Task-Management: 7 hilfreiche Tools zur Aufgabenverwaltung

Unternehmen, die sich aufgrund fehlender Softwareunterstützung im Task-Management verzetteln, laufen Gefahr, mit erfolgversprechenden Projekten zu scheitern. Eine professionelle Aufgabenverwaltung bietet umfassende Funktionalitäten, um zeitliche Abläufe, Ressourcen und Budgets optimal zu verteilen.

Das Angebot an kostenlosen und kostenpflichtigen Task-Management-Tools ist groß und eine Auswahl mitunter schwierig. Erfahren Sie hier mehr darüber, was Task-Management ist und welche Task-Management-Tools sich für Ihr Vorhaben perfekt eignen.

Was ist Task-Management?

Task-Management ist ein Teilbereich der betrieblichen Organisation – insbesondere des Projektmanagements. Der Begriff umfasst die Planung, Verwaltung, Umsetzung und Kontrolle definierter Aufgaben. Erfolgsfaktoren sind die Festlegung von Prioritäten, Budgets sowie personeller und zeitlicher Ressourcen.

Die hilfreichsten Tools zur Verwaltung von Aufgaben

Unabhängig davon, ob Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zentral im Unternehmen oder dezentral organisiert sind, ist ein professionelles Task-Management-Tool unerlässlich für den Erfolg des Betriebes. Folgende Lösungen unterstützen Ihre Angestellten im Aufgabenmanagement:

1. Asana: Kostenlos und übersichtlich

Asana ist ein – in der Standardversion kostenloses – Projektmanagement-Tool zur Umsetzung agiler und klassischer Projekte aus den USA. Die als Web-App und Mobile-App für iOS- und Android-Geräte verfügbare Software hat sich einen beachtlichen Marktanteil erkämpft.

Der Erfolg liegt an einer unbegrenzten Anzahl an Usern bzw. Userinnen und Projekten, einem umfangreichen Funktionsangebot, guter Usability und einem durchdachten Gamification-Ansatz.

Kanban-Boards, Tabellen und Gantt-Charts ermöglichen eine effiziente Projektplanung. Praktisch sind Features wie Diskussionsboards, Vorlagen und Mehrfachbearbeitung. Tabellarische To-do-Listen bringen Teammitglieder auf den neuesten Stand.

Die größten Nachteile der Anwendung sind unklare Datenschutzrichtlinien sowie fehlende Rechteeinstellungen für User und Userinnen.

Quelle: Screenshot Asana

2. monday projects: Anpassbar und beliebt

Mit einem Preis ab 24 Euro pro Monat punktet das für agile und klassische Projekte geeignete Task-Management-Tool durch ausgezeichnete Tutorials, umfangreiche Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten, ohne optisch überladen zu wirken.

monday ist als Web-App und Mobile-App verfügbar. Die bunte, modern gestaltete Oberfläche erleichtert das Arbeiten mit unterschiedlichen Projektansichten und Vorlagen mit Kanban-Boards, Gantt-Charts und To-do-Listen.

Automatisierungsmöglichkeiten für sich wiederholende Aufgaben, sichtbare Deadlines in der Kalenderansicht, E-Mail-Benachrichtigungen und Notifikationen halten alle Projektbeteiligten auf dem aktuellen Stand.

Die Nachteile von monday liegen in der komplizierten Preisgestaltung sowie der zeitintensiven Einarbeitung und Umsetzung.

Quelle: Screenshot monday

3. awork: Jung und flexibel

Mit einem Preis ab 8,99 Euro pro Monat, einer Verfügbarkeit als Browserversion sowie als Web-App und seiner Eignung für klassisch und agil gemanagte Tasks erfüllt das deutsche Projekt-Management-Tool alle grundlegenden Anforderungen.

Das durchdachte Design mit seiner minimalistischen Oberfläche sorgt für eine einfache Usability und intuitive Bedienbarkeit. Informationen über Deadlines und Fortschritte per integriertem „Autopilot" sowie Automatisierungsmöglichkeiten vereinfachen das Arbeiten im Team.

Aufgrund einer geringeren Anzahl an Vorlagen und Ansichten sowie der eingeschränkten Handhabbarkeit vieler gleichzeitig laufender Projekte sollte man sich eine Entscheidung für awork im Vorfeld gut überlegen. Kleinere technische Herausforderungen können die Aufgaben des Alltags kompliziert gestalten.

