To-Do-Liste Apps: Die 14 besten Anbieter im Überblick

To-do-Listen Apps sind wichtige Hilfsmittel für ein effizientes Zeit- und Selbstmanagement. Sie helfen Ihnen, in stressigen Situationen den Überblick zu bewahren und erhöhen die Produktivität im Arbeitsalltag. Doch welche App ist die beste? Wir verraten Ihnen mehr.

Wieso sollte ich eine App für meine To-do-Listen nutzen?

To-do-Listen Apps eigenen sich perfekt, um Aufgaben in der gewünschten Detailtiefe festzuhalten und zu managen. Folgende Funktionen erhöhen die Übersichtlichkeit und gehören zum Standard professioneller To-do Apps:

• Erstellung von To-dos für Einzelpersonen und Teams
• Zeitliche Terminierung der Aufgaben, inklusive Fälligkeiten
• Anlegen von einmaligen und wiederkehrenden Tasks
• Kalendarische Übersicht von Aufgaben
• Automatisierte Erinnerungen durch Reminder
• Hinzufügen wichtiger Anmerkungen, Dateien und Bilder
• In To-do-Listen Apps ist das Teilen relevanter Aufgaben im Team sowie im Netzwerk aus Kollegschaft und Freunden sowie Freundinnen möglich
• Cloud-Synchronisierung für Aktualität auf allen Endgeräten
• Synchronisierung mit Aufgabenlisten anderer Programme, z. B. Microsoft Outlook

Welche To-do-Apps sind die besten?

Microsoft To Do, Todoist, Evernote, Any.do, Trello und Remember the Milk zählen zu den besten To-do-Apps für professionelle Anwendende. Welche Apps für To-do-Listen noch hoch im Kurs stehen, erfahren Sie jetzt:

1. Microsoft To Do

Wie beliebt To-do-Listen Apps sind, beweist ein cleverer Schachzug von Microsoft aus dem Jahr 2015. Rund 100 Millionen Dollar bezahlte Microsoft für die Übernahme des deutschen Start-ups 6Wunderkinder, das mit der Wunderlist eine App für die Erstellung von To-do-Listen im Portfolio hatte. Im Mai 2020 wurde Wunderlist durch die App Microsoft To Do ersetzt.

Der cloud-basierte Wunderlist-Nachfolger Microsoft To Do für Smartphone, Tablet und Computer richtet sich an Geschäftsleute und Privatpersonen und zeichnet sich durch intuitive Bedienbarkeit sowie eine aufgeräumte Oberfläche aus.

Zu jeder Task lassen sich Dateien, wie Bilder, PDF-Dokumente und kurze Videos, hinzufügen. Eingetragene Aufgaben sind unkompliziert zwischen To Do und Outlook zu synchronisieren, indem Sie beispielsweise markierte E-Mails automatisch To-do-Listen hinzufügen.

Quelle: Screenshot Microsoft To Do

Preis: kostenlos

Verfügbar für: Windows 10 und neuer, macOS, iOS, Android, neueste Versionen von Safari, Chrome, Edge und Firefox für Web-App

2. Todoist

Todoist zählt zu den wenigen weltweit bekannten Aufgabenmanagement-Programmen, die nicht zum Portfolio großer Softwareunternehmen zählen und gilt als einer der umfangreichsten Aufgabenplaner.

Grundfunktionen, wie die Erstellung und Verwaltung von Tasks für bis zu 80 Projekte mit jeweils maximal fünf Teammitgliedern, sind kostenfrei. Für die Verwaltung größerer Team-Projekte ist ein Wechsel in einen der beiden Premium-Tarife Voraussetzung.

