Eigenbeleg: Definition, Inhalt und Erstellung

„Keine Buchung ohne Beleg!“ Dieser Grundsatz ist seit jeher eines der Fundamente der Buchführung in Unternehmen. Doch was passiert, wenn für einen Geschäftsvorgang kein Beleg vorliegt? Für diesen Fall gibt es eine Notlösung: Hier kommen Eigenbelege ins Spiel.

Was ist ein Eigenbeleg?

Eigenbelege sind Belege, die Sie selbst in Ihrem Unternehmen ausstellen. Dabei kann es sich um Belege über interne Geschäftsvorgänge handeln, oder aber um Eigenbelege, welche als Ersatz für verlorene oder nicht vorhandene externe Belege dienen. Erstellen Sie diese gewissenhaft, werden sie vom Finanzamt als Ersatzbeleg anerkannt.

Wie sieht ein Eigenbeleg aus?

Für die Ausstellung eines Eigenbelegs ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Sie können eine Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm oder einem Tabellenkalkulationsprogramm nutzen, oder einen formlosen Eigenbeleg handschriftlich erstellen.

Dennoch müssen Sie in jedem Fall darauf achten, dass der Eigenbeleg alle notwendigen Informationen enthält. Fehlt eine der Angaben, die auf dem Eigenbeleg zwingend erforderlich sind, besteht das Risiko, dass das Finanzamt Ihren Eigenbeleg nicht anerkennt.

Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?

Die Mindestangaben, welche jeder Eigenbeleg beinhalten muss, umfassen:

• Name und Anschrift der Zahlung empfangenden Person
• Datum der Aufwendung
• Datum der Erstellung des Belegs
• Art der Ausgabe (gegebenenfalls mit Mengenangabe zu gekauften Produkten)
• Betrag der gesamten Aufwendung, Nettopreis und Mehrwertsteuer
• Grund für die Erstellung des Eigenbelegs (zum Beispiel Verlust einer Originalrechnung)
• Händische Unterschrift der ausstellenden Person

Zusätzlich ist es oft vorteilhaft, weitere Dokumente vorweisen zu können, welche zeigen, dass die Angaben auf dem Eigenbeleg plausibel sind. Erstellen Sie beispielsweise einen Eigenbeleg über die Zahlung von Trinkgeld im Rahmen eines Geschäftsessens, kann es sinnvoll sein, die Rechnung des Restaurants beizulegen.

Auch Bestellbestätigungen, Auftragsbestätigungen oder Kontoauszüge bei Bezahlungen mit Karte können Sie mit einreichen, um kritische Nachfragen des Finanzamts über Ihre Aufwendungen vorzubeugen.

Wann darf ein Eigenbeleg erstellt werden?

Einen Eigenbeleg dürfen Sie dann als Notlösung erstellen, wenn der Originalbeleg fehlt oder wenn für einen Geschäftsvorfall kein Fremdbeleg existiert, da es sich um eine interne Abrechnung handelt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen vornehmen.

Für das Fehlen einer originalen Quittung kann es mehrere Gründe geben. In der beispielhaften Situation eines Geschäftsessens, bei welchem Sie Trinkgeld gegeben haben, ist der zusätzliche Aufwand auf dem Beleg beispielsweise nicht vermerkt. Deshalb ergänzen Sie die zusätzlichen Kosten mit einem Eigenbeleg.

So können Sie auch vorgehen, wenn Ihr geschäftlicher Kontakt Ihnen keinen Fremdbeleg für das Erbringen einer Leistung ausgestellt hat. Mit dem Eigenbeleg dokumentieren Sie für das Finanzamt, dass der Geschäftsvorfall stattgefunden hat.

Die Erstellung eines Eigenbelegs ist als Nachweis auch erforderlich, wenn Sie auf einen Vermögensgegenstand des Sachanlagevermögens eine außerplanmäßige Abschreibung vornehmen müssen, weil der Vermögensgegenstand (zum Beispiel der Firmenwagen) nach einem Totalschaden aus dem Betriebsvermögen ausscheidet.

Tätigen Sie als Gewerbe betreibende Person einer Personenhandelsgesellschaft (OHG oder KG) eine Privateinlage oder eine Privatentnahme, ist es ebenfalls zulässig, die finanzielle Transaktion mit einem Eigenbeleg nachzuweisen.

Wie grenzt sich der Eigenbeleg vom Fremdbeleg ab?

