Follow-up-E-Mail schreiben: Ein Leitfaden (inkl. Vorlagen)

„Ich wollte mich kurz melden und nachfragen, ob…“ Kommt Ihnen dieser Satzanfang bekannt vor? Tagtäglich werden unzählige solche Follow-up-E-Mails geschrieben, in denen sich diese oder ähnliche Formulierungen finden. Diese Nachfass-E-Mails erhalten auch wir – oft sind sie aber in ihrer Art nicht besonders effektiv und wecken selten unser Interesse.

In diesem Leitfaden erläutern wir Ihnen die Schritte für eine gelungene Follow-up-E-Mail, mit der Sie Ihre Öffnungs- und Konversionsraten erheblich steigern.

Wieso sollte ich eine Follow-up-E-Mail schreiben?

Auch uns geht es manchmal so und unsere E-Mails werden nicht beantwortet. Anstatt direkt beleidigt zum Telefonhörer zu greifen, eignen sich vorbereitete und durchdachte Follow-up-E-Mails besser, um nachzuhaken. So reißen Sie Ihren Geschäftspartner, Ihre Kundin oder wen auch immer nicht direkt aus dem Arbeitsalltag und geben diesen Zeit, zu antworten.

Vorlagen für Follow-Up-E-Mails

Vorlagen für folgende Zielgruppen:

• Interessierte Ihrer Dienstleistungen oder Produkte
• Personalabteilungen oder neue Vorgesetzte
• Recruiter und Recruiterinnen
• Neue Kontakte nach Networking-Events

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Follow-up-Email schreiben: So gehen Sie vor

Eine fertige Follow-up-E-Mail sollte folgende Voraussetzungen erfüllen: Sie hat ein klares Ziel, die Einleitung enthält Kontextinformationen, dem Empfänger bzw. der Empfängerin wird der Zweck deutlich gemacht und die Betreffzeile (sofern vorhanden) spiegelt den Inhalt wider. Zum Schluss müssen Sie nur noch entscheiden, wann Sie die E-Mail senden wollen.

Im Folgenden gehen auf die sechs Schritte im Detail ein:

1. Ziel festlegen
2. Einleitung mit Kontext schreiben
3. Zweck deutlich machen
4. Ansprechende Betreffzeile formulieren
5. Call-to-Action einbauen
6. Follow-up-E-Mail versenden

Schritt 1: Ziel festlegen

Sie haben sich bereits mit einem potenziellen Kunden bzw. einer potenziellen Kundin getroffen, telefoniert oder über E-Mail Informationen ausgetauscht. Nun müssen Sie eine Follow-up-E-Mail senden. Bevor Sie beginnen, sollten Sie festlegen, welches Ziel Sie mit Ihrer Nachricht verfolgen.

Nur dann können Sie einen überzeugenden Call-to-Action (CTA) integrieren, der die Empfängerinnen und Empfänger dazu bringt, Ihnen zu antworten, damit Sie Ihr Ziel erreichen – etwa einen Abschluss bei Kunde A herbeizuführen oder die Beziehung mit Kundin B zu stärken.

Sehen wir uns die fünf häufigsten Ziele und Anlässe einer Follow-up-E-Mail an:

1. Informationen erhalten

Womöglich merken Sie nach dem Erstkontakt bzw. ersten Gespräch mit Ihrer potenziellen Kundschaft im Verkaufsprozess, dass Sie vergessen haben, etwas zu fragen, oder dass Sie zusätzliche Informationen benötigen, um ihm helfen zu können.

Vielleicht benötigen Sie weitere Informationen zum Unternehmen oder zu Herausforderungen, möchten ein Status-Update zu einem Deal oder herausfinden, ob ein Vertrag zustande kommt.

Machen Sie in der ersten E-Mail deutlich, welche Informationen Sie genau benötigen, damit die Empfängerin oder der Empfänger schnell und effizient reagieren kann.

2. Meetinganfrage

Möglicherweise möchten Sie mit einer Sales-Follow-up-E-Mail ein weiteres Meeting oder Gespräch nach der Kaltakquise vereinbaren, um ein Thema zu vertiefen, ein Produkt oder eine Idee zu besprechen, um Unterstützung zu bitten oder Feedback zu erhalten.

Unser Tipp: Geben Sie dabei den genauen Grund für das gewünschte Meeting an und legen Sie dar, welchen Wert das Gespräch für den Empfänger bzw. die Empfängerin hat. Und dazu müssen Sie wissen, wie Sie ihm oder ihr helfen können.

Noch einfacher ist es, wenn Sie einen Link zu einer kostenlosen Software für die Planung von Meetings einfügen, damit Ihre Empfängerinnen und Empfänger direkt in Ihrem Kalender einen Termin buchen können.

3. Auf dem Laufenden bleiben

Wenn Sie mit einem Kontakt länger nicht gesprochen haben oder wenn Sie Neuigkeiten von ihm, ihr oder dem Unternehmen gehört haben, bietet es sich an, ihn oder sie direkt auf diese Neuigkeiten anzusprechen. Es könnte ja sein, dass sich durch diese Veränderungen neue Geschäftschancen für Sie oder Ihr Unternehmen ergeben.