Quelle: Screenshot Todoist

Preise: kostenlos (für Einsteigende), Abonnement für Todoist Pro 48 Euro pro User oder Userin jährlich, Abonnement für Todoist Business 72 Euro pro User jährlich

Verfügbar für: Windows 10 und neuer, macOS, iOS, Apple Watch, Wear OS, Linux, aktuelle Versionen von Chrome, Firefox, Opera, Safari und Microsoft Edge

3. Evernote

Evernote gleicht einem digitalen Notizbuch, mit dem Sie unter anderem Bilder, Webseiteninhalte, Dokumente, Mails und Audioaufzeichnungen strukturieren und managen.

Die übersichtliche, leicht zu bedienende To-do-Listen App punktet mit einer Task-Automatisierung mittels IFTT (If This Then That) und Zapier sowie Möglichkeiten zur Integration in Slack, Google Drive und Microsoft Teams.

Quelle: Screenshot Evernote

Preise: kostenlos für Evernote Free (kaum nutzbar für Business-Anwendungen), Abonnement für Evernote Personal 99,99 Euro jährlich, Abonnement für Evernote Professionell 129,99 Euro jährlich

Verfügbar für: Windows 10 und neuer, macOS, iOS, Android

4. Any.do

Any.do punktet als cloud-basiertes Multitalent für kleine und mittelständische Unternehmen, das Tasks, Tagesplaner, Einkaufslisten und Kalenderfunktion vereint. Aufgaben lassen sich komfortabel nach Farbkodierung und Fälligkeitsterminen priorisieren sowie über das eigene E-Mail-Postfach verwalten. Beispielsweise können Sie E-Mails direkt als To-dos an die App weiterleiten.

Wer möchte, kann Aufgaben und Ergebnisse über Spracheingabeassistenten, wie Siri und Google Assistent, erstellen. Die To-do-Listen App ist für nahezu jede Plattform verfügbar und lässt sich in Slack integrieren.

Quelle: Screenshot Any.do

Preise: kostenlos in der Personal-Version, 3 US-Dollar monatlich in der Premium-Version (jährliche Abrechnung), 5 US-Dollar monatlich in der Team-Version (jährliche Abrechnung)

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS (inkl. Apple Watch), Android (inkl. Android Wear), Huawei, neueste Versionen von Chrome und Firefox

5. Trello

Cloud-basierte Produktivitätsanwendungen sind die Stärke des Software-Anbieters Atlassian. Kein Wunder also, dass sich das Trello optimal für das Management von Tasks und komplexen Projekten eignet.

Diese App folgt dem Prinzip der Kanban-Methode. Der Fokus liegt auf der effizienten Zusammenarbeit einzelner Teammitglieder. Dabei stehen in der App To-do-Listen zum Abhaken zur Verfügung. Zudem können Nutzer und Nutzerinnen erstellte Aufgaben durch einfaches Verschieben nach dem Status offen, in Bearbeitung und erledigt ordnen und Notizen hinzufügen.

Quelle: Screenshot Trello

Preise: kostenlos in der Free-Version, 5 US-Dollar pro Benutzer oder Benutzerin pro Monat in der Standard-Version (jährliche Abrechnung), 10 US-Dollar pro Monat in der Premium-Version (jährliche Abrechnung), 17,50 US-Dollar pro Monat in der Enterprise Version (jährliche Abrechnung)

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS, Android

6. Remember the Milk

Was wird im Supermarkt gerne vergessen? Richtig, die Milch. Trotz ihres Namens ist Remember the Milk mehr als nur eine digitale Einkaufsliste. Die To-do-Listen App bietet zahlreiche Funktionen für Business-Anwendungen – darunter die Priorisierung von Aufgaben sowie die Option, To-dos gezielt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuzuweisen.

Remember the Milk lässt sich – wie andere Power-Tasklisten-Apps – mit unterschiedlichen Programmen und System verbinden. Dazu zählen Sprachassistenten wie Siri, Alexa und Google Assistent sowie Mail und Kalenderprogramme wie Gmail und Microsoft Outlook.

