Man sagt: „Nicht jeder, der an einem Strang zieht, zieht in die gleiche Richtung“. Falsche Entscheidungen bei der Einstellung von Personal können die Arbeit des ganzen Teams behindern.

Entscheiden Sie sich für die richtigen Kandidaten, ist Ihr Team zufrieden und erbringt Topleistungen. Aber stellen Sie nur eine ungeeignete Person ein – eine sogenannte „Fehleinstellung“ – und Sie werden viel Zeit und Energie aufwenden müssen, um Ihr Team wieder in Schwung zu bringen. Deshalb ist die Personalauswahl der wohl wichtigste Job eines Personalleiters.

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Um gute Entscheidungen bei der Einstellung zu treffen, brauchen Sie einen effektiven Prozess mit Kontrollpunkten an den richtigen Stellen. Beachten Sie, dass die Einstellung tatsächlich ein Prozess ist, der mehr als das klassische Bewerbungsgespräch umfasst.

Um Ihnen zum Erfolg zu verhelfen, haben wir unten unseren Prozess für Sie aufgeführt. Folgende Informationen eignen sich für alle, die ihr Team erweitern wollen, und enthalten nützliche Tipps, die Ihnen helfen, teure Fehler bei der Personalauswahl zu vermeiden.

10 Schritte zur Vermeidung von Fehleinstellungen

Schritt 1: Achten Sie darauf, dass Ihre Stellenbeschreibung Ihren Wunschkandidaten darstellt.

„Ich erkenne die richtige Person, wenn ich ihn oder sie sehe“ – diese Antwort geben Personalleiter nur zu oft, wenn es darum geht, den idealen Kandidaten für eine offene Stelle zu beschreiben. Das mag wahr sein, doch diese Denkweise hindert die Effizienz. Vorstellungsgespräche nehmen Zeit in Anspruch. Sie werden viel Zeit damit verschwenden, mit den falschen Personen zu reden, wenn Sie vorher keine treffende und ausführliche Stellenbeschreibung verfasst haben.

Die Stellenbeschreibung erfüllt eine Reihe wichtiger Funktionen. Erstens gibt sie dem Kandidaten einen ersten Überblick über den Job und verrät, wer genau gesucht wird. Zweitens ist sie ein Anlass für Sie, darüber nachzudenken, welche Eigenschaften für die betreffende Stelle erforderlich sind.Durch das Verfassen einer soliden Stellenbeschreibung können Sie selbst einen genauen Eindruck davon gewinnen, was die täglichen Aufgaben des Kandidaten sein werden und welche Fähigkeiten und Erfahrungswerte nötig sind, um die Arbeit gut zu erledigen. Achten Sie darauf, die folgenden zwei Bereiche abzudecken

  • Eine Liste der Aufgabenbereiche mit entsprechenden Beschreibungen
  • Die Fähigkeiten, Erfahrungswerte und Charakterzüge des Wunschkandidaten.

Schritt 2: Eigeninitiative bei der Online-Rekrutierung

Auch wenn Sie das Glück haben, dass ein Personalvermittler Sie bei der Einstellung unterstützt oder ständig Bewerbungen bei Ihnen eingehen, sollten Sie die Rekrutierung erst einmal selbst in die Hand nehmen. Wenn Sie sich die Profile von Marketern ansehen, wird es Ihnen leichter fallen, auszudrücken, wie der ideale Kandidat aussehen sollte. Und vielleicht finden Sie einen perfekten Kandidaten, der nicht auf Jobsuche war und Ihre Anzeige insofern nie gesehen hätte. Unser Rat? Gehen Sie online. Auf LinkedIn oder Xing gibt es hilfreiche Filter und Suchfunktionen, die Ihnen das Durchforsten von Profilen erleichtern. Schicken Sie individuelle Nachrichten an Personen, die Ihnen qualifiziert erscheinen. Denken Sie daran, dass Kandidaten eher auf Personalleiter als auf Vermittler eingehen. Und selbst, wenn sie nicht anbeißen, bringt eine Antwort Sie dennoch auf dem Markt weiter. Wenn Sie einige aussichtsreiche Kandidaten finden, schicken Sie diese an alle weiter, die an dem Rekrutierungsprozess beteiligt sind.

Neuer Call-to-Action (CTA)

Nach dem Durchforsten von Online-Profilen ist Ihr nächster Anhaltspunkt Ihr eigenes Netzwerk. Mitarbeiterempfehlungen sind aus mehreren Gründen ideal. Zum einen ist die Beschäftigungsdauer in diesen Fällen oft länger: Laut Jobvite bleiben 46 % aller empfohlenen Mitarbeiter mindestens drei Jahre lang, während dieser Prozentsatz bei Mitarbeitern, die über eine Stellenbörse angestellt wurden, nur bei 14 % liegt. Darüber hinaus werden Kandidaten mit Empfehlungen um 55 % schneller eingestellt als Mitglieder von Jobbörsen im Netz.

