Anleitung: So schreiben Sie eine gute E-Mail-Vorlage

Ständig die gleichen E-Mails zu formulieren, kann dröge und zeitaufwändig sein. Muss es aber nicht! Stecken Sie stattdessen einmal Energie in eine optimierte E-Mail-Vorlage, bedarf es jedes weitere Mal nur wenige Klicks, bis die perfekte Mail im Postfach des Empfängers landet.

Erfahren Sie hier, wie Sie eine E-Mail-Vorlage schreiben, welche Abschnitte hineingehören und was es zu beachten gilt.

Wie schreibe ich eine E-Mail-Vorlage?

1. Wählen Sie für Ihre E-Mail-Vorlage eine Breite zwischen 500 und 700 Pixel aus.
2. Erstellen Sie einen Header, der Ihr Logo und Ihren Firmenslogan enthält. Der Header sollte Ihrem Corporate Design (Farben, Schriften) entsprechen.
3. Im Body der E-Mail befinden sich die Anrede und der Inhalt. Wählen Sie für die individualisierte Anrede entsprechende Felder aus.
4. Achten Sie darauf, nur eine Kernbotschaft pro E-Mail zu kommunizieren.
5. Gestalten Sie einen ansprechenden Call-to-Action-Button in Akzentfarben.
6. Den Hauptteil strukturieren Sie übersichtlich mit Überschriften und Listen.
7. Die persönliche Signatur schließt den Hauptteil ab.
8. Beachten Sie die rechtlichen Vorgaben (Impressum und Abmeldelink im Footer).

Warum E-Mail-Vorlagen so wichtig sind

E-Mail-Vorlagen erleichtern das Schreiben enorm: Sie ersparen Ihnen eine Menge Zeit, denn einmal erstellt können sie immer wieder verwendet werden. Zudem beugen Sie dem Fehlerteufel vor und garantieren eine stimmige Formatierung. Neben der gleichbleibend hohen Qualität kann so sichergestellt werden, dass Ihre E-Mails vom Empfänger wiedererkannt werden.

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen möchten, sind im Wesentlichen zwei Aspekte zu beachten: Inhalt und Design. Grundsätzlich gibt es nicht die eine E-Mail-Vorlage, die für alles passt. Es existieren jedoch grundlegende Prinzipien, die maßgeblich zu einer erfolgreichen E-Mail-Kampagne beitragen. HubSpot bietet Ihnen innerhalb seines kostenfreien E-Mail-Tools zwischen drei Arten von E-Mail zu wählen: 

Bild: Screenshot aus dem kostenfreien HubSpot E-Mail Tool 

Den Inhalt der E-Mail erstellen: Was zu beachten ist

Eine E-Mail-Vorlage kann in drei Bereiche gegliedert werden:

• Header (Kopfbereich)
• Body (Hauptteil)
• Footer (Fußbereich)

Diese drei Bereiche sollten auch optisch klar voneinander getrennt sein, denn eine klare Struktur hilft den Empfängern, die Inhalte schnell zu erfassen.

1) Header

Im Kopfbereich werden vornehmlich visuelle Elemente platziert, wie zum Beispiel ein Logo oder ein Banner-(Bild).

Der Header sollte die Farben, Schriften und das Logo des Unternehmens beinhalten, um einen hohen Wiedererkennungswert zu garantieren. Ist der Header einmal festgelegt, sollte er daher auch für alle weiteren E-Mails beibehalten werden.

2) Body

Im Hauptteil der E-Mail-Vorlage ist Platz für den eigentlichen Inhalt der E-Mail. Hier kommt es auf allerlei Feinheiten an, die es zu beachten gilt:

• Persönliche Anrede nutzen

Der Inhalt der E-Mail wird durch eine persönliche Anrede eingeleitet. Ein nicht zu unterschätzender Faktor, der wesentlich dazu beiträgt, dass sich Ihre E-Mail von einer Massen-Mail unterscheidet und geöffnet wird.

Enthält die Betreffzeile der E-Mail den Namen des Empfängers, steigt die Öffnungsrate um bis zu 50 Prozent.

Zur Auswahl stehen die im Business-to-Business-Bereich übliche förmliche Anrede mit „Sie“ oder das legere „Du“.

