Hilfsbereitschaft ist an jedem Arbeitsplatz hoch angesehen. Problematisch kann es allerdings werden, wenn die Hilfsbereitschaft zu groß wird. Egal, ob als Chef, Kollege oder im Kundengespräch – Nein sagen ist für jeden Menschen schwierig und mit Schuldgefühlen verbunden. Nicht zuletzt wegen negativer Reaktionen, die darauf folgen können. Nein zu sagen macht Sie aber nicht egoistisch oder zu einem unkollegialen Mitarbeiter – ganz im Gegenteil: es macht Sie stärker, selbstbewusster und begehrter.

In diesem Ratgeber gehen wir daher auf die Ursachen des Nicht-Nein-Sagen-Könnens ein und erläutern, warum Nein sagen hin und wieder wichtig ist. Zudem zeigen wir anhand von praxisnahen Beispielen, wie Sie lernen, Nein zu sagen.

Warum fällt es schwer, Nein zu sagen?

Das Wort Nein ist negativ behaftet. Das lernt jeder Mensch bereits in seiner Kindheit, denn dort hörten wir das Nein von unseren Eltern, wenn uns etwas verboten wurde oder sie genervt von unseren Nachfragen waren.

Mit zunehmendem Alter haben wir dann auch die Erfahrung im Leben gemacht, dass die Reaktionen auf ein Nein Ablehnung und Unverständnis waren. Wir haben also gelernt, dass ein Nein negative Konsequenzen haben kann. Dieses Schuldgefühl und diese Angst begleiten uns, wenn uns jemand überrumpelt und um einen Gefallen bittet.

Warum sollte man auch Nein sagen können?

Grenzen sind wichtig, um die eigene Freiheit zu schützen. Wer klar Grenzen setzt, gilt im Leben als selbstständig, selbstbewusst und begehrenswert. Viel wichtiger als diese Außenwirkung ist aber das eigene Wohlbefinden und die Bedürfnisse. Wer Nein zu Mehrarbeit sagt, erkennt die persönlichen Grenzen an und läuft nicht Gefahr, sich selbst zu überlasten. Sagt jemand auch einmal Nein, verschafft er sich Respekt und wird nicht ausgenutzt.

Nein sagen lernen – Hilfreiche Tipps

Wie bei vielem gilt auch hier der Grundsatz: Übung macht den Meister! Dabei müssen Sie nicht direkt ins kalte Wasser springen und in einer realen Situation Nein sagen lernen – Sie können dies erst einmal für sich alleine tun. Gedankenexperimente helfen dabei. Wie laufen Situationen ab, in denen Sie normalerweise Ja sagen und sich später darüber ärgern? Lassen Sie eine solche Situation vor Ihrem inneren Auge abspielen und sagen Sie in Gedanken an passender Stelle „Nein“. Üben Sie dies dann auch im realen Leben.

In realen Situationen Nein zu sagen ist oftmals schwierig, weil wir überrumpelt werden. In diesen Momenten ist es hilfreich, sich Bedenkzeit zu verschaffen.

Dies gelingt mit einfachen und dennoch klaren Formulierungen, wie etwa:

„Ich möchte darüber nachdenken, ich werde dir morgen Bescheid geben“.

Wichtig dabei ist, dass es als Aussage und nicht als Frage formuliert ist, wie:

„Kann ich dir später Bescheid geben?“.

Denn dann hat die andere Person die Möglichkeit zu sagen:

„Nein, ich brauche die Antwort jetzt“.

Nein sagen zum Chef

Dem Chef gegenüber die eigenen Grenzen zu verdeutlichen, ist für viele Arbeitnehmer besonders schwierig. Insbesondere bei einer direkten Aufforderung durch den Vorgesetzten fürchten Mitarbeiter negative Konsequenzen, wenn sie Mehrarbeit abweisen.

