Die Corona-Pandemie beweist: Meist treten Notfallsituationen ohne große Ankündigung ein. Die Business-Impact-Analyse gehört dabei zu den entscheidenden Methoden des Krisenmanagements, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen möglichst stabil durch eine Krise kommt.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche zentralen Fragen die Business-Impact-Analyse beantwortet und wie Sie selbst eine Auswertung Ihrer Unternehmensprozesse erstellen.
Was ist eine Business-Impact-Analyse?
Bei der Business-Impact-Analyse (kurz BIA) handelt es sich um eine Methode, mit der Störungen identifiziert und bewertet werden, die Geschäftsprozesse beeinträchtigen. Betrachtet werden sowohl die Auswirkungen als auch die Maßnahmen zur Risikominimierung. Die Business-Impact-Analyse ist somit wichtiger Bestandteil des Geschäftskontinuitätsplans.
Vorgehen: Business-Impact-Analyse Schritt-für-Schritt
Der Handelsverband Deutschland gab im Mai 2021 bekannt, dass die Umsätze deutscher Unternehmen rund 60 Prozent unterhalb des Vorkrisenniveaus lagen. Es ist also wichtiger denn je, dass sich Unternehmen auf Krisensituationen jeglicher Art vorbereiten. Jede Organisation sollte sich bestmöglich vor Krisensituationen schützen, denn nur, wenn sie wissen, welche Folgen auf sie zukommen können, haben sie die Möglichkeit, Ressourcen entsprechend einzuplanen.
Jedes Unternehmen ist unterschiedlichen Gefahrenquellen und somit verschiedenen Risikoszenarien ausgesetzt. Die BIA variiert deshalb beispielsweise zwischen einer Maschinenfabrik und einem SaaS-Unternehmen enorm. Nichtsdestotrotz gibt es drei zentrale Prozessschritte, die jeder Betrieb beachten muss:
1. Informationen über Geschäftsbereiche und Prozesse sammeln
Zuallererst setzen Sie sich mit den unterschiedlichen Prozessen auseinander, die in einer Notfallsituation von einem Ausfall betroffen sein können. Je detaillierter Sie den Prozess und den Wiederherstellungsfaktor beschreiben, desto genauer können Sie die finanziellen sowie materiellen Schäden einschätzen, die zu erwarten sind. Halten Sie im ersten Schritt daher folgende Informationen tabellarisch fest:
- Geschäftsbereich
- Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
- Prozessbezeichnung
- Priorität des Prozesses
- Recovery Time Objective (kurz RTO, Dauer der Zeit bis zur Wiederherstellung)
- Recovery Point Objective (kurz RPO, genauer Zeitpunkt der Wiederherstellung)
- Abhängigkeiten des Prozesses
- Von wem der Prozess benötigt wird
Neben den Hauptprozessen müssen die Informationen ebenso für Sub-Prozesse, Personal und Technologien wie Computer und Server gesammelt werden.
2. Informationen analysieren und bewerten
Nachdem Sie alle Informationen in Tabellen aufgestellt haben, geht es um die Bewertung der finanziellen, personellen und materiellen Folgen. Identifizieren Sie jene Komponenten (Mitarbeiterschaft, Systeme und Prozesse), die notwendig sind, um die Kontinuität des Betriebs zu sichern. Die zeitliche Einschätzung der Wiederherstellung gibt Aufschluss darüber, wie lange ein Prozess ausfallen darf, um größere Umsatz-, Image- oder Personalschäden zu verhindern.
3. BIA-Bericht der Geschäftsleitung vorlegen
Im letzten Schritt legen Sie den BIA-Bericht der Geschäftsführung vor und entwickeln gemeinsam Recovery-Ansätze, also Wiederherstellungsmaßnahmen. Damit die Bewertung des Schadens erkenntlich ist, visualisieren Sie die Analyse idealerweise mit Diagrammen, Tabellen oder anderen Grafiken. Stützen Sie die Ergebnisse stets mit Fakten und Informationen.
Beachten Sie außerdem, dass die Business-Impact-Analyse stetig aktualisiert werden muss. Sobald sich Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen verändern, muss auch der BIA-Bericht entsprechend angepasst werden.
