Kaufen, verkaufen, investieren, finanzieren: In Unternehmen gibt es zahlreiche Finanzvorgänge. Damit Sie die Finanz- und Vermögenslage genau kennen, hilft Ihnen die Buchführung. Sie dient auch dazu, Ihre Aufwände und Erträge trotz hoher Komplexität zu überblicken.

Hierzu werden Ihre unternehmerischen Tätigkeiten als sogenannte Geschäftsvorfälle betrachtet. Jeder dieser Geschäftsvorfälle hat zwei Seiten mit Konsequenzen für ein Konto und für ein Gegenkonto. Dieser Grundsatz ist die Basis für die sogenannte doppelte Buchführung

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Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung

In der einfachen Buchführung richtet die Buchhaltung Konten als Rubriken ein, zum Beispiel für das Thema Materialbestellung oder für die Kasse, in der Zahlungseingänge und -abflüsse verbucht werden. Jeder einzelne Geschäftsvorfall wird in der passenden Rubrik – also auf dem passenden Konto – in zeitlicher Reihenfolge verbucht. Damit erkennen Sie, ob Sie einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaften.

In der doppelten Buchführung erfolgt die jeweilige Buchung in zwei Konten. Damit sehen Sie zum einen, auf welchem Konto die Bewegung stattfindet, und zum anderen, wozu das Geld verwendet wird. Sogenannte Buchungssätze beschreiben die Zusammenhänge zwischen den Konten für jeden einzelnen Geschäftsvorfall. 

Die Aufgaben der doppelten Buchführung

Im Einzelnen erfüllt eine doppelte Buchführung mehrere Aufgaben:

Buchung von Geschäftsvorfällen

Jeder einzelne Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung erfasst und in die richtigen Konten übertragen.

Kontenführung

Auf Konten erfassen Sie die Zugänge und die Abgänge mit einem jeweiligen Buchungssatz auf der jeweiligen Seite des Kontos. 

Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz

Die doppelte Buchführung bildet die Basis für die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn -und Verlustrechnung (GuV) zum Abschluss und zur Bilanzierung des Geschäftsjahres. 

Vermögensvergleich

Der Vergleich von Bilanzen unterschiedlicher Jahre ermöglicht es, Vermögensveränderungen in Ihrem Unternehmen zu erkennen. 

Bewertung des Unternehmenserfolgs

Wie erfolgreich ein Unternehmen gewirtschaftet hat, zeigt sich in der GuV. Sie dient zur Gegenüberstellung von Aufwänden und Erträgen und gibt Auskunft über die Wirtschaftlichkeit im vergangenen Geschäftsjahr. 

So funktioniert doppelte Buchführung

Warum doppelte Buchführung? Am Anfang steht immer ein Geschäftsvorfall. Zum Beispiel kaufen Sie Rohstoffe für die Produktion von Waren ein, beliefern Ihre Kundschaft, investieren in eine Immobilie für Ihr Verwaltungsgebäude oder zahlen die Löhne für Ihre Belegschaft. 

Um im ersten Beispiel zu bleiben: Der Kauf vermindert Ihren Kassenstand, dafür steigt der Warenwert im Lager. Beides wird in einer doppelten Buchung erfasst, um der ganzheitlichen Bedeutung eines Geschäftsvorfalls für Ihr Unternehmen gerecht zu werden. 

Unterscheidung in Aktiv- und Passivseite

Jeden Geschäftsvorfall erfassen Sie beziehungsweise Ihre Buchhaltung doppelt in einem Konto, das der Bilanz oder der GuV zugerechnet werden kann. 

Die Bilanz ist in eine Aktiv- und in eine Passivseite unterteilt:

  • Aktiva sind die Geschäftsvorfälle, für die Sie Vermögen beziehungsweise Geld eingesetzt haben. Dazu gehören das Anlagevermögen (wie Immobilien oder Maschinen) und das Umlaufvermögen (wie Rohstoffe, Vorräte, Forderungen, Wertpapiere oder Kassenstände).

  • Passiva zeigen auf, woher die Mittel stammen, zum Beispiel vom Eigenkapital, Fremdkapital, von Verbindlichkeiten oder Rückstellungen.

