So können Sie mit ChatGPT in Excel und Google Sheets arbeiten

ChatGPT ist ein Chatbot, der von OpenAI entwickelt wurde und nicht nur bei der Texterstellung unterstützen kann, sondern auch viele Vorteile für die Arbeit mit Tabellenkalkulationen bietet. Hier zeigen wir deshalb, wie Sie ChatGPT in Excel und Google Sheets nutzen können und welche spezifischen Prompts und Funktionen zur Verfügung stehen, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist ein Sprachmodell, das auf Künstlicher Intelligenz (KI) basiert und es Benutzenden ermöglicht, in natürlicher Sprache mit verschiedenen Anwendungen zu interagieren. Das KI-Tool nutzt ein neuartiges System aus Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP), um schnelle Antworten bereitzustellen und komplexe Aufgaben in allen möglichen Bereichen zu automatisieren – sei es im Content-Management, in der SEO oder für die Arbeit mit Tabellenkalkulationen wie Excel und Google Sheets.

Welche Vorteile bietet ChatGPT bei der Arbeit mit Excel und Google Sheets?

Ein KI-Tool für Excel-Berechnungen zu nutzen, mag im ersten Moment komisch klingen. Schließlich können Tabellenkalkulationen äußerst komplex werden – und Fehler zu einer wahren Katastrophe. Tatsächlich bietet ChatGPT aber zahlreiche Vorteile bei der Arbeit mit Excel und Google Sheets:

• Natürliche Sprache: ChatGPT kann die natürliche Sprache verstehen und generieren. Dies ermöglicht es Anwenderinnen und Anwendern, komplexe Formeln auf natürliche Weise zu formulieren, ohne dass umfangreiche Kenntnisse in Excel oder Google Sheets erforderlich sind.
• Automatisierung: Mit ChatGPT können Sie Aufgaben in Tabellenkalkulationen automatisieren, die normalerweise manuell durchgeführt werden müssen. Dazu zählen zum Beispiel das Einfügen und Filtern von Daten, das Erstellen von VBA-Makros oder das Arbeiten mit Pivot-Tabellen.
• Effizienz: ChatGPT ist eine großartige Hilfe, wenn Sie Ihren Arbeitsaufwand reduzieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Konsistenz der Ergebnisse verbessern möchten. Alles, was es dazu braucht, ist ein gut formulierter Befehl an ChatGPT – und schon werden aufwendige Aufgaben schnell und effizient erledigt.
• Integration: ChatGPT kann in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden und ist mit vielen anderen Programmen und Anwendungen kompatibel. Dadurch können Sie Daten besonders einfach verarbeiten.
• Vordefinierte Prompts: ChatGPT bietet Hunderte von vordefinierten Prompts, also Anfragen, um schnell auf häufig durchgeführte Aufgaben zuzugreifen. Die Prompts können auch individuell angepasst werden.
• Flexibilität: ChatGPT ist weit mehr als nur ein einfacher Textautomat. Das Modell kann komplexe Berechnungen ausführen, Daten auswerten, Text in Tabellen umwandeln und sogar Code erstellen, weshalb es ideal für die Arbeit mit Excel und Google Sheets geeignet ist.

ChatGPT: Beispiel-Prompts für Excel und Google Sheets

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung von Beispiel-Prompts, die speziell für Excel und Google Sheets erstellt wurden. Wenn Sie die Prompts auf Ihren Fall übertragen, achten Sie darauf, dass Sie diese so präzise wie möglich formulieren.

1. Formel erklären lassen

Selbst geübte Excel-Nutzende haben nicht alle Formeln im Kopf oder wissen, wie sie eine bestimmte Formel verwenden müssen. In diesem Fall kann ChatGPT weiterhelfen. Fragen Sie den Bot nach einer bestimmten Funktion und lassen Sie sich ein Beispiel zeigen, an dem die Formel erklärt wird. Wir haben ChatGPT gebeten, uns die Funktion WENN-DANN in Google Sheets zu erklären:

Quelle: Screenshot ChatGPT

2. Formel erstellen

Manchmal wissen wir zwar, was wir mit unseren Daten berechnen wollen, aber nicht, welche Formel wir dazu brauchen. Auch hier ist ChatGPT eine große Hilfe. Erklären Sie dem Tool, was Sie machen möchten, und das Programm verrät Ihnen, welche Formel dafür die Richtige ist. Hier ein Beispiel für eine Excel-Formel:

