7 Feedback-Methoden für bessere Kommunikation

Über Kritik freuen sich die wenigsten, Lob hingegen hören wir alle gern – das geht auch mir nicht anders. Feedback zu erhalten, vereint meist beide Aspekte und ist vor allem im Berufsalltag wichtig.

Gezielte Feedback-Methoden helfen dabei, eine klare Rückmeldung von Einzelnen oder Gruppen zu Themen wie Arbeitsplatz, Workflow oder Events zu bekommen. Ich stelle Ihnen sieben Methoden vor, die Meinungsbildnern Struktur geben und sie damit greifbarer machen.

Darum ist hilfreiches Feedback so wichtig

Hilfreiches Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil gesunder Kommunikation. Gerade im Unternehmensumfeld, empfinde ich es als sehr wichtig – schließlich trägt es übergeordnet und nachhaltig zur Verbesserung der Leistung bei. Darin münden viele der Vorteile, wie:

• fördert das Lernen
• verbessert die Beziehungen innerhalb eines Teams
• stärkt die intrinsische Motivation (zu diesem Ergebnis kam unter anderem eine Studie der LMU München)
• erhöht die Klarheit in der Kommunikation und reduziert Missverständnisse

Welche Feedbackregeln gibt es?

Dabei sollten Sie sich jedoch an bestimmte Feedbackregeln halten. Dazu zählen aus meiner Sicht vor allem:

• Zeitnahes Feedback nach bestimmten Aktionen, nicht erst Wochen später
• Im Fokus steht das Verhalten, nicht die Person
• Respektvoller und empathischer Umgang
• Ich-Botschaften verwenden (nicht „Sie haben die Deadline nicht eingehalten.“, sondern „Mir ist aufgefallen, dass die Deadline nicht eingehalten wurde.“)
• Rückmeldungen müssen immer konstruktives Feedback sein (nicht „Sie sind keine Hilfe.“, sondern „Mir fällt auf, dass die Qualität bei Arbeit XY in letzter Zeit nachgelassen hat.“)
• Konkret sein und nicht pauschalieren (nicht „Sie sind immer unpünktlich.“, sondern „Mir ist aufgefallen, dass Sie die letzten vier Meetings zu spät waren.“)

Halten Sie sich daran, steht der Anwendung der folgenden Feedback-Methoden nichts mehr im Wege.

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7 Feedback-Methoden für Mitarbeitende in der Übersicht

1. Fünf-Finger-Methode
2. Zielscheibe
3. Ampel-Feedback
4. Sandwich-Methode
5. AMPP-Methode
6. Feedbackbogen
7. 360-Grad-Feedback

Weitere spannende Feedback-Methoden sind das Blitzlicht, die Vier-Ecken-Methode und die STATE-Methode. Ich bin zudem ein großer Fan von spontanen Feedback-Fragen im Einzelgespräch zwischen Tür und Angel.

Ein Hinweis: Ich teile die Methoden im weiteren Verlauf in drei Kategorien ein – für Teams, Einzelpersonen und Teamleitung. Wichtig ist, dass sich einige Methoden beispielsweise sowohl im Team als auch von Teamleitungen oder im 1:1 anwenden lassen. Die Aufteilung ist daher nicht zu streng zu sehen.

Feedback-Methoden für das Team und Gruppen

Feedback ist ein wichtiger Bestandteil effektiver Teamarbeit und Gruppendynamik. Ich stelle Ihnen vor, wie Sie innerhalb Ihres Teams konstruktives Feedback geben und empfangen können.

1. Fünf-Finger-Methode: Feedback am Ende einer Veranstaltung

Diese unterhaltsame Methode ist schnell vorbereitet und eignet sich besonders für kleinere bis mittlere Gruppen am Ende eines Meetings, Events oder Workshops. Sie können das Fünf-Finger-Feedback mündlich oder schriftlich einholen. Anhand von Impulsfragen können Sie Meinungen, beispielsweise zu Inhalten und Befindlichkeiten der Teilnehmenden, erfahren.

Ich schlage Ihnen folgende Methodik vor: Zunächst erklären Sie den Teilnehmerinnen und Teilnehmern den Grund für den Einsatz der Methode – Sie möchten beispielsweise den Austausch fördern und den Ablauf verbessern. Dann erklären Sie, woher die Fünf-Finger-Methode ihren Namen hat, und erläutern die Bedeutung der einzelnen Finger anhand eines Flipcharts oder einer Folie.

