Geschäftsbrief schreiben: Aufbau, Inhalt und Tipps

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Thomas Behrendt
Thomas Behrendt

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Angebote, Kundenpflege, Mahnungen, Werbung: Die Liste der Gründe, aus denen Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist lang. Wenn Sie einen diesen verfassen, wollen Sie, dass er auch gelesen wird. Achten Sie deswegen auf eine ansprechende Form, einen nachvollziehbaren Aufbau und einen aussagekräftigen Inhalt. Der Geschäftsbrief ist ein Aushängeschild für Ihr Unternehmen und spiegelt Empfängern und Empfängerinnen Ihre Seriosität und Ihre Detailtreue wider.

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Reine Formsache: Der Sinn und Zweck von Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief dient der Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden und Kundinnen beziehungsweise Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen. Geschäftsbriefe kommen klassischerweise als gedruckte Version zum Einsatz. In unserer zunehmend digitalisierten Welt spielen aber auch elektronische Briefe eine große Rolle. Da jeder Geschäftsbrief gleichzeitig eine Visitenkarte Ihres Unternehmens ist, sollten Sie in Bezug auf Form und Inhalt höchste Qualitätsstandards erfüllen.

Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?

In Papierform oder digital versendete Geschäftsbriefe sind ein fester Bestandteil von Geschäftsprozessen. Unternehmen nutzen unterschiedliche Briefarten, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und erfolgreich Geschäfte abzuschließen:

Anfragen

Standardanfragen dienen dazu, sich allgemein über Produkte und Dienstleistungen von Unternehmen zu informieren sowie Kataloge, Preise und individuelle Konditionen zu erfragen. Ist eine erste Entscheidung bereits gefallen, folgen spezielle Anfragen, die sich zielgerichtet auf ausgewählte Produkte und Dienstleistungen beziehen.

Angebote

In einem Angebot bieten Unternehmen eigene Produkte und Dienstleistungen an und legen Konditionen für Kunden und Kundinnen fest. Daten und Informationen aus vorhergehenden Anfragen erleichtern Ihnen das Erstellen von Angeboten. Als Vorbereitung eines Kaufvertrages müssen Angebote genaue Angaben zu Arten, Stückzahlen, Umfang einer Leistungserbringung sowie Preisen von Produkten und Dienstleistungen enthalten. Die AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) sowie Informationen zu Liefer- und Zahlungsbedingungen sind ein fester Bestandteil von Dritten verlangter Angebote. Zu Maßnahmen des Direktmarketings dagegen zählen unverlangte, auf Eigeninitiative eines Unternehmens verschickte Angebote. Sie haben die Kundenakquise zum Ziel.

Bestellungen und Aufträge

Geschäftsbriefe können auch ein wichtiger Bestandteil einer Auftragsabwicklung sein: Werden Angebote jeweils von beiden Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen in der aktuellen Form akzeptiert und angenommen, resultieren daraus Kaufverträge. Bestellungen beziehen sich auf Waren, Aufträge dagegen auf Dienstleistungen.

Auftragsbestätigungen

Auf Basis von Bestellungen und Aufträgen erstellte Auftragsbestätigungen dienen dazu, eventuellen Missverständnissen zwischen den Vertragspartnern vorzubeugen sowie inhaltlich veränderte Angebote zu belegen. 

Zwischenbescheide

Unternehmen informieren Geschäftspartner bzw. Geschäftspartnerinnen bei komplexen Leistungen und umfangreichen Lieferungen über den aktuellen Stand ihrer Bestellungen und Aufträge.

Lieferscheine

Auf Lieferscheinen sind sämtliche, in einer Lieferung enthaltenen Waren aufgelistet.

Rechnungen

Gerade größere Unternehmen setzen auf vorgefertigte Rechnungsvorlagen. Diese müssen eine Vielzahl von Pflichtangaben für buchhalterische Zwecke einhalten und beinhalten Rechnungs- und Steuernummern, Rechnungsbeträge, Zahlungsziele, Skonto sowie die den jeweiligen Zeitpunkt der Leistungserbringung.

Mahnungen

Üblich ist es, säumigen Schuldnern vor einer Einleitung rechtlicher Schritte drei Mahnungen zukommen zu lassen. Aus gesetzlicher Sicht sind Mahnungen nicht erforderlich.

Reklamationen

Der Bearbeitung von Beschwerden sollte in Unternehmen besondere Aufmerksamkeit zukommen. Gute Reklamationsschreiben, die die Kundenbindung festigen, enthalten Entschuldigungen sowie für beide Seiten akzeptierbare Lösungsvorschläge.

Was ist ein privater Geschäftsbrief?