Quelle: Screenshot ChatGPT

3. VBA-Makro erstellen

Makros sind kleine Programme, die Sie aufzeichnen und beliebig abspielen können, um bestimmte Befehle und Aufgaben zu automatisieren. Mit ChatGPT geht das Ganze aber auch ohne Aufzeichnung. Sagen Sie dem KI-Tool einfach, was das gewünschte Makro erledigen soll. Daraufhin erstellt ChatGPT einen Code, den Sie im Visual Basic Editor in Excels Entwicklertools einfügen – und fertig. In unserem Beispiel haben wir ein Makro erstellen lassen, das positive Werte in einer Liste grün hinterlegt:

Quelle: Screenshot ChatGPT

4. Text in Tabelle konvertieren

Ein nützliche Funktion für Arbeiten in Excel und Google Sheets ist das Umwandeln von Text in Tabellen. Dabei kann ChatGPT auch Berechnungen integrieren. Wir haben eine Tabelle mit zwei Spalten erstellen lassen, bei der in der letzten Zeile eine Prozentrechnung gefordert wurde. ChatGPT hat sämtliche Werte aus dem Text richtig zugeordnet und die Rechnung durchgeführt:

Quelle: Screenshot ChatGPT

Lässt sich ChatGPT auch direkt in Excel und Google Sheets nutzen?

Eine Integration von ChatGPT ist derzeit nur über kostenpflichtige APIs möglich, sowohl für Google Sheets als auch für Excel. Das könnte sich jedoch bald ändern. Wie das Handelsblatt im Februar 2023 berichtete, plant Microsoft, ChatGPT zukünftig in die Office-Anwendungen sowie Cloud-Dienste zu integrieren.

Bis dahin müssen Nutzende für die API-Kosten aufkommen. Wer ChatGPT via Google Sheets verwendet, muss für die Antworten zahlen, weil die Generierung auf einem Token-System basiert – Sie zahlen also für jede Antwort.

Wann immer Sie ein Sheet wieder öffnen und damit laden, erstellt ChatGPT den dazugehörigen Inhalt neu und Sie zahlen wieder. Daher unser Tipp: Kopieren Sie den generierten Inhalt und fügen Sie ihn dann normal wieder ein. Dann sind Sie vor den erneuten Kosten sicher. Außerdem können Sie ein Limit in Ihrem Account setzen.

Wenn Sie ChatGPT mit Google Sheets verbinden möchten, benötigen Sie dafür einen OpenAI API Key. Diesen Key können Sie kostenlos in Ihrem OpenAI-Account erstellen.

Quelle: Screenshot OpenAI

Kopieren Sie den API Key und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Google Sheets und ein beliebiges Tabellenblatt.
2. Klicken Sie auf „Erweiterungen“ > „Add-ons“ > „Add-ons aufrufen“.
3. Suchen Sie im Google Workspace Marketplace nach dem Add-on „GPT for Sheets™ and Docs™”. Alternativ können Sie auch diesen Link nutzen.
4. Klicken Sie erneut auf „Erweiterungen“ und auf die Schaltfläche mit dem Add-on. Klicken Sie im Untermenü des Add-ons auf „Set API key“.
   

   

   Quelle: Screenshot Google Sheets

5. Geben Sie den Schlüssel in das neue Fenster ein.
6. Die KI ist nun bereit für den Einsatz. Die richtige Funktion lautet hierfür: GPT(„Prompt“), zum Beispiel GPT(„Addiere alle Zahlen von A1 bis A9“).

Quelle: Screenshot Google Sheets

Fazit: ChatGPT als sinnvolle Ergänzung für Excel und Google Sheets

Speziell bei Tabellenkalkulationen machen sich Automatisierungen bezahlt. ChatGPT in Excel und Google Sheets kann Ihre Arbeit in diesem Punkt erheblich vereinfachen – wenn Sie wissen, wie Sie das Tool am besten einsetzen. Das Sprachmodell hilft beim Abrufen von Formeln, beim Erstellen aufwendiger Makros sowie bei einfachen und komplexen Berechnungen; KI im Marketing findet sich nämlich nicht nur bei der Texterstellung. Behalten Sie jedoch immer im Hinterkopf, dass ChatGPT nicht fehlerfrei ist und auch nur als Hilfe angesehen werden sollte.

 

Titelbild: windows / Unsplash