Forderungen aus Lieferungen und Leistungen einfach erklärt

In der Unternehmenspraxis ist es in vielen Branchen üblich, dass die Betriebe eine Leistung erbringen und eine Rechnung erstellen, die von den Kunden und Kundinnen mit einem Zahlungsziel beglichen wird. In diesem Artikel erfahren Sie, was Forderungen aus Lieferungen und Leistungen genau sind, wie Sie damit in der Bilanz umgehen, was der Unterschied zu Verbindlichkeiten ist und wann Forderungen verjähren.

Was sind Forderungen?

Forderungen entstehen, wenn eine erbrachte Leistung noch nicht bezahlt wurde. In der Regel entstehen Forderungen durch offene Rechnungen. Sie beschreiben somit Vermögenswerte eines Unternehmens, auf die allerdings noch nicht zugegriffen werden kann.

Unterschied zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten

Forderungen entstehen, wenn ein Unternehmen einem Kunden oder einer Kundin ein Produkt verkauft oder eine Leistung für ihn beziehungsweise sie erbringt. Wenn die Leistungen hingegen für ein anderes Unternehmen erbracht werden, spricht man von Verbindlichkeiten. Des Weiteren wird dieser Begriff in Bezug auf Behörden und Kreditinstitute verwendet.

Wenn Unternehmen Anspruch auf eine Steuererstattung haben, diese aber noch nicht erfolgt ist, entstehen Verbindlichkeiten. Dasselbe gilt, wenn ein Betrieb einen Kredit aufnimmt. Dann ist eine monatliche Rate zu zahlen. Die Bank beziehungsweise das Kreditinstitut hat dann einen Anspruch auf Zahlung, die aber mit Zahlungsziel erfolgen kann.

Bilanzierung von Forderungen

Müssen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aktiv oder passiv gebucht werden? Laut §266 HGB ist die Antwort eindeutig: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden in einer Bilanz auf der Aktivseite (Mittelverwendung) angegeben. Sie stehen unter dem Punkt „Umlaufvermögen“ und werden direkt unter „Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände“ angegeben.

Eine Forderung mit Zahlungsziel wird buchhalterisch also so behandelt, als hätte der Kunde oder die Kundin den Kauf mittels Kredit getätigt. Es empfiehlt sich, für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ein Konto einzurichten, um das Geld klar von anderen Posten zu trennen.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Beispiele

Ein Beispiel: Ein Anbieter von Industrieanlagen verkauft eine Maschine im Wert von 150.000 Euro inklusive Mehrwertsteuer. In der Bilanz werden daher Forderungen aus LL von 150.000 gebucht, wobei 126.050,42 Euro als Umsatzerlöse und 23.949,58 als Umsatzsteuer gebucht werden.

Der Käufer oder die Käuferin hat nun bis zum Zahlungsziel (beispielsweise 60 Tage) Zeit, die Rechnung zu begleichen. Sobald das Geld eingeht, lautet der Buchungssatz:

Bankguthaben 150.000 Euro an Forderungen aus LL 150.000 Euro.

Ein Sonderfall liegt vor, wenn die Lieferung in einem Geschäftsjahr und die Bezahlung erst im Folgejahr erfolgt. In diesem Fall wird trotzdem die Aufschlüsselung in Umsatzerlöse und Umsatzsteuer vorgenommen und Sie können die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen buchen. Nach der Bezahlung wird der Posten in der Bilanz des vorherigen Geschäftsjahres aufgelöst und taucht in der Bilanz des nächsten Jahres nicht mehr auf.

Bewertung von Forderungen

Geht ein Geschäftsjahr zu Ende, muss ein Unternehmen sämtliche Forderungen bewerten. Grundlage hierfür ist das sogenannte Bonitätsprinzip. Abhängig von der jeweiligen Bewertung kann die Forderung dann teilweise oder komplett abgeschrieben werden. Grundsätzlich wird zwischen einwandfreien Forderungen, zweifelhaften Forderungen und uneinbringlichen Forderungen unterschieden:

Einwandfreie Forderungen

Einwandfreie Förderungen sind solche, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass der Zahlbetrag vollständig beglichen wird. Entsprechend müssen solche Forderungen mit dem kompletten Bruttobetrag angesetzt werden.

Zweifelhafte Forderungen

Bei zweifelhaften Forderungen ist unklar, ob ein vollständiger Zahlungseingang zu verzeichnen sein wird. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Schuldner nicht auf Mahnungen reagiert oder insolvent gegangen ist. Häufig werden zweifelhafte Forderungen auf ein spezielles Konto gebucht, um sie von anderen Forderungen unterscheiden zu können.

Am Ende des Geschäftsjahres müssen die Unternehmen ihr Ausfallrisiko einschätzen. Beläuft sich dieses beispielsweise auf 60 Prozent, dürfen 60 Prozent des Nennbetrags abgeschrieben werden. Grundlage hierfür ist allerdings der Nettobetrag.

Uneinbringliche Forderungen

Uneinbringliche Forderungen sind solche, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass der Zahlungsbetrag nicht mehr beglichen wird. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine Zwangsvollstreckung erfolglos verlaufen ist. Diese Art der Forderung kann komplett abgeschrieben und die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückgefordert werden.

Wann verjähren Forderungen?

In Bezug auf Forderungen gilt die sogenannte Dreijahresfrist. Das bedeutet, dass Forderungen, die im Jahr 2020 angefallen sind, am 31. Dezember 2023 verjähren. Mahnungen führen nicht dazu, dass sich die Verjährungsfrist verlängert. In diesem Fall besteht eine Forderung rechtlich gesehen zwar weiter, diese kann aber nicht mehr gerichtlich geltend gemacht werden.

Um zu verhindern, dass noch offene Forderungen einfach verjähren, sollte zum Ende eines jeden Jahres geprüft werden, ob noch drei Jahre alte Forderungen bestehen. In diesem Fall kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden, durch das die Verjährung von Forderungen gehemmt wird.

Damit es gar nicht erst so weit kommt, sollten Vorschüsse verlangt werden. Bei Überschreitung der Zahlungsfrist ist eine umgehende Nachfrage beim Schuldner sowie ein Anruf bei den Kunden und Kundinnen ratsam. Eine dreimalige Mahnung ist nicht erforderlich, um rechtliche Schritte einzuleiten.

Gute Gründe, sich mit Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu befassen

Es ist empfehlenswert, sich mit den Regelungen für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen in der Bilanz zu beschäftigen. So lassen sich Zahlungsausfälle aufgrund von Verjährungen vermeiden. Sie behalten so den Überblick über Ihre Finanzen und die Buchhaltung und die Bilanzierung gelingt einfach, schnell und fehlerfrei.

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