Jede Person benötigt ein Blatt Papier und einen Stift.

Zuerst zeichnen alle ihren Handabdruck auf das Papier oder bekommen von Ihnen eine Vorlage. Nun erklären Sie die Finger-Symbolik:

• Daumen: Was fand ich super und möchte ich loben?
• Zeigefinger: Was habe ich gelernt oder fand es bemerkenswert?
• Mittelfinger: Welche Kritik habe ich oder wo sehe ich Verbesserungspotential?
• Ringfinger: Welche positiven und negativen Eindrücke habe ich gewonnen?
• Kleiner Finger: Was ist zu kurz gekommen?
• Handfläche: Was ich anmerken möchte, was ich mir wünsche und welche Vorschläge ich habe.

Fordern Sie nun die Feedback-Runde auf, sich Antworten zu überlegen und, in der schriftlichen Variante, stichpunktartig zu notieren. Anschließend können die Ergebnisse vorgetragen und besprochen werden.

Ich mische gern die „Hände“ und lasse sie von anderen Teilnehmenden vorlesen und kommentieren – das lockert alles etwas auf. Achten Sie dabei auf eine sachliche und freundliche Atmosphäre.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Sie den Ton Ihrer Formulierungen auf die Zielgruppe abstimmen. Ob ganz locker oder eher förmlich, passen Sie Ihre Sprache der Gruppe an, damit sich alle abgeholt fühlen.

2. Zielscheibe: Feedback-Methode zur visuellen Evaluation

Ob Workshop, Seminar oder In-House-Schulung, eine Evaluierung während oder nach der Veranstaltung ist schon in vielen Betrieben und Institutionen Standard.

Eine Auswertungszielscheibe stellt eine unkomplizierte Alternative zum traditionellen Befragungsbogen dar. Sie gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie die Teilnehmenden verschiedene Aspekte des Events beurteilen.

Als Leiterin oder Leiter zeichnen Sie eine Zielscheibe auf ein großes Plakat und segmentieren den Kreis in Tortenstücke. Diese beschriften Sie mit den von Ihnen frei gewählten Themen-Schwerpunkten. Ich nehme hier Punkte wie Zeitmanagement, Arbeitsatmosphäre, technische Ausstattung, Pünktlichkeit, Räumlichkeiten, Zusammenarbeit oder eigener Lernerfolg auf.

Nachdem Sie die Zielscheibe erklärt haben, bekommt jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer einen Klebepunkt pro Thema. Je näher der Punkt in der Mitte des Kreises aufgeklebt wird, desto besser ist die Einschätzung.

Mein Tipp: Verlassen Sie beim Aufbringen der Klebepunkte den Raum, um eine positive Verzerrung aus Höflichkeit zu vermeiden. Anschließend wird das Ergebnis eingehender besprochen und Konsequenzen abgeleitet.

3. Ampel-Feedback-Methode: Meinungen sichtbar machen und gemeinsam Entscheidungen treffen

Wenn Sie die Haltung eines Teams oder einer ganzen Belegschaft zu einer speziellen Frage in Erfahrung bringen möchten, ist das Ampel-Feedback eine passende Methode dafür. Mit diesem Konzept können Sie Meinungen und Sichtweisen abbilden und gemeinsam mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern diskutieren.

Geben Sie jeder Person eine rote, eine gelbe und eine grüne Karte, angelehnt an die Farben einer Ampel. Die Farbe Grün signalisiert Zustimmung, Gelb bedeutet Unsicherheit oder Verbesserungswürdigkeit, Rot signalisiert Ablehnung, also Nein.

Nachdem Sie eine Frage gestellt haben, halten alle Teilnehmenden eine Karte hoch. Auf diese Weise erhalten Sie ein Stimmungsbild oder ein Votum.

Ein Nachteil der Methode sind meiner Erfahrung nach die kurzen, rigiden Antwortmöglichkeiten. Sie eignet sich somit eher für einfache Fragestellungen und Anliegen, die einer schnellen Entscheidungsfindung bedürfen.

Vorteilhaft ist die einfache Aktivierung und Beteiligung auch passiver Teilnehmenden.