Was beinhaltet die Business-Impact-Analyse?
Die Business-Impact-Analyse ist als Teil des Business Continuity Plan darauf ausgelegt, die Auswirkungen zu definieren, die durch eine Störung eintreten. Das betrifft sowohl finanzielle und personelle als auch organisatorische Ressourcen. Durch einen Betriebsausfall riskieren Unternehmen Umsatzeinbußen, Imageschädigungen, Kundenunzufriedenheit und weitere negative Folgen.
Die zentralen Fragen, die die Business-Impact-Analyse deshalb beantworten muss, sind:
- Was passiert genau, wenn Prozess X ausfällt?
- Welche Ereignisse führen zum Ausfall von Prozess X?
- Welche kurz-, mittel- und langfristigen Auswirkungen sind zu erwarten (finanziell, intern, extern, Auswirkung auf Kunden und Kundinnen, Image, etc.)?
- Welches Sicherheitskonzept muss vorherrschen, um den Ausfall von Prozess X zu verhindern?
Nur wenn sich Unternehmen im Detail mit möglichen Gefahrenquellen ihrer Geschäftsprozesse auseinandergesetzt haben, können entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
Business-Impact-Analyse: Beispiel der Corona-Pandemie zeigt verheerende Folgen
Mit dem Ausbruch der weltweiten Corona-Pandemie wurde unter anderem der Einzelhandel schwer getroffen. Unternehmen mussten ihre Geschäfte während des Lockdowns schließen oder durften nur unter erschwerten Voraussetzungen geöffnet bleiben. Zu Beginn der Krise sorgte das bei 66 Prozent der deutschen Unternehmen für Umsatzeinbußen, im Mai 2021 waren es noch immer 39 Prozent.
Hinzu treten eine sinkende Nachfrage und Lieferengpässe, die Unternehmen aus vielfältigen Branchen in eine Krisensituation katapultieren. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie berechnete, dass 11 Prozent der deutschen Unternehmen von Insolvenz bedroht waren. Der Nicht-Lebensmitteleinzelhandel verlor bis 2021 40 Milliarden Euro Umsatz. Einige Bereiche konnten sich retten, indem sie auf den Onlinehandel umgestiegen sind.
Um auf Extremfälle wie Epidemien, Naturkatastrophen oder Angriffe vorbereitet zu sein, ist eine Business-Impact-Analyse unentbehrlich. Neben gesamtgesellschaftlichen Herausforderungen werden Unternehmen von vielen weiteren Notfällen wie Cyberangriffen, Serverausfällen oder Bränden getroffen. Das Vorhandensein eines BIA-Berichtes mit umfassenden Business Continuity Plan hilft Betrieben aus der Krise.
Business-Impact-Analyse vs. Risikobewertung: Das sind die Unterschiede
Die Business-Impact-Analyse wird häufig mit der Risikobewertung verwechselt. Zugegebenermaßen ähneln sich die beiden Methoden in ihrer Thematik. Die Business-Impact-Analyse wird jedoch vor der Risikobewertung durchgeführt und ist definiert lediglich die finanziellen und nicht-finanziellen Auswirkungen.
In der Risikobewertung werden dann auf Basis dieser Informationen Recovery-Maßnahmen und Sicherheitskonzepte erstellt, die potenzielle Gefahrenquellen erkennen. Beide Bereiche sind daher ein essenzieller Bestandteil des Business Continuity Plans, der es Unternehmen ermöglicht, sich schnellstmöglich nach einer Krise zu stabilisieren.
Fazit: Seien Sie sich der Folgen einer Krise bewusst
Mit der Business-Impact-Analyse geben Sie der Gefahr, die Ihnen in einer Krise droht, einen Namen. Neben finanziellen Einbußen bestimmen Sie, welche Prozesse wie verkettet sind und wie lange ein Geschäftsbereich ausfallen darf, bis der Extremfall eintritt. Der BIA-Bericht dient der Geschäftsleitung als wichtiges Tool, um Notfälle und Krisensituationen richtig zu bewerten und den monetären Schaden zu kalkulieren.
Titelbild: designer491 / iStock / Getty Images Plus
