To-do-Listen: Welche App passt zu Ihnen?

Zwischen 100 und 200 Millionen US-Dollar – so viel hat Microsoft 2015 für die Übernahme von 6Wunderkinder bezahlt. Das deutsche Start-up hatte damals eine App im Angebot: Wunderlist. Damit ließen sich To-do-Listen erstellen. Warum der Konjunktiv? Microsoft schaltete Wunderlist am 6. Mai 2020 ab und ersetzte es durch die hauseigene App namens Microsoft To Do.

Auch wenn das sehr beliebte und millionenfach genutzte Wunderlist nun Geschichte ist, zeigt der Microsoft-Schachzug deutlich: Der Markt mit To-do-Listen-Apps scheint sehr attraktiv zu sein. 

Was bieten To-do-Listen-Apps?

To-do-Listen-Apps dienen dazu, Aufgaben festzuhalten und zu managen. Dazu gehören in der Regel folgende Funktionen:

• Erstellung von To-dos

• Zeitliche Terminierung der Aufgaben

• Anlegen von einmaligen oder wiederkehrenden Fälligkeiten

• Kalendarische Übersicht der Tasks

• Reminder: Automatische Erinnerung an bald anstehende Tasks

• Anfügen von Anmerkungen, Bildern oder Dateien an jede Aufgabe

• Teilen der To-dos mit Freunden und Kollegen

• Cloud-Synchronisierung, sodass die Aufgaben auf verschiedenen Geräten stets aktuell sind

• Synchronisierung der Aufgaben/Aufgabenliste mit anderen Programmen, zum Beispiel Microsoft Outlook

Die Vorteile der To-do-Listen-Apps

In jedem Unternehmen gibt es viel zu tun. Deswegen ist unter anderem im Vertrieb ein gutes Zeitmanagement nötig, um die zahlreichen Aufgaben zu meistern. Dazu gehört nicht nur die Erfassung und Planung der Tasks, sondern ebenso die Eliminierung von Zeitfressern.

In Zeiten der Digitalisierung gehören Stift und Papier zu den Auslaufmodellen. Das ist auch gut so. Laptops, Tablets und Smartphones schaffen Platz auf dem Arbeitsplatz; und To-do-Anwendungen sorgen für eine effizientere Zeitplanung.

Die Vorteile der Aufgabenplaner sind unter anderem:

• Die Tasks lassen sich leicht anlegen, verschieben und löschen.

• Die Nutzer können wichtige Informationen oder Dokumente, beispielsweise PDF-Dateien, hinzufügen.

• To-do-Listen für mehrere Personen sind kein Problem: Die Aufgaben lassen sich an Kollegen schicken.

• Die Apps gibt es in der Regel für Android-, iOS- und Windows-Systeme. Sie lassen sich auf dem PC wie auch auf dem Smartphone nutzen.

• Dank der Cloud-Synchronisierung sind die Aufgaben auf allen Systemen stets vorhanden und aktuell.

• Die meisten To-do-Listen-Apps können Sie komplett oder mit wenigen Einschränkungen kostenfrei nutzen.

Die 6 praktischsten Task-Apps

Diese Anwendungen für Smartphones, Tablets und Windows-Computer erleichtern die Arbeit mit To-do-Listen:

Microsoft To Do

Wie oben erwähnt, ist Microsoft To Do der Nachfolger von Wunderlist. Es richtet sich nicht nur an Geschäftsleute, sondern ebenso an Privatpersonen. Die Oberfläche zeichnet sich durch ihr aufgeräumtes Design aus.

Jeder Task lassen sich Dateien von bis zu 25 MB hinzufügen. Das reicht für Bilder, PDF-Dokumente und kurze Videos aus. Zudem können die Aufgaben zwischen To Do und Outlook synchronisiert werden.

Preise: kostenlos
Verfügbar für: Windows 10, Xbox One, iOS, Android

Todoist

Todoist ist eines der wenigen, weltweit bekannten Aufgabenmanagement-Programme, das nicht von einem großen Softwareunternehmen stammt. Und es gehört zu den umfangreichsten digitalen Aufgabenplanern. 

Bild: Website von Todoist

Grundsätzliche Funktionen von Todoist, wie die einfache Erstellung und Verwaltung der Tasks, sind kostenfrei. Auch eine Verwaltung von bis zu 80 Projekten mit jeweils bis zu fünf Teammitgliedern ist ohne Bezahlung möglich. Wenn Sie umfangreichere Projekte mit Todoist verwalten möchten, müssen Sie in einen der beiden Premium-Tarife wechseln.