In einem privaten Geschäftsbrief ist der Absender eine Privatperson, der eine Organisation kontaktiert, um persönliche Sachverhalte zu klären. Nur wenige Privatpersonen verfügen – in Gegensatz zu Unternehmen – über vorgefertigte Briefbögen. Nach DIN 5008 gestaltete Geschäftsbrief-Vorlagen sind in Textverarbeitungsprogrammen zu finden oder können von vertrauenswürdigen Seiten aus dem Internet heruntergeladen werden.

Um Unsicherheiten zu vermeiden, ist es wichtig zu wissen, dass die DIN-Norm 5008 lediglich Empfehlungen vorgibt, die sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen nicht strikt einhalten müssen.

Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?

Um Geschäftsbriefe auf Grundlage der in Deutschland maßgeblichen Norm DIN 5008 professionell zu gestalten und zu formulieren, gibt es als Hilfsmittel zahlreiche etablierte Vorlagen, vorgefertigte Mustertexte und Textbausteine, die Sie verwenden können. Alternativ können Sie Ihren Geschäftsbrief eigenständig gestalten, indem Sie sich an den gut verständlichen Gestaltungs- und Schreibvorgaben der Norm orientieren.

Wie ist ein Geschäftsbrief aufgebaut?

Es kommt darauf an, bei einem Geschäftsbrief Aufbau und Inhalt so zu wählen, dass die Leser und Leserinnen angesprochen und abgeholt werden. Das gilt insbesondere für Briefe mit Werbeintention, die zu einer Kaufentscheidung führen sollen.

Aber auch bei einem Dankschreiben an Geschäftspartnern und -partnerinnen spielt die Gestaltung eine wichtige Rolle. Vor allem der eben erwähnte Geschäftsbrief DIN 5008 ist häufig im Einsatz.

Viele Unternehmer und Unternehmerinnen greifen auf eine Geschäftsbrief-Vorlage zurück, um in Sachen Aufbau keine Fehler zu machen. Andere schreiben ihre Briefe selbst und kontrollieren akribisch, ob sich zum Beispiel der Briefkopf, die Betreffzeile und die Grußformel an der richtigen Stelle befinden.

Entscheidend ist, dass sich zwischen der Anrede der Empfänger und Empfängerinnen und dem eigentlichen Inhalt eine Leerzeile befindet. Außerdem sollten Sie einen standardisierten Seitenrand, eine einheitliche Schriftgröße und eine attraktive Gestaltung wählen.

Der Briefkopf

Der Briefkopf liefert Empfängern und Empfängerinnen grundlegende Unternehmensinformationen. Ihr Logo, ein Unternehmensslogan sowie weitere gestalterische Grafikelemente mit einer druckfähigen Mindestauflösung von 300 dpi sorgen für eine ansprechende optische Gestaltung und unterstützen Ihr Branding.

Unterhalb des Briefkopfes befinden sich das Anschriftenfeld mit maximal 85 mm Breite sowie ein wichtiger Informationsblock mit grundlegenden Daten. Er umfasst Ihre Anschrift, Kunden- und Bestellnummer, Name des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin sowie alle relevanten Kontaktdaten – wie E-Mail, Mobil-, Festnetz- und Faxnummern. Die Kontaktdaten sollten eine maximale Länge von neun Zeilen einnehmen und eine Höhe von 45 Millimeter nicht überschreiten.

Die Betreffzeile

Ort und Datum liegen mit einer Leerzeile Abstand unterhalb des Adressfeldes. Ein maximal zweizeiliger Betreff zwei Zeilen unterhalb des Datums zeigt auf den ersten Blick, um welche Art von Geschäftsbrief es sich handelt. In vielen geschäftlichen Schreiben ist der Betreff gefettet.

Die Anrede

Zwei Leerzeilen unter dem Betreff folgt die Anrede. Sie legt den Grundstock für einen freundlichen und seriösen Ton. Klassiker wie „Sehr geehrte Damen und Herren" können Sie verwenden, wenn Ihnen der Ansprechpartner bzw. die Ansprechpartnerin unbekannt sind. Informeller klingen Anreden wie „Guten Tag“, die Sie nur in seltenen Einzelfällen verwenden sollten. Besser ist eine konkrete, persönliche Wertschätzung zeigende Ansprache.

Der Inhalt

Die Art und der Anlass des Geschäftsbriefes entscheiden über den Inhalt. Eine verständliche Sprache und seriöse Formulierungen sorgen dafür, dass der Inhalt positiv klingt. Absätze erleichtern das Verständnis aufseiten des Adressaten bzw. der Adressatin und sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild. Von essenzieller Bedeutung ist ein guter Einleitungssatz, in dem Sie beispielsweise auf vorangegangene Kontakte und Empfehlungen Bezug nehmen können. Konkrete Aufforderungen im Text und im Schlusssatz zielen darauf ab, Aktionen zu triggern. Sie sind fester Bestandteil von Mahnschreiben und Werbebriefen.

