Tagtäglich werden unzählige E-Mails und Nachrichten geschrieben, in denen sich solche und ähnliche Formulierungen finden:

  • Ich wollte mich kurz melden und nachfragen, ob …“
  • „Ich wollte nur mal eben nachfragen, ob …“
  • „Ich wollte mich erkundigen …“

Dies sind typische Formulierungen von Follow-up-Nachrichten, die an bestehende oder potenzielle Kunden versandt werden, um hinsichtlich eines vorangegangenen Austauschs nachzufassen. Sie werden vor allem gerne in E-Mails verwendet, in denen es darum geht, Leads zu konvertieren, Deals abzuschließen oder schlichtweg Informationen zu erhalten. Allerdings sind diese Formulierungen jedoch nicht besonders effektiv und wecken nur selten das Interesse der Empfänger, da sie keinen unmittelbaren Mehrwert haben.

Tatsache ist, dass Sie (bzw. der Absender einer solchen Nachricht) eigentlich gar nicht „nur kurz nachfragen“ wollen, sondern in Wirklichkeit ein bestimmtes Ziel verfolgen. Sie haben einen Grund dafür, warum Sie eine solche E-Mail senden: Sie möchten Kunden gewinnen, einen Deal abschließen oder Empfänger informieren bzw. Informationen von ihnen erhalten. Daher müssen Sie dafür sorgen, dass Sie bei Ihren Empfängern Interesse wecken. Denn wenn Ihnen das gelingt, wollen die Empfänger Ihre E-Mail öffnen und darauf antworten.

HubSpot CRM bietet Ihnen sämtliche Funktionen, um Ihre Kontaktdaten zu  verwalten, und die Beziehungen zu Ihren Kunden und Leads zu pflegen. Vollkommen  kostenlos, so lange Sie wollen.

Wie also schreiben Sie eine gelungene Follow-up-E-Mail, mit der Sie Ihr Ziel auch tatsächlich erreichen? In diesem Leitfaden erläutern wir die Schritte für eine gelungene Follow-up-E-Mail, mit der Sie Ihre Öffnungs- und Konversionsraten erheblich steigern können.

Ein Ziel festlegen

Sie haben sich bereits mit einem potenziellen Kunden getroffen, telefoniert oder über E-Mail Informationen ausgetauscht. Nun müssen Sie eine Follow-up-E-Mail senden. Bevor Sie beginnen, sollten sie festlegen, welches Ziel Sie mit Ihrer Nachricht verfolgen.

Nur dann können Sie einen überzeugenden Call-to-Action (CTA) integrieren, der die Empfänger dazu bringt, Ihnen zu antworten, damit Sie Ihr Ziel erreichen (z. B. einen Abschluss herbeizuführen, die Beziehungen mit Ihren Empfängern zu stärken usw.).

Sehen wir uns vier der häufigsten Ziele Follow-up-E-Mails an:

Informationen erhalten

Womöglich merken Sie nach dem ersten Gespräch mit einem potenziellen Kunden, dass Sie vergessen haben, ihn etwas zu fragen, oder dass Sie zusätzliche Informationen benötigen, um ihm helfen zu können.

Vielleicht benötigen Sie weitere Informationen zum Unternehmen und/oder zu Herausforderungen des Kunden, möchten ein Status-Update zu einem Deal oder herausfinden, ob ein Vertrag zustande kommt. Machen Sie deutlich, welche Informationen Sie genau benötigen, damit der Empfänger schnell und effizient reagieren kann.

Meetinganfrage

Möglicherweise möchten Sie mit einer Follow-up-E-Mail ein weiteres Meeting oder Gespräch vereinbaren, um ein Thema zu vertiefen, ein Produkt oder eine Idee zu besprechen, um Unterstützung zu bitten oder Feedback zu erhalten. Dabei sollten Sie den genauen Grund für das gewünschte Meeting angeben und darlegen, welchen Wert das Gespräch für den Empfänger hat. Und dazu müssen Sie wissen, wie Sie dem potenziellen Kunden helfen können.

Noch einfacher ist es, wenn Sie einen Link zu einer kostenlosen Software für die Planung von Meetings einfügen, damit Ihre Empfänger direkt in Ihrem Kalender einen Termin buchen können.