Wenn Sie mehr Empfehlungen zu Kandidaten erhalten möchten, sollten Sie die Stellenbeschreibung auf all Ihren sozialen Netzwerken veröffentlichen und sie mit Ihren Kollegen besprechen. Nichts ist so beruhigend, wie zu wissen, dass jemand bereits positive Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit einem geschätzten Freund oder Kollegen gemacht hat. Immerhin soll dieser Prozess Risiken verringern und Fehleinstellungen vermeiden.

Schritt 3: Lassen Sie sich bei der Prüfung von Bewerbungen von Google unterstützen

Die altmodische schriftliche Bewerbung hat immer noch ihre Berechtigung, denn sie bietet dem Kandidaten die Möglichkeit, sich selbst zu vermarkten. Denn wie soll jemand ein Produkt vermarkten, wenn er oder sie sich selbst nicht gut vermarkten kann?

Worauf Sie achten sollten: Ein erfolgreicher Lebenslauf sollte eine Geschichte erzählen, in der Ihr Unternehmen das nächste Kapitel darstellt. Er sollte präzise sein, einen guten Schreibstil aufweisen und bisherige Erfolge und erreichte Ziele darlegen.

Wenn Sie einen Lebenslauf finden, der Ihr Interesse weckt, versuchen Sie, im Netz mehr herauszufinden. Sehen Sie sich Social-Media-Profile, Websites und andere öffentliche Inhalte, wie zum Beispiel Blogs, an. Bewerten Sie die Online-Präsenz des Kandidaten bzw. der Kandidatin im Hinblick auf seine oder ihre bisherige Erfahrung und bewerten Sie alles, was Sie finden, mit einem kritischen Auge. Versteht die Person die Grundlagen von digitalem Marketing? Entspricht der Schreibstil dem Stil des Unternehmens? Zeigt die Person gutes Urteilsvermögen, wenn es darum geht, was er oder sie über sich selbst veröffentlicht?

Schritt 4: Planen Sie ein erstes 30-minütiges Vorstellungsgespräch.

Vermutlich müssen Sie mit Dutzenden an Kandidaten reden, also achten Sie strikt darauf, ein erstes Vorstellungs- oder Telefongespräch auf 30 Minuten zu begrenzen. Das Ziel besteht darin, die 30 Minuten optimal zu nutzen. Wenn Sie sich nicht vorbereiten, kann es sein, dass Sie am Ende des Gesprächs nicht wissen, wie Sie weiterhin mit dem Kandidaten verfahren sollen. Um dies zu vermeiden, schreiben Sie auf, welche Fragen Sie dem Kandidaten stellen wollen. Am besten ist eine Mischung aus Fragen, die Verhalten, Fähigkeiten und kritisches Denken testen. Einige Fragen sollten Sie allen Kandidaten stellen, um gute Vergleichswerte zu haben; andere Fragen sollten Sie individuell an die Kandidaten anpassen. Die personalisierten Fragen sollten Bereiche betreffen, zu denen Sie nach dem Lesen des Lebenslaufs oder nach Ihrer Online-Recherche noch Fragen haben. Im Gespräch sollten Sie die Fragen nicht wie bei einem Verhör abfeuern. Beziehen Sie sich auf Ihre Notizen, um den Gesprächsverlauf natürlich zu gestalten. Wenn Sie ein neues Thema ansprechen möchten oder bemerken, dass der Kandidat abschweift, versuchen Sie es mit einem Übergang wie: „Sie haben gutes Verständnis zum Thema X gezeigt, nun würde ich gerne die Richtung wechseln und über Y reden“.

Hören Sie am Ende des Gesprächs auf Ihr Bauchgefühl. Freuen Sie sich darauf, erneut mit dieser Person zu reden? Wenn nicht, erklären Sie dem Kandidaten, warum er oder sie nicht für die Stelle geeignet ist. Wenn ja, geht es für den Kandidaten weiter mit dem nächsten Schritt im Prozess. Selbst wenn Sie noch unsicher sind, was die Fähigkeiten und Erfahrungen betrifft – der nächste Schritt ist ein subjektiver Kontrollpunkt, der nicht viel von Ihrer Zeit in Anspruch nehmen wird.

Schritt 5: Geben Sie Ihren Kandidaten schriftliche Aufgaben.

Jeder gute Marketer muss auch hervorragende Texte verfassen können. Das Erstellen von Inhalten ist Teil eines jeden Marketing-Jobs. Deshalb sollte der Kandidat problemlos in der Lage sein, qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen. Dieser Zeitpunkt im Rekrutierungsprozess ist perfekt, um die Schreibfähigkeiten mit einer schriftlichen Aufgabe zu testen. Dieser Schritt erfordert Ihrerseits nicht viel Zeit und kann sehr hilfreich dabei sein, das Interesse des Kandidaten für die Stelle einzuschätzen.

