Manchmal bedarf es für ein effektives Zeitmanagement nicht mehr als einer Küchenuhr. Mit der Pomodoro-Technik können Sie lernen, effizient in Intervallen zu arbeiten und dabei Ablenkungen gekonnt zu umgehen. Geben Sie der Prokrastination keine Chance – hier kommt Pomodoro:

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Pomodoro-Technik Ihre Produktivität steigern und warum Tomaten Teil des Erfolgsrezepts sind.

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Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Cirillo gliedert die Pomodoro-Technik in fünf Arbeitsschritte, um konzentriert und effektiv Aufgaben abzuarbeiten:

  1. Aufgabe kurz (!) notieren,
  2. Timer auf 25 Minuten stellen,
  3. konzentriertes Arbeiten bis die Uhr klingelt,
  4. erledigte Aufgabe abhaken und
  5. eine entspannende Pause von 5 Minuten einlegen.

Dieser Rhythmus wird vier Mal wiederholt.

Nach dem vierten Pomodori-Intervall (also nach vier Einheiten, die jeweils aus 25 Minuten Arbeit und fünf Minuten Entspannung bestehen) wird eine längere Pause von ungefähr 20-30 Minuten eingelegt. Das gezielte Festlegen der Intervalle soll für eine verbesserte Konzentrationsfähigkeit sorgen. Störfaktoren können mit dieser Hilfe während des Arbeitens ausgeschaltet werden.

Nachfolgend finden Sie 12 Hacks, die Ihnen dabei helfen, das eigene Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik zu verbessern und Ihre Selbstdisziplin und Motivation gezielt zu trainieren:

1. Visualisierung und Priorisierung

Bevor Sie Ihren ersten Arbeitsintervall beginnen, sollten Sie Ihre Aufgaben zu Papier bringen. Das Niederschreiben einer To-Do-Liste hilft dabei, Ihre konkreten Tagesziele zu visualisieren. Gleichzeitig können die verschiedenen Aufgaben hinsichtlich ihrer Wichtigkeit priorisiert werden. Umfassende Arbeiten können in Teilaufgaben aufgespalten werden, um eine genauere Übersicht zu bekommen. 

2. Ressourcen planen

Nachdem Sie Ihre Aufgaben in einer To-do-Liste zusammengefasst haben, können Sie schätzen, wie lange Sie für die Einzelaufgaben benötigen. So können Sie anschließend überprüfen, ob die Kalkulation Ihrer Arbeitszeit aufgeht oder Sie Erledigungen unter- oder überschätzt haben.

3. Abhaken nicht vergessen

Das Erfolgserlebnis ist eine wichtige Motivation beim Zeitmanagement. Indem Sie Aufgaben von Ihrer Liste abhaken, befreien Sie Ihre Gedanken und verschaffen sich ein Gefühl der Erleichterung. Es unterstützt dabei, sich besser auf die nachfolgende Aufgabe zu konzentrieren, ohne dabei an Dinge zu denken, die Sie zusätzlich erledigen müssen.

4. Pausen richtig nutzen

Nach 25 Minuten Arbeitszeit empfiehlt der Erfinder der Pomodoro-Technik, eine kurze Pause von drei bis fünf Minuten einzulegen. Diese Zeit sollte tatsächlich zur Entspannung genutzt und nicht mit vermeintlich kleinen Aufgaben – wie etwa E-Mails oder Kundenanrufen – gefüllt werden. Indem Sie Ihrem Gehirn eine kurze Phase der Regeneration schenken, steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit. Die Abwechslung von Konzentration und Entspannung sorgt langfristig dafür, dass Sie Ihre Impulse besser kontrollieren und so Ihre Produktivität steigern können.

5. Zeitintervalle individualisieren

Natürlich sind 25 Minuten nicht für jede Art von Arbeit angemessen. Sitzen Sie beispielsweise an einem umfassenden Reporting oder dem Entwurf einer Grafik, sind eventuell längere Intervalle notwendig. Klingelt der Timer bei anspruchsvollen Aufgaben nach 25 Minuten, fühlen Sie sich eher gestört als entlastet. Für den Einstieg sind 25 Minuten jedoch empfehlenswert. Auch in der Praxis hat sich dieses Intervall bestätigt. Dennoch ist die Technik nicht in Stein gemeißelt und kann an Ihre persönlichen Bedürfnisse angepasst werden.

6. Die Kollegen einweihen

Vor allem im Büro können gesprächige Kollegen, E-Mail-Benachrichtigungen oder ständige Kundenanrufe die Konzentration beeinträchtigen. Um dies einzudämmen, können Sie Hinweise in Ihren Büroalltag integrieren, die den anderen Mitarbeitern signalisieren, dass Sie sich gerade konzentrieren möchten. Stellen Sie dazu einen vorher bestimmten Gegenstand auf Ihren Schreibtisch, beispielsweise eine bunte Figur. Haben Sie Ihren Kollegen zuvor gesagt, dass diese Figur ein laufendes Pomodori-Intervall anzeigt, dürfen Sie mit weniger Unterbrechungen rechnen.