So kann es beispielsweise sein, dass eine Kundin oder ein Kunde sich aufgrund einer Unternehmenserweiterung Ihren Support nun leisten kann oder Ihre Dienstleistungen jetzt dringend braucht. In diesem Fall ist es wichtig, sich mit einer Follow-up-E-Mail über die aktuelle Situation zu informieren.

Fragen Sie in Ihrer E-Mail konkret nach bestimmten Informationen – sie sollte unserer Meinung nach aber nicht zu vage oder halbherzig klingen. Zeigen Sie Ihren Empfängern bzw. Empfängerinnen, dass Sie aufrichtig an der Lösung ihrer Probleme interessiert sind.

4. Danksagung

Mit einem Danke kommt man oftmals weiter. Eine Dankes-E-Mail entlockt Ihrem Gegenüber zwar nicht immer eine direkte Antwort, hinterlässt jedoch einen guten Eindruck. Sie ist eine professionelle Geste, an die sich Kundinnen und Kunden auch später noch erinnern werden.

Vielleicht möchte jemand in Zukunft ja noch einmal Ihre Dienste in Anspruch nehmen oder Sie einem Freund, einer Kollegin oder einem anderen Unternehmen weiterempfehlen.

Eine solche E-Mail ist beispielsweise dann angebracht, wenn ein Kunde bzw. eine Kundin ...

• Sie weiterempfohlen hat.
• eine Bewertung für Sie schreibt oder Ihnen bei einer Fallstudie hilft.
• mit Ihnen einen Deal abschließt.
• Ihnen seine bzw. ihre Aufmerksamkeit schenkt, mit Ihnen chattet oder sich persönlich mit Ihnen trifft.

5. Follow-up nach Networking-Event

Nach einem Networking-Event ist es wichtig, den Kontakt zeitnah mit einer Follow-up-E-Mail zu pflegen. Beziehen Sie sich auf das Event und erwähnen Sie den Kontext des Kennenlernens, um eine persönliche Verbindung zu schaffen. Greifen Sie Gesprächsthemen auf, die Sie mit der Person geteilt haben, und zeigen Sie, dass Sie den Austausch wertschätzen.

Formulieren Sie eine klare Handlungsaufforderung (Call-to-Action), wie etwa die Vereinbarung eines Meetings oder das Zusenden von Material. So stellen Sie sicher, dass der erste positive Eindruck bestehen bleibt und der Dialog gezielt fortgeführt wird.

Für diese fünf Anlässe und weitere haben wir hilfreiche Follow-up-E-Mail-Templates für Sie vorbereitet:

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Voraussetzung für eine überzeugende Follow-up-E-Mail ist also, dass Sie ein bestimmtes Ziel vor Augen haben. Auf diese Weise können Sie einen CTA integrieren, aus dem deutlich hervorgeht, was Sie sich von den Empfängern und Empfängerinnen Ihrer E-Mail erhoffen.

Möglicherweise möchten Sie, dass diese Ihnen bestimmte Informationen bereitstellen, ein Meeting mit Ihnen vereinbaren, über (persönliche oder berufliche) Neuigkeiten berichten oder einfach nur Ihr Dankesschreiben zur Kenntnis nehmen.

Wenn Sie ein Ziel für Ihre E-Mails festlegen, werden Ihre Nachrichten wesentlich professioneller klingen. Außerdem können Sie so einfacher einen CTA integrieren, der den Empfängerinnen und Empfängern einen unmittelbaren Mehrwert (abhängig von Ihrem konkreten Ziel) bietet und eine Handlungsmöglichkeit vorgibt.

Schritt 2: Einleitung mit Kontext schreiben

Wie viele E-Mails erhalten Sie jeden Tag? Vermutlich eine Menge – im Schnitt sind es in Deutschland laut Bitkom 26 berufliche E-Mails, bei uns im Vertriebsteam teilweise sogar noch einige mehr.

Aufgrund der Vielzahl von E-Mails, die Kundinnen und Kunden heutzutage erhalten, ist es unserer Erfahrung nach besonders wichtig, in Ihren Nachrichten auf etwas Einzigartiges anzuspielen. Etwa:

• eine persönliche Verbindung
• ein gemeinsames Interesse
• eine sonstige Besonderheit

Dadurch wird es Ihren Empfängern und Empfängerinnen leichter fallen, sich an Sie zu erinnern. Dieser Kontext ist besonders bei Ihrer ersten Follow-up-E-Mail wichtig, oder wenn Sie noch keine enge Beziehung zum Empfänger bzw. zur Empfängerin aufgebaut haben oder seit Ihrem letzten Kontakt viel Zeit vergangen ist.

Erwähnen Sie zum Beispiel den Kontext, in dem die erste Kommunikation oder E-Mail, das erste Gespräch oder die erste Interaktion stattfanden. So vermeiden Sie Missverständnisse und helfen Sie Empfängern und Empfängerinnen Ihrer Follow-up-Nachricht auf die Sprünge, damit sie diese besser einordnen und antworten können.

