Was ist KVP? Kontinuierlicher Verbesserungsprozess erklärt

Digitalisierung, Globalisierung, Klimawandel, Inflation, Krisen: Die Wirtschaft befindet sich immer im Wandel, ständig kommen neue Themen hinzu. Deshalb sollten Sie sich intensiv mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) beschäftigen. Was man darunter versteht und welche KVP-Maßnahmen Sie ergreifen können, erfahren Sie im Folgenden.

Welche KVP-Methoden gibt es?

Damit in Ihrem Unternehmen der Kontinuierliche Verbesserungsprozess gelingt, können Sie unterschiedliche Qualitätsmanagement-Maßnahmen ergreifen – zum Beispiel Six Sigma, eine streng analytische Methode. Ebenso hilfreich ist die Poka Yoke Methodik. Dabei versuchen Sie, so gut wie möglich potenzielle Fehler zu vermeiden und diese aktiv zu unterbinden.

Treten Fehler auf, gilt es, diese möglichst schnell zu identifizieren und zu beseitigen. Das gelingt Ihnen beispielsweise über die 5-Why-Methode. Hierbei stellen Sie mindestens fünf Fragen an die betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um der wirklichen Ursache eines Fehlers oder eines Problems auf den Grund zu gehen.

Eine weitere KVP-Maßnahme, die häufig zum Einsatz kommt, sind die ebenfalls zuvor schon kurz genannten 5S. Die Abkürzung steht für fünf Schritte:

• sortieren
• systematisieren
• säubern
• standardisieren
• Selbstdisziplin

Auch diese Maßnahme fokussiert sich auf die Verbesserung des Ablaufs. Ziel ist es, jede Art von Muda (japanisch für Verschwendung) deutlich zu verringern. Denn jede Material-, Personal- und Zeitverschwendung wirkt sich auf den gesamten Prozess aus – und sei sie noch so klein.

Wichtig ist, dass Sie sich immer Folgendes ins Gedächtnis rufen: Beim Kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt es sich weder um ein singuläres Ereignis, noch um eine einzelne Maßnahme. Vielmehr beinhaltet der Prozess viele KVP-Maßnahmen, um fortwährend neue Erkenntnisse zu gewinnen. Daraus ergeben sich Anpassungen bei Prozessen in verschiedenen Bereichen.

Was ist der Unterschied zwischen KVP und Kaizen?

Der KVP und das Kaizen haben ihren Ursprung in Japan. Beim Kaizen, die übersetzt „Veränderung zum Besseren“ bedeutet, steht im Mittelpunkt das Bestreben, kontinuierlich besser zu werden. Per Definition ist der KVP ein Ablauf, um etwas zu verbessern. Dieser stellt eine fortlaufende Handlung dar, die im Kaizen seinen Ursprung haben kann.

Toyoda Kiichiro, ehemaliger Geschäftsführer der Toyota Motor Company, nahm Ende der 1930er-Jahre die Ideen von Kaizen auf, um sein damals notleidendes Unternehmen effizienter zu gestalten. Er und andere Führungskräfte entwickelten weitere Methoden, beispielsweise 5S und Poka Yoke, die alle im sogenannten TPS (Toyota Production System) zusammenliefen.

Das TPS wurde zur Grundlage weiterer Management-Methoden. Zuerst entstand daraus die Lean Production, später das Lean Management und der Lean-Startup-Gedanke. Die gemeinsame Basis ist, dass Veränderungen schnell und dauerhaft erfolgen sollten – eben als kontinuierlicher Verbesserungsprozess, kurz KVP.

Der KVP hat somit eine große Bedeutung in der Wirtschaft. Denn er ermöglicht es Unternehmen, sich an den stetigen Wandel anzupassen.

Unterschied zwischen KVP und BVW

Das Akronym BVW steht für Betriebliches Vorschlagswesen. Die Unterschiede zwischen KVP und BVW sind schnell erklärt: Beim Betrieblichen Vorschlagswesen geht es um das Sammeln von Ideen, denn in jedem Unternehmen gibt es „anonyme Kreative“ (Mitarbeitende, die Ihre Kreativität nicht aktiv mit einbringen) und „professionelle Kreative“ wie Designer und Designerinnen.