„Sehr geehrter Herr Meier“ (sehr formell)

„Liebe Frau Westermann“ (formell)

„Hallo Julia“ (informell)

Welche Art der Anrede angeraten ist, hängt von den Gepflogenheiten im jeweiligen Geschäftsbereich ab.

Mit dem E-Mail Tool von HubSpot können Sie den E-Mail-Body ganz nach Ihrem Belieben und vor allem intuitiv anpassen - auf Wunsch auch in der HTML Ansicht. 

Bild: Screenshot auf dem kostenfreien HubSpot E-Mail-Tool 

Die individualisierte Anrede kann mit leistungsstarken Newsletter- oder CRM-Tools problemlos umgesetzt werden. Hier gibt es für die Anrede Felder, in die zunächst Variablen eingefügt werden. Das Newsletter-Tool zieht sich diese Variablen dann aus der entsprechend hinterlegten Adressliste.

Guten Morgen [ANREDE] [NACHNAME],

...

• Nur eine Botschaft pro E-Mail

Eine E-Mail sollte nur eine einzige und für den Empfänger relevante Botschaft vermitteln. So ist sichergestellt, dass diese auch wirklich beim Leser ankommt.

Möchten Sie mehrere unterschiedliche Botschaften vermitteln, ist es ratsam, diese auf mehrere E-Mails aufzuteilen.

Einzige Ausnahme ist der Newsletter: Hier können, optisch fein abgetrennt, auch mehrere Botschaften gleichzeitig angeteasert werden.

• Überschriften und Aufzählungslisten

Im Body der E-Mail macht es Sinn, den Text mit Überschriften und Listen übersichtlich darzustellen. Dies macht die Mail zum einen optisch attraktiver und zum anderen hilft es dem Leser, die Inhalte dank der Vorstrukturierung schneller aufzunehmen.

• Kurze Abschnitte

Achten Sie auf kurze Textblöcke. Mehr als 50 Wörter pro Textblock sollten nicht überschritten werden.

• Wichtiges an den Anfang

Erfahrungsgemäß scannen die meisten Leser den Text nur oberflächlich. Daher ist es ratsam, die wichtigsten Informationen an den Anfang oder ins obere Drittel zu nehmen.

• Der Call-to-Action

Unabdingbares Element einer jeden E-Mail-Vorlage ist der Call-to-Action-Button – die Handlungsaufforderung – der wohl wichtigste Teil einer E-Mail-Vorlage.

Bleiben Sie im Idealfall bei einer Handlungsaufforderung – E-Mails mit einem CTA generieren 371 Prozent mehr Klicks als solche mit mehreren.

Der CTA sollte präzise und knapp formuliert sein. Stellen Sie die Vorteile für den Nutzer in den Vordergrund und umgeben Sie den Button mit Whitespace, damit er prominent ins Auge sticht.

Außerdem zahlen sich personalisierte Calls-to-Action aus: Individualisierte Informationen wie der eigene Name generieren so viel Aufmerksamkeit, dass entsprechende CTAs für einen Konversionszuwachs von mehr als 200 Prozent sorgen:

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• Die Signatur

Mit der Signatur können Sie Ihrer E-Mail-Vorlage einen persönlichen Anstrich verleihen. Dazu können Sie sie mit Ihrem Vor- und Nachnamen (oder dem eines Mitarbeiters) unterzeichnen. Freundlich wirkt es auch, wenn ein kleines Foto beigefügt wird. Sie können auch ein E-Mail Banner einfügen mit dem Sie gezielt die Aufmerksamkeit Ihrer Kundschaft lenken können.

Ansonsten gilt für die Signatur: So kurz wie möglich.

3) Footer

Die Fußzeile enthält wichtige rechtliche Vorgaben wie das Impressum und den verpflichtend vorgeschriebenen Abmelde-Link, den die Empfänger nutzen können, wenn sie keine E-Mails mehr von Ihnen erhalten wollen.

Das Design der E-Mail gestalten: So geht's

Ihre E-Mail-Vorlage sollte in einem unverkennbaren Design passend zur Corporate Identity des Unternehmens, gestaltet werden.