Dennoch wünschen sich viele Menschen, dass sie mit der richtigen Strategie zu ihrem Chef hin und wieder Nein sagen können. Diese Angst zu überwinden, ist auch hier möglich und notwendig. Wer dem Chef zeigt, dass er in hohem Maße motiviert und engagiert ist, hat nichts zu befürchten. Dies gelingt mit verschiedenen Techniken:

Alternativen aufzeigen:

„Ich habe heute leider noch viel für das Projekt XY zu erledigen. Ich könnte mich morgen darum kümmern.“

„Ich arbeite zurzeit intensiv mit Herrn X an unserer Präsentation. Vielleicht hat Herr Y ja eine Idee dazu?“

Um Hilfe bitten:

„Ich fühle mich zurzeit mit meinen Aufgaben ausgelastet. Wenn ich dies noch erledigen soll, bräuchte ich Unterstützung von einem Kollegen.“

Verdeutlichen der Folgen:

„Ich kann gerne versuchen, mich darum zu kümmern. Allerdings denke ich, dass ich nicht der qualifizierteste Mitarbeiter für diese Aufgabe bin.“

Nein sagen zu Kollegen

Ein gutes Arbeitsklima rührt nicht zuletzt von Hilfsbereitschaft untereinander. Vor allem unter Kollegen möchte keiner als faul, nicht hilfsbereit oder egoistisch gelten. Jedoch dürfen die vermeintlichen Schuldgefühle nicht über den eigenen Bedürfnissen stehen. Daher gibt es auch hier Grenzen, die Kollegen respektieren sollten. An dieser Stelle folgen einige Tipps, wie das Nein sagen gelingt und nicht zu Konflikten führt:

Verweis auf Autoritäten:

„Es tut mir leid, aber ich bin momentan mit dem von Herrn X beauftragten Projekt beschäftigt und kann dich dabei nicht unterstützen.“

Eventuelle Unsicherheiten spiegeln:

„Ich kann verstehen, dass du dich dabei unsicher fühlst. Aber ich bin überzeugt davon, dass du das schaffst.“

„Ich denke, dass dir die Aufgabe bewusst zugetragen wurde. Versuche doch erst einmal, sie selbst zu lösen.“

Alternativen aufzeigen:

„Ich würde dir gerne dabei helfen, aber ich denke, dass Herr Meier dafür besser geeignet ist als ich, da er in dem Bereich mehr Erfahrung hat.“

Nein sagen zu Kunden

In jedem Unternehmen gilt der Grundsatz: Der Kunde ist König. Das heißt aber nicht, dass es hier keine Grenzen gibt. Dennoch dürfen Kunden sich nicht vor den Kopf gestoßen fühlen. Mit diesen Tipps gelingt das Nein sagen zu Kunden:

Fristen angeben:

„Ich kann mich gerne darum kümmern. In einer Stunde habe ich allerdings einen anderen Termin, dann muss ich los.“

„Ich kümmere mich gerne darum, aber ich brauche bis Ende der Woche Zeit dafür.“

Ihre Kapazitäten aufzeigen:

„Ich verstehe Ihr Problem. Ich habe aber leider nur zwei Mitarbeiter, die dafür ausgebildet sind. Nächste Woche können diese sich gerne darum kümmern.“

Das Nein begründen:

„Leider ist das nicht möglich, da die Adresse außerhalb unseres Geschäftsgebietes liegt.“

Nein sagen zeugt von Selbstsicherheit. Vielen Menschen fällt es sehr schwer, Nein zu sagen, denn die Ängste und negativen Gefühle liegen tief. Doch wer auch mal Nein sagt, ist nicht egoistisch, sondern strahlt Selbstbewusstsein aus. Natürlich kommt es auf die richtige Formulierung an. Das erfordert Übung und Fingerspitzengefühl. Überwinden Sie Ihre Angst, äußern Sie Verständnis und guten Willen und zeigen Sie Alternativen auf. Dann fühlt sich Ihr Gegenüber nicht abgewiesen, wenn Sie Nein sagen.

Work Smarter Not Harder 2019

Header: fizkes / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 20. November 2019, aktualisiert am November 20 2019