Zahlungsverzögerungen können nicht nur Ihre Finanzen belasten, sondern auch den operativen Ablauf im Unternehmen stören. In solchen Fällen sind Mahnungen oder auch Zahlungserinnerungen unverzichtbare Instrumente. Dieser Leitfaden bietet Ihnen umfassende Informationen und Vorlagen, um eine professionelle Mahnung zu schreiben.
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Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist eine formelle schriftliche Aufforderung an Schuldner oder Schuldnerinnen, eine ausstehende Rechnung bzw. Zahlung innerhalb einer gesetzten Frist zu begleichen. Sie ist das letzte Mittel vor dem Einleiten von rechtlichen Maßnahmen. Eine Mahnung muss bestimmte gesetzliche Regelungen erfüllen, um im Falle eines Verzugs wirksam zu sein.
Welche Mahnstufen gibt es?
Im Rahmen des Mahnwesens ist es für Ihr Unternehmen essenziell, verschiedene Mahnstufen effizient einzusetzen. Diese dienen dazu, den Grad der Dringlichkeit für ausstehende Zahlungen zu unterstreichen und den Schuldner oder die Schuldnerin zur Begleichung der offenen Rechnungen zu bewegen, sodass sich kein weiterer Verzug aufbaut.
1. Mahnstufe
In dieser Mahnung erfolgt meist eine freundliche Zahlungserinnerung, die den Schuldner oder die Schuldnerin auf die ausstehende Zahlung hinweist. Oft wird eine neue Zahlungsfrist festgelegt, die in der Regel zwei Wochen beträgt. In dieser Phase fallen für gewöhnlich noch keine Mahngebühren an.
2. Mahnstufe
In der zweiten Mahnung wird der Schuldner oder die Schuldnerin deutlich darauf hingewiesen, dass er oder sie sich nun im Verzug befindet. Ab jetzt können auch Verzugszinsen und Mahngebühren anfallen. Ein weiteres Zahlungsziel wird festgelegt, das häufig kürzer ist als bei der ersten Mahnung.
3. Mahnstufe
Diese dient als letzte Warnung an den Schuldner bzw. die Schuldnerin. Der Inhalt dieser Mahnung ist in der Regel sehr ernst und enthält eine klare Androhung von rechtlichen Schritten, sollte die Zahlung weiterhin ausbleiben. Auch in dieser Phase ist es möglich, weitere Mahngebühren zu erheben. Wenn die Zahlungsfrist erneut verstreicht, steht der Weg für ein gerichtliches Mahnverfahren offen.
Welche Maßnahmen sind vor der Mahnung möglich?
Bevor Sie mit dem Prozess des Mahnschreibens beginnen, gibt es einige vorbereitende Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um eventuell einen Zahlungseingang zu bewirken.
Telefonische Nachfrage
Eine effektive erste Maßnahme ist das Telefongespräch. Ein kurzer Anruf kann oft Klarheit über die Gründe der Zahlungsverzögerung schaffen. Dies bietet die Möglichkeit, eine individuelle Lösung mit dem Kunden oder der Kundin zu finden und stärkt gleichzeitig die Kundenbeziehung, indem Sie zeigen, dass Ihnen an einer einvernehmlichen Klärung des Sachverhalts liegt.
Zahlungserinnerung per E-Mail
Eine solche Erinnerung ist weniger formell als eine Mahnung und dient als erste Aufforderung, die Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen. In einer solchen Erinnerungsmail können Sie höflich und sachlich auf die ausstehende Zahlung hinweisen und um zeitnahe Begleichung der offenen Summe bitten.
Was muss in einer Mahnung stehen?
Eine effektive Zahlungserinnerung sollte: den Gegenstand der Rechnung, also um welches Produkt oder welche Dienstleistung es sich handelt, den ausstehenden Betrag, der zu zahlen ist, die Zahlungsrist, und eventuelle Mahngebühren oder Verzugszinsen enthalten.
