Gmail & Co.: So fügen Sie Kontakte zu E-Mail-Marketing-Tools hinzu

Kontaktmanagement-Apps wie Google, iCloud und Outlook gehören zu den Anwendungen, die von Unternehmen am häufigsten genutzt werden.

Wenn man stets auf mehreren Geräten ein aktuelles Adressbuch pflegen möchte, das mit dem E-Mail-Programm, Kalender und der Cloud synchronisiert ist, sind diese Anwendungen unentbehrlich. Doch leider „vertragen“ sie sich nicht immer mit allen anderen Apps im Unternehmen.

Integration von Kontakt-Apps und E-Mail-Marketingtools

Nehmen wir mal an, Sie speichern all Ihre Kontakte in Outlook, möchten Ihre Abonnementkunden aber zu Ihrem E-Mail-Marketingtool verlegen, um ihnen wöchentliche Newsletter zu senden.

Bislang haben Sie dazu die Kontakte manuell exportiert und CSV-Dateien zwischen Ihren Anwendungen importiert, ehe Sie jedem einzelnen eine E-Mail schicken konnten.

Da bekommt man schnell Kopfschmerzen. Zum Glück gibt es eine bessere Lösung ohne manuelle Updates und Tabellen: Integrieren Sie Ihre Kontakt-Apps und Ihr E-Mail-Marketingtool mit einer iPaaS-Anwendung (Integration Platform as a Service).

Die Synchronisierung mit einer iPaaS ist eine effektive und unkomplizierte Methode, Ihre E-Mail-Marketinglisten und Kontakt-Apps mit aktuellen Daten zu verknüpfen. Und das ganz ohne Coding- oder fortgeschrittene Technologiekenntnisse.

Wir haben einen Überblick für Sie erstellt, damit Sie Ihre Daten schnell und einfach synchronisieren und Ihre Kontakte aus Google, iCloud und Outlook reibungslos zu Ihrem E-Mail-Marketing-Tool hinzufügen können.

So synchronisieren Sie Ihre Kontakte von Google, iCloud und Outlook mit Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform

Einige E-Mail-Marketing-Anbieter bieten native Integrationen mit Google Contacts, iCloud und Outlook an, doch dabei werden Sie schnell auf Einschränkungen stoßen. Häufig haben Sie nur die Möglichkeit, eine Ein-Weg-Synchronisierung vorzunehmen, wobei die Änderungen von App A zwar in App B integriert werden, doch nicht andersherum.

Diese Synchronisierungsoptionen sind oft auch nicht benutzerdefiniert, sodass Sie keine exakten Felder angeben können, die Sie kategorisieren möchten.

Mit einer iPaaS-Lösung wie PieSync können Sie all Ihre Synchronisierungen an einem Ort verwalten und damit auf umständliche CSVs oder begrenzte nativen Integrationen verzichten. Geben Sie einfach all Ihre Apps an und wählen Sie dann aus, wie diese miteinander kommunizieren sollen.

Sie können PieSync beispielsweise nutzen, um:

• Kontakte zu synchronisieren, die als „Kunden“ in Google Contacts mit Mailchimp markiert sind.
• Adressbücher aus iCloud und Outlook zu synchronisieren, damit sie stets auf dem aktuellen Stand sind.
• alle Adressbücher mit Ihrem CRM für eine zentralisierte Ansicht zu synchronisieren.

Folgen Sie einfach diesen Schritten, um eine beliebige Synchronisierung mit PieSync einzurichten:

1. Wählen Sie Ihre Anwendungen aus und gewähren Sie den Zugriff.

2. Wählen Sie „Wenn-Dann“-Regeln aus, denen die Synchronisierung folgen soll.

3. Kreuzen Sie die Feldzuordnung an.

4. Überprüfen Sie, ob alles bereit für die Synchronisierung ist.

5. Los geht‘s!

Im Folgenden geben wir Ihnen noch einige Best Practices für die Synchronisierung Ihrer Kontakt-Apps mit Ihrer E-Mail-Marketing-Software mit auf den Weg.

So organisieren Sie Listen und Sequenzen: Automatische Segmentierung

Manche Leute organisieren ihre Kontakte in unterschiedlichen Clouds, vor allem, wenn sie private und geschäftliche Kontakte getrennt halten möchten. Das ist vollkommen in Ordnung und eine unkomplizierte Herangehensweise.

Doch wenn sich Ihre Kontakte für verschiedene Zwecke überschneiden, können Sie diese auch automatisch segmentieren, um Ordnung zu wahren. Dazu organisieren Sie Kontakte mit Labels oder Tags in Ihrem Adressbuch, die bei der Synchronisierung für verschiedene Gruppen oder Listen in Ihrer E-Mail-Marketing-App stehen.