Quelle: Screenshot Remember the Milk

Preise: kostenlos in der Basic-Version, 39,99 US-Dollar jährlich in der Pro-Version (Abweichungen je nach Region möglich)

Verfügbar für: Windows 10 und neuer, macOS, Linux, iOS (inkl. Apple Watch), Android, BlackBerry OS

7. Asana

Asana zählt zu den prominentesten Aufgabenmanagement-Apps und wird von einer breiten Nutzendenbasis geschätzt. Die Anwendung bietet eine Vielzahl von Funktionen, um Teams bei der Selbstorganisation und Verwaltung ihrer Projekte zu unterstützen.

Die Basisfunktionen, darunter die Erstellung von Aufgaben sowie Unteraufgaben, Notizen und Projekten, sind in der To-do-Listen App kostenlos enthalten. Für erweiterte Funktionen wie fortgeschrittene Projektansichten und Teammanagement empfiehlt sich ein Upgrade auf Asana Premium oder Enterprise.

Quelle: Screenshot Asana

Preise: Kostenlos (Basisfunktionen), Asana Premium mit erweiterten Features (Preis auf Anfrage), Asana Enterprise für umfassende Unternehmenslösungen (Preis auf Anfrage).

Verfügbar für: Web, Windows, macOS, iOS, Android.

8. Monday.com

Monday.com ist eine anpassbare Arbeitsmanagement-Plattform, die visuelle und kollaborative Ansätze zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben bereitstellt. Die App ermöglicht es Teams, Arbeitsabläufe auf innovative Weise zu organisieren.

Die Grundfunktionen sind in der kostenlosen Version enthalten und bieten eine solide Basis für Teamkollaboration. Um von erweiterten Automatisierungen und Integrationen zu profitieren, können Nutzende auf die Pro- oder Enterprise-Pläne von Monday.com upgraden.

Quelle: Screenshot Monday.com

Preise: Kostenlos (Grundfunktionen), Pro-Plan für erweiterte Features (Preis auf Anfrage), Enterprise-Plan für umfangreiche Teamlösungen (Preis auf Anfrage).

Verfügbar für: Web, Windows, macOS, iOS, Android.

9. OmniFocus

OmniFocus ist eine leistungsstarke Aufgabenmanagement-App für Apple-Nutzende, die sich auf die effektive Organisation von Aufgaben und Projekten konzentrieren möchten. Die App bietet eine tiefe Integration in die Apple-Plattformen.

Die Grundversion von OmniFocus ist kostenpflichtig und bietet erweiterte Funktionen zur Aufgabenverwaltung und -planung. Es gibt auch eine Pro-Version mit zusätzlichen Funktionen.

Preise: Je nach Version (Standard und Pro)

Verfügbar für: macOS, iOS

10. Notion

Notion ist eine vielseitige Produktivitätsplattform, die weit über herkömmliche Aufgabenmanagement-Apps hinausgeht. Mit seinen umfangreichen Funktionen können Sie Notion für individuelle Projekte, Teamarbeit und Wissensmanagement nutzen.

Grundlegende Funktionen wie das Erstellen von Aufgabenlisten und Projekten sind kostenlos verfügbar. Für erweiterte Kollaborations- und Teamfunktionen steht Ihnen ein kostenpflichtiges Abonnement zur Verfügung.

Quelle: Screenshot Notion

Preise: kostenlos (Basisfunktionen), Abonnement für erweiterte Funktionen je nach Nutzungsumfang

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS, Android, Webbrowser

11. ClickUp

ClickUp, eine All-in-one-Plattform für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung, bietet eine breite Palette von Funktionen, um individuelle Aufgaben und Teamprojekte effizient zu organisieren.

Die Grundfunktionen, einschließlich Aufgabenlisten und Projektverwaltung, sind kostenlos zugänglich. Für erweiterte Funktionen und erweiterte Teamkollaboration stehen Ihnen verschiedene kostenpflichtige Pläne zur Auswahl.

