9 Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz

by Inken Kuhlmann

Date

29.01.2016 03:30:00

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Es gibt Tage, an denen scheint alles schief zu gehen im Büro. Alles geht Schlag auf Schlag und es bleibt kaum Zeit für Ordnung oder Formalien. Der Brief mit dem neuen Angebot ist weg. Den Ausdruck der dringenden Mail machen Sie gerade zum zweiten Mal, da er irgendwo im Bermuda-Dreieck namens Schreibtisch verschwunden ist. Mit unseren 10 Tipps zeigen wir Ihnen, wie Sie solche Situationen vermeiden und durch mehr Ordnung Ihre Arbeitsprozesse optimieren können.

Tipp 1: Mach mal Pause

Kurze Pausen beim Arbeiten fördern die Konzentration, denn sie geben dem Gehirn die Möglichkeit, sich zu sortieren. Gehen Sie in Ruhe etwas trinken oder einfach ein bisschen umher. Dadurch beugen Sie möglichem Stress vor, denn durch kurze Pausen sind Ihre Gedanken viel aufgeräumter und abgearbeitete Aufgaben können sich setzen.

Tipp 2: Öfters mal kleine Häppchen statt einer großen Portion

In 10 Minuten werden Sie kaum den ganzen Schreibtisch aufräumen. Nehmen Sie sich lieber einen überschaubaren Bereich vor. Zum Beispiel heute die Ablage, morgen den Schreibtisch und übermorgen die Schubladen. Bleiben Sie konsequent, damit Ihr Arbeitsplatz stets übersichtlich ist. Generell empfiehlt es sich, seinen Schreibtisch in Themeninseln aufzubauen, wie Telefon-Stift-Block oder Hefter-Locher-Brieföffner.

Tipp 3: Das große jährliche Aufräumen

Neben den vielen kleinen Häppchen ist mindestens einmal im Jahr das große Menü dran: Der Frühjahrs-Putz, wenn Sie so möchten. Räumen Sie den Tisch frei! Anschließend nehmen Sie die Arbeitsutensilien einzeln in die Hand und prüfen, was Sie für den Arbeitsalltag wirklich benötigen. Alles andere entsorgen Sie, um möglichst viel Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen, die Sie dann nur erhalten müssen. Seien Sie selbst bei den kleinsten Gegenständen kritisch. Wird der dritte Bleistift, Kugelschreiber und die fünfte Büroklammer wirklich so dringend gebraucht, dass sie auf dem Schreibtisch liegen müssen? Denken Sie daran, dass es Ihrem Rücken guttut, wenn Sie für selten benötigte Gegenstände ein bisschen gehen müssen. Behalten Sie daher nur auf dem Tisch, was Sie täglich benutzen, alles andere hat im aufgeräumten Schrank einen besseren Platz.

Tipp 4: Öfters mal das Sparmenü

Täglich bekommen Sie eine Menge Mails. Priorisieren Sie bereits in Ihrem Mail-Programm, welche dieser Nachrichten wichtig und dringend sind. Legen Sie für die weniger wichtigen in Ihrem Mail-Programm einen Extraordner an. Verschieben Sie diese dorthin und vermeiden Sie es, diese Mails auszudrucken. Jedes Blatt Papier, das für Ihr aktuelles Projekt unwichtig ist, vergrößert den Berg auf Ihrem Schreibtisch. Damit sparen Sie außerdem unnötige Ausgaben ein und schonen gleichzeitig die Umwelt.