Die Grußformel

Eine Leerzeile trennt die Grußformel – z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße aus Stadt“ – vom Textblock. Als freundlicher und persönlicher Abschluss schafft sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihr Geschäftsbrief einen gelungenen Eindruck hinterlässt. Drei Leerzeilen schaffen ausreichend Platz für Ihre Unterschrift. Ihr Name in Standardschrift inklusive Ihrer Position im Unternehmen sorgen dafür, dass Sie für den Adressaten oder die Adressatin klar als Absender bzw. Absenderin zu erkennen sind. Im Anschluss werden eventuelle Anlagen aufgeführt.

Die Fußzeile

In der Fußzeile befinden sich grundlegende Pflichtangaben – wie der Firmenname, die Rechtsform, bei Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer sowie des oder der Vorsitzenden des Aufsichtsrates von GmbHs, die Handelsregisternummer und das Registergericht. Gibt es keine Eintragung im Handelsregister, sind der Vor- und Nachname des Inhabers, die Geschäftsanschrift sowie die Gesellschafter einer GbR aufzuführen. Zusätzlich werden in der Fußzeile Kontodaten und Steuernummern aufgeführt.

6 Tipps für einen gelungenen Geschäftsbrief

Sie wollen sicher gehen, dass Ihr Geschäftsbrief beim Empfänger bzw. der Empfängerin einen positiven Eindruck hinterlässt? Die folgenden 6 Tipps helfen Ihnen dabei.

1. Vorlagen mit Corporate Design nutzen

Auf das Corporate Design abgestimmte Vorlagen für Geschäftsbriefe mit wiederkehrenden Formulierungen helfen Ihnen, die Effizienz zu steigern und wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Geschäftliche Schreiben nehmen maßgeblichen Einfluss auf den geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Von hoher Wichtigkeit ist es, jeden Geschäftsbrief auf den individuellen Fall anzupassen. Spezielle Vorlagen für Lieferscheine und Rechnungen stellen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.

2. Einsatz einer einheitlichen Schriftart und Schriftgröße

Schriftarten wie Arial und Times New Roman schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Sie Ihre Geschäftsbrief-Vorlagen auf jedem digitalen Endgerät nutzen können. Die Schriftgröße sollte für eine gute Lesbarkeit bei 12 Punkt liegen, kann jedoch im Falle einer hohen Textmenge auf 11 Punkt verkleinert werden.

3. Korrektheit der Informationen prüfen

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie in der inhaltlichen Ausgestaltung auf Rechtschreibung und Grammatik legen. Vor allem der Name des Empfängers bzw. der Empfängerin muss richtig geschrieben werden. Bitte beachten Sie: Rechtskräftig sind ausschließlich Geschäftsbriefe mit Unterschrift.

4. Alles auf eine DIN-A4-Seite packen

Soweit möglich sollten Sie jeden Geschäftsbrief auf eine DIN-A4-Seite beschränken. Auf den Punkt gebrachte, moderne Formulierungen mit kurzen Sätzen sorgen dafür, dass der Leser alle relevanten Informationen aufnehmen kann.

5. Bei Werbebriefen Kontaktdaten integrieren

Geschäftsbriefe mit Werbeintention müssen den Leser inhaltlich in besonderer Weise ansprechen, um in einer erfolgreichen Kaufentscheidung zu resultieren. Wichtig ist es, Kontaktdaten von Verantwortlichen in die Kopfzeile sowie bei Bedarf in den Fließtext aufzunehmen, um den Adressaten und Adressatinnen eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

6. Einheitliches Design für Briefbögen und Briefumschläge

Ein Briefumschlag in der Größe DIN-C6 mit Absenderdaten und standardisiertem Sichtfenster für die Empfängeradresse auf der linken Seite ist ein fester Bestandteil eines Geschäftsbriefes. Möchten Sie einen hohen Wiedererkennungswert kreieren, können Sie das Design der Briefbögen und Briefumschläge optisch einheitlich gestalten. Die Verwendung von Natur- und Recyclingpapier für gedruckte geschäftliche Korrespondenz schont natürliche Ressourcen.

Fazit: Vorgaben einhalten und durch Individualisierung Wettbewerbsvorteile erzielen

Geschäftsbriefe dienen der Präsentation eines Unternehmens nach außen. Sowohl das Layout als auch die Formatierung und der Inhalt sind von hoher Relevanz. Dabei spielt es keine Rolle, ob Geschäftsbriefe per Post in Papierform oder digital per E-Mail verschickt werden. Die Norm DIN 5008 schafft die Basis für eine einheitliche Gestaltung und die Übersichtlichkeit von Geschäftsbriefen. Innerhalb dieses Rahmens stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre geschäftliche Korrespondenz individuell zu gestalten und sich dadurch von Ihren Wettbewerbern abzuheben.

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Titelbild: dusanpetkovic / iStock / Getty Images Plus

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