Kleinunternehmer-Rechnung korrekt schreiben: So geht's

Sie möchten sich selbstständig machen und die Kleinunternehmerregelung nutzen? Dann sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Sie jede Rechnung korrekt verfassen – ansonsten könnte es Ärger mit dem Finanzamt geben. Mit unseren Tipps lässt sich das vermeiden.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Wenn Sie im ersten Geschäftsjahr Ihrer Selbstständigkeit weniger als 22.000 Euro und im zweiten Jahr weniger als 50.000 Euro Brutto-Umsatz machen, gelten Sie in Deutschland als Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerin. In diesem Fall können (müssen Sie aber nicht) die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Steuervereinfachung, da Sie keine Umsatzsteuer (auch bekannt als Mehrwertsteuer) ausweisen. Dementsprechend haben Sie keine Vorsteuerabzug an das Finanzamt zu entrichten und keine Umsatzsteuervoranmeldung auszufüllen.

§ 19 Abs. 1 UStG: Die Besonderheit für die Kleinunternehmer-Rechnung

Was Ihre Rechte und Pflichten als Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerin sind, ist in Deutschland gesetzlich festgehalten. So sollten Sie sich besonders mit dem § 19 Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) beschäftigen. Hier wird genau definiert, wer in der Bundesrepublik als Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmer gilt und was Sie dabei zu beachten haben.

In dem Gesetz wird klargemacht, dass jede Person, die die Kleinunternehmerregelung nutzt, darauf in der Rechnung hinweisen muss. Da Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und somit der Bruttopreis dem Nettopreis entspricht, ist der Grund dafür zu nennen.

Hierfür können Sie eine Formulierung verwenden, wie:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
• „Als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG berechne ich Ihnen keine Umsatzsteuer.“
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“

Kleinunternehmer-Rechnung erstellen: Was ist noch grundsätzlich zu beachten?

Als Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerin haben Sie wie jeder andere Unternehmer oder Unternehmerin eine ordnungsgemäße Rechnung zu schreiben. Diese muss rechtskonform und gut lesbar sein. Ihre Kleinunternehmer-Rechnung darf keinen Zweifel an Ihrer Identität als Rechnungsstellenden erwecken und ist in Papierform per Post oder per Fax oder E-Mail an den Empfänger oder die Empfängerin der Rechnung zu übermitteln.

Ebenso wichtig: Ihre Rechnung muss als „unversehrt“ gelten. Sie darf somit nachträglich nicht verändert werden.

Pflichtangaben: Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Zusammenfassend kann man sagen, dass eine Kleinunternehmer-Rechnung alle Angaben und Elemente einer „normalen“ Rechnung enthalten muss, die auch von einem Unternehmen ausgestellt würde. Das heißt, Sie müssen unter anderem Ihre Anschrift und die des oder der Empfangenden nennen, Ihre Steuernummer und eine Rechnungsnummer sowie den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 Abs. 1 UStG angeben.

Ihre Rechnung sollte folgende Pflichtangaben enthalten:

• Der vollständige Name und die Anschrift Ihres Unternehmens
• Der vollständige Name und die Anschrift des Empfängers oder der Empfängerin
• Das Datum der Rechnungsstellung oder das Ausstellungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder der Lieferung
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Die Menge und Art der gelieferten Produkte oder der Umfang Ihrer Leistungen
• Die Brutto- und Netto-Einzelpreise der Produkte oder Dienstleistungen
• Die Angabe der Umsatzsteuer bei jedem Fall (in Ihrem Fall: 0 %)
• Die Gesamtbeträge in Brutto und Netto (die bei Kleinunternehmern identisch sind)
• Der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach dem Umsatzsteuergesetz
• Die Zahlungsfrist, bis wann die Rechnung zu begleichen ist

Was geschieht, wenn doch eine Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmer-Rechnung steht?

Jedem Mensch passieren mal Fehler. Somit kann es vorkommen, dass Sie beim Rechnung-Schreiben die Besonderheit für Kleinunternehmer und Unternehmerin vergessen und eine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ausweisen – zum Beispiel, weil Sie eine neue Rechnungsvorlage verwenden. Senden Sie diese „fehlerhafte“ Rechnung an Ihren Kunden oder Ihre Kundin, gibt es zwei Möglichkeiten für Sie:

Korrektur

Fällt Ihnen zeitnah auf, dass Sie fälschlicherweise die Umsatzsteuer auf Ihrer Kleinunternehmer-Rechnung angegeben haben, können Sie eine Korrektur erstellen. Schicken Sie die korrigierte Rechnung dann an den Rechnungsempfänger bzw. Rechnungsempfängerin.

Versteuerung

Fällt Ihnen der Fehler zu spät oder gar nicht auf und der Empfangende begleicht Ihre Rechnung inklusive Umsatzsteuer, so müssen Sie den Umsatzsteuer-Betrag an das Finanzamt abführen. Machen Sie sich schlau, wie diese besondere Einnahme bei der Steuererklärung anzugeben ist.

Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht für Kleinunternehmer-Rechnungen?

Für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten, wie für Unternehmen. Demnach sollten Sie Ihre Rechnungen und andere steuerrelevanten Unterlagen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Halten Sie sich dabei an die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Ausserdem gibt es Buchhaltungssoftwares wie zum Beispiel sevdesk, die Ihre Rechnungen automatisch GoBD-konform aufbewahrt.

Fazit: Rechnung schreiben ist für Kleinunternehmer kein Hexenwerk

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, erleichtert das Ihren Alltag, da Sie sich nicht mit der Ausweisung, Abrechnung und Verrechnung der Umsatzsteuer herumschlagen müssen. Sie können sich so besser auf Ihr Geschäft und Ihre Arbeit fokussieren. Und Sie sparen sich Ausgaben, beispielsweise für die Unterstützung durch einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin, da Sie Ihre Steuerangelegenheiten so leichter regeln können.

Ganz wichtig ist aber, dass Sie bei Ihren Kleinunternehmer-Rechnungen die Angabe zur Kleinunternehmerregelung einfügen, indem Sie auf den Paragrafen des UStG verweisen. Am besten hinterlegen Sie den Hinweis fest in Ihrer Rechnungsvorlage.

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