6 Ansätze für die Automatisierung Ihres Vertriebs, mit denen Ihr Team wertvolle Zeit sparen kann

Eine einfache Frage: Mit was sollte sich Ihr Vertriebsteam hauptsächlich beschäftigen? Ihre Antwort sollte „verkaufen“ sein, ansonsten hätten Sie den falschen Job. Doch tatsächlich haben die meisten Vertriebsteams viel zu wenig Zeit für ihre eigentliche Aufgabe. Eine kürzlich veröffentlichte Studie zeigt, dass Vertriebsmitarbeiter weniger als ein Drittel ihrer Zeit mit Verkaufen verbringen, während sie 50 % mit administrativen Aufgaben im CRM-System und der Suche nach Informationen beschäftigt sind.

Die zwei aussichtsreichsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Team möglichst viel Zeit zum Verkaufen hat, lauten wie folgt: 

1. Sorgen Sie dafür, dass die richtigen Teams mit den richtigen Aufgaben betraut sind. (Haben Sie schon gewusst, dass in 52 % der Unternehmen Marketing für die Produktivität des Vertriebs verantwortlich gemacht wird?)
2. Verringern Sie die Zeit, die Ihr Team mit Aufgaben verbringt, die nicht direkt mit Verkaufen zu tun haben – oder noch besser: automatisieren Sie diese Aufgaben.

Allerdings liegt die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens womöglich außerhalb Ihres Einflussbereichs. Also können Sie am ersten Punkt wahrscheinlich nichts ändern. Doch Sie können definitiv sofort loslegen und den zweiten Punkt anpacken. (Ein erster Schritt, andere Teile Ihres Vertriebsprozesses zu automatisieren, wären etwa relevante und personalisierte automatisierte E-Mails an Interessenten.) In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs Ansätze für die Vertriebsautomatisierung (auch „Sales Automation“ genannt) vor, die Ihren Prozess beschleunigen und die Zeit, die für administrative Tätigkeiten benötigt wird, deutlich verringern können.

1. Automatisieren Sie Ihre Berichte

Bei HubSpot erhalten unsere Vertriebsteams täglich eine morgendliche Zusammenfassung aller für sie relevanten Daten, die sie für ihre Arbeit an diesem Tag benötigen, z. B. die aktuelle Zielerreichung des Teams, Deal-Status und die Produktivität der Vertriebsmitarbeiter. Der tägliche Blick auf das Dashboard sorgt für Transparenz und einen gesunden Wettbewerb im Team und stellt sicher, dass jeder Verantwortung für seine Ziele übernimmt. Außerdem spart es wertvolle Zeit, wenn man diese Daten nicht immer wieder manuell abrufen und für einzelne E-Mails aufbereiten muss.

So können Sie das Thema angehen:

Wenn sich Ihre Daten in Excel oder Google Sheets befinden, ist es schwierig, Ihre Berichte zu automatisieren. Sie können das vielleicht irgendwie hinbiegen, aber wahrscheinlich wird das Ganze ziemlich schnell extrem komplex. Wenn Sie ein CRM-System nutzen, sehen Sie in den entsprechenden Hilfe-Artikeln nach, wie Sie Ihre Berichte automatisiert als E-Mails versenden können. Wenn Sie das HubSpot CRM verwenden, legen Sie gleich los und legen Ihr erstes Sales-Dashboard an.  

2. Automatisieren Sie Ihre Lead-Verteilung

Ein Lead kommt rein und schlummert in der Datenbank vor sich hin, bis ein Vertriebsmanager Zeit hat, sich darum zu kümmern. Dieser schaut sich den Lead an und entscheidet spontan, an welchen Vertriebsmitarbeiter er ihn weiterleitet.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Vertriebsmanager verbringen oft viel zu viel Zeit damit, Leads zuzuweisen. Diese Zeit könnten sie wesentlich produktiver damit verbringen, ihre Mitarbeiter zu coachen und sie dabei zu unterstützen, Deals abzuschließen.

So können Sie das Thema angehen:

Zuerst legen Sie Ihre Standardkriterien für die Lead-Zuweisung fest, die nicht nur auf einem vagen Bauchgefühl beruhen sollten. Ist Ihr Team nach Vertriebsregionen aufgebaut? Wenn ja, dokumentieren Sie die jeweiligen Grenzen der Gebiete. 

Wenn Sie Ihre Kriterien definiert haben, nutzen Sie das Tool zur Leadverteilung oder Rundlauf-Verfahren in Ihrem CRM-System, um die Leads entsprechend Ihres Plans zu verteilen. Wenn Sie HubSpots CRM nutzen, können Sie dessen leistungsstarkes System zur Lead-Zuweisung verwenden.  