Die folgenden Einleitungssätze können Sie in Follow-up-E-Mails verwenden, um die nötigen Kontextinformationen bereitzustellen.

Effektive Einleitungssätze für E-Mails

• Wir haben uns letzte Woche beim/in [Name des Events oder Ort] getroffen.
• Ich war von Ihrer Rede beim [Name des Events] sehr beeindruckt.
• Unser(e) gemeinsame(r) Freund/Freundin [Name] hat mir empfohlen, Sie zu kontaktieren.
• Bei unserem letzten Gespräch über… [Thema].
• Ich melde mich bei Ihnen, weil ich Ihnen vor einigen Wochen eine E-Mail zu [Thema] geschickt habe.

Schritt 3: Zweck deutlich machen

Als Nächstes gilt es, den Zweck Ihrer Follow-up-E-Mail deutlich zu machen. Sie sollten den Empfängerinnen und Empfängern von Anfang an klar sagen, warum Sie ihnen schreiben. Ihre E-Mails könnten sonst unseriös, zu vage oder verwirrend wirken und als Spam betrachtet werden.

Schreiben Sie zum Beispiel nicht so etwas wie: „Ich würde mich gerne bei einem Kaffee mit Ihnen über Ihr Unternehmen unterhalten“. Besser wäre: „Ich würde mich gerne bei einem Kaffee mit Ihnen darüber unterhalten, wie Sie es schaffen, Ihre Quote zu erreichen. Ich habe nämlich Probleme, meine Zielvorgaben zu erreichen.“

Unser Tipp: Seien Sie möglichst konkret, damit Ihre Kundschaft sofort weiß, was Sie von ihnen möchten. So machen Sie einen seriöseren Eindruck und werden die gewünschten Informationen oder Antworten eher bekommen.

Achten Sie darauf, dass der Textkörper Ihrer E-Mail klar strukturiert ist. Beginnen Sie mit einer freundlichen Ansprache und bringen Sie den Zweck der E-Mail in den ersten ein bis zwei Sätzen auf den Punkt.

Vermeiden Sie lange, ausschweifende Einleitungen, da diese das Interesse des Lesenden schnell mindern können. Verwenden Sie kurze Absätze, um den Text übersichtlich zu halten, und verwenden Sie Aufzählungen oder fettgedruckte Wörter, um wichtige Informationen hervorzuheben.

Schließlich sollten Sie auf eine freundliche und professionelle Sprache achten, um den gewünschten Eindruck zu hinterlassen und eine positive Beziehung zu den Empfängern und Empfängerinnen Ihrer Follow-up-E-Mail aufzubauen.

Mögliche Ansätze, um den Zweck einer E-Mail anzusprechen

• Ich möchte Sie zum [Name des Events] einladen, an dem ich auch teilnehmen werde. Ich glaube, es könnte für [Name des Unternehmens] interessant sein.
• Wie besprochen, sende ich Ihnen hier die Informationen der Entwicklerin [Link einfügen], der Ihnen möglicherweise mit Ihrer neuen Website helfen kann.
• Es würde mich freuen, mehr über [Thema] zu erfahren, da ich bei [Name des Unternehmens] an etwas Ähnlichem arbeite.

Schritt 4: Ansprechende Betreffzeile formulieren

Haben Sie, wie wir, in der Schule auch gelernt, dass man erst den Aufsatz selbst und danach die Einleitung schreiben sollte? Bei Follow-up-E-Mails verhält es sich ähnlich. Verfassen Sie zuerst die E-Mails selbst (Einleitungssatz, E-Mail-Text, Schlusssatz und Unterschrift) und formulieren Sie dann erst die Betreffzeile.

So wird es Ihnen viel leichter fallen, eine aussagekräftige und überzeugende Betreffzeile zu schreiben, die das Interesse der Empfängerinnen und Empfänger weckt.

Unsere Tipps für effektive Betreffzeilen sind:

• Kurz und prägnant: Halten Sie die Betreffzeile so kurz wie möglich – idealerweise unter 50 Zeichen. Kürzere Betreffzeilen werden schneller erfasst und steigern die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail geöffnet wird. Zudem vermeiden Sie damit, dass Ihre Betreffzeile abgeschnitten wird und auf allen Geräten sichtbar ist.
• Den Inhalt widerspiegeln: Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile den Kern Ihrer Nachricht klar kommuniziert. Vermeiden Sie vage Formulierungen und kommen Sie direkt auf den Punkt.
• Auf Mehrwert hinweisen: Wecken Sie Interesse, indem Sie betonen, was der Empfänger bzw. die Empfängerin von der E-Mail erwarten kann. Eine nützliche Information oder ein konkreter Vorteil sollten bereits in der Betreffzeile erkennbar sein.
• Interesse wecken: Das Hauptziel Ihrer Betreffzeile ist es, den Empfänger bzw. die Empfängerin zum Klicken zu animieren. Um eine Betreffzeile interessant zu gestalten, gibt es viele Möglichkeiten. So könnten Sie beispielsweise eine aktuelle Nachrichtenmeldung oder Statistik bezüglich ihrer Branche hinzufügen oder eine konkrete Frage stellen.
• Vermeiden Sie Schlagwörter und Clickbait: Begriffe wie „wichtig“ oder „dringend“ können schnell als Spam gewertet werden. Bleiben Sie sachlich und authentisch, um Vertrauen aufzubauen. Auch sollten Sie darauf achten, dass Ihre Betreffzeile Ihrer E-Mail, Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung gerecht wird.

