E-Mail-Tracking: Das müssen Sie wissen

Jeden Tag werden weltweit mehr als 300 Milliarden E-Mails versendet, wobei Newsletter und Werbung einen enormen Anteil davon ausmachen. Antworten von Empfängern im eigentlichen Sinn gibt es darauf nur selten, allerdings sollen die Empfänger fast immer zu irgendeiner Art von Folgehandlung gebracht werden. Und genau da setzt E-Mail-Tracking an.

Tracken Sie schon oder raten Sie noch?

Stellen Sie sich vor, Sie versenden eine E-Mail und nichts geschieht. Keine Rückmeldung, keine Antwort, keine Reaktion. Normalerweise würde Ihnen wohl nichts anderes übrig bleiben, als abzuwarten oder darüber zu mutmaßen, was der Empfänger mit Ihrer Nachricht gemacht hat. E-Mail-Tracking macht derlei Spekulationen jedoch überflüssig – denn damit erhalten Sie auch in solchen Fällen handfeste Informationen darüber,

• ob Ihre Nachricht erfolgreich zugestellt wurde

• wann, wo und womit die E-Mail geöffnet wurde und

• welche Links oder Anhänge vom Empfänger angeklickt wurden.

Kleines Bild, große Wirkung: So funktionieren E-Mail-Tracking-Tools

In der Regel erfolgt der Versand von E-Mails über eine spezielle Software. Diese Programme punkten nicht nur mit professionellen Möglichkeiten zur Gestaltung und Automatisierung von E-Mails, sondern beinhalten darüber hinaus beinahe auch immer eine Tracking-Funktion.

Der genaue Leistungsumfang hängt dabei vom jeweiligen Anbieter ab. So lassen sich mit dem Tracking-Tool von HubSpot beispielsweise sowohl über Gmail oder Outlook als auch direkt über das CRM versendete E-Mails nachverfolgen – und das noch dazu kostenlos. Aber auch zahlreiche andere Anbieter, wie zum Beispiel MailChimp, CleverReach und Sendinblue, bieten Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang und in verschiedenen Preisklassen an.

Das technische Prinzip von E-Mail-Tracking-Tools ist im Wesentlichen immer gleich: Zuständig für die Nachverfolgung von E-Mails ist ein Bild – genauer gesagt ein winziges, für das menschliche Auge unsichtbares Pixel, das in die versendeten E-Mails integriert wird und jeder Empfängeradresse eine einzigartige ID zuweist.

Beim Öffnen der Nachricht lädt ein externer Server der Software dieses Pixel und registriert Datum, Uhrzeit sowie den ungefähren Standort des Empfängers über dessen IP-Adresse. Und das ist längst noch nicht alles.

Getrackte E-Mails verraten mehr als nur Öffnungsraten

Zusätzlich zur individuellen Profilkennung im Pixel führen alle in der E-Mail enthaltenen Links zunächst zu einer von der Software generierten eindeutigen URL, bevor Nutzer zur eigentlichen Zielseite weitergeleitet werden. So lässt sich nicht nur die Klickrate Ihrer E-Mails messen – also, wie viele Empfänger überhaupt auf einen Link geklickt haben – sondern es können (analog zum Webtracking) auch bei jeder Interaktion aussagekräftige Daten über das Nutzerverhalten gesammelt werden.

Denn dieser – von den Nutzern unbemerkte – Zwischenstopp analysiert in Kombination mit der Pixel-ID, von welcher E-Mail-Adresse aus welche Links wann, wo und wie oft aufgerufen wurden.

Mitunter lässt sich durch weitere Tracking-Elemente auf dieser zwischengeschalteten Website sogar noch weiteres Surfverhalten verfolgen (zum Beispiel: besuchte Seiten und angeklickte Inhalte). Mit anderen Worten: Durch E-Mail-Tracking erhalten Sie wesentliche Informationen darüber, was Ihren Kontakten besonders gut gefällt.

Gute Gründe für E-Mail-Tracking

Dass das Nachverfolgen von E-Mails Ihre Erfolgsaussichten bei der Neukundenakquise entscheidend erhöhen kann, liegt auf der Hand. Denn E-Mail-Tracking bringt Ihnen wesentliche Vorteile:

Optimale Zielgruppen-Segmentierung

Die gewonnenen Informationen helfen Ihnen dabei, Ihre Verteilerlisten sauber zu halten und in unterschiedliche Zielgruppen zu segmentieren. So können Sie zum Beispiel ungültige E-Mail-Adressen entfernen, anhand der Öffnungsrate zwischen „warmen“ und „kalten“ Kontakten unterscheiden und die Empfänger über ihr Klickverhalten einer bestimmten Phase auf ihrem Weg zu einem potenziellen Kauf zuordnen. Somit trägt E-Mail-Tracking nicht nur zur Datenhygiene bei, sondern unterstützt auch einen Kampagnenaufbau, der zur jeweiligen Zielgruppe passt.

Mehr Relevanz für die Empfänger

Durch E-Mail-Tracking erfahren Sie genau, wofür sich Empfänger besonders interessieren. Dieses Wissen sollten Sie sich zunutze machen, um künftige Nachrichten noch relevanter zu gestalten. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ein Kontakt mehrmals auf einen bestimmten Link geklickt hat, könnten Sie ihm in einer Folge-E-Mail Ihren Blogartikel zu diesem Thema empfehlen oder ihm nähere Informationen per Download zukommen lassen.

So liefern Sie nicht nur weitere Schnittstellen zu Ihrem Unternehmen, sondern können auch durch maßgeschneiderte Inhalte überzeugen. Und das bringt Sie in Sachen Neukundenakquise und Kundenbindung garantiert ein ganzes Stück weiter.

Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt

Das Timing hat entscheidenden Einfluss darauf, wie gut Ihre E-Mail-Akquise funktioniert. Ein geeignetes Programm zum Nachverfolgen Ihrer versendeten Nachrichten kann Sie dabei wesentlich unterstützen. Insbesondere dann, wenn es Benachrichtigungen in Echtzeit liefert, sobald eine E-Mail geöffnet oder ein bestimmter Link angeklickt wird.

So wissen Sie genau, wann und in welcher Form Ihnen Empfänger ihre Aufmerksamkeit schenken und können die entsprechenden nächsten Schritte einleiten.

Im Umkehrschluss lassen sich so auch E-Mails vermeiden, die unnötig oder womöglich sogar störend sind. Zeigt ein Empfänger beispielsweise zum wiederholten Mal kein Interesse an einer Vertriebs-E-Mail, werden weiterführende Nachrichten in diesem Fall wahrscheinlich auch wenig zielführend sein.

Aber: Nicht alle E-Mails können nachverfolgt werden

Bei all den Vorteilen gibt es aber auch einen kleinen Wermutstropfen: Es gibt keine Garantie für eine lückenlose Nachverfolgung all Ihrer versendeten Nachrichten. Denn unter bestimmten Bedingungen kann das Tracking von E-Mails deaktiviert werden.

Das ist dann der Fall, wenn der Empfänger in seinen E-Mail-Einstellungen

• das Anzeigen von Bildern unterdrückt,

• das Laden von externen Inhalten nicht zulässt oder

• die E-Mail als reinen Text formatiert betrachtet.

E-Mail-Tracking liefert Ihnen überaus wertvolle Daten. Über die Nachverfolgung von E-Mails können Sie sehr viel über Ihre Interessenten, Leads und Kunden erfahren und Ihre Vertriebsstrategie auf Basis dieser Informationen neu ausrichten. 

Titelbild: AnnaStills / getty images