Desk Sharing: Vorteile und 7 Regeln zur Umsetzung

Hybride Arbeitsmodelle sind immer gefragter: Spätestens seit der Homeofficepflicht ist New Work ein präsentes Thema in vielen Unternehmen – so auch Desk Sharing. Welche Anforderungen und Regeln beim Desk Sharing zu beachten sind, damit das Schreibtischteilen funktioniert, und für wen sich das Desk-Sharing-Konzept lohnt, erfahren Sie hier.

Was ist Desk Sharing?

Das Modell des Desk Sharing beschreibt ein hybrides Arbeitssystem, bei dem sich Mitarbeitende eines Unternehmens die Arbeitsplätze teilen. Statt ein eigenes Büro zu haben, wählen die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz täglich neu. Mit dem Desk-Sharing-Konzept erhoffen sich Unternehmen mehr Flexibilität, Kostenersparnis und eine bessere Ausnutzung vorhandener Ressourcen.

Desk Sharing am Arbeitsplatz: Für wen lohnt sich das hybride Arbeitsmodell?

Egal ob Start-up, KMU oder Großbetrieb – das Desk-Sharing-Modell lohnt sich für nahezu jedes Unternehmen. In der Regel ist die komplette Belegschaft nie vollzählig zur gleichen Zeit im Büro anwesend.

Einige Mitarbeiter befinden sich im Urlaub, fallen krankheitsbedingt aus oder sind im Homeoffice und Außendienst tätig. So findet jeder und jede Angestellte einen freien Platz, auch wenn insgesamt weniger Schreibtische zur Verfügung stehen. Das kann vor allem in großen Unternehmen mit vielen Angestellten sowie in Schichtbetrieben zu einer hohen Kostenersparnis beitragen.

Aber auch für die digitale Branche ist das hybride Arbeitsmodell interessant. Zwei weltweit bekannte Vorreiter im Desk Sharing haben ihren Sitz im Silicon Valley. Die Tech-Unternehmen Google und Meta setzen das Schreibtischteilen bereits erfolgreich um und ermöglichen so ihren Mitarbeitenden einen kreativen Austausch. Und das ist erst der Anfang.

Fakt ist: In Zeiten von Digitalisierung und New Work sind hybride Arbeitsmodelle immer gefragter und zukünftig weit verbreitet.

Was sind die Vor- und Nachteile von Desk Sharing?

Der geteilte Arbeitsplatz bringt sowohl gute als auch schlechte Eigenschaften mit sich. Ob sich das neuartige Modell für Ihr Unternehmen eignet, erfahren Sie hier.

Desk Sharing: Vorteile

• geringere Kosten aufgrund eingesparter Ressourcen
• effizientere Raumnutzung dank reduzierter Arbeitsplätze
• kreativer Austausch durch wechselnde Sitznachbarn
• flexibles Arbeiten zu verschiedenen Zeiten
• mehr Selbstständigkeit durch Eigenorganisation
• verbesserte Arbeitsatmosphäre dank gleicher Arbeitsplatzausstattung

Desk Sharing: Nachteile

• höherer Organisations- und Zeitaufwand bei der Sitzplatzvergabe
• mehr Stress wegen stetig wechselnden Arbeitsplätzen und Tischnachbarn
• weniger Teamgefühl durch räumliche Trennung und flexible Arbeitszeiten
• selten barrierefrei und somit für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Beeinträchtigungen schwer zugänglich

Was ist bei der Umsetzung von Desk Sharing zu beachten?

Für eine dauerhaft erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing sind einige Voraussetzungen zu berücksichtigen. Das hybride Arbeitsmodell bringt große Veränderungen in den Büroalltag, die nur funktionieren, wenn sich alle an die vorgegebenen Regeln halten. Informieren Sie die Belegschaft daher frühzeitig, wenn Sie das Desk-Sharing-Konzept einführen wollen.

Damit das Schreibtischteilen funktioniert und die Mitarbeitenden zudem uneingeschränkt arbeiten können, müssen beim Desk Sharing bestimmte Regeln und Voraussetzungen erfüllt werden. Einige dieser Richtlinien sind unter anderem:

1. Sitzplatzvergabe: Wer zuerst kommt, kann den eigenen Schreibtisch frei wählen – so geht flexibles Arbeiten nach dem Desk-Sharing-Modell. Um vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen den organisatorischen Aufwand für die Arbeitsplatzreservierung zu vereinfachen, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die Arbeitsplatzwahl über ein spezielles Tool.
2. Arbeitsplatzausstattung: Ein eigener Laptop mit Dockingstation, Monitor, Tastatur und Maus sollten zur Standardausstattung eines jeden hybriden Arbeitsplatzes gehören. Als sichere Ablage für private Gegenstände wie Taschen, Schlüssel und Co. eignet sich ein abschließbarer Schrank oder Rollcontainer.
3. Digitalisierung: Flexibles Arbeiten ohne festen Schreibtisch ist nur möglich, wenn alle Mitarbeitenden Zugriff auf wichtige Programme und Dokumente haben. Dank der Digitalisierung lassen sich die meisten Prozesse heutzutage papierlos in Form von Office-Lösungen wie Cloud Computing und Kollaborationstools umsetzen.
4. Arbeitsschutz: Gesundheit am Arbeitsplatz darf auch mit dem Desk-Sharing-Modell nicht vernachlässigt werden. Mithilfe von höhenverstellbaren Schreibtischen und rückenfreundlichen Bürostühlen kann jeder Mitarbeitende den Arbeitsplatz individuell an die eignen Bedürfnisse und Körpereigenschaften anpassen.
5. Schreibtischordnung: Es gibt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die brauchen das Chaos auf dem Schreibtisch, während andere die Ordnung bevorzugen. Teilt sich die Belegschaft einen Arbeitsplatz, ist eine Clean-Desk-Policy hilfreich. Die Richtlinien legen fest, wie Mitarbeiter den hybriden Arbeitsplatz verlassen sollen.
6. Zeitmanagement: Die optimale Ausnutzung vorhandener Ressourcen ist ein wesentlicher Ansatz des Desk-Sharing-Konzepts. Eine zeitliche Regelung bei der Sitzplatzvergabe ist umso wichtiger, damit ungenutzte Arbeitsplätze auch in längeren Pausen oder während der Meetings nicht leer bleiben.
7. Datenschutz: Laut Datenschutzverordnung sind sensible Daten ausreichend zu schützen. Auch beim Desk Sharing muss die Option bestehen, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vertrauensvolle Informationen gemäß der Verordnung behandeln können. Ein abschließbarer Raum für bestimmte Bereiche wie die Rechtsabteilung ist daher sinnvoll.

Fazit: Desk-Sharing-Modell ermöglicht flexibles und kreatives Arbeiten

Desk Sharing bietet Unternehmen viele Vorteile, darunter vor allem die hohe Kostenersparnis und optimale Auslastung ungenutzter Arbeitsplätze. Das Teilen des Schreibtisches unter den Mitarbeitenden wird dank Digitalisierung und Mobile Working in immer mehr Betrieben angewandt. Unter bestimmten Voraussetzungen und mit klaren Regeln ermöglicht Desk Sharing flexibles sowie kreatives Arbeiten und sorgt so für mehr Produktivität und ein verbessertes Betriebsklima.

Titelbild: Edwin Tan / iStock / Getty Images Plus