Schritt 5: Call-to-Action einbauen

Ein effektiver Call-to-Action (CTA) kann den Unterschied zwischen einer ignorierten E-Mail und einer produktiven Antwort ausmachen. Denken Sie daran, dass Ihr Ziel ist, die Empfänger und Empfängerinnen zu einer konkreten Handlung zu bewegen, sei es, einen Termin zu vereinbaren, ein Dokument zu überprüfen oder Ihnen Feedback zu geben.

Ein persönliches Beispiel von meinem Kollegen Cem Atilla Köksal: „Bei meiner letzten Follow-up-E-Mail nach einem wichtigen Meeting habe ich direkt nach einem Feedback zu einem Vorschlag gefragt, den ich präsentiert hatte. Indem ich eine klare und prägnante Frage stellte, ermöglichte ich es dem Empfänger, einfach zu reagieren und gleichzeitig das Gespräch voranzutreiben.“

Vermeiden Sie es, vage zu bleiben – ein präziser CTA wie „Könnten wir nächste Woche einen Termin für ein kurzes Gespräch finden?“ erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail die gewünschte Reaktion erzielt.

Schritt 6: Follow-up-E-Mail versenden

Der Sendezeitpunkt von Follow-up-E-Mails sollte sich nach Ihrer konkreten Situation richten. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten für die Empfänger und Empfängerinnen relevant sind, und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die E-Mails auch tatsächlich geöffnet werden.

Mit den folgenden Zeitfenstern für Follow-up-E-Mails haben wir je nach Anwendungsfall gute Erfahrungen gemacht:

• Innerhalb von 24 Stunden: Dieser Zeitrahmen eignet sich gut für Dankes-E-Mails nach einem Meeting, einem Geschäftsabschluss, einer Konferenz, einem Verkaufsgespräch im Rahmen der Kundenakquise oder aus einem anderen besonderen Anlass.
• Innerhalb von 48 Stunden: Nachdem Sie wichtige Unterlagen (etwa eine Bewerbung oder ein Formular) eingereicht haben oder wenn Sie einen konkreten, dringenden Grund für ein Follow-up und den nächsten Schritt haben (das nicht ein bis zwei Wochen warten kann).
• Innerhalb von 1–2 Wochen: Eignet sich beispielsweise für ein Follow-up zu einer Meetinganfrage, wenn Sie keine Antwort auf eine Bewerbung erhalten haben oder um nachzufragen, ob Ihr Gegenüber eine zuvor gesendete E-Mail erhalten hat, zu der Sie Feedback benötigen.
• Alle 3 Monate: Dieser Rhythmus empfiehlt sich, um sich bei bestehenden Kontakten zu erkundigen, ob sich an ihrer Situation oder in ihrem Unternehmen etwas geändert hat. Sie können sich zum richtigen Zeitpunkt auch (abhängig von Ihrer Beziehung zu einem Kontakt) über berufliche oder private Gegebenheiten informieren.

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11 Beispiele und Vorlagen für eine Follow-up-E-Mail

Sehen wir uns im Folgenden verschiedene Vorlagen für eine Follow-up-E-Mail an. An den Beispielen können Sie sehen, wie Sie Ihre nächste Follow-up-E-Mail formulieren können.

1. Follow-up-E-Mail für Meetinganfrage

Diese Vorlage fällt in die Kategorie „Meetinganfrage“. Sie können diese Vorlage jedoch an Ihr konkretes Ziel und bestimmte Personen anpassen.

Betreff: Danke für das freundliche Gespräch

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um mir etwas über [Name des Unternehmens] sowie Ihre Ziele und Herausforderungen zu erzählen.

Wenn Sie wissen möchten, wie andere Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen umgehen, können wir gerne einen Termin für ein Telefonat vereinbaren. Wir könnten dann auch näher auf Ihre Herausforderungen eingehen, um zu sehen, ob ich behilflich sein kann.

Hätten Sie nächsten Dienstag um 13 Uhr Zeit für ein Gespräch?

Danke noch einmal für unser freundliches Gespräch. Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

2. Follow-up-E-Mail mit ansprechender Betreffzeile

Sehen wir uns nun eine E-Mail-Vorlage mit einer aussagekräftigen Betreffzeile an, die die Aufmerksamkeit Ihres Gegenübers erregt und den Inhalt der Nachricht widerspiegelt.