Mit einem BVW werden innovationsfördernde Anreize in einer Organisation geschaffen. Nach der Auswertung der Vorschläge kommt es dann zum KVP-Prozess – also zur aktiven, kontinuierlichen Umsetzung der Vorschläge, die zu einer Verbesserung im Unternehmen führen sollen.

Wie hängen PDCA und KVP zusammen?

Ideen entwickeln, Pläne aufsetzen, KVP-Maßnahmen umsetzen und dann im Rahmen des KVP-Qualitätsmanagements neue Annahmen treffen, die dann umgesetzt werden – kommt Ihnen dieser Ablauf irgendwie bekannt vor? Kein Wunder: Die Basis des KVP ist der PDCA-Zyklus.

PDCA steht für Plan (Planen), Do (Ausführen), Check (Überprüfen) und Act (Anpassen). Hierbei handelt es sich um einen Kreislauf, der kein Ende kennt.

Deshalb ist der KVP eine Aneinanderreihung aufeinanderfolgender KVP-Maßnahmen. Diese dienen dazu, getreu dem Kaizen eine Verbesserung des Status quo zu erlangen.

Was sind die Ziele von KVP?

Das wichtigste Ziel des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ist es, ständige, inkrementelle Verbesserungen in den Arbeitsprozessen einer Organisation zu erreichen, um Produktivität und Effizienz zu steigern. Dies geschieht durch das Identifizieren und Lösen von Problemen sowie die Nutzung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Zusätzlich zielt KVP darauf ab, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu erhöhen, um Kundenzufriedenheit und -loyalität zu fördern. Es fördert auch eine Unternehmenskultur der Zusammenarbeit und des Lernens, da jeder im Unternehmen dazu ermutigt wird, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Die 6 Phasen und die 12 Schritte des KVP

Der PDCA-Zyklus besteht eigentlich nur aus vier Schritten. Um einen KVP-Prozess zu beschreiben, hat sich aber eine Darstellung in sechs Phasen oder in 12 Schritten etabliert. Diese sind quasi eine ausführliche Variante des PDCA-Kreislaufs.

Die sechs KVP-Phasen lauten:

1. Identifizierung des Problems
2. Analyse des Problems
3. Lösungsfindung
4. Implementierung der Lösung
5. Evaluierung der Ergebnisse
6. Standardisierung

Die detailreicheren 12 Schritte eines KVP sehen so aus:

1. Problem erkennen
2. Problem beschreiben
3. Problem quantifizieren
4. Ursachen erforschen
5. Ursachen bestätigen
6. Ursachen bewerten
7. Maßnahmen finden
8. Maßnahmen bewerten
9. Maßnahmen überprüfen
10. Maßnahmen planen
11. Maßnahmen umsetzen
12. Umsetzungen überprüfen

Was ist bei der Umsetzung des KVP wichtig?

Die Antwort auf diese Frage fällt eindeutig aus: der Mensch. Jeder einzelne Mitarbeiter beziehungsweise jede einzelne Mitarbeiterin sollte daran mitwirken. Bei der Einführung eines KVP muss Ihr Ziel lauten, die Angestellten zu befähigen und zu ermuntern, an der fortwährenden Verbesserung mitzuarbeiten. Sie sind ein wichtiges Rädchen im gesamten System.

Wenn beispielsweise ein Fließband stillsteht, weil ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin seine oder ihre Werkzeuge nicht findet oder ein Bauteil falsch montiert hat, ist das ein Punkt für eine KVP-Maßnahme. Der Fehler muss vermieden werden, um den Arbeitsablauf und damit die Effizienz zu verbessern.

Eine Grundlage dafür kann eine lernende Organisation sein: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben die Motivation, sich und ihre Arbeit selbst zu reflektieren, um daraus Verbesserungsvorschläge abzuleiten und Wissen weiterzugeben. Schulungen und Fortbildungen sind beim KVP ein essenzielles Element, denn nur durch neuen „Input“ kann eine Weiterentwicklung stattfinden.

Zum Wissenstransfer gehört ebenso eine saubere Dokumentation. Derart halten Sie Wissen fest. Zudem können Sie komplizierte Prozesse durch Checklisten vereinheitlichen. Durch die stetige Optimierung der Prozesse entsteht ein KVP-Qualitätsmanagement, denn auch die KVP-Maßhmen sind ein Prozess, der verbessert werden kann.

Wie sieht die Arbeit als KVP-Manager aus?

