Prozessoptimierung: Methoden, Ziele und Vorgehensweise

Wieder einmal hat ein Teammitglied nicht mitbekommen, dass Preise für ein neues Produkt verfügbar sind. Was folgt? Der Kunde beziehungsweise die Kundin wartet unnötig lange auf ein Angebot. Im schlimmsten Fall hat er oder sie bereits bei der Konkurrenz gekauft.

Leider zeigt sich in Unternehmen häufig, dass reibungslose Abläufe fehlen. Wer macht wann was und informiert dann wen? Klar definierte Prozesse helfen, diese Fragen zu beantworten. Allerdings reicht es nicht, Prozesse zu beschreiben. Sie müssen vor allem gelebt, also implementiert werden.

Sowohl für die Modellierung als auch für die Implementierung ist die Prozessoptimierung eine Methode, die zu schnellen Verbesserungen in Unternehmen führt.

Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung in Unternehmen versteht die laufende Erfassung, Anpassung und Umsetzung aller relevanten Geschäftsprozesse. Sie schafft Verständnis dafür, welche Arbeitsschritte nacheinander erfolgen sollen, um möglichst schnell, effizient und effektiv arbeiten zu können.

Warum ist Prozessoptimierung wichtig?

Strukturierte und vor allem standardisierte Abläufe sind in unserer schnelllebigen Arbeitswelt die Grundvoraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg. Verzögerungen durch beispielsweise fehlende Kommunikation sind nicht nur teuer, sondern führen zu einer Verschwendung von Ressourcen. Und dies wirkt sich in der Regel negativ auf die Kosten im Unternehmen aus.

Die Folge: Produkte und Dienstleistungen sind im Vergleich zum Wettbewerb teurer. Doch nicht nur explorierende Kosten werden für Unternehmen zum Problem. Funktionieren Geschäftsprozesse nur ungenügend, agiert das Unternehmen insgesamt langsam und träge. Hat dies Auswirkung auf die Interaktion mit der Kundschaft, treibt dies auch die treuesten Kunden und Kundinnen förmlich zur Konkurrenz.

Für wen eignet sich die Prozessoptimierung?

Wie oben bereits beschrieben, ist die Prozessoptimierung eine Methode, die Sie laufend anwenden müssen. Deshalb sind alle Unternehmen gut beraten, ihre Prozesse permanent zu prüfen und zu überarbeiten.

Dieses Verständnis von Prozessen und die resultierende Erkenntnis führten zu einem Wandel in den Firmen. War früher hauptsächlich das Qualitätsmanagement für Prozesse verantwortlich, wandert die Zuständigkeit mehr und mehr in die Fachbereiche.

Dies unterstreicht, wie wichtig funktionierende Prozesse im Arbeitsalltag sind – und erklärt die Bereitschaft, den mit der Prozessoptimierung verbundenen Aufwand fortlaufend zu betreiben.

Welche Ziele verfolgt die Prozessoptimierung?

Die Ziele der Optimierung von Prozessen lassen sich wie folgt grob unterteilen:

Prozessoptimierung verbessert die Kommunikation

Unternehmen wachsen. Teams sind nicht zwangsläufig am selben Ort oder arbeiten zur selben Zeit. Auch die Arbeit im Homeoffice verschärft diesen Trend. Und trotzdem müssen alle Beteiligten zu jeder Zeit den aktuellen Stand eines Projekts kennen.

Ein Ziel der Prozessoptimierung ist, Kommunikationswege klar festzulegen. Am Ende sollen alle Beteiligten über die Informationen zu dem Zeitpunkt verfügen, an dem sie ihre Aufgaben bearbeiten.

Produktivität steigern und Durchlaufzeiten senken

Wenn Sie im Vertrieb arbeiten, dann möchten Sie Ihrer Kundschaft pünktlich Angebote zukommen lassen oder Waren liefern. Spielen Sie vor Ihrem inneren Auge einmal kurz ab, wie viele Menschen am Prozess beteiligt sind, damit dies möglich ist.

Beispiel: Der Einkauf hat vergessen, Teile zu beschaffen, die Produktion stoppt. Und Sie müssen nun die Kundschaft beschwichtigen. Viel schöner wäre folgender Ablauf: Der Einkauf weiß, wann er Teile beschaffen muss. Die Produkte werden pünktlich hergestellt und an Ihre Kundschaft geliefert, was Sie selbstverständlich mitbekommen.

Denn irgendwo im Prozess ist geregelt, dass Sie diese Art von Information erhalten. Verbesserungen im Prozess dienen also immer dazu, Schwachstellen abzubauen, mögliche Fehlerquellen zu eliminieren und somit die Produktivität zu steigern.

Durch Optimierung von Prozessen Kosten senken

Sie sehen im ersten Moment vielleicht mehr die Aufwände, die die Prozessoptimierung und ihre Methoden generieren. Dabei sollten Sie Ihr Augenmerk verstärkt darauf richten, welche Kosten Sie durch reibungslose Prozesse einsparen können.

Unnötige Arbeitsschritte lassen sich anhand des Prozesses leichter identifizieren und eliminieren. Zudem sehen Sie, wo eine Automatisierung von Geschäftsprozessen möglich ist.