1:1-Feedback-Methoden für Einzelpersonen

1:1-Feedbackgespräche sind ideal, um individuelle Stärken und Entwicklungspotenziale gezielt anzusprechen. Mit den nachfolgenden Methoden können Sie persönliches Feedback effektiv und wertschätzend vermitteln und somit das Wachstum und die Leistung einzelner Personen fördern.

4. Sandwich-Methode: Gutes Feedback zur Leistungsbewertung

Die Sandwich-Methode ähnelt dem Feedback-Burger und umhüllt eine negative Kritik mit Lob, um der kritisierten Person trotzdem ein gutes Gefühl zu vermitteln und so ihre Bereitschaft zur Annahme der Kritik zu erhöhen. Auch die Vermeidung negativer Reaktionen kann ein Grund für die Anwendung der Sandwich-Taktik sein.

Typischerweise hat das Sandwich-Feedback drei Schichten:

• Lob
• Kritik
• Lob

Oder in anderen Worten: Wie ein Sandwich, das aus Brot, Belag und Brot besteht.

Folgendes Feedback liefert ein Beispiel für die Sandwich-Methode:

„Sie leiten Ihr Projekt sehr strukturiert und zielstrebig. Von der Kundschaft kam schon wiederholt Lob. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Team allerdings scheint nicht ganz störungsfrei zu funktionieren. Ich bin sicher, Sie haben das auch schon registriert und über Lösungen nachgedacht, die Sie kurzfristig umsetzen können. Deshalb hoffen wir hier auf baldige Besserung. Nichtsdestotrotz möchte ich noch einmal betonen, dass wir Ihren Einsatz außerordentlich schätzen.“

Sowohl im Berufsleben als auch im privaten Bereich wird die Sandwich-Methode häufig zum Feedback geben verwendet.

Ein aus meiner Sicht nachvollziehbarer Kritikpunkt an der Methode besteht darin, dass sie schnell durchschaut wird und das Lob nur als Dekoration für die Kritik empfunden werden könnte. Damit ist das Lob entwertet und die eigentliche Kritik tritt in den Hintergrund.

Die Sandwich-Methode wird daher mittlerweile nicht mehr als konstruktive Feedback-Methode erachtet. Behalten Sie dies im Hinterkopf und seien Sie besonders einfühlsam, sollten Sie sich für diese Art des Feedback gebens entscheiden.

5. AMPP-Methode: Klare Gesprächsführung für das Feedback

Mit der AMPP-Methode gebe ich Ihnen eine strukturierte Herangehensweise für das 1:1-Feedback an die Hand. Das Ziel ist es, klare und konstruktive Rückmeldungen zu geben. AMPP steht als Akronym für Acknowledge, Mirror, Paraphrase, Prime.

Die vier Phasen im Überblick inklusive Tipps:

1. Acknowledge (Anerkennen): Beginnen Sie das Feedbackgespräch, indem Sie die Perspektive des Gegenübers anerkennen. Zeigen Sie, dass Sie dessen Sichtweise und Gefühle verstehen.
2. Mirror (Spiegeln): Wiederholen Sie die Kernaussagen Ihrer Gesprächspartnerin oder Ihres Gesprächspartners. So stellen Sie sicher, dass Sie sie oder ihn korrekt verstanden haben – und das zeigt, dass Sie aufmerksam zuhören.
3. Paraphrase (Paraphrasieren): Fassen Sie die Aussagen Ihres Gegenübers in eigenen Worten zusammen. Das bringt die gewünschte Klarheit und räumt Missverständnisse aus der Welt.
4. Prime (Einstimmen): Geben Sie der Person Raum, weiter auszuführen. Mein persönlicher Tipp: Stellen Sie in dieser letzten Phase offene Fragen, um zusätzliche Informationen zu erhalten.

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Feedback-Methoden für die Teamleitung

Als Teamleitung spielt Ihr Feedback eine entscheidende Rolle für die Motivation und Weiterentwicklung des Teams. Daher ist es wichtig, gezielt konstruktives Feedback zu geben und so Mitarbeitende optimal zu unterstützen und die Teamdynamik zu stärken.

