Geschäftsvorfälle: Definition, Arten und Buchung

In Ihrem Unternehmen kommt es täglich zu verschiedenen Geldtransaktionen: Sie schreiben z. B. eine Rechnung und vereinnahmen den Betrag. Auf der Kostenseite erwerben Sie einen Vermögensgegenstand, den Sie per Banküberweisung bezahlen. Diese Transaktionen bezeichnet das Buchführungs- und Bilanzrecht als Geschäftsvorfälle. Ihre Aufgabe ist es, diese Geschäftsvorfälle in die monatliche Finanzbuchführung einzupflegen. Wie das funktioniert, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Geschäftsvorfälle ergeben sich sowohl bei Ihrem Vermögen (Aktiva) als auch bei Ihren Schulden (Passiva). Wenn Sie einen Geschäftsvorfall in Ihrer Buchführung erfassen, müssen Sie darauf achten, dass dem Geschäftsvorfall immer ein Beleg zugrunde liegt. Erfassen Sie einen Geschäftsvorfall ohne Beleg, laufen Sie Gefahr, dass die Transaktion von Ihrem Finanzamt nicht anerkannt wird. Dies kann zu einer Steuernachzahlung führen.

Was für Geschäftsvorfällen gibt es?

Das Buchführungs- und Bilanzrecht unterscheidet die folgenden drei Arten von Geschäftsvorfällen:

• Bestandswirksamer Geschäftsvorfall
• Erfolgswirksamer Geschäftsvorfall
• Erfolgsunwirksamer Geschäftsvorfall

Bestandswirksamer Geschäftsvorfall

Ein bestandswirksamer Geschäftsvorfall wirkt sich unmittelbar auf die Bestandskonten eines Unternehmens aus. Diese Bestandskonten werden ausschließlich in Ihrer Bilanz geführt. Von den Erfolgskonten unterscheiden sich die Bestandskonten dadurch, dass sie in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen werden.

Die Bestandskonten bilden in ihrer Summe das gesamte Vermögen und die Schulden eines Unternehmens ab. Auf diesen Konten können Sie die Geschäftsvorfälle buchen, die unmittelbar zu einer Veränderung Ihres Bestandes führen.

Beispiel

Sie erwerben für Ihr Büro Kopierpapier. Die Rechnung bezahlen Sie bar. Durch diesen Geschäftsvorfall sprechen Sie in Ihrer Finanzbuchhaltung die Bestandskonten Büromaterial und Kasse an. Beide Bestände verändern sich. Nach der Buchung weist das Konto Büromaterial einen höheren Bestand aus. Der Bestand der Kasse reduziert sich hingegen.

Ein bestandswirksamer Geschäftsvorfall wirkt sich immer auf den Erfolg Ihres Unternehmens aus. In dem vorangehenden Beispiel tätigen Sie mit dem Kauf des Büromaterials eine Ausgabe, die den steuerpflichtigen Gewinn Ihres Unternehmens schmälert.

Erfolgswirksamer Geschäftsvorfall

Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle erfassen Sie ausschließlich in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung auf den Erfolgskonten »Aufwand« oder »Ertrag«. Auch diese Buchungen führen unmittelbar dazu, dass sich Ihr geschäftlicher Erfolg verbessert oder verschlechtert. Zu den erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen gehört z. B. die Abschreibung auf die Vermögensgegenstände, die Sie in dem Sachanlagevermögen Ihrer Bilanz ausweisen.

Beispiel

Sie haben vor einem Jahr einen Firmenwagen erworben, den Sie nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften über sechs Jahre abschreiben. Der jährliche Abschreibungsbetrag beläuft sich auf 5.500 Euro. Für diesen Geschäftsvorfall bilden Sie den folgenden Buchungssatz:

Abschreibungen 5.500 Euro an Firmenwagen 5.500 Euro

Mit der Buchung lösen Sie eine Kontobewegung in Ihrer Finanzbuchhaltung aus, die sich gewinnmindernd auswirkt.

Kennzeichnend für die Erfolgskonten in der Gewinn- und Verlustrechnung ist, dass sie nicht in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen werden. Sie werden über das GuV-Konto abgeschlossen und tragen so dazu bei, dass sich der geschäftliche Erfolg Ihres Unternehmens verändert.

Erfolgsunwirksamer Geschäftsvorfall

Erfolgsunwirksame Geschäftsvorfälle führen nicht dazu, dass sich der betriebliche Erfolg Ihres Unternehmens verändert. Diese Geschäftsvorfälle beruhen ausschließlich auf einer privaten Veranlassung. Deshalb ist es auch nicht erforderlich, dass Sie den Geschäftsvorfall ertrags- oder aufwandsmäßig in Ihrer Buchführung erfassen. Hier spielt es eine Rolle, ob es sich um eine Privatentnahme oder eine Privateinlage handelt.