Preise: kostenlos (Grundfunktionen), verschiedene Abonnementpläne je nach Bedarf

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS, Android, Webbrowser

12. TickTick

TickTick ist eine intuitive Aufgabenmanagement-App mit Fokus auf persönliche Produktivität. Ihre Funktionen reichen von Aufgabenverwaltung, über Erinnerungen bis hin zur Terminplanung.

Die Grundfunktionen von TickTick nutzen Sie kostenlos. Erweiterte Funktionen wie unbegrenzte Listen und erweiterte Erinnerungen sind in kostenpflichtigen Abonnementplänen enthalten.

Preise: kostenlos (Grundfunktionen), Premium-Abonnement für erweiterte Funktionen

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS, Android, Webbrowser

13. Quire

Quire ist eine moderne Aufgabenmanagement-App, die sich besonders für Projekte und Aufgaben eignet, die in Listen und hierarchischen Strukturen organisiert werden müssen.

Die Basisfunktionen von Quire sind kostenlos. Erweiterte Funktionen wie Analyse-Tools und Teamzusammenarbeit sind im kostenpflichtigen Abonnement erhältlich.

Quelle: Screenshot Quire

Preise: kostenlos (Basisfunktionen), Premium-Abonnement für erweiterte Funktionen

Verfügbar für: alle Webbrowser

14. Taskade

Taskade ist eine kollaborative Plattform für Aufgaben und Projekte, die es ermöglicht, Listen, Notizen und Checklisten zu erstellen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Grundlegende Funktionen von Taskade sind frei verfügbar. Für erweiterte Teamkollaboration und Integrationen gibt es jedoch auch kostenpflichtige Abonnementpläne.

Preise: kostenlos (Basisfunktionen), Premium-Abonnement für erweiterte Funktionen

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS, Android, Webbrowser

Welche Arten von To-do-Listen gibt es?

Zu den häufigsten Arten von To-do-Listen zählen einfache Aufgabenlisten, Einkaufslisten, Wunschlisten, Checklisten für wiederkehrende Aufgaben, Prioritätenlisten, Projektlisten und Teamlisten. Welche Listenform zum Einsatz kommt, hängt von persönlichen Vorlieben und dem Einsatzzweck ab.

Die Vorteile der To-do-Listen Apps

To-do-Listen Apps helfen Ihnen, den Überblick über anstehende Tasks zu behalten, wichtige Aufgaben zu priorisieren, Fälligkeitstermine einzuhalten und Fortschritte, vor allem in längerfristigen Teamprojekten, zu verfolgen.

Dabei unterstützen anwendungsorientierte Funktionen die übersichtliche Organisation einzelner Tasks und komplexer Projekte sowie das termingerechte Abschließen eingetragener To-dos.

To-do-Apps erhöhen die Produktivität im Arbeitsalltag und geben Ihnen die Gewissheit, keine wichtigen Aufgaben zu vergessen. So behalten Sie selbst in stressigen Situationen den Überblick.

Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich in Ruhe auf dringend anstehende Tasks konzentrieren und bei unvorhergesehenen Ereignissen flexibel reagieren. Cloud-basierte Apps ermöglichen zudem die orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit von Teams und erleichtern das Arbeiten im Homeoffice.

Fazit: Höhere Produktivität durch effizientes Aufgabenmanagement

Das Angebot an To-do-Apps für ein effizientes Aufgabenmanagement ist groß. Welche To-do-Listen App unter unseren Favoriten für Sie oder für Ihr Unternehmen optimal ist und Ihnen hilft, die Produktivität maximal zu steigern, hängt von der Kompatibilität mit vorhandenen Systemen, Einsatzbereichen und der Anzahl der User und Userinnen ab. Das Ausprobieren der kostenlosen Basic-Versionen ermöglicht es Ihnen, die richtige App für Ihr Business und Ihre Anforderungen zu finden.

 

Titelbild: d3sign / iStock / Getty Images Plus