Vertriebsreporting: Ausführliche Berichte für mehr Performance

Vertriebsreportings halten die Unternehmensführung immer auf dem neusten Stand: So kann die eigene Performance besser eingeschätzt und wenn nötig Verbesserungen vorgenommen werden. Die aktuellen Kennzahlen sind zudem für andere Abteilungen sichtbar, um ein besseres Zusammenspiel mit dem Vertrieb zu ermöglichen. Das steigert die Effizienz innerhalb eines Unternehmens und trägt maßgeblich zum Erfolg bei.

Was ist ein Vertriebsreporting?

Der Vertriebsreport (oder auch Vertriebsbericht) dient der Zusammenfassung wichtiger Informationen und Aktivitäten aus dem Vertrieb innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Die Informationen stammen von den einzelnen Mitarbeitern, vor allem deren Berichten aus Kundengesprächen, und anderen Aufgaben des Vertriebs, die sich in Kennzahlen niederschlagen.

Vertriebsreporting: Bedeutung, Zweck & Ziel

Das Vertriebsreporting ist dabei so aufbereitet, dass das Management mit möglichst wenig Informationen einen umfassenden Überblick über alle Geschehnisse und Aktivitäten gewinnen kann. Als Teil des Berichtswesens ist es ein wichtiges Instrument zur Überwachung (Monitoring) und kommt häufig im Vertriebscontrolling eines Unternehmens zum Einsatz.

Der Inhalt eines Vertriebsreportings sieht von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus, einige wichtige Aspekte sollten aber nicht fehlen. Der Fokus liegt vor allem auf dem Kunden und allen Informationen, die das Vertriebsteam aus den Interaktionen mit diesem gewinnen konnte. Dazu gehören zum Beispiel:

• Informationen zum Kunden (welche Branche, welche Bedürfnisse, welches Verkaufspotenzial)

• Möglichkeiten zur Gewinnsteigerung (Cross-Selling, Upselling, neue potenzielle Kundengruppen)

• Kennzahlen und KPIs des Vertriebs

• Aktuelle Probleme und Chancen im Vertrieb

Das Vertriebsreporting stellt in der Regel eine übergeordnete Person innerhalb des Vertriebsteams auf (z. B. der Vertriebsleiter), allerdings kann diese Aufgabe auch ein „normaler“ Vertriebsmitarbeiter übernehmen. Bei dieser Person fließen alle Informationen des Vertriebs zusammen und sie kondensiert diese für die Unternehmensführung oder das Vertriebsmanagement.

Beispiele für Kennzahlen im Vertriebsreporting

Wie bereits erwähnt gestaltet jedes Unternehmen das Format und die Inhalte seiner Vertriebsreportings im Berichtswesen selbst. Die folgende Liste an Kennzahlen können daher in einem Report vorkommen, müssen aber nicht:

• Gesamter Gewinn / Kosten

• Durchschnittlicher Umsatz pro Mitarbeiter (möglicherweise aufgeschlüsselt nach verschiedenen Performance-Gruppen)

• Umsatz nach Kundengruppen

• Neukundenanteil bei neuen Aufträgen

• Kundengespräche pro Mitarbeiter

Vor- und Nachteile von Vertriebsreportings

Das Vertriebsreporting ermöglicht es Personen, die im Arbeitsalltag außerhalb des Vertriebs stehen, alle wichtigen Informationen in kurzer Zeit aufnehmen zu können. Das ist vor allem dann nützlich, wenn die höher gestellten Manager wenig Zeit haben, um sich mit den inneren Angelegenheiten des Vertriebs auseinander zu setzen.

So können diese sich ein Bild von der aktuellen Situation im Vertrieb machen und auf der Basis dieser Informationen wichtige Entscheidungen fällen, die das gesamte Unternehmen betreffen.

Die Erstellung eines Vertriebsreportings hat jedoch zwei signifikante Nachteile. Zum einen bedeutet die Erstellung des Reportings zusätzlichen Arbeitsaufwand im Vertrieb, ist also mit Kosten verbunden.