7. Es muss keine Tomate sein

Ihr Messgerät für die Intervalle muss natürlich keine Küchenuhr sein, geschweige denn die Form einer Tomate haben. Möglichkeiten für Ihren Pomodoro-Timer sind:

  • Stoppuhr,
  • Timer auf dem Smartphone,
  • Online-Timer,
  • Armbanduhr oder
  • ein gewöhnlicher Wecker.

Wichtig ist hier, dass die Art der Uhr keinen Störfaktor für Sie darstellt. Macht Sie das Ticken des Weckers nervös oder verführt Sie der Timer des Smartphones zum Checken Ihrer Nachrichten, dann sollten Sie die Auswahl Ihres Gerätes überdenken.

8. Online-Timer: Effektiv an Laptop oder Handy arbeiten

Wer hauptsächlich am Laptop oder mit mobilen Geräten arbeitet, für den bieten sich gegebenenfalls Online-Timer an. Es gibt eine Vielzahl von Pomodoro-Software sowie Pomodoro-Apps.

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Bild: Pomodoro Timer Software

Verschiedene Pomodoro-Online-Timer:

Mögliche Apps:

Alle Anwendungen folgen dem gleichen Prinzip: Nach 25 Minuten Arbeitsintervall wird auf dem Desktop oder Smartphone eine Benachrichtigung eingeblendet. Je nach Anbieter können Sie mithilfe der Software auch To-do-Listen erstellen und Aufgaben als erledigt markieren.

9. Stress durch Prokrastination vermeiden

Mithilfe des richtigen Zeitmanagements können Sie Ihre Arbeitsweise effizienter und erfüllender gestalten. Integrieren Sie also die Pomodoro-Technik in Ihren Arbeitsalltag, um mithilfe einer klaren Struktur der „Aufschieberitis“ den Kampf anzusagen. Auch wenn Sie nicht das gesamte Intervall konzentriert arbeiten, hilft das Aufstellen der Uhr, sich zu disziplinieren und das Selbstmanagement zu optimieren. So können Sie auch unangenehme Aufgaben konzentrierter und schneller bewältigen.

10. Störfaktoren ausradieren

Fallen Ihnen während eines Intervalls Unruhequellen und andere externe Störfaktoren auf, machen Sie sich dazu eine kurze Notiz, um dieses Problem später zu beheben. Klingelt Ihr Telefon beispielsweise vermehrt am Vormittag, können Sie diesen gezielt für Telefonate nutzen oder Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, auf den Nachmittag verlegen – am besten dann mit ausgeschaltetem Telefon.

11. Produktivität steigern

Nach mehreren absolvierten Zeitintervallen können Sie Ihre zu Beginn gesetzten Zeitressourcen für Ihre Aufgaben auswerten. Haben Sie in der vorgegebenen Zeit Ihr Ziel erreicht? Brauchen Sie eventuell mehr oder weniger Zeit für bestimmte Erledigungen? Eine Auswertung hilft Ihnen dabei, ein besseres Zeitgefühl für bestimmte Aufgaben zu bekommen. Wenn Sie genau wissen, dass Sie ein spezifischer Punkt der To-do-Liste nur 25 Minuten kosten wird, können Sie ihn für das nächste Mal an den Anfang des Tages legen, um sich danach den umfangreicheren Aufgaben zu widmen.

12. Zur Belohnung: Mittagspause beim Italiener

Die Pomodoro-Technik bewährt sich seit langer Zeit als effektives Mittel, das eigene Arbeitsverhalten im Blick zu behalten, zu kontrollieren und effizienter zu werden, ohne sich selbst unter Druck zu setzen. Ein ausgeglichenes Verhältnis von Arbeit und Micro-Pausen gilt als „Booster“ für die eigenen Fähigkeiten. Doch nach 120 Minuten produktiver Arbeitszeit sollten Sie unbedingt eine Belohnung einplanen oder eine längere Pause einbauen, auf die Sie gerne hinarbeiten. Wie wär’s mit einer Portion Spaghetti Napoli beim Teamlunch?

Die Pomodoro-Technik ist eine simple, aber sehr effektive Methode, um den eigenen Arbeitsalltag zu strukturieren. Durch ein verbessertes Zeitmanagement schulen Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit, erhöhen Ihre Produktivität und optimieren gleichzeitig Ihre Impulskontrolle. Probieren Sie es einfach einmal aus!

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Ursprünglich veröffentlicht am 9. Oktober 2019, aktualisiert am Oktober 09 2019

Themen:

Produktivität