1) E-Mail-Vorlage im responsiven Design

Studien belegen, dass knapp 70 % aller Newsletter mittlerweile mit dem Smartphone gelesen werden. Daher ist es essentiell, dass die E-Mail-Vorlage responsiv gestaltet ist.

Responsive Design bedeutet, dass sich die E-Mail jedem Endgerät und E-Mail-Client flexibel anpasst, sei es nun auf Desktop, Tablet oder Smartphone.

2) Breite der E-Mail-Vorlage

Die E-Mail-Vorlage sollte eine Breite zwischen 500 und 680 Pixel haben. So ist sichergestellt, dass sie auf den verschiedenen Endgeräten perfekt angezeigt wird. Am besten benutzen Sie immer das gleiche Format, damit ein harmonischer Gesamtauftritt entsteht.

3) Empfohlene Schriftgröße

Die Inhalte der E-Mail-Vorlage sollten gut lesbar sein. Mit einer Schriftgröße von 14 bis 16 Pixeln (je nach Endgerät und Schriftart) sind Sie auf der sicheren Seite.

4) Nicht zu viele Bilder

Bilder wecken Emotionen – jedoch nicht nur positive. Denn zu viel Bildmaterial erschwert die Zustellung Ihrer E-Mail und wirkt sich negativ auf die Ladezeit aus. Deshalb gilt an dieser Stelle: Seien Sie sparsam mit Bildern.

5) Die Farbwahl

Die in den E-Mail-Templates eingesetzten Farben sollten dem Corporate Design Ihres Unternehmens entsprechen. Professionell wirkt es, wenn die Unternehmensfarben mit viel Whitespace kombiniert werden. So wirkt die E-Mail seriös und nicht zu überladen.

Es empfiehlt sich darüber hinaus, für die E-Mail-Vorlagen nicht mehr als zwei Farben einzusetzen. Das schafft Klarheit und Übersichtlichkeit.

Beispiele für gelungene E-Mails

Da sich Theorie und Praxis durchaus voneinander unterscheiden können, geben wir einige gute Beispiele für E-Mail-Vorlagen:

1) Seobility

Das SEO-Tool Seobility setzt auf eine schlicht designte E-Mail mit reichlich Whitespace. Dadurch verkürzen sich nicht nur die Ladezeiten, sondern der eigentlich eher dezente CTA-Link springt dem Betrachter trotzdem ins Auge.

Worte in Bold-Schrift helfen dem Leser, schnell die wichtigsten Informationen zu scannen.

Eine persönliche Anrede und die Vorstellung eines konkreten Ansprechpartners inklusive der entsprechenden Kontaktinformationen geben dem Empfänger das Gefühl, gut und individuell betreut zu werden.

Bild: Privater E-Mail-Account

2) Teamleader

Auch die Projektmanagement-Software Teamleader setzt ganz auf Personalisierung und einen freundschaftlichen Ton. 

Der Empfänger wird wie im persönlichen Gespräch nach seinem Befinden gefragt und ein Foto hilft ihm, sich ein Bild von der Absenderin zu machen. 

Bild: Privater E-Mail-Account

Am Ende der E-Mail wird prominent ein CTA eingebunden, der die Vorteile für den Nutzer deutlich macht und die Einfachheit des Vorgangs betont.

Der Footer enthält nicht nur die rechtlich vorgeschriebenen Informationen, sondern verweist zusätzlich auf die Social-Media-Kanäle des Unternehmens.

Bild: Privater E-Mail-Account

Eine durchdachte E-Mail-Vorlage ist Gold wert, erleichtert sie die Arbeit doch immens. Einige wichtige Punkte sollten bei der Gestaltung der E-Mail-Vorlage berücksichtigt werden:

Der Header spiegelt das Corporate Design Ihres Unternehmens wider, der Hauptteil ist übersichtlich strukturiert und inhaltlich auf ein Kernthema begrenzt. Die persönliche Anrede und die personalisierte Signatur sorgen für Sympathie, der Call-to-Action fordert den Leser gezielt zur Handlung. Mit dem Footer sind die rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllt. Einer erfolgreichen E-Mail-Kampagne steht so nichts mehr im Wege.

Titelbild: Sanga Park / iStock / Getty Images Plus