Zudem können die Berichte die gestellten Anforderungen nie ganz erfüllen, und reduzieren die wirkliche Situation im Vertrieb in auf eine möglicherweise nicht vollkommen repräsentative Version, aus der fehlgeleitete Maßnahmen abgeleitet werden können. So kann ein schlechtes Vertriebsreporting am Ende mehr Schaden als Nutzen verursachen.

Vorlage für Vertriebsreportings erstellen

Vertriebsreportings lassen sich auf vielerlei Weise erstellen, oft benutzen die Vertriebsabteilungen dafür das Programm Excel. Hier lässt sich eine Vorlage erstellen, die dann die zuständigen Personen bei jedem neuen Report mit neuen Informationen füttern können. Eine optisch ansprechende Präsentation ist in Excel jedoch nur schwer möglich, sodass sie die Daten dafür auf andere Formate übertragen müssen. Das Erstellen des Vertriebsreports in Excel kostet außerdem mehr Zeit als nötig.

Als Alternative gibt es auch die Möglichkeit, spezialisierte Software zum Erstellen des Vertriebsreportings zu verwenden. Diese kostet zwar etwas mehr in der Anschaffung, dafür gehen Ihnen alle zukünftigen Reportings leichter von der Hand. Diese Softwares lassen sich zudem deutlich besser automatisieren und sparen dadurch eine Menge Zeit.

4 Schritte für ein übersichtliches Vertriebsreporting

Ein einfaches Reporting können Sie schon durch die Beachtung weniger Punkte erstellen:

1. Wichtigste Botschaften identifizieren und in den Mittelpunkt stellen

Überlegen Sie sich zunächst, welche Informationen das höhere Management aus dem Reporting herauslesen muss. Diese Informationen bilden die Grundlage für das Reporting und sind besonders hervorzuheben.

2. Kennzahlen definieren

Wählen Sie eine Reihe weiterer Kennzahlen aus, die ebenfalls von Interesse sein könnten und schließen diese in das Reporting mit ein.

3. Veränderungen zu vorherigen Zeiträumen kurz erwähnen

Interessant sind ebenfalls Vergleiche zu vorherigen Zeiträumen, so können wichtige Kennzahlen und KPIs in etwa an den Zahlen aus dem Vormonat oder den durchschnittlichen Werten der letzten Jahre gemessen werden.

4. Übersichtliches Format erstellen

Eine ansprechende Darstellung aller Daten sorgt dafür, dass die Leser des Reports schnell den Überblick gewinnen und kann wichtige Daten besonders hervorheben.

5. Nicht zu viele Daten mit einbeziehen

Zu viele Daten und Text stehen im Widerspruch zum Zweck des Vertriebsreports. Es geht darum, alle notwendigen Informationen in möglichst kurzer Form darzustellen.

Vertriebsreportings: Wie oft erstellen?

Vertriebsreportings sind kurzlebige Dokumente, die nur einen kürzeren Zeitraum erfassen. Daher empfehlen wir, allerspätestens nach einem Monat ein neues Reporting zu erstellen. Eine sinnvolle Frequenz für die Berichte ist jedoch am ehesten einmal pro Woche. So kann der Report am Freitagabend vorbereitet sein, um dann am Montag finalisiert an das Management weitergeleitet zu werden. Das wöchentliche Vertriebsreporting stellt einen guten Kompromiss aus Aufwand und Informationsgehalt dar.

Vertriebsreports erst ab bestimmter Unternehmensgröße

Das Erstellen eines Vertriebsreportings lohnt sich erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße so richtig, nämlich dann, wenn die verschiedenen Abteilungen sich so vergrößern, dass Informationen nicht mehr selbstständig von Abteilung zu Abteilung fließen. Kleine Unternehmen sollten den Fokus daher auf andere Herausforderungen richten und sich erst zu gegebener Zeit mit dem Vertriebsreporting auseinandersetzen.

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