Auf dem Laufenden bleiben

Wenn Sie länger nicht mit einem Kontakt gesprochen haben oder wenn Sie Neuigkeiten von ihm oder seinem Unternehmen gehört haben, bietet es sich an, ihn oder sie direkt auf diese Neuigkeiten anzusprechen. Es könnte ja sein, dass sich durch diese Veränderungen neue Geschäftschancen für Sie oder Ihr Unternehmen ergeben.

So kann es beispielsweise sein, dass ein Kunde sich aufgrund einer Unternehmenserweiterung Ihren Support nun leisten kann oder Ihre Dienstleistungen jetzt dringend braucht. In diesem Fall ist es wichtig, sich mit einer Follow-up-E-Mail über die aktuelle Situation zu informieren. Fragen Sie in Ihrer E-Mail konkret nach bestimmten Informationen – sie sollte nicht zu vage oder halbherzig klingen. Zeigen Sie Ihren Empfängern, dass Sie aufrichtig an der Lösung ihrer Probleme interessiert sind.

Danksagung

Mit einem Danke kommt man oftmals weiter. Eine Dankes-E-Mail entlockt Empfängern zwar nicht immer eine direkte Antwort, hinterlässt jedoch einen guten Eindruck. Sie ist eine professionelle Geste, an die sich Kunden auch später noch erinnern werden. Vielleicht möchte ein Kunde in Zukunft ja noch einmal Ihre Dienste in Anspruch nehmen oder Sie einem Freund, Kollegen oder anderen Unternehmen weiterempfehlen.

Eine solche E-Mail ist beispielsweise dann angebracht, wenn ein Kunde …

… Sie weiterempfohlen hat.

… eine Bewertung für Sie schreibt oder Ihnen bei einer Fallstudie hilft.

… mit Ihnen einen Deal abschließt.

… Ihnen seine Aufmerksamkeit schenkt, mit Ihnen chattet oder sich persönlich mit Ihnen trifft.

Voraussetzung für eine überzeugende Follow-up-E-Mail ist also, dass Sie ein bestimmtes Ziel vor Augen haben. Auf diese Weise können Sie einen CTA integrieren, aus dem deutlich hervorgeht, was Sie sich von den Empfängern erhoffen. Möglicherweise möchten Sie, dass Empfänger Ihnen bestimmte Informationen bereitstellen, ein Meeting mit Ihnen vereinbaren, über (persönliche oder berufliche) Neuigkeiten berichten oder einfach nur Ihr Dankesschreiben zur Kenntnis nehmen.

Wenn Sie ein Ziel für Ihre E-Mails festlegen, werden Ihre Nachrichten wesentlich professioneller klingen. Außerdem können Sie so einfacher einen CTA integrieren, der den Empfängern einen unmittelbaren Mehrwert (abhängig von Ihrem konkreten Ziel) bietet und eine Handlungsmöglichkeit vorgibt.

Sehen wir uns einmal eine Vorlage für eine Follow-up-E-Mail mit einem klaren Ziel an. An diesem Beispiel können Sie sehen, wie Sie Ihr Ziel formulieren und einen CTA integrieren können. Diese Vorlage fällt in die Kategorie „Meetinganfrage“. Sie können diese Vorlage jedoch an Ihr konkretes Ziel und bestimmte Empfänger anpassen.


Einleitung mit Kontext

Wie viele E-Mails erhalten Sie jeden Tag? Vermutlich eine Menge.

Aufgrund der Vielzahl von E-Mails, die viele Kunden heutzutage erhalten, ist es besonders wichtig, in Ihren Nachrichten auf eine persönliche Verbindung, ein gemeinsames Interesse oder eine sonstige Besonderheit anzuspielen. Dadurch wird es Ihren Empfängern leichter fallen, sich an Sie zu erinnern. Dieser Kontext ist besonders bei Ihrer ersten Follow-up-E-Mail wichtig, oder wenn Sie noch keine enge Beziehung zum Empfänger aufgebaut haben oder seit Ihrem letzten Kontakt viel Zeit vergangen ist.

Erwähnen Sie den Kontext, in dem die erste Kommunikation oder E-Mail, das erste Gespräch oder die erste Interaktion stattfand. So helfen Sie Empfängern auf die Sprünge, damit sie Ihre E-Mail einordnen und darauf antworten können. Dieser Kontext gehört gleich an den Anfang Ihrer E-Mails. Den Empfängern sollte sofort klar sein, wer Sie sind und warum Sie ihnen schreiben. Es geht darum, Missverständnissen vorzubeugen, denn das wäre einem möglichen Deal eher abträglich.