Betreff: 3 Gründe, warum ich hervorragend in Ihr Team passen würde

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

mein Name ist [Ihr Name]. Ich schreibe Ihnen, weil ich gesehen habe, dass [Name des Unternehmens] eine offene Stelle als [Funktion] zu besetzen hat.

1. Ich bin sehr lernbegierig. Ich lerne gern und lese viele Bücher und Blogs oder höre Podcasts (mein Lieblings-Podcast ist zurzeit [Titel des Podcasts]).
2. Ich bin [besondere Qualitäten auflisten].
3. Mir gefällt [Unternehmen] und Ihre Mission, die [Mission wiedergeben].

Ich glaube, dass ich hervorragend in Ihr Team passen würde, und zwar aus den folgenden Gründen:.

Ich füge meinen Lebenslauf und ein Video bei, in dem ich erläutere, warum ich hervorragend in Ihr Team passen würde. Außerdem finden Sie anbei meine Website-Adresse, Kontaktdaten und Arbeitsproben von Projekten, an denen ich als [vorherige relevante Rolle oder Funktion] gearbeitet habe.

Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

3. Follow-up-E-Mail nach Gespräch

Sehen wir uns nun eine Vorlage für eine effektive Follow-up-E-Mail mit einem Einleitungssatz an, der die notwendigen Kontextinformationen für die Empfängerin enthält:

Betreff: Haben Sie noch Fragen?

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

in unserem letzten Gespräch hatten Sie mich gebeten, mich in einigen Monaten noch einmal bei Ihnen zu melden, um zu besprechen, wie [Name Ihres Unternehmens] Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, [Ziel] zu erreichen. Ich bin vielleicht einige Wochen zu früh, wollte mich dennoch schon einmal kurz bei Ihnen melden.

Hatten Sie schon Gelegenheit, über meinen Vorschlag nachzudenken? Wir können eventuelle Fragen auch gerne in einem Telefongespräch erläutern.

Haben Sie diese Woche Zeit?

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

4. Follow-up-E-Mail nach einer Demo

Die meisten Kundinnen und Kunden, die die Demo-Phase abgeschlossen haben, werden Ihre E-Mails nicht ignorieren. Sie zeigen in der Regel bereits Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung. Sollte es jedoch Kundschaft geben, die nach der Demo nicht mehr auf Ihre E-Mails reagiert hat, kann es hilfreich sein, sich erneut zu melden und sicherzustellen, dass Sie weiterhin auf deren Radar sind.

Betreff: Wie hat Ihnen die Demo zu [Produkt oder Dienstleistung] letzte Woche gefallen?

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

ich wollte die Nachricht wieder in Ihrem Posteingang nach oben schieben. Hatten Sie Gelegenheit, mit [Name der Führungskraft falls bekannt] über den nächsten Schritt in Bezug auf [Produkt oder Dienstleistung] zu sprechen?

Falls nicht, würde ich gerne ein Telefonat vereinbaren, um Ihr Team bei [Ziel X] zu unterstützen. Sind Sie und Ihre Führungskraft am Mittwochmorgen für ein kurzes Gespräch verfügbar?

Danke und viele Grüße

[Ihr Name]

5. Follow-up-E-Mail nach unbeantworteten Anruf

Haben Sie eine E-Mail gesendet und auch angerufen, aber keine Rückmeldung erhalten? Zunächst sollten Sie in solchen Fällen eine Woche warten. Sie möchten den Interessenten bzw. die Interessierte nicht zu sehr drängen. Senden Sie dann eine E-Mail, die den Wert, den Sie für das Unternehmen bringen können, erneut verdeutlicht.

Betreff: Wachstumsmöglichkeiten für [Unternehmensname]

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

es scheint, als wäre jetzt nicht der beste Zeitpunkt, um miteinander zu sprechen, aber ich bin überzeugt, dass [spezifische Funktionen] Ihrem Unternehmen helfen könnten, [Ziel X zu erreichen].

Falls Sie nicht die richtige Ansprechperson sind, an wen kann ich mich wenden?

Vielen Dank und beste Grüße

[Ihr Name]

Unser Tipp: Wenn Sie mehrmals versucht haben, Kontakt aufzunehmen, ohne eine Antwort zu erhalten, ist es sicher anzunehmen, dass diese Person nicht die richtige Ansprechperson ist – oder dass es sich um einen unqualifizierten Lead handelt. Fragen Sie entweder nach einem anderen Kontakt oder hören Sie auf, diese Person zu kontaktieren, und warten Sie, bis das Unternehmen die richtige Person eingestellt hat.

6. Follow-up-E-Mail nach einer Kontaktaufnahme auf Social Media

Wenn Sie auf Social Media verbunden sind, eine E-Mail gesendet und noch keine Antwort erhalten haben, ist es sinnvoll, erneut nachzuhaken – besonders dann, wenn die Person an Ihrem Angebot Interesse gezeigt hat.

Betreff: Freut mich, mit Ihnen auf [Social-Media-Plattform] verbunden zu sein

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

es hat mich gefreut, letzte Woche auf [Social-Media-Plattform] mit Ihnen in Kontakt zu treten. Ich melde mich noch einmal mit ein paar Ressourcen, die für Ihr Unternehmen hilfreich sein könnten, um [Ziel X zu erreichen].

