So erstellen Sie ein Organigramm für Ihr Unternehmen

Organigramme sind nicht neu, auch wenn es so scheinen mag. Bereits vor über 150 Jahren entstand das erste Modell. Heute haben sich Struktur und Inhalt verändert, das Prinzip gilt jedoch weiterhin. Nicht nur für große Unternehmen ist es wichtig, Hierarchien und Aufgabenstellungen zu veranschaulichen, auch kleinere Betriebe und Start-ups profitieren von den Vorteilen eines Organigramms.

Funktionen darstellen mit dem Organigramm

Die ersten Organigramme, wie wir sie heute kennen, kamen in den 1920er und 30er Jahren zum Einsatz. An der Darstellung hat sich bis heute nur wenig verändert, der Aufbau besteht aus einer vertikalen und einer horizontalen Abbildung. Dadurch lassen sich Hierarchien einfach ablesen und Strukturen leicht erkennen.

Zusammengefasst lässt sich ein Organigramm als grafische Übersicht über die Strukturen, Hierarchien und Zuständigkeiten innerhalb eines Unternehmens beschreiben.

Zwei Formen von Organigrammen: Ablauf- und Aufbauorganigramm

Obwohl Strukturen, Hierarchien und Zuständigkeiten den Inhalt eines Organigramm beschreiben, können zwei Formen unterschieden werden: 

Aufbauorganigramm

Bei dieser Form wird dokumentiert, wie einzelne Einheiten eines Unternehmens aufgebaut sind.

Dabei geht es um die Zuordnung von Aufgaben entsprechend der einzelnen Tätigkeitsbereiche, also etwa Abteilungen oder Teams.

Das Aufbauorganigramm beinhaltet darüber hinaus Hinweise zur Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen oder Teams.

Es kann deutlich machen, wie ein Unternehmen organisiert ist und wie das Zusammenspiel zwischen Bereichen wie Produktion, Vertrieb oder Verwaltung wirkt.

Bild: Wikimedia Commons, Sprenger

Ablauforganigramm

Beim Ablauforganigramm werden Arbeitsabläufe in räumlicher und zeitlicher Abfolge dokumentiert.

Diese Form des Organigramms eignet sich besonders bei den Abläufen von Produktionen. Vom ersten Rohstoff bis zum Endprodukt kann auf diese Weise jeder einzelne Schritt nachverfolgt und kontrolliert werden.

Ablauforganigramme werden auch eingesetzt, um Arbeits-, Zeit- oder Personalaufwand besser einschätzen zu können.

Unterscheidung zwischen vertikaler und horizontaler Darstellung des Organisationsplans

Die vertikale bzw. horizontale Darstellung folgt bestimmten Prinzipien:

Vertikale Darstellung

Hier geht es vornehmlich um das Aufzeigen von Hierarchien. Durch die lineare Darstellung lassen sich etwa Führungspersonen im oberen Bereich einordnen, untergeordnete Positionen werden entsprechend ihrer Stellung aufgezeigt.

Um Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten eindeutig und transparent darzustellen, wird die vertikale Darstellung in vielen Unternehmen bevorzugt.

Arbeiten viele Mitarbeiter auf derselben Position in derselben Abteilung, kann ein Säulenorganigramm zusätzlichen Platz für die Darstellung schaffen.

Bild: Springer – Grundlagen der Organisation

Horizontale Darstellung

Diese Darstellung soll die unterschiedlichen Zuständigkeits- und Verantwortungsbereiche vergegenwärtigen.

Sie funktioniert am besten bei flachen Hierarchien und fächert sich im Rahmen des Organigramms weiter auf, zum Beispiel in Marketing, Verwaltung und Vertrieb. So entsteht ein Überblick über die Firmenstruktur und die Aufgabenverteilung. 

So erstellen Sie Organigramme

Organigramme lassen sich mit zahlreichen Programmen erstellen, beispielsweise mit dem Diagram Designer. Dieses Tool besitzt Funktionen wie Drag & Drop, zudem lassen sich Verbindungslinien einfügen, die Farben individuell gestalten oder die Größen anpassen.