3. Automatisieren Sie die Lead-Priorisierung

Vertriebsmitarbeiter verbringen viel Zeit damit, Leads zu generieren. Und wenn sie dann eine Liste mit Zielkunden haben, woher sollen sie wissen, wen sie zuerst anrufen sollen. Denn nicht alle Leads sind gleich erfolgversprechend. Manche demografischen Eigenschaften und Verhaltensmerkmale sind Indikatoren dafür, dass ein Lead mit größerer Wahrscheinlichkeit zu einem abgeschlossenen Deal wird als ein anderer. Daher ist es unbedingt notwendig, dass Sie den Priorisierungsprozess automatisieren, damit die besten Leads zuerst nachverfolgt werden, ohne dass Sie sich zuvor stundenlang durch die Daten gewühlt haben.

So können Sie das Thema angehen: Verwenden Sie ein automatisches Lead-Bewertungs-System. Sie können die Bewertungen für Ihre Leads aufgrund Ihrer eigenen Kriterien vergeben oder ein System nutzen, dass die Bewertung aufgrund der Wahrscheinlichkeit errechnet, dass aus dem Lead ein Deal wird. Anhand der Bewertungen können Sie Ansichten erstellen, in denen die Leads mit der höchsten Bewertung in der Liste der Leads immer ganz oben stehen und dann zuerst nachverfolgt werden. Wenn Sie eine eigene Marketing-Datenbank außerhalb Ihres CRM-Systems verwenden, sollten Sie einen automatisierten Prozess aufsetzen, damit Lead-Informationen nahtlos und zeitnah in beiden Systemen zu Verfügung stehen.

4. Automatisieren Sie die Erstellung von Datensätzen

So verbringen viele Vertriebsmitarbeiter ihren Tag: Nachdem sie zwei Stunden mit Verkaufen beschäftigt waren, sind sie eine Stunde damit beschäftigt, das CRM-System entsprechend auf den neuesten Stand zu bringen. Sie legen neue Datensätze für Kontakte, Unternehmen, Aufgaben und Opportunitys an und verknüpfen diese mit anderen relevanten Datensätzen. Wenn Sie die Zeit für diese administrativen Tätigkeiten reduzieren können, werden Sie mehr verkaufen.

So können Sie das Thema angehen:

Machen Sie sich mit der Workflow-Automatisierung in Ihrem CRM-System vertraut. Wenn Sie mit HubSpot CRM arbeiten, können Sie unsere leistungsstarken Sales-Automatisierungs-Funktionen nutzen.

Falls Sie nach Anregungen suchen, welche Prozesse Sie automatisieren können, haben wir hier einige Beispiele für Sie:

• Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe, immer wenn ein Lead die Seite mit Ihren Preisen besucht.
• Erstellen Sie eine Opportunity, wenn ein Kontakt eine Demo-Version Ihres Produkts anfordert.
• Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn eine Demo-Version ausläuft.

5. Automatisieren Sie die Bibliothek mit Ihren Vertriebsmaterialien

Vertriebsmitarbeiter verbringen ein Drittel ihrer Zeit damit, Inhalte zu finden oder zu erstellen, die sie dann an Interessenten schicken. Der Grund dafür ist, dass Vertriebsabteilungen ihre Inhalte durchschnittlich an fünf bis sechs verschiedenen Orten speichern. Und doch steht es nur bei einem Drittel der Vertriebsteams auf der Prioritätenliste, den Zugang zu Inhalten und deren Nutzbarkeit zu verbessern. Dabei brauchen Vertriebsteams dringend zentral gespeicherte und nachverfolgbare Inhalte. Wenn die benötigten Inhalte auf einer einzigen Plattform zur Verfügung stehen, auf die Vertriebsmitarbeiter leicht zugreifen können, sparen sie vor und nach jeder Interaktion mit einem Interessenten jede Menge Zeit.

So können Sie das Thema angehen:

Wenn Sie keine zentrale Plattform haben, auf der Sie Inhalte speichern können, fangen Sie einfach mit einer internen Wiki-Seite oder einem Ordner auf Google Drive an. Teilen Sie den Ordner mit Ihrem Marketing-Team und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter Ideen für neuen Content beisteuern können. Wenn Ihre Bibliothek zu umfangreich wird, brauchen Sie ein leistungsfähigeres System mit besseren Analytics-Funktionen, damit Sie nachverfolgen können, wie Interessenten Ihre Inhalte nutzen.

6. Automatisieren Sie die Vereinbarung von Terminen

Kundentermine sind für Vertriebsmitarbeiter enorm wichtig, doch das traditionelle Prozedere, um einen Termin zu vereinbaren, ist viel zu aufwendig – zu viel hin und her, zu viele E-Mails mit zu großem Verteiler. Die Vereinbarung von Terminen kostet eine Menge Zeit.

So können Sie das Thema angehen: 

Verwenden Sie ein Tool wie ScheduleOnce, Time Trade oder HubSpot Meetings, um benutzerdefinierte Links zur Vereinbarung von Terminen für jeden Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Für viele dieser Tools gibt es kostenlose Demo-Versionen. Sie können also ganz einfach loslegen. Nutzen Sie Links für Terminvereinbarungen in Ihren E-Mail-Signaturen und -Vorlagen und sorgen Sie dafür, dass Ihr Marketing-Team diese Links in seinen Lead-Nurturing-Kampagnen ebenfalls verwendet.