Vertriebsorganisation: Mehr Struktur für Ihr Vertriebsteam

Der Vertrieb eines Unternehmens nimmt Kontakt zur Kundschaft auf und verkauft dieser ein Produkt oder eine Dienstleistung. Das ist die klassische Schulbuch-Theorie. In der Praxis gestaltet sich das ganz anders: Die Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsmitarbeiterinnen beschäftigen sich mit Hunderten Aufgaben, die viel Zeit kosten, aber am Ende nur zu wenigen Verkäufen führen.

Wie kommt es zu diesen Effizienzverlusten? Ein Grund kann die falsche Organisation der Vertriebsteams sein. Erfahren Sie im Folgenden, wie Ihre Vertriebsorganisation zum Erfolg wird.

Dabei wird zwischen der Innenorganisation (zum Beispiel die Tätigkeiten der Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsmitarbeiterinnen) und der Außenorganisation (beispielsweise der Aufbau der Vertriebsstruktur) unterschieden.

Warum müssen Sie eine Vertriebsorganisation aufbauen?

Ohne Strukturen, eindeutige Prozesse und klare Kompetenzen herrscht in jedem Team und in jedem Unternehmen Chaos. Jeder Angestellte macht irgendwas und irgendwie. Dies ist aber am Ende wahrscheinlich nicht richtig und zielführend. 

Eine Vertriebsorganisation sorgt dafür, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsmitarbeiterinnen entsprechend ihren Fähigkeiten und ihrem Wissen zum Einsatz kommen: Wenn eine Person gerade frisch von der Hochschule kommt, werden Sie diese nicht auf Ihre Key-Accounts loslassen. Und Fachleute für Softwareprodukte müssen keine Kleidung verkaufen. Stattdessen verteilen Sie die Kompetenzen in Ihrem Vertrieb so, wie sie wirklich sinnvoll sind.

Ihre Vertriebsorganisation dient (vereinfacht gesagt) dazu, dass am Ende alle Beteiligten die Vertriebsstrategie mit ihren Vertriebszielen zu einem Erfolg machen.

Aufbau einer Vertriebsorganisation: Das benötigen Sie

Es gibt nicht die ideale Vertriebsorganisation. Jedes Unternehmen muss seinen idealen Aufbau finden, der sich an verschiedenen Kriterien orientiert. Diese können sich im Laufe der Zeit, zum Beispiel durch Marktveränderungen, verschieben.

Achten Sie bei der Organisation Ihres Vertriebs auf folgende Aspekte:

Zielgruppen

Wer ist Ihre (potenzielle) Kundschaft? Wie sieht deren Customer Journey und Kaufverhalten aus? Welche Touchpoints müssen Sie aktuell und in Zukunft bedienen?

Vertriebskonzept

Welche Unternehmens- und speziell Vertriebsziele sind zu erfüllen? Wie fallen Ihr dazugehöriges Vertriebskonzept und die damit verbundene Vertriebsstrategie aus?

Vertriebsstruktur

Wie sieht Ihre geplante Vertriebsstruktur aus? Setzen Sie auf einen Strukturvertrieb, auf Vertriebspartnerschaften oder einen Direktvertrieb?

Vertriebsteam

Welches Fachwissen und welche Kompetenzen besitzen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen? Wo haben die Teammitglieder gutes Spezialwissen, in welchen Bereichen sind sie eher schwach? Wen kann man auf welches Thema setzen?

Arten der Vertriebsorganisation

Beim Aufbau Ihrer Organisation mit ihren Strukturen und Vertriebsprozessen geht es darum, die Mitglieder des Teams passend und zielgerichtet aufzustellen. 

Die Innenorganisation

Dazu gehört einerseits die Innenorganisation: Wer ist beispielsweise für den ersten Kontakt mit den Kundinnen und Kunden zuständig, wer betreut die Bestandskundschaft? Wer arbeitet im Innendienst, wer im Außendienst?

Die Außenorganisation

Bei der Außenorganisation geht es unter anderem um die Betreuung der Vertriebs- und Geschäftskooperationen.

