Provisionsabrechnung: Das müssen Sie beachten

Provisionen sind ein wichtiger Bestandteil von Bezahlungen in vielen Branchen. Gerade im Vertrieb ist dieses Modell schon seit Jahrzehnten verbreitet. Bei den Provisionsmodellen gibt es einige wichtige Faktoren zu beachten. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Fakten über die Provisionsabrechnung.

Wie funktioniert eine Provision überhaupt?

Eine Provision ist eine erfolgsabhängige Vergütung für eine erbrachte Dienstleistung. Diese Entlohnungsform zahlen Sie meistens in Verbindung mit einem fixen Gehalt aus. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Vertrieb sowie die Vertriebspartner (zum Beispiel Handelsvertreter) neben einem festgelegten Grundeinkommen bei erfolgreichen Leistungen eine Provision erhalten. Je größer der Erfolg im Umsatz ausfällt, desto höher fallen auch die Provisionen für sie aus.

Die Höhe einer Provision ist in jedem Unternehmen und jeder Branche unterschiedlich und wird zwischen den Arbeitgebern und Mitarbeitenden festgelegt. Eine reine Provisionsentlohnung ist in Deutschland allerdings nicht erlaubt, auch wenn sich diese für die Arbeitgeber sicher lohnen würde. Dabei würde das Unternehmen aber alle Betriebskosten auf die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen abwälzen.

Provisionsabrechnungen gibt es in vielen Branchen

Heutzutage finden Sie Provisionsmodelle unter anderem in folgenden Branchen:

• Immobilien und Maklerfirmen
• Banken und Finanzdienstleistungen
• Versicherungen
• Produktvertrieb
• Energievertrieb
• Telekommunikation und Medien
• Vermittlung von Personen in Kultur, Unterhaltung, Sport usw.

Warum arbeiten Unternehmen mit Provisionen?

Die Provisionsmodelle sind vor allem ein Mittel zur Motivation der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie der Vertriebspartner. Durch die Aussicht einer Sonderzahlung bei einem erfolgreichen Verkauf oder Vertragsabschluss strengen sich viele Teammitglieder besonders an.

Außerdem können die Unternehmen ihre Kosten leichter kontrollieren. Bei verkaufsschwachen Perioden sinken dadurch die ausgezahlten Einkommen sowie die Personalkosten. Das ist vor allem bei stark saisonal ausgeprägten Berufen der Fall, wie bei saisonalem Fachpersonal oder in der Reisebranche.

Was ist eine Provisionsabrechnung?

Provisionen zahlen Unternehmen über eine Provisionsabrechnung sowohl an interne als auch externe Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Vertrieb aus. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die vereinbarten Provisionssätze entsprechend in der Abrechnung auftauchen. Außerdem müssen Sie die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen wie die Mehrwertsteuer berücksichtigen, damit sie für die Steuerberatungen und Finanzbehörden nachvollziehbar sind.

Welche Modelle für eine Provisionsabrechnung gibt es?

Je nach Branche und Unternehmen können Sie Ihre Teammitglieder und Vertriebspartner nach unterschiedlichen Provisionsabrechnungen bezahlen. Die fünf folgenden Modelle sind die gängigsten:

• Feste Provision: Sie zahlen immer eine feste Provision, die Sie vorher als Vermittler festlegen.
• Fixer Prozentanteil vom Umsatz: Je nach Höhe des Umsatzes Ihrer Teammitglieder, Handelsvertreter oder anderer Partner erhalten diese einen vorher festgelegten Prozentanteil von der Umsatzsumme.
• Fixer Prozentsatz von der Marge: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beziehungsweise Vertriebspartner erhalten einen festen Prozentsatz aus der Differenz von Umsatz und Kosten.
• Feste und umsatzabhängige Provision: Hier entlohnen Sie Ihre Belegschaft oder Partner immer mit einer festen Provision, die vorher festgelegt wurde. Zusätzlich erhalten sie noch einen prozentualen Anteil vom Umsatz.
• Feste und margenabhängige Provision: Bei dieser Form bezahlen Sie Ihre Mitarbeitenden oder Partner immer mit einer zuvor festgelegten Provision und bieten Ihnen dazu noch einen bestimmten Prozentanteil aus der Differenz von Umsatz und Kosten.

Ein einfaches Beispiel: Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Vertriebsaußendienst erhalten ein monatliches Grundgehalt von 1.800 Euro. Zuzüglich bekommen sie als Vertriebsprovision weitere 10 Prozent auf ihren erzielten monatlichen Umsatz. Durch ihre vertriebenen Produkte oder Dienstleistungen konnte jeder von ihnen 30.000 Euro erzielen. Dadurch erhalten sie zusätzlich 3.000 Euro Provision, also insgesamt eine Vergütung von 4.800 Euro.

Die Grundlage eines Provisionsbetrags bilden festgelegte Standardformeln, die Sie unbegrenzt durch eigene Formeln erweitern können. Sie haben meistens die Wahl zwischen einem konfigurierbaren System oder einer klassischen Abrechnung der Vergütung, zum Beispiel in Prozent oder Promille.

Wie muss eine Provisionsabrechnung aussehen?

In vielerlei Hinsicht unterscheidet sich eine Provisionsabrechnung nur marginal von einer üblichen freiberuflichen Rechnung an einen Vertriebspartner oder einer Lohnabrechnung. Folgende Inhalte sollte die Abrechnung enthalten:

• Name und Adresse des Empfängers beziehungsweise der Empfängerin
• Die Bezeichnung „Provisionsabrechnung“ in der Betreffzeile
• Gegenstand der Provision
• Provisionsbetrag (inklusive einzelner Provisionsinhalte und Gesamtbetrag)
• Berechnungsgrundlage
• Vertrags- oder Rechnungsnummer (bei Freiberuflern)
• Antrags- beziehungsweise Auftragsdatum oder Abrechnungszeitraum
• Tarif, Produkt oder Dienstleistung
• Provisionsart beziehungsweise -satz
• Kunde(n) beziehungsweise Kundin(nen) (bei Freiberuflern)
• Mehrwertsteuer
• Auszahlungsbetrag
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt.-IdNr.) des Empfängers beziehungsweise der Empfängerin
• ggf. rechtliche Hinweise wie Widerspruchsfristen

Software und Muster helfen bei der Provisionsabrechnung

Viele Unternehmen setzen heute auf softwaregestützte Rechnungen. Diese sparen Zeit und Ressourcen. Außerdem verhindern sie Fehler, die bei der manuellen Abrechnung schnell unterlaufen können, zum Beispiel durch fehlende oder falsche Angaben.

Sie erhalten sowohl im Internet als auch von professionellen Anbietern passende Muster und Vorlagen für Ihre Provisionsabrechnungen in vielen Formaten. Die gängigsten Vorlagen gibt es für Word und Excel. Bei Excel können Sie alle relevanten Daten detailliert eintragen sowie prozentuale Anteile oder Provisionssätze automatisch berechnen lassen.

Die Word-Vorlage eignet sich gut für einfache Rechnungen wie bei einer festen Provision. Wenn Sie zum Beispiel stets das gleiche Produkt zum Einheitspreis verkaufen, können Sie auch damit die Provision leicht ermitteln.

Titelbild: Dilok Klaisataporn / iStock / Getty Images Plus