Unterscheidung in Soll und Haben

Nach der grundsätzlichen Unterteilung in die Aktiv- und Passivseite erfolgt die Unterteilung in einzelne Bestandskonten, etwa „Kasse“, „Verbindlichkeiten“ oder „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. 

Jedes dieser Konten verfügt über eine Soll- und über eine Haben-Seite. Das Soll wird in der linken Spalte eines sogenannten T-Kontos eingetragen, das Haben dementsprechend rechts.

Die Bilanzrechnung

Die Bilanzsumme ist die Summe aller Aktiva und die Summe aller Passiva - sie muss immer ausgeglichen sein. Da jeder Vorfall doppelt erfasst wird (in einem Buchungssatz einmal auf der linken und einmal auf der rechten Seite eines Kontos), ergibt das eine Logik. Diese dient dazu, alle Zu- und Abgänge sowie alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens auf nahezu einen Blick zu erfassen.

Für die Bilanzrechnung gilt dabei folgender Zusammenhang: Befindet sich ein Bestandskonto auf der Aktivseite, so werden bei einer Buchung Zugänge im Soll und Abgänge im Haben erfasst. Ist das Bestandskonto auf der Passivseite beheimatet, so fließt die Buchung der Zugänge ins Haben und die der Abgänge ins Soll.

In der Ausbildung zum Buchhalter oder zur Buchhalterin üben Sie unterschiedliche Buchungen, bis diese Logik einleuchtet und dann in Fleisch und Blut übergeht.

Die Gewinn- und Verlustrechnung

Die GuV zeigt Ihnen, wie erfolgreich Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum war. Hier nutzen Sie zur Buchung keine Bestandskonten, sondern Aufwands- und Erlöskonten. Auch diese unterscheiden jeweils eine Soll- und eine Habenseite. Die einzelnen Konten werden in der Gewinn- und Verlustrechnung zusammengeführt. 

Sind die Erlöse größer als die Aufwände, haben Sie einen Gewinn erzielt. Und Sie haben einen Verlust erwirtschaftet, falls die Erlöse geringer ausfallen als die Aufwände. Die Erkenntnisse können die Basis für strategische Fragestellungen, Vertriebsprognosen oder Vertriebsinitiativen darstellen.

Ab wann sind Sie zur Doppik verpflichtet?

Ein Blick ins Handelsgesetzbuch (HGB) zeigt, welche Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Freiberufler, Selbständige und Kleinunternehmen ohne Eintrag in das Handelsregister können eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Das Gleiche gilt für Einzelunternehmen mit einem Umsatz unter 600.000 Euro im Jahr oder einem Gewinn unterhalb von 60.000 Euro. In diesen Fällen besteht also keine Buchführungspflicht.

Im Umkehrschluss bedeutet das: Einzelunternehmen, die mehr als 600.000 Euro umsetzen oder einen Gewinn oberhalb von 60.000 Euro im Jahr erwirtschaften, unterliegen der Pflicht zur doppelten Buchführung. Gleiches gilt für alle Unternehmen mit einem Eintrag ins Handelsregister – unabhängig von Rechtsform, Größe und Umsatz. Darüber hinaus haben Handelsgesellschaften die Pflicht zur doppelten Buchführung, das gilt ebenso für die Rechtsformen GmbH, GmbH & Co. KG, KG, OHG und AG.

Den Überblick behalten dank doppelter Buchführung

Auf den ersten Blick erscheint eine doppelte Buchführung mit ihren Buchungen und Buchungssätzen durchaus kompliziert. Das muss sie jedoch sein, um die Komplexität der Zahlungsströme und Wertentwicklungen in Ihrem Unternehmen abzubilden und weitergehende Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Es verwundert also nicht, dass die doppelte Buchführung in ihren Grundsätzen schon seit dem Mittelalter Bestand hat und auch in Zukunft weiter Bestand haben wird.

Geschäftsmann mit Geld in beiden Händen

Titelbild: FatCamera / E+ / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 6. April 2021, aktualisiert am April 06 2021

Themen:

Buchhaltung