Die folgenden Einleitungssätze können Sie in Follow-up-E-Mails verwenden, um Empfängern die nötigen Kontextinformationen bereitzustellen.

Effektive Einleitungssätze für E-Mails

  • Wir haben uns letzte Woche beim/in [Name des Events oder Ort] getroffen.
  • Ich war von Ihrer Rede beim [Name des Events] sehr beeindruckt.
  • Unser(e) gemeinsame(r) Freund/Freundin [Name] hat mir empfohlen, Sie zu kontaktieren.
  • Bei unserem letzten Gespräch über … [Thema].
  • Ich melde mich bei Ihnen, weil ich Ihnen vor einigen Wochen eine E-Mail zu [Thema] geschickt habe.

Sehen wir uns einmal eine Vorlage für eine Follow-up-E-Mail mit einem Einleitungssatz an, der die notwendigen Kontextinformationen für den Empfänger enthält.


Den Zweck deutlich machen

Als Nächstes gilt es, den Zweck Ihrer Follow-up-E-Mail deutlich zu machen. Sie sollten den Empfängern von Anfang an deutlich sagen, warum Sie ihnen schreiben. Ihre E-Mails könnten sonst unseriös, zu vage oder verwirrend wirken und als Spam betrachtet werden.

Schreiben Sie beispielsweise nicht so etwas wie: „Ich würde mich gerne bei einem Kaffee mit Ihnen über Ihr Unternehmen unterhalten“. Besser wäre: „Ich würde mich gerne bei einem Kaffee mit Ihnen darüber unterhalten, wie Sie es schaffen, Ihre Quote zu erreichen. Ich habe nämlich Probleme, meine Zielvorgaben zu erreichen.“

Seien Sie also möglichst konkret, damit Empfänger sofort wissen, was Sie von ihnen möchten. So machen Sie einen seriöseren Eindruck und werden die gewünschten Informationen oder Antworten eher bekommen.

Sehen wir uns nun einige Beispiele an, wie Sie den Zweck Ihrer Follow-up-E-Mails klar darlegen können.

Mögliche Ansätze, um den Zweck einer E-Mail anzusprechen

  • Ich möchte Sie zum [Name des Events] einladen, an dem ich auch teilnehmen werde. Ich glaube, es könnte für [Name des Unternehmens] interessant sein.
  • Wie besprochen sende ich Ihnen hier die Informationen des Entwicklers [Link einfügen], der Ihnen möglicherweise mit Ihrer neuen Website helfen kann.
  • Es würde mich freuen, mehr über [Thema] zu erfahren, da ich bei [Name des Unternehmens] an etwas Ähnlichem arbeite.

Sehen wir uns nun eine Beispielvorlage an, in der der Zweck der E-Mail deutlich dargelegt wird. Diese können Sie als Grundlage für eigene Follow-up-E-Mails nehmen:


Eine ansprechende Betreffzeile formulieren

Haben Sie in der Schule auch gelernt, dass man erst den Aufsatz selbst und danach die Einleitung schreiben sollte?

Bei Follow-up-E-Mails verhält es sich ähnlich. Verfassen Sie erst die E-Mails selbst (Einleitungssatz, E-Mail-Text, Schlusssatz und Unterschrift) und formulieren Sie dann erst die Betreffzeile. So wird es Ihnen viel leichter fallen, eine aussagekräftige, überzeugende Betreffzeile zu schreiben, die das Interesse der Empfänger weckt. Die Betreffzeile sollte zudem den Inhalt der Nachricht genau widerspiegeln.

Die folgenden Statistiken stammen aus einer Studie, die HubSpot anhand von 6,4 Millionen E-Mails durchgeführt hat, die von HubSpot-Vertriebsmitarbeitern verschickt wurden.