Sehen wir uns ConvertKit als Beispiel an: Hier gibt es ein Segment namens „Marketing-Leads“ und ein weiteres mit dem Label „Kunden“. Und Sie möchten jetzt mit jeder dieser Gruppen auf bestimmte Weise kommunizieren. Beide Segmente werden automatisch basierend auf Kontakten mit dem Tag desselben Namens eingepflegt.

Um Kontakte in Google Contacts automatisch zur richtigen Gruppe zuzuordnen, können Sie Ihre Synchronisierung so konfigurieren, dass die Kontakte zu ConvertKit mit dem Tag „Kunden“ und schließlich zu diesem Segment hinzugefügt werden.

Wenn Sie dieser Gruppe jetzt eine Nachricht senden, geht sie genau an die richtigen Empfänger. So haben Sie mehr Zeit die E-Mails zu verfassen und müssen sich nicht mehr darum sorgen, all die richtigen Personen in die Adresszeile einzufügen.

Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie alle Kontakte außer Ihre Familienkontakte zu Google Contacts hinzufügen möchte (denn mal ehrlich, die Familie interessiert sich eher nicht für geschäftliche E-Mails), können Sie das Label „Familie“ von der Synchronisierung ausschließen.

So synchronisieren Sie den Abonnementstatus zwischen Ihren Anwendungen: Abonnementverwaltung

Wenn Sie Ihre E-Mail-Marketingliste über mehrere Apps kontaktieren, stehen Sie vielleicht oft vor der Herausforderung, die richtigen Empfänger aus langen Listen herauszupicken. Schließlich möchten Sie keine Nachrichten an Kontakte schicken, die sich in einer anderen App von E-Mails abgemeldet haben, doch auch niemand vergessen, der gerne kontaktiert werden möchte.

Die Lösung lautet: Abonnementverwaltung. Und die wird mit der Verknüpfung Ihrer Apps zum Kinderspiel.

Beim Synchronisieren Ihrer Kontaktdaten können Sie mit den Tags „abonniert“ und „abgemeldet“ App-übergreifend Kontakte aktivieren. Wenn es dann an der Zeit für Ihre nächste E-Mail ist, haben Sie eine aktuelle Liste mit den richtigen Personen zur Verfügung.

Einige PieSync-Nutzende fügen auch „Papierkorb“-Tags zu den Aufzeichnungen ihrer Kunden in deren bevorzugten Apps hinzu. So wissen sie genau, welche Daten gelöscht werden müssen, werden den Anfragen zum Schutz der Privatsphäre und zu personenbezogenen Daten gerecht und erfüllen stets die Datenschutzrichtlinien.

So können Sie die Daten in Ihrer E-Mail-Marketing-App anreichern: Benutzerdefinierte Felder synchronisieren

Sie können mehr als „nur“ den Abonnementstatus in Ihren Apps synchronisieren. Sehen wir uns die anderen Felder genauer an.

Nutzen Sie beispielsweise die Kontaktsynchronisierung von Outlook mit HubSpot zum Versenden von Marketing-E-Mails. Um sicherzugehen, dass die richtigen Daten mit jedem Kontakt synchronisiert werden, können Sie PieSyncs Standard-Datenzuordnung prüfen:

Sollte ein Feld nicht standardmäßig in der Liste enthalten sein, bieten Ihnen die benutzerdefinierten Felder mehr Flexibilität. Beispielsweise könnten Sie das Feld „Abteilung“ in Outlook mit einer HubSpot-Eigenschaft für dieselben Daten verknüpfen, und schon haben Sie ein benutzerdefiniertes Feld.

Benutzerdefinierte Felder müssen mit beiden Apps kompatibel sein, damit die Zuordnung einwandfrei ausgeführt werden kann.

Fazit: Die richtigen Kontakte erreichen durch die Synchronisation Ihrer E-Mail-Marketing-App

So einfach kann es sein, Ihr Adressbuch in Outlook, iCloud oder Google Contacts mit Ihrer E-Mail-Marketing-App zu synchronisieren. Wenn Sie mit der Einrichtung der Synchronisation fertig sind, können Sie sich entspannt zurücklehnen und E-Mails in dem Wissen schreiben, dass sie genau die richtigen Empfänger erreichen und eine bestmögliche Konvertierung erzielen.

Nach der Synchronisierung Ihrer E-Mail-Marketing-App mit Ihrem Adressbuch können Sie sich überlegen, welche weiteren Anwendungen Sie synchronisieren möchten – von Ihrem CRM bis hin zur Kundenservice-Software haben Sie zahlreiche Möglichkeiten. Nicht vergessen, der beste Software-Stack ist immer integriert!

Titelbild: skynesher / E+ / Getty Images Plus