Denken Sie beim Entwerfen der schriftlichen Aufgabe an Beispiele aus dem echten Leben – eine gute Quelle für Ideen sind Ihre eigene Arbeit oder die eines Kollegen mit ähnlichen Aufgaben. Hier sind einige Beispiele

  • Blog-Beitrag. Bitten Sie den Kandidaten, einen Blog-Beitrag zu einem bestimmten Thema zu verfassen, oder lassen Sie ihn das Thema, basierend auf einer Buyer-Persona, selbst wählen.
  • Fallstudie. Stellen Sie dem Kandidaten Notizen eines Kundeninterviews zur Verfügung und bitten Sie ihn, eine simulierte Fallstudie zu verfassen.
  • Optimierung einer Landing-Page. Erstellen Sie eine Datei mit einigen Landing-Pages, die auch Aufschluss über den Anteil an organischem Traffic und die Anzahl an Einreichungen gibt. Fragen Sie den Kandidaten, welche Landing-Pages er optimieren würde, wenn zeitlich nur zwei möglich wären, und bitten Sie ihn, seine Auswahl zu begründen. Sie könnten ihm auch eine beispielhafte Landing-Page zeigen und nach möglichen Verbesserungen fragen.
  • Konkurrenzvergleich. Bitten Sie den Kandidaten, eine einseitige Zusammenfassung zu erstellen, die eines Ihrer Produkte oder Dienstleistungen mit denen eines Konkurrenzunternehmens vergleicht.

Schritt 6: Stellen Sie ein gutes Team für das Vorstellungsgespräch zusammen.

Wenn der Kandidat den schriftlichen Test bestanden hat, ist es an der Zeit für einige Vorstellungsgespräche im Büro. Das erste Gespräch sollte mit Ihnen selbst, einem Teamkollegen und Ihrem Vorgesetzten stattfinden. Aber das ist nicht alles.

Beziehen Sie immer die wichtigsten Stakeholder, mit denen die Person zusammenarbeiten muss, mit ein. Dies ist wichtig, um die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten und für einen ersten positiven Eindruck zu sorgen. Außerdem werden diese alles nochmal aus einer anderen Perspektive betrachten als Ihr direktes Team. Ziehen Sie auch in Betracht, zusätzliche Gesprächspartner einzuladen, die eine einzigartige Auffassung haben oder einfach als großartige Interviewer gelten. Zum Beispiel kann bei dem Gespräch ein Experte anwesend sein, der die allgemeine Eignung und die kulturellen oder analytischen Fähigkeiten des Kandidaten prüft.

Schritt 7: Bereiten Sie das Gesprächsteam vor

Es ist äußerst wichtig, eine Gesprächsstrategie festzulegen, um die Zeit der Gruppe optimal zu nutzen. Dies sorgt sowohl bei den Kandidaten als auch bei den Interviewern für eine bessere Erfahrung. Überlegen Sie zunächst, was Sie bereits über den Kandidaten wissen. Überlegen Sie dann, wie Sie die Stärken und Erfahrungen jedes Interviewers nutzen können, um den Kandidaten gezielt zu befragen und so mögliche Zweifel zu beseitigen. Sobald Sie sich für eine Strategie entschieden haben, senden Sie dem Gesprächsteam eine E-Mail mit folgenden Informationen:

Der Kandidat

  • Hintergrund. Erwähnen Sie stichpunktartig die wichtigsten Hintergrundinformationen, und fügen Sie einen Link zum LinkedIn-Profil und Lebenslauf hinzu.
  • Stärken. Notieren Sie Ihre Beobachtungen und warum der Kandidat oder die Kandidatin so weit gekommen ist.
  • Schwächen. Erklären Sie, weshalb Sie bereit sind, bereits identifizierte Schwächen zu akzeptieren.
  • Unsicherheiten. Heben Sie die Bereiche bzw. Aspekte hervor, die das Team insgesamt testen muss, um die Beurteilung dieses Kandidaten abzuschließen.

Zu überprüfende Kompetenzen

Teilen Sie jedem Interviewer zwei bis drei Bereiche zu. So nutzen diese ihre Zeit effektiver und Sie können eine größere Anzahl an Kompetenzen intensiver testen. Das ist auch für den Kandidaten angenehmer – nichts ist so nervig, wie viermal an einem Tag dieselbe Frage zu beantworten.

Schritt 8: Stellen Sie aussagekräftige Fragen.

