Das gehört in eine Gesprächsnotiz

Diese Situation kennen Sie sicherlich: Sie hatten vor ein paar Tagen einen Interessenten am Telefon und wollten deswegen noch eine wichtige Aufgabe erledigen – doch was es war, haben Sie leider vergessen. Oder Sie erinnern sich nicht mehr genau an die Gesprächsinhalte. Eine peinliche Situation. Vermeiden Sie so etwas mit dem Verfassen einer richtigen Gesprächsnotiz.

Was ist eine Gesprächsnotiz?

Eine Gesprächsnotiz dient dazu, die wichtigsten Gesprächsinhalte und -fakten schriftlich festzuhalten – zum Beispiel auf einem Blatt Papier, in einem Notizblock, in speziellen Vorlagen, in einer Smartphone-App oder mit einem Computerprogramm.

Was bringen Gesprächsnotizen?

Ein anderer Begriff für Gesprächsnotiz ist Memo, die Abkürzung kommt aus dem Lateinischen. Sie leitet sich ab von „memorandum“ (zu Deutsch „Bericht“) beziehungsweise „memoria“ („Gedächtnis“). Denn ein Memo soll Sie selbst oder eine andere Person an etwas erinnern, beispielsweise an einen Termin oder an einen Rückruf.

Gesprächsnotizen sind in unterschiedlichen Situationen sinnvoll. Führen Sie auf einer Messe ein Verkaufsgespräch, halten Sie mit Ihrer Notiz die Gesprächsinhalte fest. Sind Sie in einer Besprechung, wird in der Regel von einem Freiwilligen ein Protokoll erstellt. Darüber hinaus sollten Sie sich eine Gesprächsnotiz machen, um für Sie persönlich interessante Informationen oder Aufgaben aufzuschreiben.

Und führen Sie ein Telefonat, zum Beispiel für eine Kaltakquise, ist auch hierbei alles Wichtige zu notieren. In diesem Fall nennt sich die Gesprächsnotiz dann Telefonnotiz.

Wie sinnvoll ist eine Telefonnotiz?

Haben Sie im wahrsten Sinne des Wortes viel um die Ohren? Dann sollten Sie so viel wie möglich schriftlich festhalten, um nichts zu vergessen. So können Sie bei Telefonaten quasi den Input auslagern.

Ein weiterer Vorteil von Telefonnotizen: Bei Gesprächen über das Smartphone oder Festnetztelefon können Sie die Mimik und Gestik des anderen (die nonverbalen Signale) nicht sehen. So kann es Ihnen schwererfallen, manche Aussagen richtig zu verstehen beziehungsweise zu interpretieren. Das gesprochene Wort bekommt mehr Bedeutung, dementsprechend sollten Sie es genau festhalten.

Zudem kann Ihnen eine Telefonnotiz dabei helfen, Ihre Gedanken freizubekommen. So können Sie sich mehr auf die Gesprächsführung und das Stellen von guten Fragen konzentrieren.

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Vorlage für eine Gesprächsprotokoll

Mit dieser Vorlage für ein Protokoll halten Sie alle wichtigen Punkte im Gespräch fest – übersichtlich, klar und korrekt.

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Muster einer Gesprächsnotiz: So erstellen Sie ein gutes Memo

Erstellen Sie eine Gesprächs- oder Telefonnotiz für sich selbst oder für Ihre Kollegen, sollten Sie damit immer die wichtigsten W-Fragen beantworten: wer, was, wann, wie, warum.

Es hat sich eingebürgert, bei derartigen Protokollen die Reihenfolge etwas anzupassen. Daraus ergibt sich folgendes Muster für Gesprächsnotizen:

• Wann?

• Wer?

• Was?

• Wie?

• Was noch?

Halten Sie Datum und Uhrzeit des Gesprächs, eventuell zusätzlich die Gesprächsdauer, schriftlich fest.

Mit wem haben Sie gesprochen? Handelte es sich um eine oder mehrere Person/-en? Wie heißen die Beteiligten? Den Namen schreiben Sie am besten mit Vor- und Zunamen auf, um keine Verwechslungsgefahr aufkommen zu lassen.

Weshalb kam es zu dem Gespräch? Was waren die Gesprächsinhalte? Welche wichtigen Informationen haben Sie ausgetauscht?

Wie geht es nach der Besprechung weiter? Welche Tasks gibt es, die nachgefasst werden müssen? Und wie können Sie oder Ihre Kollegen den oder die Ansprechpartner erreichen (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Webseite)?

Gibt es zusätzliche wichtige Informationen, die Sie in Ihrer Notiz unbedingt festhalten müssen? Zum Beispiel die Dringlichkeit einer Aufgabe („Herr XY muss bis 15 Uhr zurückgerufen werden.“) oder bestimmte Konditionen („Frau XY möchte unbedingt 20 Prozent Rabatt haben – wie kriegen wir das hin?“).

Weitere Tipps für Ihre Gesprächsnotiz

• Schreiben Sie Ihr Memo – falls möglich – sofort auf, zum Beispiel während eines Telefonats. Oder zumindest kurz nach dem Gespräch, sodass Sie wirklich nichts vergessen.

• Egal ob ein Blatt Papier, Notizzettel, Schreibblock oder MS Word: Wählen Sie die Vorlage Ihrer Wahl, mit der Sie die Informationen schnellstmöglich und am besten festhalten können.

• Aber: Sollen die Gesprächsinhalte mit anderen Menschen geteilt werden, ist eine digitale Erfassung am besten. Idealerweise halten Sie alles in einem zentralen Programm wie einem CRM-System fest, damit Ihre Kollegen jederzeit darauf zugreifen können.

• Verstehen Sie Ihren Gesprächspartner schlecht oder sind manche Aussagen unklar, dann fragen Sie nach. Vermeiden Sie in einer Besprechung jede Art von Missverständnis.

• Teilen Sie bei einem Telefonat Ihrem Gesprächspartner mit, dass Sie sich parallel Notizen machen.

• Unter Umständen ist es sinnvoll, Ihre Notiz auch Ihrem Gesprächspartner zukommen zu lassen. So kann er überprüfen, ob Sie ihn und die besprochenen Dinge richtig verstanden haben.

Gesprächsnotiz: Vorlagen und Co.

Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen für Word, Excel und andere Programme, die Sie nutzen können. Drucken Sie die Vorlagen aus oder nutzen Sie sie gleich digital. Zudem gibt es von Herstellern wie Avery Zweckform fertige Gesprächsnotiz-Muster, zum Beispiel in Form von Vordrucken und A5-Notizformularen.

„Wer schreibt, der bleibt“

Dieses Sprichwort lässt sich sehr gut für Gespräche jeder Art übertragen. Memos in sämtlichen Varianten sind eine perfekte Gedächtnisstütze: Was Sie auf ein Blatt Papier oder am PC niederschreiben, bleibt erhalten – und kann somit schwerer vergessen werden.

Titelbild: Nattakorn Maneerat / Getty Images