Fremdbelege sind Belege, die Dritte für Ihr Unternehmen erstellen. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Rechnungen, Mietverträge oder Lieferscheine. Entscheidend ist, dass Sie aus einem Fremdbeleg immer die Vorsteuer ziehen können, wenn der Beleg den Inhalt der Paragrafen 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes enthält.

Im Gegensatz dazu können Sie aus einem Eigenbeleg keine Vorteile in der Steuer ziehen. Dies liegt daran, dass ein Eigenbeleg die formalen Voraussetzungen der Paragrafen 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes nicht erfüllt. Für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs verlangt das Finanzamt zwingend, dass Sie eine formal korrekte Rechnung vorlegen, die den im Umsatzsteuerrecht geforderten Mindestinhalt hat.

Was müssen Sie bei der Erstellung eines Eigenbelegs beachten?

Beachten Sie, dass Sie für jeden einzelnen Geschäftsvorfall auch einen extra Eigenbeleg erstellen müssen. Für eine gewinnmindernde Berücksichtigung des Aufwands, den Sie mit dem Eigenbeleg dokumentieren, muss es sich um einen betrieblichen Aufwand handeln. Die Höhe und die Art des Aufwands müssen für den Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin im Finanzamt plausibel sein.

Auch die Anzahl der Eigenbelege kann die Mitarbeitenden der Finanzbehörde misstrauisch stimmen. Offiziell gibt es zwar keine Begrenzung, wie viele Eigenbelege Sie einreichen können. Doch umso höher die Anzahl ist, umso mehr steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass das Finanzamt Ihre Eigenbelege kritisch überprüft. Die Entscheidung, ob sie den Eigenbeleg als Betriebsausgabe anerkennt oder nicht, liegt letztlich bei der Finanzbehörde allein.

Wie können Sie einen Eigenbeleg vermeiden?

Eigenbelege haben den Nachteil, dass Sie keinen Vorsteuerabzug daraus geltend machen können. Deshalb ist es von Vorteil, Eigenbelege dort zu vermeiden, wo es möglich ist. Dies ist in allen Fällen möglich, in denen Ihnen Dritte eine Leistung oder den Kauf eines Produktes in Rechnung stellen. Heften Sie diese Belege sorgfältig ab und machen Sie sich gegebenenfalls Kopien der Quittungen.

Auch bei Geschäftsreisen, -essen und weiteren Ausgaben sollten Sie daran denken, sich die Quittung schreiben zu lassen – und gegebenenfalls am Ende des Verkaufsgesprächs selbst danach zu fragen. So sichern Sie sich den Vorsteuerabzug, wenn die Rechnungen alle Voraussetzungen der Paragrafen 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes erfüllen.

Eigenbeleg: Ein Beispiel zur Anwendung mit Vorlage

In Ihrem Unternehmen beschäftigen Sie mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Für diese schreiben Sie monatlich die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die folgenden Eigenbelege erstellen Sie im Rahmen dieses Beispiels:

• Probeabrechnungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Lohnsteueranmeldung für das Finanzamt
• An- und Abmeldungen Ihrer Mitarbeiter bei der Krankenkasse
• Beitragsnachweise für die Krankenkassen
• Anträge auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Darüber hinaus erstellen Sie einen Eigenbeleg zum Beispiel dann, wenn Sie aus der Kasse Geld für eine private Ausgabe entnehmen.

Gestalten können Sie diesen basierend auf dieser Vorlage:

Eigenbelege als Notlösung für Ihre Buchhaltung

Mit einem Eigenbeleg erfüllen Sie einen wichtigen Grundsatz der Buchführung: Es gilt, dass Sie keine Buchung ohne Beleg vornehmen dürfen. Denn nur mit Beleg kann das Finanzamt Ihre Zahlungen als gewinnmindernde Betriebsausgaben berücksichtigen.

Eigenbelege sind als Ersatzbelege also eine wichtige Notlösung. Dennoch empfiehlt es sich, Eigenbelege dort zu vermeiden, wo dies möglich ist, da sie für die Gewährung des Vorsteuerabzugs nicht in Betracht gezogen werden.

Beschaffen Sie sich also die Originalbelege, die Sie von anderen Unternehmen bekommen, wann immer dies möglich ist, und heften Sie diese ab oder speichern Sie sie in Ihrer digitalen Belegablage.

Titelbild: John Scott / iStock / Getty Images Plus