Quelle: Screenshot awork

4. MeisterTask: Intuitiv und agil

Das als Web-App und Mobile-App erhältliche kostenlose Tool MeisterTask aus München ist auf agiles Aufgabenmanagement nach der Kanban-Methode – mit nahezu perfekt anpassbaren Boards – spezialisiert.

Die Vorteile des Tools liegen in der einfachen Oberfläche, einer daraus resultierender intuitiven Bedienbarkeit sowie der Erfüllung hoher Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. MeisterTask ist optimal geeignet für Freelancer und Freelancerinnen sowie Start-ups, die mit agilen Methoden arbeiten.

Nachteile der Anwendung: In umfangreichen Projekten fehlen To-do-Listen und Gantt-Diagramme. Es gibt keine zentrale Dokumentenablage.

Quelle: Screenshot MeisterTask

5. Stackfield: Kommunikativ und sicher

Das mit einem monatlichen Preis ab 45 Euro vergleichsweise teure Tool aus Deutschland ist in Räumen organisiert und wirkt wie ein soziales Netzwerk. Die Software beinhaltet alle Features für eine erfolgreiche Aufgabenverwaltung.

Erhältlich als Mobile-App, Browser-Version und On-Premises-Version für einen eigenen Server erfüllt Stackfield höchste Sicherheitsanforderungen. Große Pluspunkte sind der Chat, die Zeiterfassung sowie eine Datenablage bis 20 GB. Mit Kanban, To-do-Listen und Gantt-Chart lässt Stackfield keine Wünsche offen.

Nachteile des Tools sind geringe Möglichkeiten zum Reporting sowie die starke Konzentration auf agiles Projektmanagement.

Quelle: Screenshot Stackfield

6. factro: Teamorientiert und modern

factro ist als Browserversion und Mobile-App erhältlich und in der Basisausführung kostenlos. Die Stärken der für agiles und klassisches Aufgabenmanagement geeigneten Software liegen in ihrer modernen, übersichtlichen Oberfläche, der durchdachten Rechte- und Rollenverwaltung sowie der übersichtlichen Visualisierung von komplexen Projekten als Projektstrukturbaum.

Das Tool unterstützt in herausragender Weise die Kommunikation mit externen Stellen und beinhaltet Kanban, Gantt-Charts und To-do-Listen.

Die Nachteile von factro liegen in einer geringen Flexibilität und der Fokussierung auf mittelgroße bis große Unternehmen.

Quelle: Screenshot Factro

7. Wrike: Für längerfristige Projekte geeignet

Das kostenlos erhältliche US-amerikanische Tool Wrike konzentriert sich auf Unternehmen aus dem Mittelstand und bedient als Web-App und Mobile-App agile und klassische Projektmanagementmethoden mit To-do-Listen, Gantt und Kanban.

Kostenpflichtige Zusatzfunktionen, Add-ons und Dritt-Apps erweitern die technischen Möglichkeiten. Selbst komplexeste Projekte mit unzähligen Aufgaben lassen sich – dank Unterordnern und Unteraufgaben – übersichtlich planen.

Die Nachteile von Wrike sind sein veraltet wirkende Design und ein Preismodell, das relativ unübersichtlich ist.

Quelle: Screenshot Wrike

Was Sie bei der Wahl eines Task-Management-Tools beachten sollten

Um das richtige Tool für die Aufgabenverwaltung zu wählen, ist es wichtig, dass Sie die Unternehmensgröße und den Projektumfang berücksichtigen. Kostenlose Apps wie asana bieten alle Standardfunktionen, die es für ein erfolgreiches Task-Management braucht.

Umfangreiche Vorlagen und unterschiedliche Projektansichten ermöglichen die Umsetzung individueller Workflows. Wer komplexe Projekte verwaltet und sich zusätzliche Features zur Steigerung der Produktivität seiner Teams wünscht, sollte nach Sicherheitsaspekten, Usability und Erweiterungsmöglichkeiten entscheiden.

Fazit: Aufgaben mit dem passenden Tool erfolgreich managen

Mit einer konsequenten Nutzung moderner Task-Management-Tools lassen sich komplexe Projekte zeit- und kostenorientiert managen und Deadlines zuverlässig einhalten. Haben alle Teammitglieder und Projektverantwortlichen einen umfassenden Überblick über den aktuellen Status, Fortschritte und anstehende Tasks, kann Aufgabenmanagement schnell von der Pflicht zum Spaß werden.

Titelbild: portishead1 / iStock / Getty Images Plus