Feedbackgespräch: Vorbereitung, Ablauf und Tipps

Die einen freuen sich, die anderen bekommen ein mulmiges Gefühl. Viele Arbeitnehmende haben schon erlebt, dass eine Einladung zum Feedbackgespräch durchaus gemischte Gefühle hervorrufen kann. Doch woran liegt das? Feedback zu äußern oder anzunehmen, fällt nicht allen leicht, aber es ist auch keine Kunst. Unser Leitfaden zeigt, wie Sie ein erfolgreiches Feedbackgespräch führen, zu dem auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne kommen.

Was ist ein Feedbackgespräch?

Eine einheitliche Definition gibt es für den Begriff nicht. In jedem Fall handelt es sich aber um ein professionelles Gespräch unter vier Augen, das Rückmeldungen zur Leistung, zum Verhalten und zu Arbeitsprozessen beinhaltet. Es findet meist zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden oder auch, seltener, zwischen Kolleginnen und Kollegen statt.

Feedbackgespräch vorbereiten: Das sollten Sie beachten

Jedes gute Feedbackgespräch ist geplant. Es findet nicht spontan und unvorbereitet zwischen Tür und Angel statt, sondern ist eine zielgerichtete, strukturiert geführte Kommunikationsform. Sind Sie der Vorgesetzte, definieren Sie vorab das Ziel des Gesprächs sowie die grobe Richtung.

Soll es beispielsweise um eine Optimierung von Arbeitsabläufen oder die Kooperation im Team gehen, haben die Themen Gehalt und Urlaub bei diesem Gespräch keinen Raum – oder sollten zumindest nicht prominent platziert werden. Trennen Sie die Themen bewusst auf und sorgen Sie damit für einen roten Faden.

Lang und weit ausholen ist selten zielführend, weshalb Sie schnell zum Punkt kommen sollten. Sammeln Sie für Ihre positive als auch negative Kritik konkrete Beispiele zum Verhalten und zur Leistung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters. Wenn es mehrere Kritikpunkte gibt, fassen Sie diese unter einer Überschrift zusammen, damit Sie sich nicht in Kleinigkeiten verzetteln.

Holen Sie sich außerdem schon im Vorfeld der tatsächlichen Einladung das Einverständnis der Mitarbeitenden ein, so fühlen sich Ihre Gesprächspartnerinnen und -partner direkt besser einbezogen.

Wie läuft ein Feedbackgespräch ab?

In der Regel setzen sich Führungskraft und Mitarbeitende mindestens einmal pro Jahr, gelegentlich aber auch zweimal jährlich, in einem speziellen Termin zusammen. Dabei wird über abgeschlossene Projekte, die konkrete Arbeitsleistung, die Zusammenarbeit und bereits erreichte sowie neue Ziele gesprochen.

Zu Beginn sollten Sie den groben Fahrplan für das Gespräch erklären. Anschließend teilen Sie Ihr Feedback sachlich mit und kommen im Idealfall in den Austausch darüber. Zum Abschluss können Sie darauf aufbauend mögliche Perspektiven wie beispielsweise Weiterbildungen für die Mitarbeiter thematisieren.

Einen festen Ablauf hat ein Feedbackgespräch zwar nicht, aber eine solche Grundstruktur trägt zum Gelingen bei. Denn niemand möchte sich beim Feedbackgespräch auf irrelevanten Nebenschauplätzen verlieren. Auch für Ihr Gegenüber ist es angenehmer, wenn das Gespräch eine klare Struktur hat.

Wichtig ist, dass Sie nicht nur selbst Kritik üben, sondern auch bereit sind, sich die Perspektiven Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer anzuhören und gemeinsam Lösungen zu finden.

Außerdem sollten Sie niemals negative Kritik als erstes äußern, auch wenn diese ein relevanter Bestandteil des Feedbackgesprächs ist. Wenn Sie Ihre Gesprächspartnerinnen und -partner gleich zu Anfang mit dieser konfrontieren, geraten sie möglicherweise in eine Abwehrhaltung, die ein konstruktives Gespräch erschwert.

Planen Sie deshalb grundsätzlich einen positiven Einstieg und versuchen Sie, das Gespräch ebenso auf freundliche Art und Weise zu beenden. Vermeiden Sie grundsätzlich einen persönlichen und aggressiven Ton und äußern Sie nur konstruktive Kritik.