Preise: kostenlos (für Einsteiger), 3 Euro/Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Premium), 5 Euro/Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Business für Teams)

Verfügbar für: Windows XP bis Windows 10, macOS, iOS (inkl. Apple Watch), Android (inkl. Android Wear), Linux (inoffiziell)

Evernote

Evernote als To-do-Listen-App abzutun, wäre zu oberflächlich. Es gleicht eher einem digitalen Notizbuch. Bilder, Dokumente, Webseiteninhalte, Audioaufzeichnungen, Mails und mehr lassen sich damit festhalten und strukturieren. 

Zudem punktet das Programm mit einer Task-Automatisierung mittels IFTT (If This Then That) und Zapier sowie einer Integration in Slack, Microsoft Teams und Google Drive.

Bild: Website von Evernote

Preise: kostenlos (Basic), 6,99 Euro/Monat (Premium), 13,99 Euro/Nutzer und Monat (Business; mindestens zwei Nutzer sind notwendig)

Verfügbar für: Windows 10, iOS, Android

Any.do

Tasks, Einkaufslisten, Kalender, Tagesplaner: Any.do entpuppt sich mit seinen Funktionen als kleines Multitalent. Besonders praktisch ist dabei die Verwaltung der Aufgaben über das eigene Mail-Postfach. Das bedeutet, dass die Nutzer ihre Mails direkt als To-do an die App weiterleiten. Ebenfalls komfortabel: Aufgaben und Ereignisse können per Spracheingabe erstellt werden, zum Beispiel über Siri und den Google Assistant.

Ein weiterer großer Pluspunkt von Any.do ist die Verfügbarkeit für zahlreiche Systeme. Es gibt fast keine Plattform, auf der die To-do-Listen-App nicht nutzbar ist. Und sie lässt sich in Slack integrieren.

Preise: kostenlos (Basic), 5,99 US-Dollar/Monat bei jährlicher Abrechnung (Premium)

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS (inkl. Apple Watch), Android (inkl. Android Wear), Amazon Echo

Remember the Milk

Was wird im Supermarkt gern vergessen? Die Milch. Damit das nicht mehr geschieht, sollten Einkäufer Remember the Milk auf ihrem Smartphone haben. Anders als es der kuriose Name vermuten lässt, bietet die App mehr als nur eine digitale Einkaufsliste. Der Aufgabenplaner bietet viele Funktionen, die auch im Business relevant sind – zum Beispiel die Priorisierung und das Zuweisen von Aufgaben an andere Personen.

Zudem verbindet sich Remember the Milk, wie andere Power-Tasklisten-Apps, mit verschiedenen Programmen und Systemen. Dazu gehören unter anderem Sprachassistenten (Siri, Alexa, Google Assistant) sowie Mail- und Kalenderprogramme wie Gmail und Microsoft Outlook.

Preise: kostenlos (Basic), 39,99 US-Dollar/Jahr (Pro-Version)

Verfügbar für: Windows, macOS, Linux, iOS (inkl. Apple Watch), Android, BlackBerry 10

Trello

Atlassian ist bekannt für seine Produktivitätsanwendungen. Für das Managen von Projekten und Tasks eignet sich am besten Trello. Es funktioniert nach der Kanban-Methode. Das bedeutet: Die Nutzer ordnen ihre Aufgaben nach ihrem Status, zum Beispiel nach „offen“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“. Mit Trello lassen sich derart einzelne Tasks innerhalb größerer Projekte leicht managen und verschieben. Der Fokus liegt hierbei auf der Zusammenarbeit innerhalb von Teams.

Bild: Website von Trello

Preise: kostenlos (Basic), 9,99 US-Dollar/Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Business Class), 20,83 US-Dollar/ pro Nutzer und Monat bei insgesamt 20 Nutzern (Enterprise)

Verfügbar für: Windows, macOS, iOS, Android

Für jeden gibt es die passende To-do-Listen-App

Von einfach strukturierten Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Projekten: Für jede Art der Nutzung gibt es die passende To-do-Listen-App. Microsoft To Do eignet sich für Einsteiger und simple Aufgaben. Für umfangreichere Tätigkeiten sind die Premium-Tarife der anderen Anwendungen empfehlenswert.

Was besonders auffällt: Immer mehr Hersteller setzen auf den Multiplattform-Gedanken. Sie bringen ihre Apps für verschiedene Plattformen und Systeme heraus, selbst für die kleinen Displays von Smartwatches. Und sie machen es möglich, dass ihre Anwendungen in Dritthersteller-Tools wie Slack oder Gmail nutzbar sind. 

Hinweis: Alle Preise in diesem Artikel sind vom Stand Mai 2020, Angaben ohne Gewähr.

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