[Link 1]
[Link 2]
[Link 3]

Falls es derzeit nicht gut passt, sich zu vernetzen, würde ich gerne in Kontakt bleiben. Füllen Sie einfach dieses Formular aus [Link einfügen], und Sie werden als Erste/r über unsere Produkt-Updates informiert – direkt von mir. Ich freue mich auf Ihre Anmeldung.

Vielen Dank und beste Grüße

[Ihr Name]

7. Follow-up-E-Mail nach dem Versenden von Ressourcen

Wenn Sie eine Liste von Ressourcen verschickt haben und der Kunde bzw. die Kundin nicht geantwortet hat, verwenden Sie die unten stehende E-Mail-Vorlage. Vielleicht haben Sie sogar gesehen, dass der Kunde die E-Mail in Ihrem CRM-System geöffnet hat, sich aber nicht zurückgemeldet hat. In diesem Fall ist er wahrscheinlich zu beschäftigt, um zu antworten.

Betreff: Ressourcenliste für [Name des Unternehmens]

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Hatten Sie schon die Gelegenheit, sich die [Artikel, Ressourcen, Links] anzusehen, die ich letzte Woche geschickt habe?

Da es eine ziemlich lange Liste war, habe ich die nützlichsten unten nachfolgend für Sie nochmal zusammengestellt:

• [Link 1]: Dies ist eine großartige Anleitung zur Lösung von [Geschäftsproblem] - sehr schnell zu lesen.
• [Link 2]: Sie waren neugierig auf [Produktfunktion einfügen], und dies ist eine großartige Zusammenfassung, die von meinen Kollegen geschrieben wurde.

Ich würde mich gerne diese Woche mit Ihnen in Verbindung setzen und sehen, ob wir [Name des Unternehmens] dabei helfen können, [X Ergebnisse zu erzielen].

Haben Sie am Freitag Zeit für ein zehnminütiges Gespräch?

Besten Dank

[Ihr Name]

8. Follow-up-E-Mail nach dem Versenden eines Vertrags

Das Versenden eines Vertrags bedeutet in den meisten Fällen, dass die potenzielle Kundschaft Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung nutzen und zu einer Unterschrift bereit ist. Wenn Sie nach dem Versenden eines Vertrags per E-Mail jedoch keine Antwort erhalten haben, sollten Sie eine kurze Rückmeldung per E-Mail anfordern.

Betreff: [Produktname] Vertrag

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

ich hoffe, Sie sind gut in die Woche gestartet. Hatten Sie schon die Gelegenheit, den Vertrag durchzulesen, den ich am [Datum] geschickt habe?

Kann ich irgendwelche Fragen beantworten oder Bedenken ausräumen? Ich freue mich darauf, Sie und Ihr Team an Bord zu holen, damit wir [X Ergebnisse] für Ihr Unternehmen erreichen können.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung!

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

9. Follow-up-E-Mail nach dem Absenden einer Verkaufsanfrage

Ihre potenzielle Kundschaft hat vielleicht ein Formular ausgefüllt und damit ihre Kaufabsicht bekundet. Sie haben geantwortet, haben aber keine Antwort mehr erhalten. Dieser Lead ist immer noch heiß, und es lohnt sich auf jeden Fall, ihn weiter zu verfolgen.

Betreff: Ihrem Unternehmen helfen [X zu erreichen]

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

vielen Dank, dass Sie sich über unsere Website gemeldet haben. Mir ist klar, dass meine letzte E-Mail vielleicht in Ihrem Posteingang verloren gegangen ist, deshalb melde ich mich noch einmal.

Sie sagten, Sie interessieren sich für [Produkt oder Dienstleistung] und haben Probleme mit [Problem nennen]. Ich würde gerne einen Termin für ein Gespräch mit Ihnen vereinbaren. Sind Sie am Freitagmorgen verfügbar?

Wenn nicht, können Sie gerne einen Termin in meinem Kalender reservieren: [Link einfügen].

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

10. Follow-up-E-Mail nach einer kostenlosen Testphase

Eine kostenlose Testversion ist eine großartige Gelegenheit, das Produkt oder die Dienstleistung Ihres Unternehmens zu präsentieren und die Aufmerksamkeit potenzieller Kundschaft zu gewinnen. Wenn die Testphase bald zu Ende ist und Ihre Kundschaft nicht auf Ihre E-Mails reagiert, ist es an der Zeit, sich zu melden.

Betreff: Ihre kostenlose Testversion von [Produktname] läuft bald aus

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte Ihnen nur mitteilen, dass Ihre kostenlose Testversion am [Datum] endet.

Wie gefällt Ihnen die Software? Hat sie Ihrem Unternehmen geholfen [X Ergebnisse zu erzielen]?

