Die Rechnungsstellung ist sowohl für Leistungserbringende als auch für Leistungsempfangende mit einem bürokratischen Aufwand verbunden. Deswegen hat sich in vielen unternehmerischen Umfeldern das Gutschriftverfahren durchgesetzt.
Eine Gutschrift gilt vor dem Gesetz als Rechnungsersatz und ist somit eine effiziente Alternative zur Rechnungsstellung. Welche Aspekte beim Gutschrift erstellen und Gutschrift buchen zu berücksichtigen sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist ein Rechnungsersatz. Im Gegensatz zu Rechnungen wird sie von einem Leistungsempfänger beziehungsweise einer Leistungsempfängerin ausgestellt. Sie erlaubt eine effiziente Buchführung und erspart den Leistungserbringern beziehungsweise Leistungserbringerinnen Bürokratie. Es gibt unterschiedliche Arten von Gutschriften mit bestimmten Pflichtangaben.
Wie schreibt man eine Gutschrift?
Die Gutschrift wird vom Leistungsempfänger beziehungsweise der Leistungsempfängerin nach erfolgreicher Preisverhandlung als Abrechnung von Lieferungen oder Leistungen ausgestellt. Hierbei sind laut § 14 Absatz 4 UStG verschiedene Pflichtangaben erforderlich.
Unter anderem muss die Gutschrift den Namen und die Anschrift des Empfängers oder der Empfängerin der Leistung und des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin enthalten.
Ebenso wichtig sind die Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers beziehungsweise der Leistungserbringerin. Wie bei einer Rechnung müssen Sie auch auf einer Gutschrift das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer angeben.
Die gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistungen, müssen konkret genannt und bezeichnet werden. Außerdem gehört in eine Gutschrift der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung.
Das Entgelt wird genannt und nach Steuersätzen aufgeschlüsselt. Der Steuersatz und -betrag sind ebenfalls zu nennen. Werden steuerpflichtige Werkleistungen erbracht, muss die Gutschrift auf die geltenden Aufbewahrungspflichten hinweisen. Besonders entscheidend ist, dass die Gutschrift als solche bezeichnet und nicht etwa als Rechnung benannt wird.
Welche Arten von Gutschriften gibt es?
Es gibt unterschiedliche Arten von Gutschriften, die in jeweils anderen Bereichen von Relevanz sind. Die wichtigsten sind dabei: Kaufmännische Gutschrift, Gutschrift in der Buchführung und Bankgutschrift.
1. Kaufmännische Gutschrift
Bei der Erstellung einer Rechnung kann es zu formalen oder inhaltlichen Fehlern kommen. Wird eine Rechnung storniert, geändert oder ist eine Rechnungskorrektur erforderlich, können Sie hierfür eine kaufmännische Gutschrift nutzen. Eine entsprechende Stornorechnung ist in Unternehmen keine Randerscheinung, sondern kommt des Öfteren vor.
2. Gutschrift in der Buchführung
Eine Gutschrift in der Buchführung spielt beispielsweise bei einer Gewinn- und Verlustrechnung eine Rolle. Hierbei wird eine Buchung auf der Habenseite des Kontos vorgenommen. Insofern wirkt sich eine Gutschrift auf den Saldo des jeweiligen Unternehmens aus.
3. Bankgutschrift
Bankgutschriften kommen vor allem bei Girokonten zum Einsatz, sind aber auch für andere Bankkonten relevant. Die Bankgutschrift bezeichnet hierbei einen Zahlungseingang, der die Verpflichtung der Bank erhöht beziehungsweise die Schuld der Kontoinhaber und Kontoinhaberinnen gegenüber der Bank reduziert.
Der Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnung
Gutschriften und Rechnungen sind nahezu identisch und unterscheiden sich lediglich dadurch, von wem sie ausgestellt werden. Rechnungen müssen immer vom Leistungserbringer beziehungsweise von der Leistungserbringerin erstellt werden, während Gutschriften immer von einem Leistungsempfänger oder einer Leistungsempfängerin anzufertigen sind.
Die Gutschrift wird im umsatzsteuerlichen Sinn daher auch als umgekehrte Rechnung bezeichnet und von den Finanzämtern anstandslos akzeptiert.
