Was versteht man unter Erlösschmälerung?

Rabatte und Boni gehören ebenso zum Unternehmensalltag wie Rechnungskorrekturen. All diese Dinge führen dazu, dass sich die Erlöse Ihres Unternehmens verringern. Um bei der Buchhaltung alles richtig zu machen, sollten Sie Ihre Rechnungen in Bezug auf die Erlösschmälerung anzupassen. Dieser Artikel stellt Ihnen die Erlösschmälerung ausführlich vor und erläutert Ihnen, was es bei verminderten Erlösen und der Buchführung zu beachten gibt.

Definition: Erlös

Ein Erlös ist ein finanzieller Zugewinn, der Ihrem Unternehmen für Waren, Dienstleistungen, Vermietungen oder Ähnliches zufließt. Er ist klar vom Umsatz zu unterscheiden, der lediglich Einnahmen aus der typischen Geschäftstätigkeit Ihres Betriebs beschreibt. Erlöse umfassen sämtliche Einnahmen und somit auch „sonstige betriebliche Erträge“, wie sie in der Bilanz auch genannt werden.

Diese Ursachen führen zu einer Erlösschmälerung

Viele unterschiedliche Ursachen führen zu einer Erlösschmälerung und können eine Erlösberichtigung erforderlich machen. Grundsätzlich wird zwischen geplanten und ungeplanten Erlösschmälerungen unterschieden.

Geplante Erlösschmälerung

Jede Erlösminderung am Bruttoerlös beziehungsweise Umsatzerlös wird als Erlösschmälerung bezeichnet. Es gibt viele Situationen, in denen Unternehmen bewusst auf einen Erlös verzichten, um hierdurch beispielsweise eine engere Kundenbindung zu erreichen. Häufig wird ein konkreter Preisnachlass oder Rabatt gewährt, zu denen beispielsweise Skonti gehören. Außerdem kann es in einigen Fällen zu einer Erlösberichtigung kommen, wenn zum Beispiel Boni ausgezahlt werden.

Bei der geplanten Erlösminderung werden die Erlöse in Ihrem Betriebs bewusst reduziert. Das kann durch einen Sofortrabatt oder eine Gutschrift erfolgen. Entsprechende Vergünstigungen tauchen direkt auf der Rechnung auf und machen somit keine Korrektur nötig. Der Kunde zahlt dann lediglich den Betrag, der nach Abzug des Rabatts noch übrig bleibt. Für die Buchhaltung ist diese Minderung leicht zu handhaben, da sie von vornherein eingeplant ist und keine neue Buchung erforderlich macht.

Ungeplante Erlösschmälerung

Es gibt aber auch Situationen, in denen eine Erlösschmälerung unerwartet ist. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine Erlösberichtigung aufgrund von Berechnungsfehlern oder einer anderen Korrektur erfolgt.

Ebenso kann ein Preisnachlass gewährt werden, wenn eine Mängelrüge eingeht oder ein Gewährleistungsanspruch wie eine Garantie besteht. Hierdurch reduziert sich der Erlös Ihres Unternehmens, was beim Verkauf oder bei der Erbringung der Dienstleistung jedoch noch nicht abzusehen war.

Durch die Minderung des Bruttoerlöses durch eine Erlösschmälerung ergibt sich der Nettoerlös. Diese Reduzierung führt dazu, dass der Betrag auf der Rechnung verändert werden muss, da die Minderung unerwartet aufgetreten ist und den bisherigen Betrag schmälert.

Hierbei ist nicht nur der Erlös selbst zu berücksichtigen; die Erlösschmälerung muss auch umsatzsteuerlich berücksichtigt werden. Wenn also bei der ursprünglichen Rechnung ein höherer Erlösbetrag als Grundlage zur Berechnung der Umsatzsteuer herangezogen wurde, muss bei der Korrektur die Umsatzsteuer heruntergesetzt werden.

Erlösschmälerung buchen

Um eine Erlösschmälerung zu buchen, müssen Sie verschiedene Hintergrundinformationen hinzuziehen. So wird die Buchung einer Erlösschmälerung üblicherweise auf Unterkonten der Erlöskonten vorgenommen. Dabei erfolgt die entsprechende Buchung auf ein Aufwandskonto; konkret auf der kaufmännischen Sollseite des Kontos. Es ist wichtig, alle Umsatzerlöse und die Erlösschmälerung in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) korrekt auszuweisen.

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie Sie eine Erlösschmälerung buchen:

Ihr Unternehmen liefert Waren im Wert von 12.300 €. Hierauf fallen 19% Umsatzsteuer an, was 2.337 € entspricht. Die Rechnung wird am 30 Juni erstellt und an eine Kundin geschickt:

30.06.

D Kundin ist mit der Qualität der gelieferten Waren nicht zufrieden und beschwert sich bei Ihrer Firma. Sie einigen sich mit der Kundin auf einen Preisnachlass von 2.300 €. Hierzu müssen dann noch 19% Umsatzsteuer addiert werden. Hieraus ergibt sich folgende Erlösschmälerung, die auf dem Sollkonto gebucht werden muss:

16.07.

Während es sich bei der Erlösschmälerung nach einer Mängelrüge um eine Korrektur einer Rechnung handelt, können Sie eine Erlösschmälerung bei einem Rabatt bereits im Vorfeld berücksichtigen. In diesem Fall geht Ihr Unternehmen direkt von einem niedrigeren Nettoerlös aus, weswegen Rabatte gar nicht erst auf den Konten erscheinen. In einem solchen Fall stellen Sie beispielsweise die folgende Rechnung aus:

In diesem Fall ist es deutlich leichter, die Erlösschmälerung zu buchen, da sie bereits bei Vertragsabschluss beziehungsweise beim Verkauf bekannt ist. Die Buchung könnte folgendermaßen aussehen:

Das gibt es bei einer Erlösschmälerung zu beachten

Es ist wichtig, dass Ihre Buchführung jederzeit korrekt ist. Deswegen sollten Sie Erlösschmälerungen immer unmittelbar vornehmen und jede Korrektur kenntlich machen. Grundsätzlich steht es Ihnen als Unternehmer oder Unternehmerin frei, ob Sie Rabatte und Preisnachlässe gewähren oder eine Minderung des Bruttoerlöses nach Mängelrügen gewähren.

Wichtig ist, dass sämtliche Erlösminderungen auf dem entsprechenden Konto ersichtlich werden. Das gilt für eine Gutschrift ebenso wie für einen Sofortrabatt, Boni oder Skonti. Sollten Sie sich bezüglich der Buchung einer Erlösschmälerung unsicher sein, sollten Sie eine professionelle Beratung in Anspruch nehmen und mit einer hilfreichen Buchhaltungssoftware arbeiten.

Titelbild: Yuliya Trukhanenka / iStock / Getty Images Plus