Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen einfach erklärt

Betriebe nehmen immer wieder Produkte und Leistungen von Dritten in Anspruch. Hierfür müssen sie einen zuvor fest definierten Betrag bezahlen. Bis sie dies vollständig getan haben, besteht eine Verbindlichkeit gegenüber den Leistungserbringenden. Verbindlichkeiten gehören somit zum Alltagsgeschäft von Unternehmen dazu. Im Folgenden lernen Sie die wesentlichen Fakten zu Verbindlichkeiten kennen.

Was sind Verbindlichkeiten?

Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen, die ein Schuldner gegenüber einem Gläubiger hat. Sie sind somit das Gegenstück zur Forderung. Während Leistungserbringende wie Lieferanten und Lieferantinnen von ihrer Kundschaft einen Zahlbetrag zu erhalten haben (Forderung), sind letztere dazu verpflichtet, den ausstehenden Betrag zu begleichen (Verbindlichkeit).

Da es sich um ganz unterschiedliche Dinge handelt, werden Forderungen und Verbindlichkeiten in der Bilanz jeweils anders behandelt. Forderungen stehen auf der Aktivseite, Verbindlichkeiten auf der Passivseite.

Kurzfristige Verbindlichkeiten

Kurzfristige Verbindlichkeiten haben oft ein Zahlungsziel von vierzehn Tagen. Sie entstehen meist im Zusammenhang mit Lieferungen und Leistungen, für die ein vergleichsweise geringer Zahlbetrag anfällt und die folglich zeitnah bezahlt werden können.

Langfristige Verbindlichkeiten

Langfristige Verbindlichkeiten haben ein Zahlungsziel, das mehrere Jahre in der Zukunft liegt. Häufig wird eine Grenze von vier Jahren gesetzt. Bei langfristigen Verbindlichkeiten ist der Zahlbetrag größtenteils so hoch, dass er nicht auf einen Schlag beglichen werden kann, sondern in Raten gezahlt wird. Zu den langfristigen Verbindlichkeiten gehören unter anderem Kredite, Hypotheken und Anleihen.

Wann entsteht eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen?

Ein Beispiel: Das Unternehmen „U“, das Spielzeug für Kinder vertreibt, vereinbart mit einer Online-Marketing-Agentur „O“ am 1. März eine Neugestaltung des eigenen Onlineshops. Hierfür benötigt „O“ sechs Wochen, ist am 15. April fertig und erstellt eine Rechnung in Höhe von 30.000 Euro. Als Zahlungsziel wird der 1. Mai vereinbart. In diesem Beispiel ist „O“ ein Gläubiger und „U“ ein Schuldner.

Bei Vertragsschluss am 1. März hat „O“ eine Verbindlichkeit zur Erbringung der Leistung und „U“ eine Verbindlichkeit zur Zahlung des ausstehenden Zahlbetrags. Die Verpflichtung zur Leistungserbringung wird auch als Gegenleistung bezeichnet. Am 15. April erlischt die Verbindlichkeit von „O“ zur Leistungserbringung, die Verbindlichkeit von „U“ hat aber weiter Bestand. Am 1. Mai begleicht „U“ den kompletten Zahlbetrag, sodass auch hier keine Verbindlichkeit mehr besteht.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen buchen

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen müssen in die Bilanz aufgenommen werden. So ist am Ende des Geschäftsjahres ersichtlich, welche Leistungsabflüsse noch zu erwarten sind.

Für das obige Beispiel bedeutet das Folgendes:

In der Bilanz werden die Verbindlichkeiten von „U“ und „O“ auf der Passivseite eingetragen. Wenn „O“ die Leistung erbracht hat, besteht hingegen eine Forderung gegenüber „U“. Diese wird auf der Aktivseite der Bilanz aufgeschrieben.

In der Bilanz von „U“ taucht der Zahlbetrag von 30.000 Euro als Ganzes auf der Passivseite auf. Hierbei ist allerdings zu berücksichtigen, dass sich dieser Wert aus dem Nettobetrag und der Umsatzsteuer zusammensetzt. Diese müssen separat voneinander angegeben werden.

In diesem Fall würden somit 25.210,08 Euro als Zahlbetrag und 4.789,92 Euro an Umsatzsteuer angegeben. Die jeweiligen Beträge werden auf unterschiedliche Konten gebucht, um eine größtmögliche Übersicht über die bestehenden Verpflichtungen zu behalten.

Verbindlichkeiten vs. Rückstellungen

Neben Verbindlichkeiten gibt es den Begriff der Rückstellungen. Beide werden häufig synonym verwendet, obwohl es deutliche Unterschiede zwischen beiden gibt. Sowohl Verbindlichkeiten als auch Rückstellungen sind Leistungsabflüsse, durch die einem Unternehmen weniger Liquidität zur Verfügung steht. Sie haben bilanziell somit Einfluss auf die Passivseite der Bilanz.

Es gibt zwei wesentliche Merkmale, durch die sich Rückstellungen von Verbindlichkeiten unterscheiden: Weder ihre Höhe noch der Zeitpunkt des Leistungsabflusses sind genau bekannt. Anders sieht es bei Verbindlichkeiten aus. Bei Vertragsabschluss wird der Zahlbetrag genau festgelegt und ein konkretes Zahlungsziel vereinbart.

Der Begriff „Rückstellungen“ kommt beispielsweise in Bezug auf Pensionszahlungen zum Tragen, die ein Unternehmen erbringen muss. Es ist klar, dass die Pensionszahlungen irgendwann zu einem Leistungsabfluss führen werden. Wann genau das sein wird und wie hoch die Kosten im Einzelnen sein werden, lässt sich aber nicht sagen.

Der richtige Umgang mit Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Es ist wichtig, sich mit Verbindlichkeiten auszukennen und beispielsweise zu wissen, ob Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aktiv oder passiv gebucht werden. Nur so sind Sie in der Lage, eine korrekte, vollständige und zielführende Bilanz zu erstellen und den Überblick über die Rechnungen von Lieferanten und Ihre bestehenden Verpflichtungen zu behalten. Auf diese Weise erkennen Sie, mit welchen Leistungsabflüssen Sie noch zu rechnen haben, und können mit Ihren Finanzen seriös und nachhaltig planen.

Hierbei ist es wichtig, die Begriffe trennscharf zu verwenden und genau zu wissen, inwiefern sich zum Beispiel Forderungen, Verbindlichkeiten und Rückstellungen unterscheiden. Ebenso müssen Sie professionell mit der Vorsteuer und den Gegenleistungen verfahren. Wenn Sie hier unsicher sind, sollten Sie auf die professionelle Hilfe eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin zurückgreifen.

Titelbild: RuslanDashinsky / iStock / Getty Images Plus