehen. Doch vor allem für die Chefetage oder Teamleitung bietet sie eine gute Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren und vornehmlich solche gezielt anzugehen, die von höchster Priorität sind.
Die folgenden zwei Fragen können Ihnen dabei helfen, Aufgaben in die richtigen Quadranten einzuordnen und zu entscheiden, wie notwendig ihre Bearbeitung ist:
Dringlichkeit:
- Gibt es eine Deadline?
- Wenn ja, liegt diese in ferner oder naher Zukunft?
Wichtigkeit:
- Was passiert, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum nicht erledigt ist?
- Drohen unternehmensrelevante Konsequenzen?
Wichtigkeit vor Dringlichkeit
Die Eisenhower-Matrix findet vielseitig Verwendung, denn durch ihre Einfachheit ist die Umsetzung zunächst simpel. Doch genau diese Vereinfachung ist gleichzeitig ihr größtes Manko. Kritiker warnen davor, Aufgaben durch Fehleinschätzungen in den falschen Quadranten einzuordnen.
In diesem Zusammenhang ist der Begriff der „Wichtigkeit“ mitunter problematisch – denn sie ist schwer greifbar und ist stark von einer subjektiven Einschätzung abhängig. Was für den einen von höchster Priorität ist, ist für den anderen weniger relevant. Hier sollte in einer unternehmensübergreifenden Agenda klar definiert sein, wo die Schwerpunkte liegen sollten.
Vor allem im Bereich der Projektarbeit, bei Jahreszielen oder OKRs (Objectives and Key Results) gilt: Wichtigkeit vor Dringlichkeit. Übergeordnete Projekte sind normalerweise nicht mit einer hohen Dringlichkeit verknüpft, da der hohe Arbeitsaufwand mit einem angemessenen zeitlichen Rahmen einhergeht und oftmals sogar eine gewisse Vorlaufzeit und Puffer eingeplant sind.
Ein solches (Kunden-)Projekt kann jedoch auch innerhalb der Quadranten wandern: Was zu Beginn des Monats in Quadrant B angesiedelt war, kann sich mit nahendem Fristende auch in den Quadrant A verschieben, was eine kurzfristige Umstrukturierung der Prioritäten zufolge hat.
Apps und Vorlagen zur Unterstützung
Bei der Einordnung sowie Visualisierung von Prioritäten können verschiedene Apps sowie Vorlagen helfen. Die Apps ermöglichen neben der Priorisierung auch Einträge in Ihren Kalender, das Erstellen von Erinnerungen, Notizen sowie die Integration von Widgets zur besseren Übersichtlichkeit. Dank Schnittstellen zu E-Mail-Konten, Kalendern oder Google Docs wird ein effektives Arbeiten so im Handumdrehen möglich.
Beispiele für iOS-Apps:
Beispiele für Android-Apps:
Wenn Ihnen eine App zu umständlich erscheint, bietet das Portal „Karrierebibel“ eine entsprechende PDF-Vorlage zum Download an. Selbstverständlich können Sie die Matrix auch ganz einfach ohne Vorlage in Ihrem Notizblock skizzieren.
Zeitmanagementmethoden wie das Eisenhower-Prinzip befreien Sie nicht nur von unwichtigen Aufgaben, die Ihnen wertvolle Zeit stehlen und die Motivation senken, sondern sie helfen Ihnen auch, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. So steht der richtigen Priorisierung Ihrer To-do-Liste nichts mehr im Weg.
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