Darüber hinaus gibt es Open-Source-Programme, die den vollen Funktionsumfang bieten.

Als Beispiel dient hier nun Word, mit dem sich recht einfach ein Organisationsplan erstellen lässt. Dabei sind folgende Schritte vorgesehen:

1) Nach dem Öffnen eines leeren Dokuments wird der Reiter „Einfügen“ gewählt, dann der Unterpunkt „Illustrationen“ und „SmartArt“.

2) Nachdem sich das Fenster „SmartArt“ geöffnet hat, lässt sich auf der linken Seite der Punkt „Schaltfläche“ finden.

3) Nun wird das Fenster „SmartArt-Grafik“ ausgewählt, danach der Punkt „Hierarchie“.

4) In dem nun dargestellten Fenster werden Organigramm-Vorlagen angezeigt. Als erste Vorlage empfiehlt sich die Verwendung eines klassischen Diagramms.

5) Mittels eines Doppelklicks auf das entsprechende Textfeld können die Beschriftungen geändert werden.

Nach der Durchführung dieser Schritte ist die Grundstruktur des Organigramms erstellt, weitere Funktionen stehen nun zur Verfügung. So gibt es die Schaltfläche „Form hinzufügen“, über die genau angegeben werden kann, wo das neue Feld platziert werden soll.

Vorteile und Nachteile von Organigrammen

Die wesentlichen Vorteile eines Organigramms lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Mit der Hilfe eines Organigramms lassen sich sowohl die Strukturen als auch die Aufgabenstellungen in einfacher Weise darstellen.
• Die Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten können schnell und einfach abgelesen werden.
• Kommunikation und Informationsaustausch lassen sich entlang der dokumentierten Angaben leicht nachvollziehen.

Doch nicht immer sind Organigramme sinnvoll oder zielführend. Wenn bestimmte Rahmenbedingungen vorliegen, eignet sich der Organisationsplan nur bedingt oder gar nicht zur Arbeitserleichterung:

• Organigramme sind in hohem Maß vereinfachend, denn Kommunikationswege und Hierarchien sind in vielen Unternehmen losgelöst von den Organisationseinheiten. In der heutigen Zeit gilt wegen der Fokussierung auf Netzwerke, bei denen auf Augenhöhe kommuniziert wird, das Organigramm häufig als veraltet oder gar als „Feindbild“.
• Nur schwer lassen sich temporäre Organisationseinheiten wie etwa Projektorganisationen mit Organigrammen darstellen.
• Häufig reicht ein Organigramm für komplexe Organisationsformen nicht aus, zusätzliche Informationen sind daher unabdingbar. Wenn zum Beispiel die Bereichsverantwortlichen zwar bekannt sind, aber nicht, wer weisungsbefugt ist, stößt das Organigramm an seine Grenzen.
• Organigramme sind nur Momentaufnahmen, die keinen andauernden Bestand haben und zudem gepflegt werden müssen. Das kann bei Projekten, die nur eine gewisse Zeit brauchen, sinnvoll sein. Doch auch die Organisation von Unternehmen verändert sich, Aufgaben werden neu verteilt, Mitarbeiter kommen und gehen, Abteilungen kommen neu hinzu oder werden aufgelöst, Unternehmensbereiche werden verkauft oder ausgelagert. All diese Aspekte müssen regelmäßig auf den neuen Stand gebracht werden, was einen gewissen Aufwand nach sich zieht.

Beim Organigramm geht Übersichtlichkeit über Komplexität: Wie erwähnt, müssen auch Organigramme regelmäßig aktualisiert werden, damit sie zielführend sind. Sie sollten daher möglichst einfach aufgebaut sein und auf Querstrukturen verzichten, um die Arbeit mit ihnen nicht unnötig zu erschweren. Zudem sollten die Schaubilder leicht zu verstehen sein, um Missverständnissen vorzubeugen.

Headerbild: adrian825 / iStock / Getty Images Plus