Steuernummer beantragen: So gehen Sie als Unternehmen vor

Wenn Sie sich selbstständig machen oder ein Unternehmen gründen, sollten Sie sich stets ein paar Ziffern und „Codes“ merken. Dazu gehören unter anderem Ihre IBAN, Ihre Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wie die beiden letztgenannten zusammengehören und wie Sie Ihre Steuernummer (online) beim Finanzamt beantragen, erfahren Sie hier.

Was ist eine Steuernummer?

Eine Steuernummer ist eine Ziffer, die eine steuerpflichtige, juristische oder natürliche Person nach einer ordnungsgemäßen Beantragung vom Finanzamt erhält. Da die Nummer nur einmalig vergeben wird, lässt sie sich nutzen, um eine unternehmerisch tätige Person oder ein Unternehmen eindeutig zu identifizieren.

Wofür wird die Steuernummer benötigt?

Die Steuernummer benötigen Sie zum einen für den Austausch mit dem Finanzamt. Sie dient als Identifikation bei der Steuererklärung, damit Sie Ihre Steuern korrekt abführen. Zum anderen müssen Sie Ihre Steuernummer auf Rechnungen angeben, die Sie im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit stellen.

Wie ist die Steuernummer aufgebaut?

Früher bestand die Steuernummer, abhängig vom Bundesland, in dem Sie gemeldet sind, aus zehn bis elf Ziffern. Seit der Einführung der elektronischen Abgabe der Steuererklärung über das ELSTER-Portal gibt es eine bundesweit gültige 13-stellige Steuernummer.

Diese Steuernummer, die Sie beispielsweise für Ihr Gewerbe beantragen müssen, besteht aus mehreren Elementen:

• F: Bundesfinanzamtsnummer
• 0: eine Null
• B: Bezirksnummer
• U: Persönliche Unterscheidungsnummer
• P: Prüfziffer

Der Aufbau kann sich je nach Bundesland leicht unterscheiden. Ein Beispiel dafür, wie sie gegliedert ist, finden Sie hier: FFFF 0 BBB UUUU P.

Wie kann ich eine Steuernummer beantragen?

Die Steuernummer können Sie auf verschiedene Arten beantragen. Wenn Sie sich mit einer gewerblichen Tätigkeit selbstständig machen oder ein Unternehmen gründen, melden Sie Ihr Vorhaben beim lokalen Gewerbeamt an. Schicken Sie die ausgefüllten Formulare ab, wird sich anschließend das zuständige Finanzamt bei Ihnen melden.

Danach haben Sie den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“ auszufüllen. Wurde alles korrekt erledigt, weist Ihnen das Finanzamt Ihre persönliche Steuernummer zu.

Wie können Freiberufler und Freiberuflerinnen die Steuernummer beantragen?

Gehen Sie klar einer freien Tätigkeit nach, zum Beispiel als Arzt oder Ärztin, besitzen Sie den Status „Freiberufler“ bzw. „Freiberuflerin“ und müssen kein Gewerbe anmelden. Um Ihre Steuernummer zu beantragen, wenden Sie sich als Freiberufler oder Freiberuflerin direkt beim lokalen Finanzamt – nicht beim Bundeszentralamt für Steuern oder woanders.

Geht das Beantragen der Steuernummer online?

Über das ELSTER-Porta können Sie Ihre Steuernummer auch online beantragen. Der vFragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“ lässt sich hier Schritt für Schritt ausfüllen. Damit das gelingt, benötigen Sie zuerst einen Account: das sogenannte ELSTER-Konto. Die Registrierung kann sehr zeitaufwändig sein, da hier sehr auf Sicherheit geachtet wird. Je nachdem, welches Verfahren Sie wählen, benötigen Sie eine Zertifikatsdatei, einen speziellen USB-Stick oder eine Signaturkarte.

Haben Sie sich erfolgreich eingeloggt, müssen Sie unter anderem Angaben zu Ihrer Person machen, Ihre Rechtsform definieren (zum Beispiel: Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft), Ihre Tätigkeit beschreiben sowie die Art des Gewerbes festlegen. Zudem müssen Sie schätzen, wie hoch Ihr Gewinn in den ersten beiden Geschäftsjahren ausfallen könnte.

Kann ich die Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gleichzeitig beantragen?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) benötigen Sie beispielsweise, wenn Sie als gewerblich tätiger Selbstständiger bzw. Selbstständige oder als Unternehmen Geschäfte im EU-Ausland tätigen möchten. Wenn Sie als Gewerbe Ihre Steuernummer beantragen, können Sie beim Ausfüllen des Fragebogens über das ELSTER-Portal auch Ihre USt-ID „mitbestellen“.

Gut zu wissen: Werden Ihr Umsatz und Ihr Gewinn anfangs voraussichtlich recht gering ausfallen, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen diese somit auch nicht abführen. Als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin benötigen Sie somit keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Ihr Gewerbe.

Wie lange dauert es, um eine Steuernummer zu beantragen?

Erfahrungsgemäß kann es zwischen zwei Wochen und zwei Monaten dauern, bis Sie Ihre Steuernummer erhalten. Dabei gibt es drei wichtige Faktoren zu beachten: Wie hoch ist aktuell die Auslastung bei Ihrem Finanzamt? Haben Sie alle Formalitäten erfüllt? Und haben Sie überall korrekte Angaben gemacht?

Hakt es an einem Punkt, kann es zu Verzögerungen kommen. Deshalb ist es ratsam, beim Sprung in die Selbstständigkeit bzw. beim Gründen Ihres Unternehmens einen zeitlichen Puffer einzuplanen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie quasi über Nacht zum Gründer oder zur Gründerin werden und offiziell mit Ihrer Tätigkeit loslegen können.

Was ist der Unterschied zwischen Steuer-Identifikationsnummer und Steuernummer?

Auch wenn die Begriffe „Steuer-Identifikationsnummer“ und „Steuernummer“ ähnlich klingen und sie oftmals fälschlicherweise synonym verwendet werden, handelt es sich um unterschiedliche Fachausdrücke.

Die Steuer-Identifikationsnummer, kurz Steuer-ID, bekommt jeder deutsche Bundesbürger mit der Geburt automatisch zugesendet und bleibt das ganze Leben lang gleich. Sie müssen Sie beispielsweise bei einer Festanstellung Ihrem Arbeitgeber mitteilen, damit dieser sie für die Lohnsteuer verwenden kann.

Die Steuernummer gilt für Unternehmen sowie für Unternehmerinnen und Unternehmer. Sie kann sich verändern, zum Beispiel wenn Sie den Ort Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Selbstständigkeit verlegen. Die Steuernummer müssen Sie selbst mit einem Formular beantragen, idealerweise direkt zum Start Ihrer Selbstständigkeit.

Fazit: Welches Formular brauche ich wann?

Wenn Sie sich derartige Fragen stellen, können Sie sich an das Finanzamt wenden, das für Sie zuständig ist. Oder Sie wenden sich an Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin. Die Fachleute wissen am besten, wie Sie schrittweise vorgehen und an welche Fristen Sie sich halten müssen. Zudem helfen Sie Ihnen dabei, unnötige Fehler zu vermeiden.

Unterm Strich lässt sich sagen: Das Beantragen der Steuernummer und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist kein Hexenwerk, nur ein wenig Fleißarbeit.

Titelbild: Luke Southern / Unsplash