Prozessoptimierung hilft, Ressourcen sinnvoll einzusetzen

In allen Prozessen sind Zuständigkeiten festgelegt. So lässt sich vermeiden, dass Aufgaben doppelt bearbeitet werden. Lästiges Nachfragen, ob Aufgaben bereits erledigt sind, entfällt. Denn der Prozess legt nicht nur das „Wer“ fest, sondern zusätzliche Kommunikationswege in Form von automatischen Benachrichtigungen.

Prozessoptimierung in 5 Schritten

Welche Methoden der Prozessoptimierung in der Praxis Sinn haben, hängt sicher von der konkreten Aufgabenstellung ab. Jede Prozessoptimierung besteht dabei aus fünf Schritten. Sie alle dienen dazu, aus einer Ist-Analyse einen Soll-Prozess abzuleiten.

1. Die Vorbereitung

Eine gezielte Vorbereitung, in der Sie vor allem organisatorische Themen wie Projektorganisation festlegen, ist zwingend erforderlich. Bereits in der Vorbereitungsphase sollten Sie sich überlegen, wie Ergebnisse kommuniziert werden sollen. Schließlich hängt der Erfolg davon ab, ob die Belegschaft bereit ist, die Veränderungen mitzugehen.

2. Die Potenzialanalyse

In der Potenzialanalyse erarbeiten die Teammitglieder, welche Prozesse genauer analysiert werden sollen. Sie benennen in dieser Phase Optimierungspotenziale und erläutern, was diese Verbesserungen bewirken.

3. Das Redesign

Ist die Analyse der Ist-Situation abgeschlossen, folgt das Redesign, bei dem Sie einen Soll-Prozess modellieren. Wollen Sie die Abfolge einzelner Prozessschritte ändern? Wollen Sie Aufgaben neu verteilen?

4. Die Umsetzung

Geschafft, der neue Prozess ist modelliert. Doch nun folgt der vielleicht schwerste Teil der Arbeit: die Umsetzung der Abläufe. Wie erreichen Sie nun alle involvierten Teammitglieder und schaffen es, dass der Prozess die Grundlage des Handelns ist?

Das Stichwort lautet: Change-Management. Nun geht es darum, die Veränderungen zu implementieren und alle mitzunehmen, damit sie die Vorteile des neuen Prozesses erkennen und umsetzen.

5. Die Nachbereitung

Nach der Einführung ist die Prozessoptimierung aber keineswegs abgeschlossen, denn Sie müssen die neuen Vorgehensweisen laufend prüfen. Anhand von Dokumentationen stellen Sie sicher, dass die Abläufe wie gewünscht umgesetzt werden.

Und mit einer kontinuierlichen Leistungsmessung anhand von Kennzahlen können Sie überprüfen, wie effektiv die Optimierungen sind.

Methoden und Beispiele der Prozessoptimierung

In jeder Phase bietet die Prozessoptimierung diverse Techniken.

Kreativitätstechniken zur Ideenfindung

Kreativitätstechniken wie Brainstorming, Mindmaps oder die 6-3-5-Methode helfen, erste Ideen zu sammeln und strukturiert niederzuschreiben. Diese Ansätze zeichnen sich dadurch aus, dass sie sehr ergebnisoffen sind. Sie helfen, im Team unterschiedliche Perspektiven zu entwickeln und in das Ergebnis einfließen zu lassen.

Mit Kreativitätstechniken sammeln Sie unterschiedliche Standpunkte ohne gedankliche Schranken. Das führt einerseits dazu, dass keine Aspekte verloren gehen. Andererseits fühlen sich alle Beteiligten eingeladen, ihre Ideen aktiv einzubringen.

Prozessoptimierung am Beispiel: Bei der 6-3-5-Methode bilden sechs Teilnehmer und Teilnehmerinnen ein Team. Jedes Teammitglied notiert drei Ideen auf einem Zettel. Diese werden nacheinander an alle anderen fünf Teilnehmer und Teilnehmerinnen weitergereicht und von diesen um jeweils drei weitere Ideen ergänzt. So setzen sich alle Beteiligten intensiv mit den Ideen auseinander und ergänzen diese.

Ursache-Wirkung: Analytische Methoden der Prozessoptimierung

Ist die Zielsetzung schon bekannt, helfen analytische Methoden der Prozessoptimierung. Die FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) konzentriert sich darauf, Fehler zu erfassen und dann möglichst abzustellen.

Das Ishikawa-Diagramm verbindet Ziele oder Probleme mit Ursachen. Auf einer Seite notieren die Beteiligten die Ziele oder Probleme. Sie ordnen diese den Ursachen zu, die sie ebenfalls bereits notiert haben. Mit dieser Methodik lässt sich einfach erarbeiten, was die Ursache für Probleme ist. Oder eben was stärker betrachtet werden muss, um Ziele zu erreichen.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prozesse

Prozessoptimierung bietet Unternehmen die Chance, sich mit den eigenen Abläufen vertraut zu machen und diese zu hinterfragen. Dadurch lassen sich Missstände schnell entdecken und Lösungen finden, um diese zu beheben.

Sicherlich steckt ein Aufwand dahinter, sich permanent mit den eigenen Geschäftsprozessen auseinanderzusetzen. Erfolgreiche Unternehmen haben aber erkannt, dass sich dieser Aufwand lohnt.

Titelbild: VectorMine / iStock / Getty Images Plus