Doppelte Buchführung einfach erklärt

Finanzvorgänge in Unternehmen, wie Kaufen, Verkaufen, Investieren und Finanzieren, erfordern eine genaue Kenntnis über die Finanz- und Vermögenslage. Die einfache oder doppelte Buchführung ermöglicht diesen Überblick trotz hoher Komplexität. Jeder Geschäftsvorfall hat in der doppelten Buchführung Auswirkungen auf ein Konto und ein Gegenkonto. Wir erklären Ihnen alles zu dieser Buchhaltungsmethode.

Eine doppelte Buchführung ist vor allem wichtig, um den finanziellen Status Ihres Unternehmens im Blick zu haben. Die Einnahmen und Ausgaben werden genau erfasst und übersichtlich dargestellt. Die Inhalte können Sie Stakeholdern wie Banken, Investoren und Investorinnen oder dem Finanzamt vorlegen.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Während in der einfachen Buchhaltung Zahlungsabgänge und -eingänge jeweils nur einer einzelnen Rubrik (Konto) zugeordnet werden, sind es bei der doppelten Buchhaltung zwei Konten. Diese Methode ist also etwas genauer und vor allem dann erforderlich, wenn Unternehmen wissen wollen, wofür Gelder verwendet werden.

In der einfachen Buchführung richtet die Buchhaltung Konten als Rubriken ein, zum Beispiel für das Thema Materialbestellung oder für die Kasse, in der Zahlungseingänge und -abflüsse verbucht werden. Alle einzelnen Geschäftsvorgänge werden in der passenden Rubrik in zeitlicher Reihenfolge verbucht. Damit erkennen Sie, ob Sie einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaften.

In der doppelten Buchführung hingegen erfolgt die jeweilige Buchung in zwei Konten. Damit sehen Sie zum einen, auf welchem Konto die Bewegung stattfindet, und zum anderen, wozu das Geld verwendet wird. Sogenannte Buchungssätze beschreiben die Zusammenhänge zwischen den Konten für jeden einzelnen Geschäftsvorfall.

Die Aufgaben der doppelten Buchführung

Im Einzelnen erfüllt eine doppelte Buchführung mehrere Aufgaben:

• Buchung von Geschäftsvorfällen: Jeder einzelne Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung erfasst und in die richtigen Konten übertragen.

• Kontenführung: Auf Konten erfassen Sie die Zugänge und die Abgänge mit einem jeweiligen Buchungssatz auf der jeweiligen Seite des Kontos.

• Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz: Die doppelte Buchführung bildet die Basis für die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zum Abschluss und zur Bilanzierung am Ende des Geschäftsjahres.

• Vermögensvergleich: Vergleichen Sie die Bilanzen vergangener Jahre, erkennen Sie Vermögensveränderungen in Ihrem Unternehmen.

• Bewertung des Unternehmenserfolgs: In der GuV zeigt sich, wie erfolgreich ein Unternehmen gewirtschaftet hat. Sie dient zur Gegenüberstellung von Aufwänden und Erträgen und gibt Auskunft über die Wirtschaftlichkeit im vergangenen Geschäftsjahr.

Durch die Methode der doppelten Buchführung laufen alle finanziellen Stränge im Unternehmen zusammen.

Welches sind die Bestandteile doppelter Buchführung?

Die doppelte Buchführung besteht grundlegend aus vier Hauptelementen:

1. Journal

2. Hauptbuch

3. Nebenbücher

4. Bilanz

Im Journal und den Büchern werden Buchungssätze erfasst und sortiert. Die Bilanz wiederum stellt eine Momentaufnahme des finanziellen Zustands eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Sie listet alle Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital der Organisation auf.

Beispiel: Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Warum doppelte Buchführung? Am Anfang steht immer ein Geschäftsvorfall. Zum Beispiel kaufen Sie Rohstoffe für die Produktion von Waren ein, beliefern Ihre Kundschaft, investieren in eine Immobilie für Ihr Verwaltungsgebäude oder zahlen die Löhne für Ihre Belegschaft.

Um beim ersten Beispiel zu bleiben: Der Kauf vermindert Ihren Kassenstand, dafür steigt der Warenwert im Lager. Beides wird in einer doppelten Buchung erfasst. Somit werden Sie der ganzheitlichen Bedeutung eines Geschäftsvorfalls für Ihr Unternehmen gerecht.

Unterscheidung in Aktiv- und Passivseite

Jeden Geschäftsvorfall erfassen Sie bzw. Ihre Buchhaltung doppelt in einem Konto, das der Bilanz oder der GuV zugerechnet werden kann.

Die Bilanz ist in eine Aktiv- und in eine Passivseite (Aktivkonten und Passivkonten) unterteilt:

• Aktiva sind die Geschäftsvorfälle, für die Sie Vermögen bzw. Geld eingesetzt haben. Dazu gehören das Anlagevermögen (wie Immobilien oder Maschinen) und das Umlaufvermögen (wie Bankkonto, Rohstoffe, Vorräte, Forderungen, Wertpapiere oder Kassenstände).

• Passiva zeigen auf, woher die Mittel stammen, zum Beispiel vom Eigenkapital, Fremdkapital, von Verbindlichkeiten oder Rückstellungen.

Linke Seite, rechte Seite: Unterscheidung in Soll und Haben

Nach der grundsätzlichen Unterteilung in die Aktiv- und Passivseite erfolgt die Unterteilung in einzelne Bestandskonten, etwa „Kasse“, „Verbindlichkeiten“ oder „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“.

Jedes dieser Konten verfügt über eine Soll-Seite und über eine Haben-Seite. Das Soll wird in der linken Spalte eines sogenannten T-Kontos eingetragen, das Haben dementsprechend rechts.