Wenn Sie mehr Zeit brauchen, bevor Sie eine Entscheidung treffen, ist das völlig verständlich. Schicken Sie mir eine E-Mail, wenn Sie die Testphase verlängern möchten, und ich werde mit unserem Produktteam daran arbeiten, Ihnen eine weitere Woche zu verschaffen.

In der Zwischenzeit würde ich gerne erfahren, wie sich das Produkt für Sie bewährt hat. Haben Sie am Mittwochnachmittag Zeit für ein 15-minütiges Gespräch?

Beste Grüße

[Ihr Name]

11. Follow-up-E-Mail nach dem Versenden eines Angebots

Wenn Sie ein Angebot per E-Mail verschickt haben und keine Antwort erhalten, ist es wichtig, dass Sie nachfassen, um die Wirksamkeit Ihres Produkts oder Ihrer Lösung erneut zu verdeutlichen.

Betreff: Angebot für [Produkt oder Dienstleistung]

Hallo [Name der potenziellen Kundschaft],

ich hoffe, Ihre Woche verläuft gut. Hatten Sie schon die Gelegenheit, sich das Angebot anzusehen, das ich am [Datum] geschickt habe?

Je schneller ich das Angebot genehmige, desto schneller können wir Ihr Unternehmen zu [X Ergebnisse erzielen] führen.

Ich beantworte gerne alle Fragen, und wenn Sie einige der Bedingungen neu verhandeln möchten, können wir gerne telefonieren. Wäre Freitag ein guter Termin für Sie?

Viele Grüße

[Ihr Name]

8 Tipps für gelungene Follow-up-E-Mails

Damit Ihnen solche Nachrichten leicht von der Hand gehen, zeigen wir Ihnen Stück für Stück, auf welche Regeln und Best Practices Sie bei einer gelungenen Follow-up-E-Mail achten sollten.

1. E-Mail so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig halten

Achten Sie darauf, Ihre E-Mail prägnant zu gestalten. Lange Texte können schnell abschreckend wirken und die Leserinnen sowie Leser verlieren. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen und formulieren Sie Ihre Anliegen klar und direkt.

Verwenden Sie kurze Sätze und Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen und wichtige Punkte hervorzuheben.

2. Richtige Anrede nutzen

Wie Sie Ihre Kontaktperson ansprechen, zeigt, wie gut Sie deren Rolle und Ihre Beziehung verstehen. Beginnen Sie also Ihre E-Mail mit der passenden Begrüßung.

In vielen deutschen Unternehmen sind formelle Anreden mit Titeln und Nachnamen nach wie vor üblich. In einigen geschäftlichen Beziehungen ist jedoch eine etwas informellere Ansprache mit Vornamen die bessere Wahl.

Im Zweifel gilt: Fragen Sie die entsprechende Person in der ersten E-Mail nach der bevorzugten Anrede.

3. Drang widerstehen, die ursprüngliche E-Mail einfach nochmal zu senden

Es ist verlockend, einfach die vorherige E-Mail erneut zu versenden, um an ein Gespräch zu erinnern. Doch dies kann unhöflich wirken und zeigt wenig Engagement. Stattdessen sollten Sie den Inhalt der ersten E-Mail zusammenfassen und auf den spezifischen Kontext Ihres aktuellen Kontakts eingehen.

Dies zeigt, dass Sie die Anliegen Ihres Gegenübers ernst nehmen und bereit sind, persönlich zu kommunizieren.

4. Individualität den Vorrang geben

Jede Nachricht sollte sich so anfühlen, als sei sie genau für die Empfängerin oder den Empfänger der Mail geschrieben. Kleine Details, wie gemeinsame Interessen oder Anspielungen auf frühere Gespräche, zeigen, dass Sie aufmerksam waren und echtes Interesse am Gespräch hatten.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich an diese Details zu erinnern, könnten Sie darüber nachdenken, ein Tool für die Meeting-Protokollierung zu verwenden.

5. Nützliche Informationen nutzen

Jede E-Mail an Ihren Kontakt bietet die Chance, Mehrwert zu liefern. Daher sollte jede Nachricht etwas Neues, Interessantes oder Hilfreiches enthalten. Auf diese Weise bleibt Ihre Beziehung zu dem Kontakt für diesen immer vorteilhaft, unabhängig davon, in welcher Phase des Kaufprozesses dieser sich befindet.

Falls Sie relevante Ressourcen oder Informationen haben, wie Whitepapers, Blogartikel oder Fallstudien, die dem Empfänger bzw. der Empfängerin zusätzlichen Mehrwert bieten, könnte dies ein guter Zeitpunkt sein, diese anzufügen. Das zeigt, dass Sie an der Weiterentwicklung der Beziehung interessiert sind, ohne aufdringlich zu sein.

Sie könnten auch eine Testversion oder kostenlose Demo anbieten.

6. Richtigen Ton treffen

Es ist wichtig, Ihre E-Mail nicht nur auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Auch der Tonfall ist entscheidend. Eine kurze E-Mail mag zwar effizient erscheinen, kann aber bei falschem Tonfall unprofessionell wirken.