Ein KVP-Manager bzw. eine KVP-Managerin hat die Aufgabe, einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen einzuführen, die KVP-Maßnahmen zu koordinieren und das KVP-Qualitätsmanagement zu leiten. Damit das gelingt, identifiziert der KVP-Manager bzw. die KVP-Managerin zuerst alle Potenziale, setzt Ziele und entwickelt Strategien zur Umsetzung der kontinuierlich stattfindenden Maßnahmen.

Zur Visualisierung tragen der oder die KVP-Verantwortliche alle Punkte auf einem sogenannten KVP-Board ein. Zudem nutzen alle involvierten Personen in der Regel gewisse KVP-Tools. Das können Spezialprogramme sein, um den Prozess besser zu managen, aber ebenso gewöhnliche Projektmanagement-Software zur Planung der KVP-Maßnahmen.

Damit der Kontinuierliche Verbesserungsprozess und die Umsetzung der Maßnahmen in Unternehmen gelingen kann, müssen verschiedene Stakeholder an einem Strang ziehen. Dazu zählen Mitarbeitende am Fließband genauso wie das Upper Management. Der KVP-Manager bzw. die KVP-Managerin nimmt hier eine wichtige Schnittstellenfunktion ein. Er oder sie sorgen unter anderem für eine transparente Kommunikation und für eine Schulung in verschiedenen KVP-Methoden.

KVP: 2 Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Sie möchten die Ergebnisse Ihres Vertriebsteams verbessern, denn seit Monaten bleiben die Zahlen weit hinter den Erwartungen zurück. Deshalb wenden Sie verschiedene KVP-Methoden an, um zuerst die Ursachen zu finden. So finden Sie über die 5-Why-Methode heraus, dass Ihre Vertriebssoftware häufig Aussetzer hat. Über einen KVP-Prozess sorgen Sie dafür, dass Ihre Vertriebssoftware in Zukunft zuverlässiger läuft und alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so reibungsloser arbeiten können.

Beispiel 2: Ihr mittelständisches Unternehmen ist ein Zulieferer der Automobilindustrie. Ihre Kunden und Kundinnen beschweren sich zunehmend über die mangelhafte Qualität Ihrer Produkte. Mit einem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess sorgen Sie dafür, dass die Qualität zunehmend besser wird und sogar Branchenstandards übertrifft. Der KVP hat somit eine wichtige Bedeutung: Er sichert das Überleben Ihrer Firma.

KVP: Diese großen Vorteile bringt der Prozess

Setzen Sie auf den KVP, können Sie damit die Effizienz in Ihrem Team oder in Ihrem Unternehmen schrittweise verbessern. Es wird weniger Material, Zeit oder Budget verbraucht, um das gleiche oder gar ein besseres Ergebnis zu erhalten.

Neben der Effizienzsteigerung ist auch die Qualitätsverbesserung ein wichtiges Merkmal der KVP-Methode. Wenn Fehler und Mängel verringert oder gar komplett beseitigt werden, steigt die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft. Und zufriedene Kundschaft sorgt für stabile oder steigende Umsätze.

Unterm Strich verbessern Sie mit einem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Fazit: Auch Mitarbeitende und Kundschaft mit einbeziehen

Die KVP-Methode hilft Ihnen dabei, mit den Entwicklungen der Zeit mitzuhalten und Ihre Betriebsprozesse anzupassen. Sie ist eine Geisteshaltung und zugleich ein Framework, um Schritt für Schritt besser zu werden.

Dabei geht es aber nicht um nüchterne Prozesse, sondern ebenso um die Menschen. Auch in hoch technologisierten Unternehmen sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die größte Stärke und zugleich die größte Schwachstelle. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt, um Verbesserungen erfolgreich voranzubringen.

Was Sie nicht vergessen dürfen: Der KVP endet nicht an der Hofeinfahrt Ihres Unternehmens. Sie sollten auch Ihre Kundschaft immer mit einbeziehen. Wenn diese Ihre Produkte oder Dienstleistungen besser nutzen kann, steigt die Zufriedenheit. Und eine hohe Zufriedenheit bei der Kundschaft ist – wie wir alle wissen – der Schlüssel zu nachhaltigen Erfolg.

Titelbild: Compassionate Eye Foundation/David Oxberry / iStock / Getty Images Plus