Mahnung Texte: Praktische Vorlagen und Muster
Eine professionell gestaltete Mahnung kann die Erfolgsquote bei der Eintreibung ausstehender Rechnungen signifikant erhöhen. Im Folgenden finden Sie Vorlagen für die verschiedenen Mahnstufen, die Sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können:
1. Mahnung Vorlage
„Sehr geehrte Kundschaft, wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] noch nicht beglichen wurde. Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag von [Betrag] Euro bis zum [Frist] zu überweisen. Bitte nehmen Sie diese Mahnung als freundliche Erinnerung.“
2. Mahnung Muster
„Sehr geehrte Kundschaft, trotz unserer ersten Mahnung weisen wir darauf hin, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] immer noch aussteht. Die neue Frist zur Zahlung des Betrags von [Betrag] Euro beträgt [neue Frist]. Zuzüglich entstehen Mahngebühren in Höhe von [Mahngebühren] Euro. Bitte leiten Sie die Überweisung umgehend ein.“
3. Mahnung Vorlage
„Sehr geehrte Kundschaft, leider müssen wir feststellen, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] trotz vorheriger Mahnungen nicht beglichen wurde. Sollte die Zahlung des Betrags von [Betrag] Euro nicht bis zum [Frist] erfolgen, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.“
Welche Software eignet sich zudem?
Die Automatisierung des Mahnwesens bzw. Forderungsmanagements steigert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch die Fehlerquote in Ihrem Unternehmen. Verschiedene Softwarelösungen bieten integrierte Tools, die für ein effizientes Mahnverfahren nützlich sind.
Hier einige Optionen:
- HubSpot CRM: Ein All-in-one-CRM-System, das eine Vielzahl an Tools für das Mahnwesen bereitstellt – einschließlich automatisierter Erinnerungen und Mahnungen.
- FreshBooks: Spezialisiert auf Buchhaltung und Rechnungswesen, bietet FreshBooks ebenfalls Features für das Mahnwesen an.
- Zoho Invoice: Eine Software, die speziell für die Erstellung von Rechnungen und das Mahnwesen entwickelt wurde und die Automatisierung von Mahnschreiben ermöglicht.
- QuickBooks: Neben der umfangreichen Buchhaltungssoftware bietet QuickBooks auch Funktionen für das Mahnwesen, inklusive automatisierter Zahlungserinnerungen.
- SAP Business One: Für größere Unternehmen bietet SAP integrierte Lösungen für das Mahnwesen, die sich in die gesamte Unternehmenssoftware einfügen.
Welche Mahngebühren gibt es?
In Deutschland sind die Mahngebühren gesetzlich reguliert und dürfen nur in einem Rahmen erhoben werden, der als angemessen gilt. Dabei ist es wichtig, dass die in der Mahnung geforderten Gebühren nicht zu einer unrechtmäßigen Bereicherung des Gläubigers oder der Gläubigerin führen. Es ist empfehlenswert, die Mahngebühren bereits im ursprünglichen Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) festzulegen.
Was passiert, wenn man einer Mahnung nicht nachgeht?
Wenn Ihre Kundschaft eine Mahnung ignoriert, steht Ihnen als nächster Schritt das gerichtliche Mahnverfahren offen. Dieses beginnt in der Regel mit einem Mahnbescheid und kann bis zur Zwangsvollstreckung führen, sollte der Schuldner oder die Schuldnerin weiterhin nicht reagieren. Ein solches Verfahren ist jedoch mit zusätzlichen Anwalts- bzw. Anwältinnen- und Gerichtskosten für Ihr Unternehmen verbunden und bindet wertvolle Ressourcen.
Fazit: Effektives Mahnwesen als Schlüssel zum Erfolg
Mahnungen sind mehr als nur ein notwendiges Übel im Geschäftsleben: Sie sind Teil einer gesunden Finanzstrategie. Durch eine effiziente und professionelle Zahlungserinnerung sichern Sie nicht nur die Liquidität Ihres Unternehmens, sondern erhalten auch die Chance, das Verhältnis zu Ihrer Kundschaft zu stärken. Die richtige Kommunikation und Transparenz können dazu beitragen, Missverständnisse zu klären und den Grundstein für eine fortwährende Zusammenarbeit zu legen.
Titelbild: MoMo Productions / iStock / Getty Images Plus