6. Feedbackbogen: Optimierungspotenziale erkennen und nutzen

Der bekannteste Weg, als Teamleiterin oder Teamleiter Einblicke in das Denken von Mitarbeitenden zu gewinnen, ist vermutlich die Befragung. Wenn Sie einen Feedback-Fragebogen einsetzen möchten, um interne Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Planen Sie vor der eigentlichen Befragung den gesamten Prozess. Dazu gehört (bei sehr großen Teams, falls erforderlich) die Zusammenstellung des Projektteams, die Definition von Zielen, die Bereitstellung von Infomaterial, der eigentliche Fragebogen und Umsetzungsstrategien für die zentralen Inhalte.
• Begrenzen Sie die Befragung auf etwa vier Wochen. Urlaubs- und Ferienzeiten sowie Zeiten hoher Auslastung sollten Sie dabei berücksichtigen.
• Werten Sie die Daten anschließend mit Microsoft Excel oder entsprechenden Alternativen aus.
• Geben Sie den Mitarbeitenden eine Rückmeldung darüber, dass ihre Antworten wahrgenommen worden sind. So steigern Sie die Chance auf wiederholte Teilnahmen.
• Leiten Sie Handlungsempfehlungen ab und setzen Sie diese um. Die Veränderungen sollten für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer als Folge der Befragung erkennbar sein.

Noch ein persönlicher Tipp aus eigener Erfahrung: Führen Sie auch regelmäßige Evaluationen durch. Um herauszufinden, ob die Umsetzung konsequent durchgeführt wird, eignen sich etwa Kurzbefragungen. So bekommen Sie die Möglichkeit, wenn nötig, nachzusteuern.

7. 360-Grad-Feedback: Die Rundum-Betrachtung

Das 360-Grad-Feedback ist eine Methode, bei der Sie die Leistung einer Person aus verschiedenen Perspektiven bewerten. Dabei erhalten Sie Feedback von Kolleginnen, Kollegen, Vorgesetzten, Untergebenen – manchmal sogar auch von Kundinnen und Kunden.

Meine Kollegin Jennifer Lapp, Head of Growth Marketing DACH, schätzt diese Methode: „Aus meiner Sicht als Führungskraft ist diese 1:1-Methode perfekt für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung geeignet, da sie ein vollständiges Bild der Stärken und Schwächen meiner Mitarbeitenden liefert.“

Sie beginnt den Prozess immer mit der Auswahl der Feedbackgeberinnen und -geber und der Erstellung eines strukturierten Fragebogens. Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie sowohl quantitative als auch qualitative Fragen aufnehmen.

Der weitere Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Die gesammelten Daten werden anonymisiert erhoben und gesammelt.
2. In der Analyse fassen Sie alle Erkenntnisse zusammen.
3. Im Feedbackgespräch werden die Ergebnisse besprochen, wobei sowohl positive Aspekte als auch Verbesserungsbereiche thematisiert werden

Der Hauptvorteil des 360-Grad-Feedbacks liegt aus meiner Sicht klar in der Vielfalt der Perspektiven – Eindimensionalität ist in keinster Weise gegeben. Der Preis dafür: Die Datensammlung und -auswertung dauert.

Wann ist Feedback angebracht?

Oft trauen sich Menschen gar nicht, konstruktives Feedback zu geben. Und verständlich: Es ist eine gewisse Hemmschwelle vorhanden. Das zeigt auch eine Studie der Harvard Business School. Lediglich 2,6 Prozent aller Teilnehmenden haben ihr Gegenüber auf einen deutlich sichtbaren Fleck im Gesicht aufmerksam gemacht.

Es stellt sich also die Frage, wann Feedback denn angebracht ist. Ich teile dazu die Meinung von Franziska Kolbe, Principal Manager DACH Partner Sales bei HubSpot: „Feedback ist aus meiner Sicht immer angebracht. Vor allem ist es aber wichtig nach Ereignissen wie Projektabschlüssen, Präsentationen, einmal im Jahr zur Leistungsbeurteilung, bei Zielerreichungen und auch nach Fehlern.“

Fazit: Wählen Sie die richtige Feedback-Methode basierend auf Ihren Zielen

Feedback-Methoden sind ein probates Mittel für Führungskräfte und Mitarbeitende, um Stimmungsbilder und Meinungen abzubilden. Aber auch Klärungsprozesse können angestoßen und Entscheidungen herbeigeführt werden. Dadurch werden noch ungesehene Potenziale sichtbar und nutzbar.

Meine Auswahl an Feedback-Methoden hilft Ihnen dabei, die richtige Vorgehensweise zur Erreichung Ihrer unternehmerischen Ziele zu treffen.

Titelbild: HubSpot