Delegieren leicht gemacht: So verteilen Sie Aufgaben richtig

Spätestens mit der Beförderung zur Führungskraft muss jeder das Delegieren lernen. Was vielleicht banal klingt, fällt vielen Menschen schwerer, als sie ursprünglich dachten. Besonders für Personen, die dazu neigen, die Kontrolle über alles behalten zu wollen, ist die Trennung von bestimmten Aufgaben ein langer Weg.

Delegation ist jedoch ein essenzielles Element effektiver Zusammenarbeit. Welche Aufgaben eignen sich überhaupt, um die Verantwortung für diese an andere zu übertragen? In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Kunst des Delegierens.

Was heißt Delegieren?

Delegieren heißt, Aufgaben an untergeordnete Mitarbeiter weiterzugeben und aufzuteilen. Die Delegation dient in der Regel dazu, Personalressourcen effizienter auszuschöpfen (beispielsweise, wenn bestimmte Mitarbeiter eine Aufgabe besser oder schneller erledigen als andere).

Aufgaben richtig aufzuteilen, erfordert spezifisches Wissen – sowohl über die Fähigkeiten der Mitarbeiter, an die Aufgaben zu delegieren sind, als auch über die eigenen Stärken und Schwächen. 

Warum sollten Sie Aufgaben delegieren? 

Die meisten Führungskräfte sehen sich täglich mit einer Flut verschiedener Aufgaben konfrontiert. Diese stammen womöglich aus mehreren Projekten, haben verschiedene Schwierigkeitsgrade oder erfordern die Anwesenheit an unterschiedlichen Orten. Meist ist die Aufgabenliste zu umfangreich, als dass eine einzige Person in der Lage wäre, alle Punkte abzuarbeiten.

Außerdem gibt es Aufgaben mit hoher Priorität, die nur die Führungskraft selbst ausführen kann. Alle Aktivitäten, die diesen wichtigen Aufgaben im Weg stehen, sind gute Kandidaten zum Delegieren.

Mit Delegation Mitarbeiterentwicklung fördern

Eine erfahrene Führungskraft weiß, dass die Delegation nicht nur dazu dient, alle Aufgaben zu erledigen, sondern auch ein Werkzeug zur Mitarbeiterentwicklung ist. Erinnern Sie sich vielleicht noch daran, als Ihr alter Chef Ihnen zum ersten Mal die Verantwortung für eine neue Aufgabe übertrug und Ihnen damit sein Vertrauen bewies? Das war sicher ein gutes Gefühl.

Als Führungskraft können Sie dieses Gefühl weitergeben und durch regelmäßige Delegation von Aufgaben aus einem Bereich an bestimmte Personen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter im Ergebnis Kompetenzen in diesem Gebiet aufbauen. So können Sie die Entwicklung Ihres Teams in produktiver Weise selbst mitgestalten.

Nicht alle Arbeiten allein übernehmen

Die größte Hürde, die einem erfolgreichen Delegieren im Weg steht, ist der Gedanke: „Ich mache das am besten selbst, die anderen können das nicht.“ Eine solche Einstellung ist allgemein nicht förderlich und kann auf ein schlechtes Vertrauensverhältnis zu den eigenen Mitarbeitern hinweisen.

Entscheiden Sie sich für diesen Weg, sind die Folgen zu viel Arbeit für Sie und eine schlechte Moral in der Gruppe, denn Ihren Kollegen bleibt Ihr Vertrauensdefizit wahrscheinlich nicht verborgen. 

Welche Aufgaben kann man delegieren?

Sobald Sie sich von den Vorzügen der Delegation überzeugen konnten und Ihren Mitarbeitern mehr Kompetenzen einräumen wollen, müssen Sie sich aber noch entscheiden, welche Aufgaben Sie delegieren sollen und an wen.

Am besten zu delegieren sind Routinetätigkeiten, die Sie gern langfristig abgeben würden. Das können zum Beispiel das Erstellen von Berichten, das Updaten von Datenbanken oder die regelmäßige Kalibrierung eines Geräts sein. Dabei spielen auch die Kompetenz und der Reifegrad des Mitarbeiters eine Rolle. Neue Mitarbeiter sind vielleicht mit neuen Aufgaben überfordert, während ältere Mitarbeiter eventuell wenig Motivation mitbringen, um die ungeliebten Aufgaben des Chefs zu übernehmen. 

Ebenfalls gut zur Delegation eignen sich Aufgaben, die Spezialistenwissen erfordern. Befindet sich ein Mitarbeiter mit den erforderlichen Kenntnissen im Team, kann er die Aufgabe vielleicht sogar schneller erledigen als die Führungskraft. Eher nicht delegieren lassen sich hingegen klassische Aufgaben einer Führungskraft, wie etwa die Teilnahme an Meetings, Planungs- und Teambildungsaufgaben. 

So gehen Sie bei der Delegation richtig vor

Zu Beginn einer Delegation sollten Sie etwas Zeit in die Einweisung des Mitarbeiters investieren: 

• Wie umfangreich diese Einweisung ist, hängt von dessen Kompetenzniveau ab. Sollte er noch relativ unerfahren sein, beschreiben Sie die Tätigkeit genau und heben Sie deren Wichtigkeit für das Unternehmen hervor. 

• Stellen Sie zudem alle erforderlichen Materialien bereit. 

• Definieren Sie Aufgaben und Freiräume bei der Bewältigung der Aufgabe. 

• Legen Sie, falls möglich, Ziele mit der SMART-Methode fest. Dies hilft bei der späteren Beurteilung der Ergebnisse. 

Bei etwas erfahrenen Mitarbeitern können Sie sich kürzer fassen.

Feedback nicht vergessen

Bei der langfristigen Delegation von Aufgaben ist nach einiger Zeit ein Feedback angebracht. Dazu nimmt sich die Führungskraft etwas Zeit und macht sich ein Bild davon, ob die delegierten Aufgaben zufriedenstellend erledigt wurden. Falls ja, hat sich der Mitarbeiter ein Lob zur Motivation verdient. Falls nicht, besprechen Sie die Gründe dafür und versuchen Sie gemeinsam, diese zu lösen. Kommunizieren Sie noch einmal klar Ihre Vorstellungen und Kriterien für die Erledigung der Aufgabe.

Delegieren lernen lohnt sich

Das Delegieren gehört zu den Kernkompetenzen einer Führungskraft. Nur so läuft der Motor der Gruppe oder Abteilung rund. Alle Mitarbeiter sind ausgelastet und können an neuen Aufgaben wachsen. 

Zur Delegation gehören neben einer sinnvollen Aufteilung der Arbeit auch Motivationsaspekte der Mitarbeiter sowie das regelmäßige Review der Ergebnisse. Auch die kritische Auseinandersetzung mit den eigenen Delegationen ist Teil dieser Fähigkeit: 

• Haben Sie die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen delegiert oder sollte lieber jemand anderes einspringen?

• Sind die Mitarbeiter vielleicht durch die Verantwortung für die neuen Aufgaben überlastet?

Erwarten Sie außerdem nicht, dass alle delegierten Aufgaben sofort Ihren Qualitätsanforderungen genügen. In der Regel braucht es etwas Zeit, bis sich die Mitarbeiter mit den neuen Herausforderungen zurechtgefunden haben. 

Titelbild: danijelala / getty images