Tipps für aussagekräftige Betreffzeilen in Follow-up-E-Mails

  • Verwenden Sie konkrete Zahlen und Zeitangaben. Bei E-Mails mit dem Wort „schnell“ in der Betreffzeile sank die Wahrscheinlichkeit, dass sie geöffnet wurden, um 17 %.
  • Vermitteln Sie eine gewisse Dringlichkeit mit dem Wort „morgen“. E-Mails mit dem Wort „morgen“ in der Betreffzeile wurden mit einer 10 % höheren Wahrscheinlichkeit geöffnet als E-Mails, in denen das Wort nicht verwendet wurde.
  • Lassen Sie die Betreffzeile weg. E-Mails ganz ohne Betreffzeile wurden mit einer 8 % höheren Wahrscheinlichkeit geöffnet als E-Mails mit Betreffzeile. (Es kommt eher selten vor, dass die Betreffzeile bei E-Mails weggelassen wird, und dieser Ansatz wird sich auch nicht für alle Unternehmen und in jeder Situation eignen. Daher bietet es sich an, einen A/B-Test von E-Mails mit und ohne Betreffzeile durchführen, um herauszufinden, was bei Ihrer Zielgruppe, Ihren Kunden, Kontakten und Buyer-Personas besser ankommt.)

Sehen wir uns nun eine E-Mail-Vorlage mit einer aussagekräftigen Betreffzeile an, die die Aufmerksamkeit der Empfänger erregt und den Inhalt der Nachricht widerspiegelt.


Die Follow-up-E-Mail versenden

Eine fertige Follow-up-E-Mail sollte folgende Voraussetzungen erfüllen: Sie hat ein klares Ziel, die Einleitung enthält Kontextinformationen, dem Empfänger wird der Zweck deutlich gemacht und die Betreffzeile (sofern vorhanden) spiegelt den Inhalt wider. Nun müssen Sie nur noch entscheiden, wann Sie die E-Mail senden wollen.

Der Sendezeitpunkt von Follow-up-E-Mails sollte sich nach Ihrer konkreten Situation richten. Schließlich möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten für die Empfänger relevant sind, und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die E-Mails auch tatsächlich geöffnet werden.

Mit den folgenden Zeitfenstern für Follow-up-E-Mails haben HubSpot-Mitarbeiter je nach Anwendungsfall gute Erfahrungen gemacht.

  • Innerhalb von 24 Stunden: Dieser Zeitrahmen eignet sich gut für Dankes-E-Mails nach einem Meeting, einem Geschäftsabschluss, einer Konferenz, einem Gespräch oder aus einem anderen besonderen Anlass.
  • Innerhalb von 48 Stunden: Nachdem Sie wichtige Unterlagen (z. B. eine Bewerbung oder ein Formular) eingereicht haben oder wenn Sie einen konkreten, dringenden Grund für ein Follow-up haben (das nicht 1–2 Wochen warten kann).
  • Innerhalb von 1–2 Wochen: Eignet sich z. B. für ein Follow-up zu einer Meetinganfrage, wenn Sie keine Antwort auf eine Bewerbung erhalten haben oder um nachzufragen, ob der Empfänger eine zuvor gesendete E-Mail erhalten hat, zu der Sie Feedback benötigen.
  • Alle 3 Monate: Dieser Rhythmus empfiehlt sich, um sich bei bestehenden Kontakten zu erkundigen, ob sich an ihrer Situation oder in ihrem Unternehmen etwas geändert hat. Sie können sich auch (abhängig von Ihrer Beziehung zu einem Kontakt) über berufliche oder private Gegebenheiten informieren.

Fazit

Und das war es auch schon. Damit haben Sie alles zur Hand, um aussagekräftige, überzeugende Follow-up-E-Mails zu schreiben, die Ihre Empfänger gerne lesen und beantworten werden.

Mit überzeugenden Follow-up-E-Mails können Sie Leads konvertieren, neue Kunden gewinnen, Beziehungen stärken und Deals abschließen. Der Knackpunkt besteht darin, die Empfänger dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu öffnen und zu beantworten.

Überlegen Sie sich, welche Aspekte bei Follow-up-E-Mails besonders wichtig sind. Sie müssen für die Empfänger relevant sein, ihnen einen Mehrwert bieten und einen Grund geben, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Mit den oben beschriebenen Schritten können Sie Follow-up-E-Mails verfassen, die ein konkretes Ziel verfolgen, Kontextinformationen liefern und einen Zweck und eine aussagekräftige Betreffzeile (sofern Sie eine verwenden möchten) haben. Schließlich müssen Sie nur noch den besten Sendezeitpunkt bestimmen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails auch geöffnet werden. Dann bleibt Ihnen nur noch, auf hoffentlich zahlreiche Antworten zu warten.

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Ursprünglich veröffentlicht am 13. September 2019, aktualisiert am August 09 2019

Themen:

CRM