Wie bei dem Telefongespräch spielt Vorbereitung auch bei dem persönlichen Gespräch eine Rolle. Sie haben den anderen schon etwas Arbeit abgenommen, indem Sie ihnen spezifische Bereiche zugeordnet haben. Allerdings ist es auch sinnvoll, unerfahrene Interviewer mit einigen Beispielfragen zu versorgen. Die Gesprächsfragen unterscheiden sich je nach Aufgabengebiet und Erfahrung des Kandidaten. Nachfolgend finden Sie eine Beispielstruktur:

  • Lebenslauf. Bei dem Lebenslauf kommt es darauf an, wie die Kandidaten sich für die betreffende Stelle vermarkten können. Da Sie bereits den Hintergrund des Kandidaten kennen, reichen hierfür zwei bis drei Minuten.
  • Interesse am Job. Fragen Sie immer, wieso der Kandidat für Ihr Unternehmen und in diesem bestimmten Bereich arbeiten möchte. So sehen Sie, wie gut die Person sich vorbereitet hat, ob sie versteht, worum es geht, und wie gut sie sich vermarkten kann.
  • Verhaltensfragen. Bereiten Sie drei oder vier Fragen vor, die sich entweder auf den Lebenslauf beziehen oder die spezifische Herausforderungen des Aufgabenbereichs betreffen.
  • Fallfragen. Verwenden Sie eher ergebnisoffene Marketing-Fälle, um kritisches Denken, Scharfsinn und den Umgang mit Unklarheiten zu testen. Hier finden Sie einige Beispiele für Marketing-Fälle von unserem Chief Marketing Officer.

Stellen Sie dem Kandidaten am Ende mindestens fünf Minuten für Fragen zur Verfügung. Wenn Sie der Personalleiter sind, sollten es mindestens 10 Minuten sein. Der Grad an Vorbereitung und die Gedankengänge hinter den Fragen geben Aufschluss darüber, wie die Person an Probleme herangeht. Außerdem vermittelt dies Ihnen einen Eindruck davon, wie wohl die Person sich fühlt und wie erfolgreich sie vorgeht, nachdem Sie das Ruder an sie abgegeben haben.

Schritt 9: Bitten Sie das Gesprächsteam um Feedback

Als Personalleiter entscheiden Sie letztendlich selbst, ob Sie jemanden einstellen oder nicht. Aber bedenken Sie, dass Sie aus gutem Grund ein ganzes Gesprächsteam zusammengestellt haben – nämlich um eine Vielfalt an Perspektiven zu erhalten. Gehen Sie daher wohlüberlegt mit dem Feedback der anderen um.

Bestenfalls sind Sie sich alle einig. Doch wenn jemand Unsicherheiten geäußert hat, zögern Sie nicht, weitere Interviews durchzuführen, weitere Aufgaben zu stellen oder Referenzen zu prüfen. In diesem Prozess geht es in erster Linie um die Verminderung von Risiken. Deshalb sollte das ganze Team sich absolut sicher sein, was die Einstellung eines Kandidaten angeht, bevor Sie ein Angebot machen.

Schritt 10: Teilen Sie sowohl gute als auch schlechte Neuigkeiten mit den Kandidaten.

Es ist wichtig, dass Sie sich noch einmal mit jedem Kandidaten in Verbindung setzen, egal, ob Sie gute oder schlechte Neuigkeiten überbringen. Und je schneller Sie das tun, desto besser. Niemand wartet gerne ewig und wundert sich dabei, ob er schon den Champagner kalt stellen oder sich auf eine Enttäuschung gefasst machen soll.

Ein Jobangebot zu machen, kann eine tolle Erfahrung sein. Wenn der Kandidat andere Angebote hat, ist es jetzt auch an der Zeit für Ihr Unternehmen, sich entsprechend zu vermarkten. Seien Sie bei dem Gespräch darauf vorbereitet, über spezifische Details, wie das Gehalt, zu reden. Oder wenn eine andere Person dieses Gespräch führt, lassen Sie den Kandidaten wissen, wann und von wem er oder sie diese Informationen erhalten wird.

Auf der anderen Seite ist es schwer, jemandem eine Absage für einen Job zu erteilen. Überlegen Sie, ob es angebrachter wäre, die Nachricht telefonisch oder per E-Mail zu überbringen. Das hängt von der Persönlichkeit des Kandidaten und der Beziehung ab, die Sie mit ihm aufgebaut haben. Sie sollten die Gründe für die Ablehnung nennen, aber Sie müssen nicht ins Detail gehen. Wenn die Kandidaten nach mehr Feedback fragen, seien Sie konstruktiv. Bei der Bewerbung haben Sie in dieser Person Potenzial gesehen, warum investieren Sie nicht ein wenig mehr Zeit, um ihm oder ihr zu helfen, sich weiterzuentwickeln?

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Ursprünglich veröffentlicht am 5. April 2016, aktualisiert am November 22 2019

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