Der Ton sollte freundlich und professionell sein. Versuchen Sie, entschlossen zu wirken, ohne dabei zu fordernd zu sein. Wenn das Ihnen schwerfällt, verwenden Sie Formulierungen wie „falls“ oder „könnte“, um den Ton weicher und überzeugender zu gestalten.

7. Passenden Kanal wählen

Die Wahl des richtigen Kommunikationskanals ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Nachricht. Während E-Mails für viele Situationen angemessen sind, kann in bestimmten Fällen ein Telefonat oder ein persönliches Treffen effektiver sein.

Berücksichtigen Sie, wie Ihre Kontaktperson am besten kommuniziert und was für den Kontext Ihrer Nachricht am geeignetsten ist. Stellen Sie sicher, dass der gewählte Kanal zur Natur Ihrer Nachricht passt und die Beziehung zu Ihrem Kontakt stärkt.

8. Überblick über Follow-up-E-Mail behalten mittels CRM-System

Ein CRM-System kann Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Kontakte und die Kommunikation zu behalten. Indem Sie Notizen zu Gesprächen und Follow-ups festhalten, können Sie gezielter auf die Bedürfnisse und Fragen Ihrer Kontakte eingehen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Follow-up-E-Mails positiv aufgenommen werden.

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Typische Fehler bei Follow-up-E-Mails

Auch wenn der größte Fehler darin besteht, überhaupt keine Follow-up-E-Mail zu versenden, sollten Sie darauf achten, Ihre Nachricht so effektiv wie möglich zu gestalten. Um Ihre Erfolgsquote zu steigern, sollten Sie diese häufigen Fehler unbedingt vermeiden:

• Fehlende persönliche Note: Eine unpersönliche E-Mail wirkt distanziert und eigennützig. Wenn Sie auf eine Antwort hoffen, personalisieren Sie Ihre Nachricht und machen Sie sie ansprechend und nützlich für den Empfänger bzw. die Empfängerin. Ein guter Ausgangspunkt: Recherchieren Sie mehr über Ihre potenzielle Neukunden und -kundinnen, z. B. über LinkedIn.
• Wichtige Informationen weglassen: Eine Follow-up-E-Mail ohne relevante Informationen könnte als Zeitverschwendung empfunden werden. Beziehen Sie sich auf frühere Gespräche oder E-Mails, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht immer einen echten Mehrwert bietet.
• Korrekturlesen vergessen: Grammatik- und Rechtschreibfehler sind nicht die einzigen Fehler, die unprofessionell wirken können. Auch falsche Empfänger, fehlende Anhänge oder unpassende Betreffzeilen hinterlassen einen schlechten Eindruck. Überprüfen Sie deshalb stets den Inhalt und die Anhänge, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
• Kein Call-to-Action: Eine E-Mail ohne klaren Handlungsaufruf lässt die Empfängerin oder dem Empfänger keine Motivation, zu reagieren. Fügen Sie unbedingt einen präzisen CTA ein, der deutlich macht, was der nächste Schritt sein sollte.
• Zu aufdringlich oder aggressiv wirken: Direktheit ist gut, sollte aber nicht als aufdringlich oder aggressiv wahrgenommen werden. Prüfen Sie den Tonfall Ihrer Nachricht, indem Sie diese laut vorlesen, und achten Sie auf Formulierungen, die den Empfänger bzw. die Empfängerin abschrecken könnten.
• Nicht Danke sagen: Ihre potenzielle Kundschaft ist oft sehr beschäftigt, deshalb ist es wichtig, deren Zeit zu respektieren. Ein einfacher Dankesausdruck in Ihrer E-Mail zeigt Wertschätzung und kann eine positive Basis für zukünftige Interaktionen schaffen.

Fazit: Folge-E-Mails brauchen klare Ziele

Und das war es auch schon. Damit haben Sie alles zur Hand, um aussagekräftige, überzeugende Follow-up-E-Mails zu schreiben, die Ihre Empfängerinnen und Empfänger gerne lesen und beantworten werden.

Mit überzeugenden Follow-up-E-Mails können Sie Leads konvertieren, neue Kundschaft gewinnen, Beziehungen stärken und Deals abschließen. Der Knackpunkt besteht darin, die Empfänger und Empfängerinnen dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu öffnen und zu beantworten.

Überlegen Sie sich, welche Aspekte bei Ihren Nachfassaktionen besonders wichtig sind. Sie müssen für die Empfängerinnen und Empfänger relevant sein, ihnen einen Mehrwert bieten und einen Grund geben, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

Mit den oben beschriebenen Schritten können Sie Follow-up-E-Mails verfassen, die ein konkretes Ziel verfolgen, Kontextinformationen liefern und einen Zweck und eine aussagekräftige Betreffzeile (sofern Sie eine verwenden möchten) haben.

Schließlich müssen Sie nur noch den besten Sendezeitpunkt Ihres Follow-ups bestimmen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails auch geöffnet werden. Dann bleibt Ihnen nur noch, auf hoffentlich zahlreiche Antworten zu warten.

Titelbild: HubSpot