Die Bilanzrechnung

Die Bilanzsumme ist die Summe aller Aktiva und Passiva. Sie muss immer ausgeglichen sein. Da jeder Vorfall doppelt erfasst wird (in einem Buchungssatz einmal auf der linken und einmal auf der rechten Seite eines Kontos), ergibt das eine Logik. Diese dient dazu, alle Zu- und Abgänge sowie alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens auf nahezu einen Blick zu erfassen.

Für die Bilanzrechnung gilt dabei folgender Zusammenhang: Befindet sich ein Bestandskonto auf der Aktivseite, so werden bei einer Buchung Zugänge im Soll und Abgänge im Haben erfasst. Ist das Bestandskonto auf der Passivseite beheimatet, so fließt die Buchung der Zugänge ins Haben und die der Abgänge ins Soll.

Die Gewinn- und Verlustrechnung

Die GuV zeigt Ihnen, wie erfolgreich Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum war. Hier nutzen Sie zur Buchung keine Bestandskonten, sondern Aufwandskonten und Ertragskonten, darunter zählen auch Erlöskonten oder Erfolgskonten, ohne Anfangsbestand. Auch diese unterscheiden jeweils eine Soll- und eine Haben-Seite. Die einzelnen Konten werden in der Gewinn- und Verlustrechnung zusammengeführt.

Sind die Erlöse größer als die Aufwände, haben Sie einen Gewinn erzielt. Ein Verlust liegt vor, falls die Erlöse geringer ausfallen als die Aufwände. Die Erkenntnisse können die Basis für strategische Fragestellungen, Vertriebsprognosen oder Vertriebsinitiativen darstellen.

Vor- und Nachteile doppelter Buchführung

Die doppelte Buchführung bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich, die es zu berücksichtigen gilt. Die größten Vorteile der doppelten Buchführung sind:

• Transparenz und Genauigkeit: Da jede Buchung zweimal erfasst wird, ist die doppelte Buchführung besonders transparent und nachvollziehbar.

• Strategische Entscheidungsfindung: Die doppelte Buchführung gibt einen tieferen Einblick als die einfache Buchführung, das erleichtert Entscheidungen.

• Fehlererkennung: Durch die doppelte Erfassung von Transaktionen erkennen Sie leichter Fehler, die Sie noch korrigieren können.

• Steuerliche Akzeptanz: Die Methode ist rechtlich anerkannt und liefert unabhängig von der Rechtsform in jedem Falle zuverlässige Daten für die Steuererklärung.

Trotz ihrer vielen Vorteile wird die doppelte Buchführung auch von einigen Nachteile begleitet, gerade im Vergleich zur einfachen Buchführung:

• Komplexität: Sie ist komplexer als die einfache Buchführung und erfordert daher ein spezielles Know-how.

• Zeitaufwand und Kosten: Aufgrund der doppelten Erfassung von Transaktionen ist die doppelte Buchführung meist zeitaufwändiger und dadurch kostenintensiver.

Die meisten Unternehmer und Unternehmerinnen können Vor- und Nachteile zwar persönlich abwägen, sind aber ungeahnt davon zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Wann ist eine doppelte Buchführung notwendig?

Die doppelte Buchführung ist nach deutschem Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtend, wenn Unternehmen kaufmännisch organisiert sind – dazu zählen alle Kapitalgesellschaften zum Beispiel eine GmbH und bestimmte Personengesellschaften. Ebenso ist sie für Einzelunternehmen und Freischaffende ab einem bestimmten Umsatz- und einer bestimmten Gewinngrenzen Pflicht.

Wer muss eine doppelte Buchführung machen?

Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen mit einem Eintrag ins Handelsregister unabhängig von Rechtsform, Größe und Umsatz müssen eine doppelte Buchführung machen.

Darüber hinaus haben Handelsgesellschaften die Pflicht zur doppelten Buchführung, das gilt ebenso für die Rechtsformen GmbH, GmbH & Co. KG, KG, OHG und AG. Die doppelte Buchführung für Einzelunternehmen ist verpflichtend, wenn sie mehr als 600.000 Euro umsetzen oder einen Gewinn oberhalb von 60.000 Euro im Jahr erwirtschaften.

Wer muss keine doppelte Buchführung machen?

Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen, die nicht über einen Handelsregistereintrag verfügen, müssen rechtlich gesehen keine doppelte Buchführung machen. Sie können eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Das gilt allerdings nur, solange der Umsatz unter 600.000 Euro beziehungsweise der Gewinn unterhalb der Schwelle von 60.000 Euro liegt.

Software für die doppelte Buchführung

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die die doppelte Buchführung erleichtern und automatisieren. Diese Anwendungen reduzieren in der Regel die Komplexität und reduzieren den Zeitaufwand der Buchhaltung.

Software erleichtert beispielsweise:

• die Erfassung und Verarbeitung von Buchungen

• die Erstellung von Berichten wie der Gewinn-Verlustrechnung

• die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Bei der Abwicklung einer doppelten Buchführung unterstützen Sie verschiedene Programme. Drei Beispiele sind DATEV, Lexware oder Sage.

Fazit: Den Überblick behalten dank doppelter Buchführung

Auf den ersten Blick erscheint eine doppelte Buchführung mit ihren Buchungen und Buchungssätzen überaus kompliziert. Sie muss jedoch eine gewisse Komplexität aufweisen, um alle Zahlungsströme und Wertentwicklungen in Ihrem Unternehmen abzubilden. Im Gegenzug gewinnen Sie daraus weitergehende Erkenntnisse. Es verwundert also nicht, dass die doppelte Buchführung in ihren Grundsätzen schon seit dem Mittelalter Bestand hat und auch in Zukunft weiter Bestand haben wird.

Titelbild: Reilly Wardrope / iStock / Getty Images