Feedbackgespräch: Ziele und Themen

Die Ziele von Feedbackgesprächen können unterschiedlich sein, da sie sich nach den zu besprechenden Themen richten. Feedbackgespräche sollten idealerweise einerseits Mitarbeitende motivieren und andererseits zu einer Optimierung der Arbeitsleistung führen. Folgende Fragen, Themen und Ziele können Sie in einem Feedbackgespräch behandeln:

• Probezeit: Fühlt sich der Neuling im Unternehmen und am Arbeitsplatz wohl?
• Qualität der Arbeit: Wie können Fehler – von der falschen Gehaltsabrechnung bis zu fehlerhaften Kundenanschreiben – zukünftig vermieden werden?
• Fortbildung: Wohin möchte sich die Mitarbeitende entwickeln?
• Häufiges Zuspätkommen: Was sind die Ursachen und Konsequenzen?
• Gute Leistungen, gutes Sozialverhalten: Verteilen Sie Lob und stellen Sie Vorteile in Aussicht.
• Missachten der Unternehmenskultur: Weisen Sie auf unangebrachtes Verhalten von der Kleidung bis zu Sprache und Umgangsformen hin.
• Hohe Fehlzeiten und Ausfälle: Woran liegt das und was können Sie gemeinsam dagegen tun?

Das sind nur einige Beispiele von vielen möglichen Themen, die Sie in einem Feedbackgespräch ansprechen können. Verschaffen Sie sich rechtzeitig einen Überblick über die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden und wählen Sie entsprechend passende Themen aus. Schließlich wissen Sie selbst am besten, welche Inhalte für Sie und Ihr Unternehmen am relevantesten sind.

Achten Sie darauf, Ihre Themen in passende Fragen zu packen. Dabei können Sie diese in zwei grobe Kategorien einteilen: persönliche Fragen wie „Was motiviert Sie?“ oder „Was wünschen Sie sich von mir als Chefin?“ und Fragen zum Unternehmen wie „Was gefällt Ihnen am Unternehmen am besten?“ oder „Was würde Ihren Arbeitsplatz besser machen?“.

Weitere Tipps für das ideale Feedbackgespräch

Damit das Feedbackgespräch für beide Seiten zu einer angenehmen Erfahrung wird, gilt es neben den Inhalten noch ein paar mehr Dinge zu beachten. Dabei geht es sowohl um Fragen von Ort und Zeit als auch um den Umgang. Folgende Tipps können Ihnen das Gespräch vereinfachen:

• Die Terminierung des Gesprächs sollte frühzeitig erfolgen. Zum einen damit der entsprechende Zeitraum für alle Beteiligten sicher zur Verfügung steht, zum anderen damit Sie und Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer genug Vorbereitungszeit haben. Im Rahmen der Einladung teilen Sie auch die geplante Dauer mit, an die Sie sich im besten Fall auch halten sollten.
• Wählen Sie ein professionelles Setting. Ein unordentlicher Pausenraum verbreitet eine andere Atmosphäre als ein Konferenzraum oder ein Büro mit Sitzecke.
• Führen Sie das Gespräch persönlich. Sie sollten auch im digitalen Zeitalter versuchen, beim Feedbackgespräch in Präsenz anwesend zu sein. Sie zeigen dadurch Interesse. Außerdem ist die Wahrnehmung von Zwischentönen, Mimik, Gestik und Stimme im persönlichen Kontakt viel klarer.
• Nehmen Sie sich für das Gespräch ausreichend Zeit. Damit vermitteln Sie Wertschätzung und erfahren mehr darüber, was im Unternehmen vorgeht.
• Zeigen Sie Respekt und Wertschätzung durch aktives Zuhören. Ein belehrender Monolog kann nie eine so motivierende Wirkung haben wie ein Zwiegespräch auf Augenhöhe.
• Bleiben Sie sachlich und wenig emotional, aber heben Sie positive Entwicklungen und Leistungen deutlich hervor. Versuchen Sie, Empathie zu üben, um Lösungen zu finden. Helfen kann Ihnen dabei auch der Feedback-Burger. Ich-Botschaften haben sich in diesem Kontext als hilfreich erwiesen.

Fazit: Das Feedbackgespräch ist ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterführung

Regelmäßig durchgeführt und akribisch geplant, erlaubt das Mitarbeitergespräch mithilfe von Feedbackmethoden Vorgesetzten wertvolle Einsichten in die Arbeitsrealität ihres Teams. Sie haben die Chance, einen Raum für konstruktive Kritik zu schaffen. Mitarbeitende erfahren Wertschätzung und mehr Nähe zu ihren Vorgesetzten.

Umgekehrt haben auch diese die Möglichkeit, Feedback an Sie oder zu Arbeitsprozessen anzumerken. Entwicklungs- und Optimierungspotenziale, aber auch Kritikpunkte werden im Gespräch auf Augenhöhe sichtbar.

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