Effizienz und Effektivität: Was sind die Unterschiede?

„Unser Unternehmen muss effizienter werden!“, „Sie müssen effektiver arbeiten!“ – Derlei Sätze kennen Sie wahrscheinlich. Denn die Begriffe „Effizienz“ und „Effektivität“ kommen in der Geschäftswelt häufig vor, meist werden sie synonym verwendet. Das ist aber falsch, denn es gibt ein paar deutliche Unterschiede.

Was bedeutet Effizienz?

Effizienz ist laut Definition eine Vorgehensweise, bei der ressourcenschonend und wirtschaftlich gehandelt wird. Das heißt, die gesetzten Ziele werden zum Beispiel schneller und/oder günstiger erreicht. Die Qualität der Arbeit hat Vorrang vor der Quantität, da das „Wie“ des Ergebnisses im Mittelpunkt steht.

Was bedeutet Effektivität?

Wenn Sie effektiv handeln, ergreifen Sie die passenden Maßnahmen, um ein Ziel zu erreichen. Die Effizienz beschreibt nach dieser Definition das Verhältnis zwischen den eingesetzten Ressourcen und ihrem Nutzen. Die Quantität ist bei der Effektivität wichtiger als die Qualität.

Effizienz und Effektivität: Mit diesen Eselsbrücken vertauschen Sie die Begriffe nicht mehr

Es gibt mehrere Eselsbrücken, wie Sie sich den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität besser merken können. Zum Beispiel: „Bei der Effektivität geht es darum, das Richtige zu tun. Bei der Effizienz geht es darum, etwas richtig zu machen.“

Ein Spruch, um sich das zu merken, lautet so: „Effektivität kommt vor Effizienz, auch im Alphabet.“

Effektivität vs. Effizienz: Die Unterschiede

Um die Unterschiede der Begriffe „Effizienz“ und „Effektivität“ besser zu verstehen, können Sie diese nach unterschiedlichen Kriterien betrachten.

Zielsetzung

Bei der Effektivität geht es darum, die richtige Zielerreichung zu setzen und die besten Maßnahmen auszuwählen, um Aufgaben zu meistern. Dabei achten Sie zum Beispiel auf strategische Prioritäten.

Bei der Effizienz befassen Sie sich mit der optimalen Umsetzung der gewählten Maßnahmen und dem Aufwand. Sie konzentrieren sich besonders auf die Ressourcennutzung und das Zeitmanagement.

Messbarkeit

Die Effektivität ist oft schwer quantifizierbar und basiert auf qualitativen Kennzahlen. Zum Beispiel könnte der langfristige Unternehmenserfolg ein Indikatoren für die Effektivität Ihrer Maßnahmen sein.

Die Effizienz von Prozessen oder Maßnahmen ist leichter messbar, da sie sich quantitativ messen lässt. Ausschlaggebend sind Faktoren wie Kosten, Aufwand und Ressourcenverbrauch.

Anwendungsgebiete

Effektives Handeln ist vor allem in strategischen Bereichen relevant, beispielsweise in der Strategie und Planung sowie in der Produktentwicklung.

Bei operativen und kurzfristigen Aktivitäten ist effizientes Handeln meist wichtiger. Prozessoptimierung und Kostenmanagement sollen zu einer besseren Erledigung von Aufgaben führen.

Effektivität und Effizienz: Ein Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Vertrieb. Wenn Sie sich darauf spezialisieren, die richtigen Zielgruppen für Ihre Produkte zu finden, handeln Sie effektiv. Wenn Sie stattdessen Ihre Energie darauf verwenden, Ihre Maßnahmen möglichst kostengünstig und schnell umzusetzen, sind Sie effizient.

Conclusio: Effektivität im Vertrieb bezieht sich darauf, die richtigen Kunden und Kundinnen und Produkte auszuwählen. Effizienz zielt darauf ab, den Verkaufsprozess selbst zu verbessern, um Ressourcen zu sparen und den Aufwand einzugrenzen.

Effektivität und Effizienz im Unternehmen: Was ist wichtiger?

Wird in Ihrem Unternehmen effektiv gehandelt, können strategische Ziele besser erreicht werden. Agiert man bei Ihnen effizient, holt man mehr aus den vorhandenen Ressourcen (Material, Zeit, Budget, Manpower etc.) heraus.

Die richtige Zielsetzung und Strategie sind entscheidend für langfristigen Erfolg, während die effiziente Nutzung von vorhandenen Mitteln dazu beiträgt, um Kosten im Griff zu behalten. Im Optimalfall findet man in Ihrem Unternehmen eine gute Balance zwischen Effektivität und Effizienz, um Aufgaben „sparsam“ zu erledigen und Ziele besser zu erreichen.

Wie steigern Sie Effizienz und Effektivität?

Um die Effizienz und Effektivität zu steigern, können Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Zielsetzung

Halten Sie klare und messbare Ziele für Ihr Unternehmen oder ein spezifisches Projekt fest. Damit wissen Sie genau, was Ihre Ziele sind und schaffen eine essenzielle Grundlage für die Zielerreichung.

2. Priorisierung

Definieren Sie die wichtigsten Aufgaben und Arbeiten, die Sie zur Erreichung Ihrer Ziele benötigen. Konzentrieren Sie sich auf diese, um Ihre Effektivität zu maximieren.

3. Prozesse

Überprüfen Sie alle Prozesse und finden Sie Engpässe oder ineffiziente Schritte. Drehen Sie sinnbildlich an allen Stellschrauben, um Ihre Effizienz zu steigern. Setzen Sie zum Beispiel auf Automatisierung und Digitalisierung.

4. Zeitmanagement

Erstellen Sie To-do-Listen, priorisieren Sie die Aufgaben und legen Sie Projektmanagement- und Zeitpläne an. Das macht es möglich, dass Sie und alle involvierten Personen sich besser auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren können.

5. Kommunikation

Damit Ziele und Aufgaben effektiv wie auch effizient erledigt werden, ist eine verständliche und transparente Kommunikation ausschlaggebend. Ansonsten bleiben alle Ihre Pläne nur graue Theorie.

6. Feedback

Sammeln Sie fortlaufend Feedback von allen Personen ein, die in Ihre Projekte involviert sind. Das können interne Mitarbeitende wie auch externe Geschäftskontakte sowie Kunden und Kundinnen sein.

7. Tracking

Legen Sie nachvollziehbare, realistische und zeitlich terminierte Kennzahlen nach der SMART-Methode fest, anhand derer Ihre effektive und effiziente Zielerreichung gemessen werden sollen.

8. Lernen

Analysieren Sie in regelmäßigen Abstand jedes einzelne Ergebnis. Durchleuchten Sie es nach Effektivität und Effizienz. Ziehen Sie Rückschlüsse und lernen Sie daraus, um Verbesserungen anzustoßen.

Fazit: Effektivität und Effizienz sind unterschiedlich

… und das ist auch gut so! Werfen Sie nicht beide Begriffe in einen Topf, sondern lernen Sie die genauen Unterschiede und wenden Sie Ihre Erkenntnisse an. Der US-amerikanische Ökonom Peter Drucker soll einmal gesagt haben: „Es geht nicht nur darum, dass man die richtigen Dinge tut, sondern man muss die Dinge auch richtig tun“.

Titelbild: Tempura / iStock / Getty Images Plus