Umsatzsteuer-ID (USt-ID): Alles, was Sie wissen müssen

Machen Sie sich selbstständig, werden Sie sich besonders anfangs häufig mit dem für Sie zuständigen Finanzamt austauschen. Denn es gibt einige Dinge zu klären und zu beantragen – dazu gehört unter Umständen die Umsatzsteuer-ID.

Wer braucht eine Umsatzsteuer-ID?

Unternehmen, die innerhalb des europäischen Binnenmarktes Leistungen liefern oder erhalten sowie Produkte verkaufen oder ankaufen, benötigen eine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Über die USt-Identifikationsnummer bzw. VAT number können Firmen ihre innergemeinschaftlichen Umsätze in der EU rechtskonform abrechnen.

Allerdings gibt es ein paar Ausnahmen: Privatpersonen sowie Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerinnen, welche die Kleinunternehmerregelung nutzen, benötigen keine USt-Identifikationsnummer. Und Sie können sich sparen, die spezielle Identifikationsnummer zu beantragen, wenn Sie als Unternehmer oder Unternehmerin nur Leistungen innerhalb Ihres Landes anbieten oder in Anspruch nehmen.

Was ist der Unterschied zwischen der Steuernummer und der Umsatzsteuer-ID?

Ihre Steuernummer erhalten Sie von einer Finanzbehörde, damit Sie eindeutig identifiziert werden können. Die Steuernummer wird also in der Regel für Ihre steuerlichen Angelegenheiten auf nationaler Ebene genutzt. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer dagegen ist wichtig für den Handel innerhalb der Europäischen Union. Ihre USt-ID führt unter anderem dazu, dass Sie im europäischen Binnenraum ohne Umsatzsteuer-Aufschlag handeln können.

Sie wollen Ihre Steuernummer beantragen? Erfahren Sie in unserem Artikel, wie das geht.

Wie bekommt man eine Umsatzsteuer-ID?

Ihre Umsatzsteuer-ID müssen Sie beantragen. Dies können Sie direkt bei der Gründung machen, indem Sie beim „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ Ihres Finanzamtes an entsprechender Stelle einen Haken setzen. Es ist auch möglich, nach Ihrer Unternehmensgründung Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer zu erhalten.

Das geht online über die Website des Bundesministeriums der Finanzen oder per Brief an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Saarlouis. Erstellt wird die eindeutige Identifikationsnummer, wie es das Umsatzsteuergesetz (UStG) festlegt, stets über das Bundeszentralamt für Steuern.

Wie viel kostet das Beantragen der Umsatzsteuer-ID?

Nichts. Die Beantragung über Ihr Finanzamt oder über das BZSt ist kostenlos. Es fallen auch keine weiteren Gebühren wie jährliche Zahlungen oder dergleichen an. Stellt Ihnen jemand eine Rechnung für Ihre USt-ID, handelt es sich höchstwahrscheinlich um einen Betrüger oder eine Betrügerin, der oder die Sie abzocken möchte.

Wie lange dauert es, eine USt-Identifikationsnummer zu erhalten?

Es kann mehrere Wochen dauern, bis Sie Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer per Post vom BZSt mitgeteilt bekommen. Eine Zuteilung per Telefon, SMS oder E-Mail ist nicht möglich.

Wo finde ich meine Umsatzsteuer-ID?

Schauen Sie in Ihren Steuerunterlagen bzw. in der Korrespondenz mit Ihrem Finanzamt nach. Die USt-ID ist hier zum Beispiel in Steuerbescheiden oder bei den ZM (Zusammenfassenden Meldungen für das Reverse-Charge-Verfahren) vermerkt. Zudem können Sie auch in alten Rechnungen an Kunden und Kundinnen, in denen Sie Ihre USt-IDNr vermerkt haben, nachschauen.

Wie sieht die Umsatzsteuer-ID aus?

Als Unternehmer bzw. Unternehmerin haben Sie sicherlich zahlreiche Nummern und Kennziffern, die Sie verwalten müssen. In dieser Masse können Sie die Umsatzsteuer recht leicht herausfinden: Sie besteht aus dem Ländercode („DE“) und einer neunstelligen Nummer. Ihre deutsche Umsatzsteuer-ID könnte zum Beispiel so aussehen: DE987654321.

Gut zu wissen: In anderen Ländern fallen die Umsatzsteueridentifikationsnummern teilweise unterschiedlich lang aus. So gibt es USt-IDs mit elf Ziffern.

Wo muss ich die Umsatzsteuer-ID angeben?

Es gibt mehrere Stellen und Situationen, in denen Sie Ihre USt-ID nennen müssen: Auf Ihren Rechnungen, die Sie als Freelancer bzw. Freelancerin oder als Unternehmen schreiben, bei Anträgen oder Mitteilungen an das BZSt sowie im Impressum Ihrer Firmenwebsite.

Gut zu wissen: Bei Rechnungen an Personen oder Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind, können Sie auch Ihre Steuernummer anstatt der Umsatzsteueridentifikationsnummer verwenden.

Wie oft ändert sich die USt-ID?

Ihre Umsatzsteuer-ID wird in der Regel nicht verändert. Ziehen Sie als Unternehmerin oder Unternehmer um, bleibt Ihre Identifikationsnummer bestehen. Zu einer Änderung der USt-ID kommt es nur, wenn sich die Rechtsform eines Unternehmens (beispielsweise von GmbH zu AG) ändert oder wenn Sie nach einer Fusion (M&A) eine neue Firma gründen. Auch bei einer Aufspaltung Ihres Unternehmens, bei der die ursprüngliche Firma liquidiert wird, müssen Sie eine neue Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen.

Können Kleinunternehmer eine USt-IDNr beantragen?

Ja, das ist möglich, allerdings ist die USt-IDNr keine Pflicht. Sie kann jedoch eine Erleichterung sein, um innerhalb der EU Handel treiben zu können. Denn Plattformen wie Amazon und eBay fordern auch von Kleinunternehmenden die Nennung einer VAT-Nummer.

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-ID erhalten haben, verändert sich nichts an Ihrem Status: Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie auch mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer keine Mehrwertsteuer ausweisen und über die Vorsteuer abrechnen. Allerdings besteht nun die Pflicht, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum zu nennen.

Fazit: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vergessen!

Als angehender Gründer oder angehende Gründerin haben Sie sicherlich Hunderte Dinge im Kopf, die Sie erledigen müssen. Planen Sie über große Plattformen oder innereuropäisch zu handeln, sollten Sie die Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Ihre To-do-Liste setzen.

Am besten erledigen Sie das direkt, wenn Sie Ihrem Finanzamt mitteilen, dass Sie sich selbstständig machen. So sind Sie auf der sicheren Seite und können damit rechnen, dass alle wichtigen Unterlagen mehr oder weniger zeitgleich bei Ihnen ankommen.

Titelbild: witsarut sakorn / iStock / Getty Images Plus