Wie bucht man eine Gutschrift?
Bei der Nutzung des Gutschriftverfahrens dient die Gutschrift als Rechnungsersatz. Leistungserbringende müssen somit keine separate Rechnung erstellen. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht bei einer Gutschrift eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Die entsprechenden Regelungen sind in § 14 Absatz 2 UStG festgehalten.
Unter anderem ist entscheidend, dass der Empfänger oder die Empfängerin der Gutschrift zum gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt ist. Außerdem müssen sich Leistungserbringende und Leistungsempfangende auf das Gutschriftverfahren einigen. Eine einseitige Nutzung ist nicht möglich.
Somit können beide Seiten auf die Erstellung einer Rechnung bestehen. Sämtliche Pflichtangaben für eine Gutschrift müssen enthalten sein und es muss eine analoge oder digitale Zustellung der Gutschrift erfolgen.
Das folgende Beispiel zeigt, wie das Gutschriftverfahren genutzt werden kann:
- Ein Unternehmen beauftragt eine/n Freelancer/-in (beispielsweise einen Online-Redakteur oder eine Online-Redakteurin) damit, die Erstellung eines Webshops durch Blogbeiträge und SEO-Texte zu unterstützen.
- Leistungsempfangende und der Leistungserbringer beziehungsweise die Leistungserbringerin einigen sich auf das Gutschriftverfahren.
- Innerhalb klar definierter Zeitzyklen erstellt der Online-Redakteur oder die Online-Redakteurin Gutschriften für die jeweils erbrachten Leistungen.
- Die Gutschrift gilt als wirksam, wenn der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin sie erhält und keinen Widerspruch einlegt. Widerspruch sollten Empfangende bei formal oder inhaltlich falschen Gutschriften einlegen.
- Die Gutschrift ersetzt die Rechnung und wird beim Finanzamt als Beleg eingereicht.
Wie lange ist eine Gutschrift gültig?
Eine Gutschrift erhält Gültigkeit, wenn sie den Leistungserbringer oder die Leistungsempfängerin erreicht und dieser oder diese keinen Widerspruch einlegt. Danach besteht die Gültigkeit so lange, bis der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin der Forderung nachkommt. Anschließend wird die Gutschrift für die Buchführung genutzt und beim Finanzamt eingereicht.
Wie muss eine Gutschrift aussehen?
Eine Gutschrift muss viele formale und inhaltliche Kriterien erfüllen, um als Rechnungsersatz genutzt werden zu dürfen. Deswegen greifen viele Leistungsempfänger und Leistungsempfängerinnen auf eine Gutschrift-Vorlage zurück.
Das gilt für eine Abrechnungsgutschrift ebenso wie für eine Stornorechnung, eine Rechnungskorrektur oder eine Bankgutschrift. Darin sind alle relevanten Aspekte enthalten, um den gesetzlichen Regelungen wie dem UStG gerecht zu werden.
Folgende Pflichtangaben müssen Sie in der Buchhaltung bei der Erstellung einer Gutschrift berücksichtigen:
- Bezeichnung als „Gutschrift”
- Vollständiger Name und Anschrift der Leistungsempfangenden und der Leistungserbringenden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin
- Ausstellungsdatum
- Gutschriftsnummer
- Menge/Art der Lieferung oder Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt
- Angewandter Steuersatz und -betrag
Fazit: Umgekehrte Rechnung mit vielen Vorteilen
Durch das Gutschriftverfahren entstehen für die Leistungserbringer und Leistungsempfängerinnen zahlreiche Vorteile. Kommt eine Gutschrift als Rechnung zum Einsatz, erspart das den Leistungserbringenden die Rechnungserstellung und die Leistungsempfangenden können ihre Buchführung einheitlich gestalten.
Wichtig ist, dass Sie die unterschiedlichen Gutschriftarten wie Abrechnungsgutschrift, Stornorechnung und Bankgutschrift voneinander zu unterscheiden wissen und die Pflichtangaben berücksichtigen.
Titelbild: Marco VDM / iStock / Getty Images Plus