Zur besseren Findung der passenden Vertriebsorganisation gibt es drei oft angewandte Modelle:

The Island: Die Vertriebsmitarbeiterinnen und Vertriebsmitarbeiter als Insel

Sind die Mitglieder Ihres Vertriebs äußerst kompetent und arbeiten sie gern allein, ist das Insel-Modell eine gute Form der Vertriebsorganisation. Sie besagt, dass jede angestellte Person wie eine Insel autark funktioniert. Mit ihren zahlreichen Fähigkeiten spricht er oder sie Interessierte an, macht sie zu Leads und schließlich zum Teil der Kundschaft. Auch die Nachbetreuung der neuen und bestehenden Kundschaft managt dieses Multitalent allein.

Hunter-Farmer-Modell: Der Vertrieb als Fließband

Beim Hunter-Farmer-Modell unterteilen Sie Ihre Teams in mehrere, aufeinanderfolgende Schritte – wie bei der Fließbandproduktion. Das heißt, Ihre Kundschaft wird entlang der Customer Journey Schritt für Schritt von Fachleuten betreut. Ist ein „Abschnitt“ abgeschlossen, zum Beispiel die Akquise, geht der Kunde oder die Kundin in die Hand des nächsten Teammitglieds über.

The Pod: Das Mischmodell

Wenn Sie das Insel-Modell mit dem Hunter-Farmer-Modell vermischen, erhalten Sie The Pod. In diesem Fall wird ein Kunde oder eine Kundin von A bis Z betreut, allerdings nicht von einem alleinigen Multitalent, sondern von einer Gruppe. Jede Gruppe hat dabei eine Spezialisierung. Das kann zum Beispiel die Aufteilung nach Regionen oder Branchen sein.

So entwickeln Sie eine nachhaltige Vertriebsorganisation

Der Aufbau einer Organisation ist keine Tätigkeit, die Sie ganz nebenbei erledigen können. Die Schaffung von Strukturen und Vertriebsprozessen fällt zeitaufwendig aus. Haben Sie einen Plan entwickelt, sollte dieser von möglichst langer Dauer (also nachhaltig) sein. Derart finden sich Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen richtig in ihre Aufgaben ein und können sukzessive ihre Herausforderungen meistern.

Diese Schritte helfen Ihnen bei der Schaffung einer nachhaltigen Vertriebsorganisation:

• Fokussieren Sie sich auf Ihre Produkte und Zielgruppen. Wie und wo erreichen Sie Ihre mögliche Kundschaft am besten? Welche Bedürfnisse und Wünsche hat sie? Führen Sie dafür genaue Analysen durch.

• Wie sieht Ihre Unternehmenskultur aus? Wie steht es um Ihre Vertriebsmitarbeiterinnen und Vertriebsmitarbeiter, wo liegen ihre Stärken und Schwächen?

• Wie sieht Ihre Vertriebsstruktur aus? Gibt es bereits einen starken Innendienst und Außendienst? Setzen Sie auf Vertriebspartner und Vertriebspartnerinnen?

• Ein wichtiges Thema, das Sie nicht unterschätzen dürfen: Wie sieht Ihr Budget aus? Kleine Unternehmen wie Startups müssen aus Kostengründen auf ein Insel-Modell setzen, weil sie sich keine Fließband- oder Pod-Modelle leisten können.

• Wie sieht Ihre Strategie aus? Was ist der Ist-Zustand, was der Soll-Zustand? Eine Organisation darf nicht starr sein, sondern sollte sich im Laufe der Zeit verändern. Dazu gehört beispielsweise die Ausrichtung in ein zukünftiges Wunschmodell.

Wer hat im Vertrieb welche Aufgaben?

Stellen Sie sich diese Fragen bei der Entwicklung Ihrer Vertriebsorganisation. Beachten Sie hierbei, wie Sie die Effizienz des gesamten Vertriebs wie auch einzelner Einheiten verbessern können. Am Ende geht es darum, das beste Ergebnis und somit einen Erfolg für Ihr Unternehmen zu liefern. Das ist oft eine Steigerung von Absatz, Umsatz und Gewinn.

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