Beispiel

Sie haben sich als Einzelunternehmer oder Einzelunternehmerin ein Geschäft aufgebaut. Zum Geburtstag Ihres Kindes laden Sie die Familie zum Essen ein. Den Rechnungsbetrag in Höhe von 150 Euro bezahlen Sie von Ihrem Firmenkonto. Dieser Geschäftsvorfall hat mit Ihrem Unternehmen nichts zu tun. Er ist ausschließlich privat veranlasst. Es handelt sich folglich um eine Privatentnahme, die Sie mit der folgenden Buchung in Ihrer Buchführung erfassen:

Privatentnahme 150 Euro an Bank 150 Euro

Erfolgsneutraler Geschäftsvorfall

Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle, auch bilanzwirksame Geschäftsvorfälle genannt, haben keinen direkten Einfluss auf den betrieblichen Erfolg Ihres Unternehmens. Sie wirken sich ausschließlich auf die Bilanzpositionen aus, beeinflussen jedoch nicht das Ergebnis in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Solche Geschäftsvorfälle betreffen typischerweise die Zusammensetzung und Struktur des Vermögens, der Schulden oder des Eigenkapitals eines Unternehmens. Sie können aufgrund von internen Umschichtungen oder anderen Transaktionen auftreten, die keine unmittelbaren Auswirkungen auf das operative Ergebnis haben.

Beispiel

Als Einzelunternehmer oder Einzelunternehmerin möchten Sie Ihr Geschäft erweitern und kaufen ein neues Bürogebäude. Dafür verkaufen Sie eine bestehende Maschine, die nicht mehr benötigt wird.

Der Verkauf der Maschine beeinflusst zwar die Bilanz, hat aber keine direkten Auswirkungen auf den Gewinn oder Verlust Ihres Unternehmens, da ergebniswirksame Geschäftsvorfälle (wie Umsatzerlöse oder Betriebskosten) nicht betroffen sind. In diesem Fall handelt es sich um einen erfolgsneutralen Geschäftsvorfall, den Sie in Ihrer Buchführung erfassen:

Maschinenverkauf 5.000 Euro an Anlagevermögen 5.000 Euro

Wie werden Geschäftsvorfälle erfasst?

Die Geschäftsvorfälle einer Abrechnungsperiode erfassen Sie, indem Sie die passenden Buchungssätze bilden. Diese Buchungssätze zeigen an, welche Konten in der Finanzbuchhaltung betroffen sind. Dabei ist stets die Regel Soll an Haben zu beachten.

Geschäftsvorfälle: Beispiele im Überblick

Sie führen ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen, das für den Betrieb eine neue Produktionsmaschine erwirbt. Für die Anschaffung wenden Sie insgesamt 11.900 Euro auf. Die Rechnung begleichen Sie per Banküberweisung.

Den Geschäftsvorfall buchen Sie in Ihrer Finanzbuchführung auf den folgenden Konten:

• Maschinen
• Bank
• Vorsteuer

Der Buchungssatz zu diesem Geschäftsvorfall lautet:

Maschinen 10.000 Euro, Vorsteuer 1.900 Euro an Bank 11.900 Euro

Bei der Buchung der Geschäftsvorfälle sollten Sie beachten, dass sich die angesprochenen Konten immer ausgleichen. Anderenfalls tragen Sie dem Grundsatz der Bilanzgleichheit nicht Rechnung.

Was ist bei der Buchung von Geschäftsvorfällen zu beachten?

Die Grundlage für die Erfassung eines Geschäftsvorfalls ist der Beleg, der eine bestimmte Geldtransaktion anzeigt. Bei diesem Beleg kann es sich beispielsweise um eine Quittung, eine Rechnung oder einen Vertrag handeln. Achten Sie darauf, dass die Belege, die Sie mit einem Buchungssatz in Ihre Buchführung einpflegen, die folgenden Pflichtangaben erhalten:

• Datum der Geldtransaktion
• Name der ausstellenden Person (z. B. Lieferant oder Lieferantin oder Vertragspartner sowie Vertragspartnerin)
• Bei Ihren Ausgangsrechnungen: Name der Kundschaft
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Nettobetrag und Bruttobetrag

Beispiele zu Geschäftsvorfällen

Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand von Beispielen aus der Praxis, wie die unterschiedlichen Arten von Geschäftsvorfällen aussehen.

Bestandswirksamer Geschäftsvorfall

Sie leisten eine Rate in Höhe von 2.500 Euro für ein aufgenommenes Darlehen.

Darlehen 2.500 Euro an Bank 2.500 Euro

Erfolgswirksamer Geschäftsvorfall

Sie bezahlen Ihre Mitarbeitenden per Banküberweisung. Der Personalaufwand beträgt insgesamt 4.800 Euro.

Personalaufwand 4.800 Euro an Bank 4.800 Euro

Erfolgsunwirksamer Geschäftsvorfall

Um die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern, tätigen Sie eine Privateinlage von 2.000 Euro.

Der Buchungssatz lautet:

Bank 2.000 Euro an Privateinlage 2.000 Euro

Fazit: Geschäftsvorfälle sind wichtige Transaktionen für Ihr Unternehmen

Mit Geschäftsvorfällen bilden Sie in der Buchhaltung die täglichen Geldtransaktionen Ihres Unternehmens ab. Dabei achten Sie darauf, dass es für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg gibt. Überdies unterscheiden Sie, ob es sich um einen bestandswirksamen, einen erfolgswirksamen oder einen erfolgsunwirksamen Geschäftsvorfall handelt.

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