Tipp 5: Nennen Sie die Dinge beim Namen

Sowohl die Ordner im Regal, als auch auf Ihrem Rechner brauchen klar verständliche Namen. Ein lapidar als Projekt „Sommer 2015“ bezeichneter Ordner ist weniger aussagekräftig als die Projektbezeichnung „Mehr Ordnung 2015“. Gut bezeichnet, finden Sie und Ihre Kollegen den Ordner später viel einfacher wieder, wenn Sie ihn benötigen. Durch eine aussagekräftige Beschriftung stellen Sie sicher, dass jeder Interessierte noch nach Jahren die Möglichkeit hat, auf archivierte Informationen zurückzugreifen. Dies kann Ihre Arbeitsprozesse sowie die Ihrer Kollegen deutlich verbessern. Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden. Ein Griff und schon lesen Sie, mit welchen Lösungen Sie beispielsweise ein Ordnungsproblem beseitigt haben.

Tipp 6: Virtuell, real – egal

Ihre Arbeitsprozesse optimieren Sie ebenfalls, indem Sie regelmäßig Ihren Computer aufräumen. Das hat gleich mehrere positive Effekte, denn ein aufgeräumter Rechner arbeitet schneller und Sie finden Ihre wichtigen Dateien wesentlich einfacher, wenn diese in eindeutig benannten Ordnern sortiert sind. Egal ob in der realen oder virtuellen Welt. Generell ist es gut, alle Online-Aktivitäten vernünftig zu strukturieren. Eine gute Strukturierung aller Aktionen unterstützt Sie dabei, effizienter zu arbeiten. Schließlich ist es im virtuellen Leben wie im realen: Jede Suche kostet Zeit und damit Geld. 

Tipp 7: Hinterfragen Sie Ihre Ordnung

Sollten Sie der Meinung sein, Ihr Arbeitsplatz ist ordentlich, dann ist es an der Zeit, die Ordnung zu überprüfen. Hinterfragen Sie selbstkritisch, ob Ihre Kollegen die Ordnung auf Anhieb verstehen können. Schließlich sollte es möglich sein, dass diese sich bei Bedarf schnell an Ihrem Arbeitsplatz zurechtfinden. Stellen Sie sich vor, wie es wäre, wenn Sie gerade auf einer Messe sind, ein zufriedener Kunde genau in dieser Zeit den Auftrag verlängern möchte und für die Kollegen die notwendigen Unterlagen unauffindbar sind. Versuchen Sie also regelmäßig, Ihre Ordnung weiter zu optimieren.

Tipp 8: Es ist Ihr Revier

Aktuelle Studien zeigen, dass ein paar persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch die Arbeitsleistung verbessern. Grund dafür ist der höhere Wohlfühlfaktor. Etwas eigene Dekoration ist daher durchaus positiv. Dezent an einer ansonsten unbenutzten Stelle platziert, erhöht sie die Identifikation mit dem Arbeitsplatz und dadurch die Motivation, diesen in einem ordentlichen Zustand zu halten. 

Tipp 9: Rote Karte für Stolperfallen

Die Kabel der notwendigen elektrischen Geräte werden schnell zu Stolperfallen, wenn Sie achtlos im Raum verlegt sind. Zudem sehen herunterhängende Kabel unordentlich aus. Daher spricht vieles für eine ordentliche Kabelführung. Für Fußböden und Tische gibt es spezielle Kabelkanäle, in denen Sie den Kabelsalat bündeln. Sind alle Kabel sicher versteckt, sieht es gleich viel aufgeräumter aus. 

Es kommt Ihnen vielleicht zu Anfang schwierig vor, regelmäßig auf die Ordnung Ihres Arbeitsplatzes zu achten. Doch wenn Sie konsequent jeden Tag ein wenig aufräumen und aussortieren, werden Sie sich bald daran gewöhnt haben. 

Written by Inken Kuhlmann

Inken Kuhlmann leitet ein internationales Team von Marketern bei HubSpot. Ihr Team betreut ingesamt 3 Märkte und erstellt Content in Französisch, Deutsch und Spanisch. Im Jahr 2013 hat Sie den deutschen Blog aufgebaut und seit dem sehr viel Erfahrung im internationalen Markt gesammelt. Viele Ihrer Tipps und Erfahrungen teilt sie auf unserem Blog mit.

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